Toți trebuie să se fi simțit dezamăgiți pentru că au cumpărat sau au comandat ceva, dar nu au obținut ceea ce doreau. Incidente de genul acesta nu merită uneori să se agite, dar există momente în care trebuie să faceți o plângere. Dacă doriți să faceți o reclamație, veți dori să vă asigurați că reclamația este plătită, indiferent dacă este vorba de o restituire a banilor, un articol de înlocuire sau o scuză. Citiți ghidul de mai jos pentru a afla cum să faceți o plângere mai puțin emoțională, dar fructuoasă.
Etapa
Metoda 1 din 2: Începerea unei reclamații
Pasul 1. Asigurați-vă că plângerea dvs. este auzită
Dacă simți că nu primești ceea ce îți dorești sau că ești tratat prost, ar trebui să vorbești pentru ca problema ta să poată fi rezolvată. Fii pregătit să fii puțin insistent și apără-ți argumentele. Dacă nu te faci auzit, există șanse mari ca reclamația ta să fie pur și simplu ignorată.
Pasul 2. Faceți imediat o reclamație
Faceți o plângere în timp ce incidentul este încă proaspăt în memoria dvs. și persoanele implicate sunt încă la fața locului. Dacă așteptați și o faceți mai târziu, depunerea unei reclamații va deveni puțin mai dificilă. Încercați să faceți o reclamație în aceeași zi cu ziua incidentului sau incidentului. Dacă nu este posibil, faceți-o în aceeași săptămână sau lună. În esență, cu cât mai devreme, cu atât mai bine.
Pasul 3. Găsiți pe cineva care să vă poată ajuta cu adevărat
Nu fiți cel care va lovi însoțitorii de zbor, deoarece veți pierde zborul de tranzit. Însoțitoarea de zbor nu poate face nimic în acest sens și înrăutățești situația. În loc să vă plângeți imediat de prima persoană pe care o întâlniți, gândiți-vă mai întâi la situația dvs. și cine poate face ceva pentru a vă rezolva problema sau cel puțin vă puneți în legătură cu cineva care vă poate ajuta.
- Multe magazine au un birou de informații sau asistență cu un angajat care este întotdeauna la îndemână pentru a vă ajuta atunci când aveți o problemă. Înainte de a vă plânge imediat la casieria magazinului, aflați mai întâi dacă există o persoană mai potrivită pentru care să discutați direct.
- Puteți începe de la persoana care face înregistrarea sau chelnerul restaurantului care vă servește. Dar acești oameni vă pot ajuta, de obicei, doar cu probleme minore. Dacă problema dvs. este mai mare decât bug-urile din supă sau doriți să restaurați mobilierul spart, poate fi necesar să discutați cu managerul magazinului.
- Dacă apelați serviciul clienți, asigurați-vă că aveți o plângere de făcut și cereți să vorbiți cu persoana potrivită.
Pasul 4. Descrieți problema și soluția dorită
Când ați găsit persoana potrivită cu care să discutați, explicați clar situația sau reclamația dvs. și cum este soluția dorită. Dacă doriți banii înapoi, vă rugăm să specificați suma. Dacă problema este service și doriți o explicație, spuneți-o. Persoanele care vă ascultă reclamația pot rezolva problema mai ușor dacă le puteți explica complet și specific.
- Spuneți numele persoanei cu care vorbiți și prezentați-vă și dumneavoastră. O introducere formală este o modalitate excelentă de a determina cealaltă persoană să oprească ceea ce face și să te asculte cu atenție. „Bună ziua, domnule Arif, sunt Budi. Ce mai faci? Uite, nu este vina lui Pak Arif, dar …”
- Vorbește-i de parcă ar fi un confident și vrei să-i spui un secret. Începeți prin a spune că nu îl învinuiți personal pentru problema sau eroarea, dar ar fi foarte fericit dacă ar putea ajuta la rezolvarea acesteia.
Pasul 5. Zâmbește
Acest punct nu poate fi subliniat mai clar. Nu vei fi niciodată numit zâmbet prea des. Este mai probabil ca oamenii să răspundă la cineva care zâmbește. Aveți garanția că veți obține un răspuns mai blând și mai blând atunci când zâmbiți.
Pasul 6. Nu te emoționa
Nu continuați și continuați și explicați cât de furios sunteți de asta. Nu ridica vocea și nu face gesturi furioase. Cheia pentru a obține ceea ce doriți din această situație este de a determina persoana care primește reclamația dvs. să vă ajute să găsiți o soluție în favoarea dvs. Dacă acțiunile dvs. par amenințătoare, este mai puțin probabil să obțineți ceea ce doriți.
- Controlează-ți limbajul corpului și expresiile faciale, astfel încât să poți părea calm și alert. Nu faceți gesturi și expresii precum rotirea ochilor, încrucișarea brațelor și alte gesturi care vă sugerează că sunteți pe punctul de a vă pierde cumpătul.
- Asteapta rabdator. Pentru a vă restitui banii, a vă cere scuze sau orice altceva a fost solicitat, poate fi necesar să așteptați până când reprezentantul serviciului pentru clienți primește permisiunea de la supraveghetorul său. A crea mai multă tensiune prin a fi nerăbdător este un comportament nepoliticos și inadecvat. Așteptați calm și răbdător în timp ce problema dvs. este rezolvată.
Pasul 7. Mulțumește persoanei care și-a luat timp să lucreze cu tine
Dacă reușiți să obțineți ceea ce doriți, este necesar să vă mulțumesc sincer. Dacă nu primiți ceea ce doriți, va trebui să decideți dacă ar trebui să depuneți o reclamație sau nu.
Asigurați-vă că vă amintiți și / sau înregistrați numele persoanei sau reprezentantului care a primit reclamația pentru a face persoana respectivă conștientă că sunteți serios și că poate fi trasă la răspundere ulterior
Metoda 2 din 2: Depunerea de reclamații suplimentare
Pasul 1. Notați detaliile
Dacă ați decis că este timpul ca această reclamație să implice o persoană mai competentă din companie, începeți prin a nota toate detaliile și detaliile incidentului în cauză. Notați data, suma de bani cheltuiți și orice informații relevante pentru incident. Scrieți numele angajatului sau agentului de servicii pentru clienți care a primit reclamația dvs. și descrieți conversația și rezultatele obținute de la aceasta.
Pasul 2. Scrieți o scrisoare formală de reclamație
Găsiți adresa sau adresa de e-mail a companiei care primește și gestionează reclamațiile. Scrieți o scrisoare prietenoasă, dar fermă, despre ce s-a întâmplat și care ar fi soluția dvs. Fiți clar cu privire la toate și solicitați un răspuns într-un anumit interval de timp - în general, o săptămână este cea mai bună limită de timp. Includeți informațiile dvs. de contact și când puteți fi contactat.
- E-mailul este de obicei cel mai rapid mod de a contacta pe cineva în scris. Dar puteți, de asemenea, să tipăriți scrisoarea și să o trimiteți prin poștă.
- Păstrați o evidență a corespondenței cu privire la această chestiune începând cu acest moment.
- Dacă sunteți mulțumit de răspunsul primit, scrieți o scrisoare de mulțumire și spuneți că problema dvs. a fost rezolvată. Dacă nu primiți un răspuns sau răspunsul pare banal și inadecvat, continuați să vă plângeți și la o scară mai înaltă.
Pasul 3. Trimiteți prin e-mail CEO-ului companiei
Nu vă fie teamă să faceți o reclamație la o companie de nivel înalt dacă într-adevăr nu puteți lua legătura sau nu puteți obține ceea ce doriți de la angajatul sau managerul companiei. Dacă greșelile companiei sunt atât de grave încât vă pune în pericol, CEO-ul companiei trebuie cu siguranță să știe despre asta. Fii persistent. Trimiteți un e-mail directorului companiei săptămânal până veți primi un răspuns.
Pasul 4. Postează pe Facebook sau Twitter
Aceasta devine o modalitate din ce în ce mai eficientă de a atrage atenția companiilor care sunt greu de contactat sau de contactat. Creați o postare sau un tweet care să explice ce s-a întâmplat și să solicite ajutor. Asigurați-vă că contul Facebook sau Twitter al companiei îl poate vedea (de exemplu, cu etichete sau mențiuni). Deoarece reclamația dvs. se adresează unui forum public, este posibil să primiți un răspuns foarte repede.
- Nu utilizați această metodă până când nu ați încercat să contactați personal compania, dar fără rezultat.
- Veți obține rezultate mai bune dacă nu faceți rău companiei în forumurile publice. Asigurați-vă că postarea sau tweet-ul dvs. este calm și direct. Nu te supăra.
Pasul 5. Solicitați ajutor unui consilier
Dacă simțiți cu adevărat că problema cu care vă confruntați este gravă și credeți că compania vă privește de drepturile pe care le meritați, găsiți o parte externă care vă poate ajuta să rezolvați problema cu care vă confruntați. Dacă plângerea singură nu funcționează, poate că rezultatele vor fi diferite dacă există ajutor din partea persoanelor din afară.
sfaturi
- Descrieți problema dvs. în mod clar și pe scurt.
- Fii întotdeauna politicos.
- Zâmbet.
- Fă-ți prieteni sau aliați, nu dușmani.
- Stai calm.
- Nu folosiți argou sau limbaj popular
- De asemenea, descrieți soluția dorită.
