Un certificat de angajare (sau o scrisoare de verificare a angajării) este o corespondență formală scrisă de obicei de către un angajator părții solicitante, cu scopul de a valida istoricul de muncă al angajatului. Un certificat de angajare este de obicei necesar pentru a solicita un împrumut, pentru a închiria o proprietate, pentru a solicita un loc de muncă nou sau pentru alte motive pentru a verifica istoricul muncii. Când scrieți un certificat de angajare, explicați cine sunteți, furnizați un rezumat onest al atribuțiilor angajatului și verificați locul de muncă. Acest certificat trebuie să utilizeze antet profesional și să furnizeze informații de contact și semnătură. Citiți instrucțiunile de mai jos pentru a afla cum să faceți un certificat de muncă complet și precis.
Etapa
Partea 1 din 2: Pregătirea pentru a scrie un certificat de angajare
Pasul 1. Gândiți-vă de ce scrieți un certificat de angajare
Conținutul și tonul limbajului scrisorii depind de destinatar. Pentru instituțiile financiare, utilizați un ton profesional de limbă și includeți informații financiare (de exemplu, salarii, comisioane, majorări și bonusuri). Pe de altă parte, dacă scrieți un certificat de angajare pentru un angajat care solicită un nou loc de muncă, tonul limbii poate fi mai informal și este posibil să nu includeți informații financiare.
Înțelegându-i scopul și domeniul de aplicare, puteți scrie o scrisoare care să corespundă nevoilor destinatarului
Pasul 2. Gândiți-vă cine ar trebui să o scrie
În mod normal, un certificat de muncă este scris de un supraveghetor. În această situație, angajatul vă va cere ca angajator să scrieți o scrisoare de angajare în scopuri specifice. Pe de altă parte, angajații pot scrie o scrisoare de certificat de muncă pentru ei înșiși. În această situație, în calitate de angajat, îl veți scrie singur și apoi îl veți cere pe șef să îl semneze sau să îl schimbe după cum este necesar. Ori de câte ori este posibil, angajatorul ar trebui să o scrie în numele angajatului, nu invers.
- Dacă sunteți șeful care scrie scrisori angajaților, le puteți structura în funcție de specificațiile proprii și controla mesajele din ele. În plus, în calitate de angajator, scrisoarea pe care o scrieți este considerată autentică și onestă. Cu toate acestea, principalul obstacol este timpul necesar. Ca șef, desigur, aveți un program încărcat, în timp ce pregătirea acestei scrisori va dura timp. Din această cauză, certificatele de muncă sunt de obicei scurte și concise, astfel încât să nu pierdeți prea mult timp, mai ales dacă ați făcut deja acest lucru.
- Dacă sunteți un angajat care vă scrie, puteți determina ce informații să transmiteți destinatarilor și nu trebuie să găsiți timp pentru a împărtăși ideile cu șeful dvs. În plus, șeful nu este împovărat nici de timpul care trebuie acordat pentru ao scrie (dacă îl scrieți singur, șeful poate fi fericit, deoarece nu trebuie să o facă singur). Cu toate acestea, șeful trebuie să semneze întotdeauna și există posibilitatea ca acesta să fie reticent în a face acest lucru după ce a citit conținutul scrisorii dvs. Dacă acesta este cazul, ar trebui fie să îl rescrieți, fie să-l convingeți să îl scrie singur pentru dvs.
Pasul 3. Adunați informațiile necesare
Odată ce cunoașteți destinatarul și cine va scrie scrisoarea, trebuie să adunați informațiile solicitate în scrisoare.
- Dacă ești șef, vorbește cu angajatul pentru a vedea ce vrea să includă. Discutați cine este destinatarul, care este scopul scrisorii, ce specificații trebuie incluse și când ar trebui trimisă.
- Dacă sunteți angajat și scrieți singur scrisoarea, toate informațiile necesare sunt deja acolo, dar ar trebui să discutați mai întâi cu șeful dvs. și să întrebați ce fel de scrisoare așteaptă. Acest lucru vă asigură că scrieți o scrisoare care este conformă cu specificațiile angajatorului și primește semnătura acestuia.
Partea 2 din 2: Scrierea certificatului de angajare
Pasul 1. Utilizați antetul companiei
Scrieți un certificat de angajare pe antetul oficial al companiei. Dacă sunteți șef, această lucrare este gratuită. Dacă sunteți angajat, întrebați mai întâi dacă le puteți folosi. Antetul oficial al companiei va certifica scrisoarea dvs. și va face destinatarul să creadă în conținutul acesteia.
Dacă nu aveți antet oficial, puteți utiliza un computer pentru a crea anteturi de scrisori. Antetul trebuie să conțină numele companiei, adresa, numărul de telefon și adresa de e-mail. De asemenea, furnizați informații despre autorul scrisorii (și titlul) și data la care a fost scrisă scrisoarea
Pasul 2. Adresați scrisoarea destinatarului cât mai specific posibil
Dacă știți numele destinatarului, adresați-l direct persoanei în cauză. Dacă nu știți cine îl va citi, adresați-l organizației, cu un subiect care descrie conținutul scrisorii.
- De exemplu, dacă știți adresa și numele destinatarului, scrieți-o chiar sub antet. Urmați-l cu un salut adecvat, cum ar fi „Dragă [domnul Sudirman]”.
- Dacă nu știți cui este adresată scrisoarea, trimiteți-o departamentului corespunzător cu o linie de subiect care descrie conținutul scrisorii. De exemplu, pentru o scrisoare către o instituție financiară cu scopul de a obține un împrumut, ați putea trimite o scrisoare sucursalei dvs. locale cu mențiunea „Descrierea angajaților pentru cererea de împrumut”. Urmăriți o felicitare de tipul „Cui îi îngrijorează”.
Pasul 3. Descrie cine ești
În primul paragraf al corpului, explicați cine sunteți și scopul scrierii scrisorii. Indicați poziția dvs., durata serviciului și cât timp ați cunoscut angajatul care a solicitat certificatul. Dacă ești un angajat care te scrie, continuă să scrii de parcă scrisoarea ar fi venit de la șeful tău, pentru că el va fi cel care o va semna.
De exemplu, „Numele meu este Budi Jatmiko și sunt șeful adjunct pentru marketing și vânzări la PT. ABC. Am lucrat la PT. ABC de 12 ani și cunosc acest angajat de șapte ani. În ultimii trei ani am a fost supraveghetorul direct al angajatului."
Pasul 4. Furnizați verificarea
Următorul paragraf de conținut rezumă locul de muncă al angajatului, inclusiv data începerii angajării, titlul, dacă locul de muncă este temporar sau permanent și dacă angajatul lucrează încă acolo. Acest paragraf oferă informații financiare angajaților, dacă este necesar.
- De exemplu, „Această scrisoare este o confirmare că angajatul lucrează într-adevăr aici. El a lucrat la PT. ABC timp de șapte ani, din 7 septembrie 2003. El deține funcția de director adjunct de vânzări, care este o funcție permanentă la PT. ABC. Până la 7 ianuarie 2011, el încă lucrează cu postul respectiv la PT. ABC."
- Un alt exemplu: "Această scrisoare confirmă faptul că angajatul a lucrat la PT. ABC timp de șapte ani. Persoana în cauză a lucrat la PT. ABC în perioada 7 septembrie 2003 - 7 ianuarie 2011. A deținut funcția de director adjunct de vânzări la PT. ABC A lucrat ca angajat permanent timp de șapte ani la PT ABC cu un salariu de 35 milioane IDR pe lună."
Pasul 5. Rezumați sarcinile angajatului
Acest paragraf descrie atribuțiile angajatului, care sunt foarte necesare în certificatul de muncă pentru angajații care solicită alte locuri de muncă. Chiar dacă certificatul de muncă nu este o scrisoare de recomandare, nu este nimic în neregulă cu includerea unei evaluări pozitive a angajatului. Aceste informații suplimentare vă vor spori reputația de angajator și vă vor ajuta angajații să găsească noi locuri de muncă, proprietăți sau împrumuturi.
De exemplu, "Atribuțiile unui angajat de la PT. ABC sunt următoarele: Responsabil cu vânzările de radiatoare din zona Bogor și împrejurimi. El deține o funcție managerială și este responsabil pentru motivarea unei echipe de șapte până la nouă persoane. El trebuie să se asigure satisfacția clienților, soluționarea reclamațiilor clienților și raportarea progresului vânzărilor la fiecare trei luni la sediul central."
Pasul 6. Evitați informațiile sensibile sau ilegale despre angajați
Există prevederi cu privire la ceea ce poate fi inclus în referințele de angajare și alte declarații către potențiali angajatori. Există o stipulare că puteți include informații despre angajați numai cu permisiunea relevantă. Există, de asemenea, o regulă conform căreia puteți divulga orice informație despre angajatul în cauză, atâta timp cât este cinstită și de bună credință. Înainte de a dezvălui informații sensibile, asigurați-vă că verificați ceea ce este acceptabil și adecvat pentru a include, în conformitate cu adecvarea socială și legislația aplicabilă.
Pasul 7. Furnizați informațiile dvs. de contact
Ultimul paragraf ar trebui să includă informațiile dvs. de contact (angajator). Aceste informații sunt necesare dacă destinatarul are întrebări. Asigurați-vă că declarați că destinatarul vă poate contacta.
De exemplu, "Dacă aveți întrebări sau aveți nevoie de mai multe informații, nu ezitați să mă contactați la (021) 21215555 sau la [email protected]."
Pasul 8. Semnați și trimiteți
După ce scrisoarea a fost scrisă, încheiați-o cu un salut final, semnați-o și dați-o angajatului care a solicitat-o sau trimiteți-o direct destinatarului.
- Închideți scrisoarea cu salutul „Cu stimă”.
- Puneți-vă semnătura, împreună cu numele și funcția completă.
- Adăugați o ștampilă oficială sau de verificare care este de obicei utilizată de companii pentru acest tip de scrisoare.
sfaturi
- Unele procese de solicitare a vizei necesită notarea poziției pe care o va ocupa angajatul, dacă se acordă o viză. Poate că va trebui să explicați importanța muncii angajatului care solicită viză.
- Unii angajatori cer angajatului să redacteze o scrisoare, pe care el sau ea o va semna apoi. Dacă cereți angajaților să scrie propriile lor, asigurați-vă că le citiți cu atenție înainte de a semna.
- Unele companii au o anumită persoană desemnată să facă verificarea locului de muncă și există, de asemenea, companii care au un șablon specific. Dacă aveți dubii, consultați departamentul de resurse umane.
Avertizare
- Introduceți informații financiare numai atunci când angajatul le solicită. Dacă sunteți angajat și scrieți singur scrisoarea, puteți introduce cât mai multe informații.
- Nu introduceți informații personale despre angajați decât dacă le permit.
- Dacă angajatul care a solicitat certificatul de muncă nu mai lucrează cu dvs., nu dați motive pentru plecare chiar dacă nu există niciun caz sau problemă.
