Ați mai scris vreodată o scrisoare formală de aplicare? Scrisorile de cerere formale sunt de obicei făcute din mai multe motive, cum ar fi colectarea datoriilor, cererea de ajutor sau cererea altcuiva să facă ceva anume. În mod ideal, scrisoarea de înscriere nu ar trebui să aibă mai mult de o pagină. Cu alte cuvinte, solicitarea dvs. trebuie transmisă într-un mod direct, clar, încrezător și direct, terminând cu propoziția potrivită. Deci, care este propoziția potrivită pentru a închide o scrisoare de cerere? În general, propoziția finală a scrisorii depinde foarte mult de scopul scrisorii și de identitatea destinatarului scrisorii. De exemplu, dacă scrisoarea se adresează cuiva pe care îl cunoașteți personal, nu ezitați să o încheiați cu un ton mai casual. Între timp, dacă scrisoarea este scrisă cu un scop comercial, asigurați-vă că o încheiați cu un ton mai formal.
Etapa
Metoda 1 din 2: Încheierea cererii personale
Pasul 1. Folosiți un stil de limbaj politicos
Într-o scrisoare cu cerere personală, este în general necesar ca scriitorul să furnizeze mai întâi motivele care stau la baza cererii lor, apoi să transmită cererea într-un mod direct, clar și specific. Nu uitați să utilizați o alegere de oraș politicoasă și mai puțin solicitantă, cum ar fi „Ați dori” sau „Ați dori”, astfel încât destinatarul scrisorii să nu se simtă copleșit de cererea dvs.
De exemplu, ai putea scrie: „Te-ar deranja să o însoți pe sora mea la un eveniment caritabil, astfel încât să nu trebuiască să iasă singură?”
Pasul 2. Prezentați cererea de urmărire într-un nou paragraf
Dacă trebuie să primiți un răspuns la un anumit moment sau dacă destinatarul trebuie să facă altceva legat de cerere, vă rugăm să îl includeți într-un paragraf separat. Astfel, destinatarul scrisorii va ști că cererea de urmărire este secundară, dar este în continuare legată de aplicația principală.
Totuși, cu același exemplu, ați putea include o cerere de urmărire de genul: „Am aprecia cu adevărat dacă ați lua-o acasă pentru a merge la un eveniment caritabil și a o lăsa mai târziu”
Pasul 3. Mulțumiți destinatarului că a luat în considerare solicitarea
După ce cererea dvs. a fost depusă, includeți o scurtă declarație care să mulțumească destinatarului scrisorii. Dacă doriți, transmiteți, de asemenea, cât de important și semnificativ este ajutorul lor pentru dvs.
De exemplu, ați putea include ceva de genul „Vă mulțumesc foarte mult pentru că ați fost dispuși să ne ajutați. Ajutorul dvs. va fi foarte util pentru sora mea care dorește să participe la evenimentul caritabil."
Pasul 4. Includeți orice informații suplimentare pe care destinatarul ar trebui să le cunoască
Dacă solicitarea dvs. trebuie făcută într-un mod specific sau la o anumită dată și oră, vă rugăm să o includeți după ce vă mulțumim. În plus, puteți include și informații de contact, doar în cazul în care destinatarul scrisorii dorește să vă contacteze mai întâi.
De exemplu, ați putea scrie: „Pentru informații, sora mea trebuie să se întâlnească cu organizatorii înainte de începerea evenimentului. De aceea, el trebuie să ajungă la locația evenimentului cu cel puțin o oră înainte"
Bacsis:
După includerea informațiilor suplimentare, nu uitați să vă mulțumesc din nou. Procedând astfel, destinatarul scrisorii nu se va simți împovărat de cerere sau chiar va simți că bunătatea sa este profitată de dvs.
Pasul 5. Includeți un mesaj de încheiere înainte de a vă scrie numele la sfârșitul scrisorii
O felicitare simplă de închidere, cum ar fi „Salam”, este adecvată pentru a include la sfârșitul unei scrisori personale de cerere. Dacă tu și destinatarul scrisorii sunteți mai aproape sau mai apropiați, vă rugăm să folosiți un ton mai cald de salut de închidere, cum ar fi „Salutări” sau „Iubesc mereu”.
Adăugați o virgulă după salutarea de închidere, apoi lăsați două rânduri goale pentru semnătură. După aceste două rânduri goale, includeți numele dvs. complet
Metoda 2 din 2: Finalizarea aplicațiilor comerciale
Pasul 1. Specificați cererea dvs. în corpul scrisorii
Când scrieți o scrisoare de cerere formală în scopuri comerciale, profesionale și academice, nu uitați să includeți scopul scrisorii de la început. Dacă este posibil, faceți cererea dvs. în mod special în prima teză a scrisorii, mai degrabă decât la sfârșit.
Deoarece cererea dvs. a fost explicată la începutul scrisorii, nu este necesar să o repetați la sfârșitul scrisorii
Pasul 2. Mulțumește destinatarului pentru timp și atenție
Într-un nou paragraf, scrieți o frază scurtă mulțumind destinatarului că și-a luat timpul prețios pentru a citi și a lua în considerare solicitarea dvs. Asigură-te că știe că îi apreciezi disponibilitatea.
De exemplu, ați putea include ceva de genul „Vă mulțumim că ați acordat timp pentru a lua în considerare solicitarea mea. Chiar apreciez."
Bacsis:
După ce ați mulțumit destinatarului pentru timp și atenție, puteți adăuga și scuze, cum ar fi „Ne pare rău pentru neplăcerile cauzate”, dacă este necesar.
Pasul 3. Furnizați termenul limită pe care destinatarul trebuie să îl cunoască
Dacă trebuie să primiți un răspuns la scrisoare până la o anumită oră, nu uitați să furnizați destinatarului data și ora. În unele cazuri, poate fi necesar să oferiți o scurtă rațiune a importanței stabilirii termenului limită.
De exemplu, ați putea include ceva de genul „Scuze pentru bruscă, dar am nevoie de răspunsul dvs. înainte de luni, 22 aprilie, deoarece deja mi-am rezervat biletul de avion în acea zi și mă voi întoarce la (numele orașului dvs.) doar 2 săptămâni … după aceea."
Pasul 4. Furnizați informații de contact, astfel încât destinatarii să vă poată contacta dacă au întrebări
Ajutați destinatarul scrisorii să vă contacteze ușor și rapid, mai ales dacă aveți nevoie de un răspuns în viitorul apropiat. Trucul include doar informații de contact pe care le poate contacta cu ușurință în timpul programului de lucru.
De exemplu, puteți scrie „Dacă aveți întrebări, vă rugăm să mă sunați la numărul biroului: 222-123-4567”
Pasul 5. Încheiați scrisoarea cu un salut formal și politicos de încheiere
Câteva exemple de felicitări de închidere pe care le puteți include într-o scrisoare formală de cerere de afaceri sunt „Cu stimă” sau „Salutări”. După salutul de închidere, nu uitați să adăugați o virgulă, apoi lăsați două rânduri goale pentru semnătura dvs. După aceste două rânduri goale, includeți numele dvs. complet.
Dacă aveți nevoie de informații suplimentare, cum ar fi un anumit titlu de post sau un număr de identificare, vă rugăm să le adăugați chiar sub numele dvs. complet
sfaturi
- Nu uitați să editați scrisoarea înainte de a o tipări și a o semna. Amintiți-vă, cea mai mică greșeală vă poate afecta credibilitatea și poate risca ca solicitantul scrisorii dvs. să nu fie îndeplinit.
- Păstrați o copie a scrisorii în fișierul dvs. personal, cel puțin până când cererea dvs. este îndeplinită.
- Dacă intenționați să trimiteți o scrisoare prin internet în locul serviciului poștal, formatul utilizat este de fapt același. La sfârșitul scrisorii, lăsați spațiu pentru semnătură chiar dacă ulterior este golită, cu excepția cazului în care aveți o semnătură digitală pe care o puteți atașa.
