Scrierea unei propuneri către conducere se poate face atunci când doriți să propuneți îmbunătățiri ale procedurilor de lucru, să sugerați modalități de economisire, să furnizați informații despre oportunități de profit sau să sugerați modificări. Dacă doriți să scrieți o propunere pentru managementul companiei, acordați-vă timp pentru a aduna informațiile necesare. Discutați idei cu colegii de muncă pentru a afla ce părere au și tratați cu conducere cu înțelepciune.
Etapa
Metoda 1 din 2: Proiectarea unei propuneri
Pasul 1. Definiți ideea sau problema care trebuie abordată în propunere, cum ar fi îmbunătățirea fluxului de lucru sau reducerea costurilor
În general, puteți vizualiza ideile clar. Cu toate acestea, dacă doriți să rezolvați o problemă sau să faceți o propunere pentru ceva important, acordați o atenție deosebită tuturor celor legate.
Pasul 2. Faceți cercetările și verificați situația actuală înainte de a scrie o propunere
Discutați cu părțile relevante, cum ar fi colegii de muncă, managerii sau clienții. Căutați informații despre concurenți și vedeți cum funcționează aceștia.
De exemplu, dacă credeți că serviciul de catering din birou trebuie schimbat, discutați mai întâi cu personalul din bucătărie. Au lucrat în altă parte, cu diferiți furnizori de catering? Ce părere au colegii tăi? S-ar putea ca nemulțumirea dvs. să nu fie o problemă de calitate, ci doar o chestiune de gust
Pasul 3. Scrieți o descriere a problemei
Începeți propunerea explicând condițiile actuale. Includeți toate faptele relevante, cum ar fi făptuitorul, data și locația. Când scrieți o propunere de deschidere, nu faceți judecăți. Explicați condițiile în funcție de realitate.
De exemplu, „PT Sukses Maju folosește serviciile de catering ale doamnei Nyengir timp de 7 ani. Cu toate acestea, meniul principal disponibil scade treptat, de la cinci meniuri la două. Disponibilitatea meniurilor vegetariene este de asemenea afectată. De fapt, în anumite zile, meniurile vegetariene nu sunt disponibile. disponibile."
Pasul 4. După descrierea problemei, scrieți soluția pe care doriți să o propuneți și pașii pentru implementarea acesteia
Începeți prin a scrie esența soluției și descrieți ceea ce ați găsit pe baza observațiilor dvs.
De exemplu, "În opinia mea, PT Sukses Maju ar trebui să caute un nou furnizor de catering. PT Fast Bangkrut folosește mai multe alte servicii de catering. Catering doamna Sisca Soewitomo și domnul Rudi Chaeruddin oferă mai multe meniuri la prețuri competitive. În plus, deoarece cateringul Domnul Rudi Chaeruddin oferă meniuri vegetariene, vegane și fără gluten în fiecare zi, serviciile de catering sunt mai conforme cu nevoile companiei. la fel de variată ca cea a furnizorului de catering al domnului Rudi Chaeruddin. Potrivit unui sondaj realizat în 2011, 40% dintre angajații PT Sukses Maju sunt vegetarieni, 10% sunt vegani și 2% trebuie să ia o dietă fără gluten."
Pasul 5. Creați un plan de implementare
Explicați fiecare pas care trebuie făcut, precum și timpul și costurile implicate. Notează ce știi și ce mai ai de învățat. Luați în considerare scrierea pașilor sub formă de listă, apoi explicați-le în detaliu. Nu exagerați schimbările. Cu toate acestea, nu uitați să explicați posibilele rezultate ale acestor modificări.
De exemplu, „Pentru a utiliza un alt serviciu de catering, compania trebuie să: 1. Rezilieze contractul cu doamna Nyengir. 2. Solicitați furnizorului de doamne Sisca Soewitomo și domnului Rudi Chaeruddin să efectueze un test de gust. 3. Alegeți unul dintre 4. Semnează un contract cu furnizorul ales. Taxele de catering solicitate nu diferă mult de taxele de catering ale doamnei Nyengir. Atâta timp cât compania își îndeplinește obligațiile contractuale cu doamna Nyengir, compania nu va fi penalizată. În plus, dacă angajații preferă mâncarea oferită, vor fi mai mulțumiți de condițiile de muncă."
Pasul 6. Notează rezistența posibilă la planul tău
Planul dvs. va fi respins de unii angajați? În acest caz, unora dintre angajați le place gustul gătitului doamnei Nyengir. Sau, dacă propuneți o idee de produs, puteți convinge oficialii agenției relevanți că noul produs este sigur de utilizat? Notează pașii pe care îi poți face pentru a-i convinge pe ceilalți de proiectul tău.
Pasul 7. După scrierea pașilor, scrieți materialele necesare sau resursele umane, dacă există
De asemenea, scrieți timpul necesar implementării modificărilor, deoarece timpul înseamnă bani. Faceți o listă de verificare simplă. În cazul exemplului de mai sus, puteți crea o listă după cum urmează:
Resurse necesare: subcomitetul pentru evaluarea cateringului (4 persoane din diferite secțiuni), 2 ore pentru testarea gustului și 3 ore pentru redactarea raportului
Pasul 8. Încheiați propunerea rescriind modificările pe care doriți să le faceți și principalele avantaje ale acestora
Rescrieți cele trei puncte principale, apoi formulați o propoziție de încheiere. Gândiți-vă la sfârșitul propunerii ca la un rezumat executiv. De exemplu:
- "După cum s-a explicat anterior, serviciile de catering ale doamnei Nyengir au redus treptat meniul principal disponibil în ultimii 7 ani. Catering-ul doamnei Sisca Soewitomo și domnul Rudi Chaeruddin oferă un meniu mai diversificat la prețuri competitive. De aceea, sugerez PT Sukses Maju să facă acesta. testează gustul și selectează un nou furnizor de servicii pentru companie. Cu acest furnizor nou, satisfacția angajaților este de așteptat să crească, iar angajații vor fi mai predispuși să rămână."
- Indicați beneficiile cantitative sau financiare ale modificării, dacă există.
- Explicați avantajele calitative ale schimbării. Uneori, beneficiile schimbării nu pot fi măsurate prin cifre sau fapte. Dacă modificarea propusă se referă la fericirea angajaților, explicați-o. Schimbarea calitativă poate fi la fel de valoroasă ca schimbarea cantitativă.
Metoda 2 din 2: Partajarea propunerii
Pasul 1. Puneți un coleg să citească și să ofere feedback cu privire la propunerea dvs
El poate sau nu să fie de acord cu modificările propuse de dvs. Dacă nu este de acord, ia în considerare de ce. Dacă motivele sunt valabile și afectează propunerea dvs., fiți pregătiți să o revizuiți. De asemenea, puteți adăuga dezacordul partenerului dvs. în coloana „Dezacord”, dacă înțelegeți gândul, dar nu sunteți de acord.
Pasul 2. După ce ați creat o propunere și ați cerut colegilor feedback, revizuiți fluxul, gramatica, acuratețea și numărul de cuvinte ale propunerii
Nu faceți o propunere prea lungă, astfel încât propunerea dvs. să fie observată de manager. Faceți o propunere de 1-2 pagini, dacă este posibil.
Pasul 3. Odată ce propunerea este gata, știți la cine trebuie trimisă, apoi trimiteți propunerea
În unele companii, factorii de decizie sunt clari, dar alții au o structură mai fluidă care face dificilă știerea cu cine să contactăm. Uitați-vă la fundalul companiei pentru a afla cui ar trebui să trimiteți o propunere.
