După cum sugerează și numele, o scrisoare de răspuns este o scrisoare făcută pentru a răspunde la întrebarea sau cererea cuiva, care este, de asemenea, livrată în scris prin scrisoare și este utilizată în mod obișnuit ca mijloc de schimb de informații în lumea afacerilor. Pentru a produce scrisoarea de răspuns perfectă, primul lucru de făcut este să revizuiți conținutul scrisorii care conține întrebarea sau cererea pe care ați primit-o. Apoi, căutați orice informații suplimentare necesare pentru a răspunde la scrisoare. După ce le-ați făcut pe ambele, începeți să scrieți o scrisoare de răspuns cu propoziții politicoase, directe, clare și capabile să răspundă la toate întrebările sau solicitările enumerate în scrisoarea originală. În plus, asigurați-vă că tonul propoziției dvs. este, de asemenea, prietenos și informativ pentru a vă asigura că scrisoarea este capabilă să satisfacă satisfacția destinatarului.
Etapa
Metoda 1 din 3: Revizuirea conținutului scrisorii originale
Pasul 1. Identificați informațiile solicitate sau interogate de expeditorul scrisorii
Deoarece scrisorile de răspuns sunt acolo pentru a oferi tot ce trebuie să știe expeditorul, acordați întotdeauna timp pentru a revizui cu atenție conținutul scrisorii. În special, înțelegeți necesitatea ca expeditorul de scrisori să știe ce informații îi puteți furniza.
- Uneori, determinarea semnificației unei litere nu este la fel de ușoară ca întoarcerea palmei, mai ales dacă stilul de scriere al scrisorului nu este clar. De aceea, acordați întotdeauna timp pentru a înțelege nevoile expeditorului scrisorii înainte de a redacta o scrisoare de răspuns.
- Dacă este necesar, notați câteva dintre lucrurile importante pe care le găsiți în scrisoare pentru a înțelege mai bine intenția expeditorului. În special, rezumați ceea ce a solicitat expeditorul și proiectați-vă răspunsul la fiecare întrebare sau solicitare.
Pasul 2. Aflați mai multe despre informațiile solicitate de expeditorul scrisorii
Dacă expeditorul scrisorii solicită informații cu privire la ceva, este posibil să îl cunoașteți deja și să îi puteți răspunde imediat sau invers. Dacă nu înțelegeți informațiile solicitate, luați cât mai mult timp posibil pentru a colecta informații înainte de a răspunde la scrisoare.
De exemplu, expeditorul scrisorii poate dori să confirme starea cererii sale de locuri de muncă la compania dvs. Dacă angajarea unui nou angajat nu este domeniul dvs. de expertiză, vă rugăm să contactați un angajat din departamentul de resurse umane pentru a ajuta la verificarea stării cererii expeditorului înainte de a trimite un răspuns
Pasul 3. Transmiteți scrisoarea către o altă persoană care este mai capabilă să răspundă la întrebarea pusă
Mai ales în lumea afacerilor, uneori clienții vor trimite o scrisoare la adresa companiei sau la numărul de contact al companiei pe care îl găsesc pe internet. Prin urmare, dacă primiți o scrisoare, dar considerați că nu sunteți calificat să răspundeți la întrebările din aceasta, vă rugăm să o trimiteți persoanei corespunzătoare. Faceți acest lucru pentru a vă asigura că expeditorul scrisorii poate primi răspunsul cel mai precis și util.
Dacă persoana își ia mult timp să răspundă, încercați să anunțați expeditorul că ați trimis scrisoarea cuiva cu mai multă capacitate de a răspunde la întrebările sale. Cel puțin, expeditorul scrisorii știe că scrisoarea trimisă a fost primită și procesată
Metoda 2 din 3: Compilarea răspunsurilor
Pasul 1. Adresați scrisoarea persoanei care cere informații sau pune întrebări în scrisoarea originală
Începeți întotdeauna o scrisoare cu un salut politicos, cum ar fi „Dragă”, urmată de numele destinatarului scrisorii, în loc să folosiți o propoziție de deschidere prea generală, precum „Destinatarului acestei scrisori”. În afară de sunetul impersonal, propoziția dă impresia că scrisoarea de răspuns a fost scrisă de un computer. Prin urmare, întâmpinați întotdeauna destinatarul pe nume pentru a arăta că scrisoarea dvs. de răspuns a fost scrisă cu multă atenție și apreciere.
- Dacă nu cunoașteți personal expeditorul scrisorii, vă rugăm să folosiți salutul dl sau doamna urmat de numele său de familie. Cu toate acestea, dacă expeditorul scrisorii are un titlu specific, utilizați acel titlu în locul dlui sau dnei.
- Dacă într-adevăr nu știți expeditorul scrisorii sau nu știți sexul, folosiți doar prenumele său.
- În general, puteți utiliza numele expeditorului listat în scrisoarea originală. De exemplu, dacă expeditorul scrisorii listează numele „Dr. Johnson”în scrisoarea sa, vă rog să vă deschideți scrisoarea de răspuns cu salutul„ Dragă. Dr. Johnson ".
Pasul 2. Arătați că această scrisoare a fost scrisă ca răspuns la o scrisoare originală trimisă de el
La începutul scrisorii, nu uitați să transmiteți scrisoarea dvs. cititorului, care este de a răspunde la scrisoare. În acest fel, destinatarul scrisorii va ști că scrisoarea a fost citită și procesată, precum și intenția din spatele scrisorii pe care ați trimis-o.
- O propoziție simplă, „Această scrisoare răspunde la scrisoarea pe care ați trimis-o pe 13 iunie” este perfectă pentru deschiderea unei scrisori de răspuns.
- Dacă nu sunteți destinatarul primei scrisori, furnizați identitatea persoanei care v-a dat scrisoarea. De exemplu, ați putea scrie: „Unul dintre angajații noștri din serviciul clienți, Michelle Harris, a trimis scrisoarea pe care mi-ați trimis-o”.
Pasul 3. Răspundeți imediat la întrebările expeditorului
După ce ați scris salutul, treceți imediat la inima scrisorii. În centrul scrisorii, răspundeți la orice întrebări și / sau reclamații enumerate în scrisoarea originală cât mai complet posibil. Asigurați-vă că nu lipsește nimic, astfel încât destinatarul scrisorii să se simtă mulțumit atunci când o citește.
- În răspunsul dvs., reiterați pe scurt conținutul scrisorii originale. De exemplu, ați putea spune: „Ca răspuns la întrebarea dvs. referitoare la personalul companiei noastre care are contact direct cu mass-media, dorim să vă informăm că numele personalului este Janet Walters. Iată adresa lui de e-mail și numărul de telefon."
- Pentru a răspunde la întrebări mai lungi, utilizați un sistem de numerotare pentru a răspunde mai exact la fiecare întrebare. Pe lângă faptul că este mai ușor de citit, această metodă va face cititorul mai mulțumit, deoarece consideră că toate întrebările au primit un răspuns detaliat.
- Furnizați informații cât mai complete în propoziții care nu sunt prea lungi. În general, răspunsul la o întrebare în câteva propoziții scurte se poate spune că este un răspuns bun.
Pasul 4. Fii sincer cu privire la orice solicitări pe care nu le poți îndeplini
Uneori, există întrebări la care nu puteți răspunde sau solicitări pe care nu le puteți îndeplini. Când vă confruntați cu o astfel de situație, dați întotdeauna un răspuns sincer. Cu alte cuvinte, nu utilizați propoziții complicate doar pentru a suprima punctele de vedere negative ale expeditorului scrisorii. Crede-mă, expeditorul scrisorii va aprecia mult mai mult un răspuns clar și clar. Cel mai important, asigurați-vă că informațiile sunt transmise întotdeauna politicos și precedate de scuze, astfel încât expeditorul scrisorii să nu se simtă jignit.
- Folosiți întotdeauna un ton ferm, dar înțelegător, atunci când refuzați o cerere de la expeditorul scrisorii. De exemplu, ați putea spune: „Din păcate, nu vă putem accepta solicitarea. În acest moment, nu avem informațiile de care aveți nevoie și nu vă putem spune când vor fi disponibile."
- Dacă vă simțiți capabil să oferiți informații mai detaliate, încercați să spuneți: „Înainte de a răspunde la întrebarea dvs., trebuie să vă confirm mai întâi câteva lucruri. Dacă timpul ne permite, vă rugăm să furnizați data depunerii cererii dvs., împreună cu numele ofițerului pe care l-ați contactat. După terminarea procesului de confirmare, vă voi contacta imediat.”
Pasul 5. Vă mulțumim pentru scrisoarea trimisă
Indiferent dacă sunteți sau nu capabil să acceptați o cerere sau să răspundeți la întrebarea unei scrisori, arătați-vă întotdeauna aprecierea mulțumindu-i acestuia. Dați impresia că le prețuiți atenția și doriți să mențineți o relație pozitivă cu ei.
Unii oameni preferă să-și deschidă scrisoarea cu o mulțumire. Amplasarea discursului nu este cu adevărat importantă. Cel mai important, asigurați-vă că îl pronunțați la un moment dat
Pasul 6. Încheiați scrisoarea scriindu-vă numele complet și titlul
Închideți scrisoarea cu un salut formal de încheiere, cum ar fi „Cu stimă”, urmat de numele dvs. complet. Dacă scrisoarea este destinată scopurilor comerciale, listați și poziția dvs. sub numele dvs. complet.
Indiferent dacă este scris într-o scrisoare scrisă manual sau manual, lăsați întotdeauna loc pentru semnătura dvs. după ce ați inclus numele complet. Cu toate acestea, dacă scrisoarea este trimisă prin e-mail, este în general suficient să includeți numele dvs. complet fără semnătură
Pasul 7. Recitește corpul scrisorii de răspuns pentru a te asigura că toate întrebările au primit răspuns
Amintiți-vă, destinatarul scrisorii poate fi iritat sau frustrat dacă primește un răspuns care nu răspunde la întrebarea sa. În plus, nemulțumirea riscă să-i trimiți o scrisoare de urmărire și să ajungi la jobul tău! Pentru a asigura satisfacția cititorului, asigurați-vă că răspundeți la toate întrebările sau solicitările cât mai complet posibil. Înainte de trimitere, recitiți scrisoarea pentru a vă asigura că nu au fost ratate cereri sau întrebări.
Dacă este necesar, solicitați ajutorul unui prieten sau coleg pentru a citi scrisoarea. În special, cereți-i să se pună în pielea destinatarului și să-și măsoare satisfacția după ce vă citesc scrisoarea
Metoda 3 din 3: Folosirea unui ton profesional
Pasul 1. Folosiți un format standard de scrisoare de afaceri
Înțelegeți diferitele tipuri de scrisori de răspuns care sunt utilizate ca mijloc de comunicare de afaceri. Apoi, urmați oricare format credeți că este cel mai potrivit pentru a scrie o scrisoare de răspuns cu sunet profesional.
- În colțul din stânga sus al scrisorii, listați numele, titlul, numele companiei (dacă este cazul) și adresa companiei. Mai jos, includeți data la care a fost scrisă scrisoarea, urmată de numele complet și adresa destinatarului scrisorii.
- Dacă doriți să tastați o scrisoare de răspuns, utilizați întotdeauna o margine de 2,5 cm pe fiecare parte a hârtiei. De asemenea, asigurați-vă că litera este scrisă cu 1 spațiu între linii și 2 spații între paragrafe.
- Dacă scrisoarea de răspuns este tastată în loc să fie scrisă manual, utilizați întotdeauna fontul standard de 12 puncte și formatul de scriere. Cu toate acestea, dacă scrisoarea este scrisă manual, asigurați-vă că scrierea de mână utilizată este îngrijită și ușor de citit.
Pasul 2. Dă impresia că solicitarea sau întrebarea trimisă te bucură
Această metodă este obligatorie în special pentru oamenii de afaceri sau furnizorii de servicii bazate pe clienți. Amintiți-vă, clientul este rege. Aceasta înseamnă că trebuie să dai dovadă de apreciere pentru timpul și gândul pe care l-au pus în scrierea scrisorii. Prin urmare, nu uitați să le mulțumiți pentru cererile sau întrebările lor și folosiți întotdeauna propoziții calde și prietenoase în scrisorile de răspuns.
- O propoziție la fel de simplă ca: „Vă mulțumim că ne-ați contactat. Apreciem foarte mult feedback-ul dvs., "poate schimba semnificativ tonul scrisorii într-o direcție mai pozitivă! Prin urmare, încercați să vă obișnuiți să includeți întotdeauna astfel de fraze în scrisorile de răspuns.
- Nu lăsați impresia că cererea sau întrebarea lui vă irită și vă enervează. Crede-mă, este mai bine să fii prea prietenos decât să-l faci pe destinatar să creadă că ești supărat sau supărat pe el.
Pasul 3. Nu este necesar să scrieți o scrisoare prea lungă, astfel încât destinatarul scrisorii să o poată citi rapid
Apreciază timpul liber! Nu trimiteți o scrisoare de 3 pagini dacă, de fapt, întrebarea sau cererea poate fi răspunsă la 1 paragraf. Prin urmare, oferiți răspunsuri adecvate, apoi trimiteți imediat scrisoarea. Nu adăugați alte informații pe care nu prea trebuie să le cunoască.
- Această metodă este importantă de implementat, mai ales dacă scrisoarea de răspuns este destinată să răspundă la întrebările clienților sau asociaților de afaceri. Desigur, nu vrei să frustrezi clientul, trebuind să petreci ore întregi citind un răspuns care ar fi trebuit să fie redus la jumătate, nu?
- Pe de altă parte, nu scrieți atât de scurt încât să nu puteți răspunde la cererea sau întrebarea listată în scrisoarea originală. Dacă trebuie răspuns la întrebare cu o explicație îndelungată, nu ezitați să o furnizați. Cel mai important, asigurați-vă că toate informațiile furnizate sunt cu adevărat importante pentru cititori.
Pasul 4. Scrieți cât mai clar posibil, astfel încât destinatarul scrisorii să vă poată înțelege răspunsul
Nu folosiți propoziții prea lungi sau complicate! În schimb, scrieți folosind o dicție simplă, clară și care nu are potențialul de a deruta cititorul. Cu cât scrierea este mai scurtă și mai densă, cu atât rezultatele sunt mai bune.
Imaginați-vă că destinatarul scrisorii nu are suficient timp pentru a citi conținutul scrisorii dvs. în detaliu. Chiar dacă ar scana doar conținutul scrisorii, ar fi în stare să înțeleagă la ce te referi? Dacă nu, corectați dicția pe care o folosiți pentru a vă clarifica punctul de vedere
Pasul 5. Evitați să folosiți jargon și termeni tehnici care sunt greu de înțeles de cititori
Acest aspect trebuie îndeplinit pentru a maximiza nivelul de lizibilitate și claritate a conținutului scrisorii dvs. Prin urmare, dacă destinatarul scrisorii nu este un profesionist capabil să înțeleagă termenii tehnici, nu îl utilizați. În schimb, încercați să înlocuiți jargonul sau termenii tehnici cu alte dicții pe care chiar și oamenii laici le pot înțelege.
Pentru a edita o scrisoare, puneți următoarea întrebare: „Poate cineva care nu înțelege munca mea să înțeleagă despre ce este scrisoarea mea?” Dacă nu, schimbați limba utilizată în scrisoare, astfel încât majoritatea oamenilor să o poată înțelege. De fapt, este un mod puternic de a reduce utilizarea jargonului tehnic în scrisori
Pasul 6. Recitește corpul scrisorii tale
Pentru a evita greșelile de scriere care pot face ca scrisoarea dvs. să pară mai puțin profesională, nu uitați să recitiți litera și să corectați erorile de ortografie, gramaticale, de formatare și de flux. Ai încredere în mine, doar câteva minute pentru a verifica conținutul scrisorii pot face un drum lung pentru a face scrisoarea să pară mai profesională.
- Nu vă bazați doar pe un program de computer pentru a verifica erorile din e-mail. În general, astfel de programe sunt capabile să detecteze numai erori de ortografie și punctuație, nu erori gramaticale. Prin urmare, recitiți fiecare cuvânt scris în scrisoarea dvs. pentru a găsi erori pe care computerul nu le poate detecta.
- Dacă conținutul scrisorii dvs. este foarte important, cum ar fi atunci când o scrisoare este adresată unui partener de afaceri, rugați altcineva să o citească și ea. Uneori, alte persoane pot găsi defecte de care nu erai conștient înainte.
