Planul de management este o descriere a modului în care se desfășoară organizația sau afacerea. Cu un plan de management, puteți formula structuri și operațiuni de management. Planul asigură, de asemenea, că toți membrii împărtășesc aceeași opinie și că obiectivele vor fi atinse. Puteți elabora cu ușurință un plan de management prin câțiva pași simpli.
Etapa
Partea 1 din 4: Începerea unui plan de management
Pasul 1. Determinați necesitatea unui plan de management
Planul de management servește la formularea procedurilor și politicilor care sunt importante pentru organizație, precum și responsabilitățile și autoritățile tuturor celor implicați. Fără un plan, operațiunile pot fi inconsistente, responsabilitățile sunt neclare și organizația nu este pregătită pentru anumite evenimente.
- Planul de afaceri permite tuturor membrilor organizației să-și cunoască în mod clar poziția, inclusiv cui ar trebui să raporteze, cine să le raporteze și responsabilitățile lor.
- Afirmarea rolului creează, de asemenea, un sentiment de responsabilitate, deoarece va fi clar cine este vinovat dacă se întâmplă ceva sau nu se întâmplă.
Pasul 2. Descrieți planul
Planul de management ar trebui să conțină o serie de elemente cheie. Desenați o schiță simplă pe o tablă albă sau pe un document de computer, arătând secțiunile planului de management, astfel încât dvs. și echipa dvs. să le puteți discuta. Planul de management ar trebui să includă următoarele secțiuni:
- Descrierea structurii de management.
- O secțiune care detaliază fiecare membru, responsabilitățile și autoritățile acestuia.
- O diagramă care arată interacțiunile și responsabilitățile dintre fiecare nivel din organizație.
- Secțiuni care descriu diferitele aspecte ale organizației gestionate, precum și politicile și procedurile de management.
- Program pentru actualizarea, extinderea și dezvoltarea managementului și a planurilor de management.
Pasul 3. Descrieți structura dvs. de management
Fiecare organizație sau afacere are o structură de management oarecum diferită. La începutul planului, descrieți structura de management în cuvinte sau diagrame. Faceți clar cine ia deciziile finale, indiferent dacă este conducerea, consiliul sau o singură persoană. Includeți factorii de decizie externi și interni, precum și consultanții. Dacă este necesar, explicați modul în care alocarea luării deciziilor se bazează pe ierarhia organizațională.
Pasul 4. Enumerați diferitele aspecte ale organizației care urmează să fie gestionate în cadrul planului
Împărțiți toate procesele și funcțiile în categorii. Categoriile pot fi definite în funcție de departament într-o afacere mare sau de procesul de afaceri într-o afacere mică. Aspectele operațiunilor care sunt în general incluse sunt gestionarea angajaților, controlul financiar, controlul stocurilor sau al aprovizionării, marketingul sau relațiile publice și operațiunile (cum ar fi producția sau vânzările). Împărțiți toate aspectele organizației, astfel încât să puteți defini rolurile și procedurile respective.
Partea 2 din 4: Descrierea proprietății și managementului
Pasul 1. Acordați atenție tipului de proprietate al organizației
Descrieți proprietatea companiei în termeni clari. Indicați dacă organizația este publică, privată sau fără scop lucrativ. În plus, dacă există mai mulți proprietari sau investitori, va trebui să explicați împărțirea puterilor, pasivelor și acțiunilor. De exemplu, dreptul de proprietate asupra organizației poate fi împărțit într-un parteneriat sau un acord al acționarilor companiei.
Pasul 2. Enumeră numele membrilor consiliului
Dacă afacerea dvs. are un consiliu, enumerați membrii. Scrieți un rezumat al conducerii, experienței, punctelor forte și punctelor slabe ale acestora. Este posibil ca întreprinderile private să nu aibă un consiliu de administrație. Dacă nu există tablă, nu este necesar să intrați în această secțiune.
Includeți o copie a politicilor consiliului, inclusiv termenii alegerii, mandatul, responsabilitățile, puterile și soluționarea conflictelor. Aceste informații trebuie să fie menționate în acordul de exploatare comercială sau în alt document de încorporare
Pasul 3. Introduceți membrii cheie ai conducerii
Notați calificările și experiența fiecărui membru. Pe lângă proprietari și membri ai consiliului, această secțiune include investitori, directori, manageri, angajați și personal cheie și antreprenori. Descrieți istoricul membrilor, împreună cu caracteristicile și contribuția lor la succesul afacerii.
Pasul 4. Prezentați punctele forte ale fiecărei persoane în echipa de management
Explicați cât de valoroase sunt aceste calități pentru poziția pe care o deține fiecare membru. Includeți atribute precum capacitatea motivațională, aptitudinea financiară și priceperea în afaceri.
- Enumerați pozițiile și îndatoririle anterioare ale fiecărui membru, care se aplică obligațiilor lor actuale. Explicați modul în care obligația valorifică capacitățile și întărește poziția conducerii.
- Introduceți mediul educațional al fiecărui manager. Explicați modul în care formarea lor este benefică pentru companie. Includeți educație care este relevantă doar pentru poziția lor actuală.
- Dacă sunteți singurul angajat, includeți propria experiență și puncte forte.
Pasul 5. Descrieți procesul de angajare
Explicați elementele de bază pentru recrutarea de noi angajați. Precizați calificările și experiența necesare pentru fiecare post. Acest lucru este important mai ales dacă nu ați angajat un manager. Includeți procesul de instruire și orice programe de stimulare sau recompensă implementate. O descriere a beneficiilor poate fi, de asemenea, inclusă aici.
Pasul 6. Includeți numele consultantului sau al consilierului extern pe care îl veți folosi
Există persoane pe care le-ați putea contacta pentru marketing, sfaturi personale și consultanță financiară. De exemplu, afacerea dvs. poate avea nevoie de:
- Avocat
- Contabil
- Agent de asigurări
- Consultant
Pasul 7. Includeți un rezumat al capabilităților echipei de management
Scrieți o scurtă descriere care să explice de ce echipa dvs. are succes. La sfârșitul planului de management, specificați în mod specific de ce echipa dvs. va determina succesul afacerii. Explicați cum combinația de manageri în acest model de afaceri va ajuta compania în anii următori. Această secțiune combină diferitele puncte ale planului.
De exemplu, „Echipa noastră de oameni cu abilități variate au o combinație de 40 de ani de experiență în acest domeniu. Cu o structură democratică coordonată, ei pot colabora eficient pentru a obține rezultatele dorite. Cu această echipă, credem că afacerea va fi profitabilă în doi ani.”
Pasul 8. Descrieți relația dintre conducere, proprietari și angajați
Un aspect important al operațiunilor de management este interacțiunea dintre nivelurile de management și între conducere / proprietari și angajați. Descrieți autoritatea, responsabilitatea și rolul fiecărui nivel în aspectele operațiunilor comerciale. Includeți procesele partajate de luare a deciziilor și de colaborare, precum și întâlnirile sau liniile de comunicare necesare. Asigurați-vă că toată lumea este de acord cu privire la modul de a rezolva disputele și de a împărtăși puterea.
Partea 3 din 4: Scrierea politicilor și procedurilor
Pasul 1. Luați în considerare necesitatea unei politici scrise
Politicile scrise vizează definirea operațiunilor în organizațiile mari. Politicile vor crea coerență și vor asigura că toate procesele funcționează fără probleme. Cu toate acestea, este posibil ca o afacere sau o organizație foarte mică să nu aibă nevoie de o politică. De fapt, politicile pot limita uneori colaborarea și pot încetini munca în grupuri mici. Gândiți-vă la dimensiunea și nevoile organizației dvs. înainte de a elabora o politică.
Pasul 2. Adunați un grup de conducere și angajați
În fiecare analiză a aspectelor operațiunilor, adunați membrii conducerii și angajații care sunt direct afectați sau responsabili pentru proces sau zonă. Definiți politici și proceduri cu acestea, acceptați informații și clarificați toate detaliile. Acest lucru permite implementarea planurilor în operațiuni reale și oferă angajaților un sentiment de proprietate.
Pasul 3. Notați politicile și procedurile pentru fiecare aspect al afacerii
Aceasta va fi utilizată ca explicație pentru conducere și angajați cu privire la modul de operare a acestei părți a organizației. Politicile organizaționale, filozofiile și reglementările sunt concepute pentru a atinge obiectivele și pentru a se asigura că operațiunile sunt în conformitate cu principiile organizaționale. Această politică este realizată prin proceduri, care sunt metode specifice pentru desfășurarea operațiunilor comerciale.
De exemplu, o politică de a utiliza și vinde numai materiale și produse ecologice. Procedura de sprijinire a acestei politici constă în cumpărarea de bunuri de la vânzători ecologici sau verificarea impactului materialelor sau produselor utilizate asupra mediului
Pasul 4. Asigurați-vă că politica se potrivește culturii și filozofiei dvs
Politicile și procedurile trebuie făcute în conformitate cu filozofia și obiectivele. Verificați fiecare punct de politică pentru a vă asigura că toate duc la același final. Dacă ceva nu se aliniază sau este îndoielnic, faceți modificări pentru a se potrivi mai bine misiunii.
Partea 4 din 4: Revizuirea planului
Pasul 1. Citiți din nou planul cu atenție
Planul de management trebuie să fie profesional. Documentul nu trebuie să conțină erori de ortografie și gramaticale. Imprimați pe hârtie albă, fără riduri, fără pete.
Pasul 2. Alegeți un format clar
Formatul planului de management ar trebui să fie același cu cel al oricărei alte propuneri de afaceri. Puteți marca secțiunile principale cu titluri îndrăznețe. Folosiți un font ușor de citit. Fontul standard este Times New Roman, dimensiunea 12. Puteți utiliza puncte glonț pentru a vă lista experiențele, abilitățile și responsabilitățile sau puteți prezenta informații importante în paragrafe scurte.
Pasul 3. Luați în considerare solicitarea unui consultant de afaceri să revizuiască proiectul de plan
Cu cât o citesc mai mulți oameni, cu atât mai bine. Un consultant de afaceri sau un planificator financiar poate oferi sfaturi mai bune. Discutați cu un consultant. Este posibil să găsească lacune sau conflicte în acesta.
Pasul 4. Trimiteți-l tuturor proprietarilor
Toți proprietarii și managerii de nivel înalt din companie trebuie să aprobe planul de management. Asigurați-vă că fiecare proprietar are o copie. Vă pot trimite corecții și revizuiri. Luați în considerare contribuția lor cu atenție. Dacă nu sunteți de acord cu o modificare, discutați-o cu ei pentru a găsi un compromis.
Odată ce sunt de acord, solicitați tuturor proprietarilor să semneze un plan de management înainte să îl predați investitorilor, băncilor sau organismelor de finanțare
Pasul 5. Asumați-vă angajamentul de a schimba planul, dacă este necesar
Toate planurile de management nou create nu sunt testate și vor necesita probabil revizuire odată ce acestea vor fi implementate. Prin urmare, ar trebui să includeți o stipulare că planurile pot fi modificate și revizuite pe măsură ce afacerea călătorește. Începeți prin realizarea unui program de evaluare, precizând când va avea loc o întâlnire pentru a discuta eficacitatea planului și succesul sau eșecul implementării acestuia.
- Asigurați-vă că există o modalitate pentru toți conducerea și angajații de a trimite feedback referitor la planul de management.
- Apoi, creați metoda de aprobare și aplicați modificările.
