Pentru aceia dintre voi care lucrează în Departamentul Resurse Umane (HR), trebuie să respingeți solicitanții calificați în favoarea angajării unor candidați mai buni este cu siguranță o responsabilitate dificilă. Cu toate acestea, nu vă faceți griji pentru că, de fapt, există câteva sfaturi simple pe care le puteți aplica pentru a ușura procesul. De exemplu, dacă candidatul în cauză a trecut prin etapa interviului, cel mai bine este să transmiteți respingerea prin telefon. Dacă nu, nu strică niciodată să informați respingerea prin e-mail oficial. Indiferent de mediul pe care îl alegeți, păstrați-vă decizia corectă, fără a compromite politețea.
Etapa
Metoda 1 din 2: Contactarea candidatului prin telefon
Pasul 1. Contactați solicitantul prin telefon
În timp ce refuzați o cerere de locuri de muncă prin e-mail, vă este mai confortabil, mai ales pentru a evita orice posibilă stângăcie, de fapt, a vorbi la telefon este încă mai politicos și mai profesionist. Prin urmare, alegeți această opțiune pentru a respinge solicitanții pe care i-ați întâlnit personal în timpul procesului de interviu.
Sunați solicitantul în cauză în timpul orelor de birou pentru a vă asigura că nu este la cină atunci când sună
Pasul 2. Nu tocati cuvintele
Păstrați conversația scurtă și la obiect, în mod ideal sub 5 minute. Arătați că vă prețuiți timpul și nu doriți să-l pierdeți nemaivăzând viața sa personală, făcând glume sau întrebând despre vreme!
De exemplu, bineînțeles că ar fi nepoliticos să spunem „Bună Beni! Aceasta este Susan de la Vitamin World. A fost o plăcere să te intervievez ieri. Da, cum e vremea acolo acum? A spus că a fost o avertizare de vânt puternic? Teritoriul tău este în siguranță, nu-i așa?”
Pasul 3. Explicați că compania a decis să dea poziția unui alt candidat
Explicați politicos că sunteți fericit că l-ați întâlnit pe solicitant prin procesul de interviu și că l-ați considerat de fapt pentru postul respectiv, chiar dacă ați decis să transmiteți postul unui alt candidat. Este o idee bună să spui toate acestea imediat ce spui „Bună ziua”, astfel încât conversația să nu se termine prea mult.
Încercați să spuneți: „Bună, Ruth, eu sunt Dika Firza de la AAA Technology Company. Personal, aș dori să vă mulțumesc că ați acceptat să participați la interviul de muncă de săptămâna trecută. Ne-a plăcut foarte mult întâlnirea și suntem de acord că istoria muncii dvs. este foarte impresionantă. Din păcate, am decis să acordăm postul unui alt candidat.”
Pasul 4. Descrieți punctele forte sau punctele forte ale candidatului pe care l-ați selectat în cele din urmă
În general, destul de mulți solicitanți doresc cu adevărat să știe meritele candidatului selectat în comparație cu ceea ce au de oferit companiei. Deși explicarea detaliată a istoricului de muncă al candidatului selectat este de fapt o pierdere de timp, totuși trebuie să explicați câteva dintre avantajele importante pe care le are candidatul selectat, astfel încât acesta să devină un material pentru contemplarea lor.
- De exemplu, ați putea spune: „Deși apreciem foarte mult experiența dvs. extinsă, candidatul pe care l-am selectat are o diplomă de masterat, iar nivelul de educație al candidatului este un factor determinant foarte important pentru noi”.
- Sau „Candidatul pe care l-am selectat a lucrat în aceeași poziție la o altă companie, deci credem că procesul de tranziție va fi mai ușor în viitor.”
Pasul 5. Explicați că, pe lângă solicitanții în cauză, există încă mulți candidați care nu sunt mai puțin calificați
Practic, solicitanții care știu că sunt calificați se pot simți trădați atunci când sunt respinși de compania pentru care solicită. În unele cazuri, există și solicitanți care consideră că respingerea este personală. Pentru a depăși acest lucru, nu uitați să reamintiți solicitantului în cauză că concurează cu multe persoane care nu sunt mai puțin calificate!
Încercați să spuneți: „Deși sunteți un candidat foarte puternic pentru a ocupa acest post, trebuie să recunoaștem că competiția pentru candidați de data aceasta este foarte strânsă. Îmi pare rău că nu ați reușit să câștigați această competiție, bine?”
Pasul 6. Invitați-i să se conecteze cu compania dvs. pe social media
Întrucât respingerea este un subiect atât de neplăcut de care să vorbim, încercați să ușurați starea de spirit, invitându-i să se conecteze cu compania dvs. online. Procedând astfel, confirmați și faptul că respingerea este profesională, nu personală.
- Ați putea spune: „Vă vom lua în considerare din nou dacă mai există un post vacant în companie. V-ar deranja să trimiteți unui prieten invitație la contul nostru LinkedIn HR?”
- Sau, de asemenea, ați putea spune: „De fapt, compania noastră proiectează câteva programe interesante pentru a fi implementate în viitorul apropiat. Pentru a nu rata informațiile, puteți continua să verificați încărcările pe Facebook sau Twitter, bine!”
Pasul 7. Încheiați conversația dacă solicitantul în cauză încearcă să discute cu decizia dvs
În unele cazuri, solicitanții respinși pot spune: „Dă-mi o altă șansă să intervievez. Garantez că decizia ta se va schimba!” sau „Compania dvs. a făcut o greșeală pentru că eram cel mai bun candidat”. Dacă apare o astfel de situație, nu vă angajați într-un proces îndelungat de discuții cu privire la deciziile companiei sau la punctele forte și punctele slabe ale istoriei angajării solicitantului.
Pentru a încheia conversația politicos, încercați să spuneți: „Chiar dacă am angajat pe altcineva, asta nu înseamnă că e ceva în neregulă cu tine. Sunt sigur că veți găsi locul de muncă potrivit în viitorul apropiat.”
Pasul 8. Încurajați candidații cu înaltă calificare să solicite din nou o cerere ulterioară
Doar pentru că solicitantul nu este potrivit pentru a ocupa postul pe care îl căutați, nu înseamnă că nu va fi potrivit pentru a ocupa toate posturile din compania dvs., nu? Pentru a nu risipi relația care s-a stabilit cu el, încearcă să-i explici că, chiar dacă nu este potrivit pentru postul solicitat, totuși vrei să stabilești o bună relație profesională cu el. Explicați, de asemenea, că oportunitățile de muncă mai bune în cadrul companiei dvs. se vor deschide din nou în viitor.
O propoziție pe care o puteți spune este: „Nu ezitați să solicitați din nou, dacă compania noastră va deschide o altă ofertă vacantă în viitor! Ați ajuns aproape să fiți acceptat pentru această funcție, așa că va trebui să încercați din nou dacă se deschide din nou oportunitatea.”
Metoda 2 din 2: Scrierea unui e-mail de respingere
Pasul 1. Trimiteți un e-mail de respingere solicitantului în cauză imediat ce decideți să angajați un alt candidat
După ce dumneavoastră sau un alt profesionist ați selectat un candidat pentru ocuparea postului relevant, trimiteți imediat un e-mail de respingere solicitantului respins ulterior. Procedând astfel, solicitantul în cauză va primi certitudine și poate căuta imediat noi locuri de muncă.
În mod ideal, scrisorile de respingere sunt trimise la o zi lucrătoare după luarea deciziei
Pasul 2. Compuneți un e-mail care nu depășește 3-4 propoziții
Deoarece solicitantul în cauză nu a trecut încă la etapa de interviu, nu este nevoie să ezite să dea un refuz scurt și direct. Mai exact, începeți e-mailul cu numele complet al solicitantului, apoi scrieți o declarație precum „Vă mulțumim că ați depus cererea de Director creativ la ABC Advertising Agency. În ciuda istoricului dvs. de muncă impresionant, am decis să transmitem postul unui alt candidat. Vă dorim tot binele în viitoarea dvs. carieră."
Includeți numele dvs. complet la sfârșitul e-mailului, apoi trimiteți e-mailul după ce sunteți sigur că nu există erori semnificative în acesta
Pasul 3. Nu este nevoie să vă cereți scuze pentru respingerea pe care ați dat-o
Acceptarea unei respingeri din partea companiei pentru care solicitați nu este ușoară, dar pentru a acorda prioritate profesionalismului, nu vă cereți scuze sau nu acționați ca și când nu sunteți de acord cu decizia companiei de a nu angaja solicitantul în cauză. Chiar dacă există diferențe de opinie în cadrul cercurilor interne ale companiei, nu anunțați solicitantul despre aceasta.
De exemplu, nu scrieți: „Deși mi-ar plăcea să te angajez, din păcate, managerul departamentului de resurse umane are o altă părere”
Pasul 4. Oferiți un răspuns scurt și direct atunci când solicitantul pune o întrebare în e-mailul de răspuns
Dacă solicitantul răspunde la e-mailul dvs. cu o întrebare despre calitățile candidatului selectat pe care nu le are, răspundeți la întrebare în 3-4 propoziții scurte. Amintiți-vă, corpul e-mailului dvs. trebuie să fie scurt, simplu și obiectiv, astfel încât procesul de schimb de e-mail să nu dureze prea mult.
De exemplu, dați un răspuns de genul: „Deși istoria și experiența dvs. profesională sunt foarte promițătoare, din păcate sunteți destul de des șomeri pentru perioade lungi de timp și acesta este motivul pentru care angajatorii angajează alți candidați”
sfaturi
- Nu lăsați conversația telefonică să se desfășoare prea mult timp. Amintiți-le doar solicitanților că, de fapt, concurează cu o mulțime de concurenți și chiar dacă nu reușesc de data aceasta, ei pot în continuare să candideze pentru alte poziții care vor fi deschise în viitor. Cu alte cuvinte, mențineți conversația telefonică scurtă și la obiect, apoi încheiați conversația politicos în mai puțin de 5 minute.
- Ori de câte ori compania dvs. deschide un loc de muncă, este mai bine să intervievați doar 5-6 persoane. În acest fel, trebuie să ajungeți doar la 4-5 persoane prin telefon pentru a exprima un refuz.
- Nu minți niciodată solicitanții cu privire la motivele refuzului lor. Deci, ce se întâmplă dacă persoana în cauză este respinsă, deoarece performanța sa în timpul interviului este foarte proastă? Continuați să încercați să transmiteți informațiile într-un mod mai civilizat.
