Înainte de a lua o nouă funcție la locul de muncă, managerul sau supraveghetorul dvs. vă vor cere, de obicei, să însoțiți angajatul care vă va continua munca. Dorința dvs. de a ajuta în timpul perioadei de tranziție, făcând în mod proactiv pregătiri detaliate și predări, este o modalitate de a asigura activități de companie lină și de a construi o reputație excelentă atunci când schimbați locul de muncă sau luați o nouă poziție.
Etapa
Partea 1 din 3: Pregătirea pentru o predare a locurilor de muncă
Pasul 1. Invită-l pe șeful tău să discute planul de predare
Întâlnește-te cu șeful tău pentru a discuta în detaliu ce trebuie să faci în timpul tranziției. În funcție de slujba dvs. și de stilul de conducere al șefului dvs., acesta vă poate cere să contribuiți mult în timpul predării, de exemplu, dacă vi se cere să predați sau să instruiți un angajat substitut pentru câteva zile sau câteva săptămâni.
- De obicei, trebuie să pregătiți documente ca dovadă a predării oficiale.
- Discută acest plan cu șeful tău. Întrebați cât speră el sau ea să contribuie și ce ar trebui să acordați prioritate în timpul tranziției.
Pasul 2. Elaborați documentul de predare
După ce cunoașteți în detaliu așteptările șefului, pregătiți un proiect de document de predare. Pe lângă faptul că vă ajută să vă pregătiți, acest document conține sarcini și informații care trebuie predate în timpul tranziției. Următoarele trebuie incluse în documentul de predare:
- Informații detaliate despre activitățile zilnice, munca și prioritățile de lucru.
- O descriere a lucrurilor importante de făcut și a responsabilităților care trebuie îndeplinite în poziția dvs. actuală.
- Ce se așteaptă de la persoana care vă va înlocui.
- Lista conține fișiere importante care trebuie trimise, cum ar fi un acord sau un program de lucru.
Pasul 3. Finalizați sarcinile neterminate
Dacă trebuie să schimbați locurile de muncă imediat, încercați să finalizați orice lucrare în desfășurare. Pe lângă faptul că oferiți satisfacție din această realizare, îi ajutați și pe alții să-și înceapă munca de la zero. În acest fel, veți putea lăsa o impresie pozitivă și vă puteți construi o bună reputație.
- Oricât de dificilă este, lucrați mai mult dacă există o sarcină care se apropie de termen.
- Finalizarea unei noi sarcini care se apropie de un termen poate fi foarte dificilă pentru persoanele care nu înțeleg încă complexitățile.
Pasul 4. Discutați cu colegii de muncă
Înainte de începerea perioadei de tranziție, alocați timp pentru a discuta cu colegii dvs. de muncă despre planul de predare și întrebați care sunt prioritățile dvs. Dacă există o nouă problemă de care nu sunteți conștient, profitați de această ocazie pentru a căuta informații și pentru a stabili o soluție.
- Problemele noi nu au de obicei un impact prea mare înainte de o mișcare, dar pot fi transmise persoanei care vă va înlocui dacă știți deja despre asta.
- Profitați de această ocazie pentru a vă împărtăși colegilor de muncă planurile și datele în mișcare. De asemenea, informați-i despre perioada de tranziție, astfel încât să se poată pregăti singuri.
- Trebuie să le spuneți colegilor dvs. de muncă despre planurile dvs. de mutare, deoarece productivitatea muncii tinde să scadă în perioada de tranziție.
Pasul 5. Pregătiți un document formal de predare în scris
Ultimul pas în pregătirea pentru perioada de tranziție este elaborarea unui document formal de predare. Când pregătiți o schiță, enumerați și explicați toate informațiile importante și apoi discutați-le cu superiorii și conducerea care vor fi afectați de acest plan. Completați documentele de predare și trimiteți-le succesorului cu câteva zile înainte ca acesta să înceapă să lucreze. Conținutul poate varia în funcție de lucrare, dar documentul de predare trebuie să includă cel puțin următoarele:
- Lista sarcinilor și programul de lucru.
- Informații despre lucrările în curs.
- Calendarul conține activitățile planificate și termenele limită.
- Informații despre cuvinte cheie și proceduri de autentificare.
- Lista contactelor legate de muncă.
- Ghid pentru accesarea fișierelor și directoarelor de pe un computer.
Partea 2 din 3: Trecerea prin tranziție
Pasul 1. Luați cât mai mult timp posibil
După ce angajatul care te-a înlocuit începe să lucreze, este posibil să nu te fi mutat și să fi fost rugat să-l însoți până nu își înțelege slujba. Durata perioadei de tranziție este incertă, poate fi de zile sau săptămâni. Cu toate acestea, cu cât vă acordați mai mult timp, cu atât puteți transmite mai multe informații.
Pentru a vă asigura că furnizați informații complete și că nu pierdeți nimic, implicați-vă înlocuitorul într-o varietate de activități zilnice
Pasul 2. Trimiteți direct documente importante
În perioada de tranziție, va trebui să predați date și documente importante personal. În acest fel, vă puteți asigura că lucrurile importante sunt făcute corect și prioritățile sunt clar definite. În plus, voi doi aveți încă timp să discutați informații despre care trebuie discutate mai departe înainte de a vă muta.
- Profitați de această ocazie pentru a-i explica informații importante și el poate cere lucruri foarte utile pentru a face un bun transfer.
- Când discutați, acordați-vă timp pentru a oferi o imagine de ansamblu asupra situației de lucru și explicați contextul conversației, astfel încât să nu lipsească nicio informație.
Pasul 3. Faceți un efort pentru a oferi asistență
Dacă ambii lucrați în același birou, fiți susținător și proactiv. Dacă există o problemă, oferiți asistență identificând cauza și găsind împreună o soluție. Angajații noi se simt de obicei inconfortabili sau inconfortabili în primele zile și nu vă vor deranja punând întrebări.
- Indicați clar că sunteți disponibil pentru a oferi asistență și asistență, dacă este necesar.
- În acest fel, vă puteți susține reciproc pentru a vă îndeplini responsabilitățile în timpul tranziției.
Pasul 4. Țineți o întâlnire finală pentru a discuta despre predare
Înainte de a trece mai departe și de a face o predare completă, aveți o întâlnire cu persoana care vă va înlocui. Rugați-l să pregătească întrebări și să ia notițe cu lucrurile cu care a avut de-a face. Această întâlnire este o bună oportunitate pentru a se asigura că își înțelege rolul și responsabilitățile.
- Toate problemele care necesită clarificări suplimentare pot fi discutate în cadrul ședinței.
- În funcție de locul de muncă, luați în considerare dacă vă invitați sau nu șeful la o întâlnire.
- Trebuie să-i spuneți șefului dvs. când și unde va avea loc întâlnirea. Întrebați-l dacă are sugestii sau informații pe care ar dori să le împărtășească.
Partea 3 din 3: Pregătirea unui plan de dezvoltare pe termen lung
Pasul 1. Descrieți sprijinul și instruirea oferite de companie
Atunci când predați, arătați dorința de a contribui deschizând cele mai bune șanse de succes pentru ceilalți. În loc să renunțați doar la sarcini și la muncă, dați sfatul dvs. de înlocuire, astfel încât să se poată dezvolta profesional și să ofere sprijin fostului său șef, astfel încât să fie întotdeauna sănătos și să aibă succes la locul de muncă.
- Furnizați informații despre programul de formare relevant pentru locul de muncă.
- Când începeți să lucrați, este posibil să fi participat la antrenamente pentru a vă adapta și a vă spori cunoștințele.
- Nu uitați să transmiteți aceste informații persoanei care vă continuă munca și încurajați-o să profite la maximum de oportunitate.
Pasul 2. Nu ignora cultura muncii
Dacă de ceva timp mai ai timp să lucrezi cu persoana care îți va lua locul, nu te concentra doar pe aspectele tehnice ale postului. Fiecare birou are un mediu de lucru și o cultură unice, care poate fi copleșitor sau confuz pentru noii veniți. Luați timp pentru a explica lucrurile și situațiile reale de la birou.
- Luați-l în jurul biroului și prezentați-l tuturor angajaților.
- Explicați rolurile și responsabilitățile angajaților noi și existenți.
- Dacă ca nou angajat primește sarcini diferite sau responsabilitățile și prioritățile sale de muncă sunt concentrate pe lucruri diferite, asigurați-vă că vechiul angajat înțelege acest lucru.
Pasul 3. Furnizați informații detaliate de contact
Dacă doriți să ajutați un nou angajat, spuneți-i cum să vă contacteze și anunțați-l că vă poate contacta dacă are o problemă gravă sau are nevoie de informații. Cu toate acestea, nu toată lumea este dispusă să ajute după ce își schimbă locul de muncă sau ocupă o nouă poziție. Acest lucru este de obicei influențat de relațiile cu foști superiori.
- De multe ori, problemele pot fi rezolvate prin simpla comunicare prin e-mail.
- Chiar dacă v-ați mutat, a fi dispus să ajutați va face o impresie bună și vă va îmbunătăți reputația.
