Trebuie să fi avut de-a face cu bănci, companii de asigurări, agenții guvernamentale, angajatori din companii sau chiar școli. Dacă da, trebuie să convingi pe cineva să facă sau să te ajute să faci ceva. Cum se scrie o scrisoare convingătoare sau convingătoare care produce rezultate? Iată câteva idei cheie de utilizat în scrisoarea dvs. de convingere.
Etapa
Partea 1 din 4: Pregătirea pentru a scrie o scrisoare
Pasul 1. Stimulați ideile bune
Înainte de a scrie o scrisoare, spuneți ce doriți, de ce o doriți, motivele pentru care ar trebui să fie adoptată, precum și argumentele împotriva acesteia. Accentuarea tuturor ideilor la îndemână vă poate ajuta să redactați scrisoarea și să înțelegeți pe deplin poziția dvs. cu privire la subiect.
- Începeți cu asta: vreau să-i conving pe „cititorii mei” să fie „obiectivul” meu. Schimbați „cititorii mei” pentru ceea ce doriți să convingeți și „scopul meu” pentru ceea ce îi convingeți să facă.
- Odată ce cele de mai sus sunt clare și fără echivoc, întrebați-vă: De ce este asta? Enumerați motivele pentru care doriți ca cititorii dvs. să facă ceea ce doriți.
- După identificarea motivelor, sortați-le după ce nivel este mai important. Puneți toate detaliile importante într-o coloană, apoi mai puțin importante într-o altă coloană. Acest lucru vă va ajuta să vă restrângeți mintea la cele mai relevante și mai importante puncte de accent.
Pasul 2. Cunoaște-ți obiectivele
Asigurați-vă că știți exact ceea ce doriți sau aveți nevoie. Ce vrei să realizezi? Cum ar trebui să acționeze acest birou?
Când definiți obiective, gândiți-vă la toate soluțiile posibile pe care le puteți oferi
Pasul 3. Cunoaște-ți cititorii
Analiza și înțelegerea cititorilor vă va ajuta să decideți cum să vă încadrați scrisoarea. Dacă este posibil, decideți dacă cititorul va fi de acord cu dvs., nu va fi de acord sau va fi neutru. Acest lucru vă va ajuta să decideți câtă greutate să atribuiți fiecărei părți a argumentului dvs.
- Încercați să găsiți o persoană la care vă puteți adresa în scrisoare. Cine sunt ei, ce putere au pentru a vă ajuta? Vor ignora reclamația dvs.? Cum ar trebui să îi salutați? Sunt în funcții superioare sau funcționale? Vorbește în funcție de poziția lor.
- Încercați să descoperiți convingerile și părtinirile cititorilor despre subiectul dvs. Ce fel de dispute ar putea apărea între dvs. și cititorii dvs.? Cum prezentați un contraargument într-un mod respectuos?
- Aflați ce preocupări au cititorii în legătură cu subiectul dvs. Au fonduri limitate de cheltuit? Sunt direct afectați de subiectul tău? Cât timp au ei în vedere documentul dvs.?
- Gândiți-vă la tipul de dovezi de care vor avea cititorii dvs. într-un argument pentru a-i convinge.
Pasul 4. Cercetează subiectul
O scrisoare de convingere eficientă conține dovezi și informații de fapt care susțin poziția. Asigurați-vă că luați în considerare mai multe puncte de vedere. Nu doar căutați-vă punctul de vedere; De asemenea, menționați opiniile opuse și faptele care le înconjoară.
- Folosiți fapte, logică, statistici și dovezi anecdotice pentru a vă susține afirmațiile.
- Nu spuneți imediat că opoziția este greșită. În schimb, fii respectuos atunci când explici de ce poziția ta este mai puternică și merită atenție.
Partea 2 din 4: Formatarea scrisorilor
Pasul 1. Folosiți formatul blocului
Scrisorile de afaceri au un format special. Dacă formatul este îngrijit și corect, nu va schimba nici măcar părerea cititorilor. Cu toate acestea, dacă formatul este incorect și dezordonat, acestea vă vor face o impresie proastă și ar putea fi aruncate.
- Începeți folosind paragrafe blocate la două spații.
- Aliniați la stânga fiecare paragraf; cu alte cuvinte, nu indentați paragrafe ca în proză sau eseuri.
- Lăsați un spațiu pe linie după fiecare paragraf.
- Folosiți un font standard, de obicei Times New Roman sau Arial, dimensiunea 12.
Pasul 2. Adresați corect antetul
Începeți prin a vă introduce adresa în colțul din stânga sus. Nu vă puneți numele - scrieți doar numele străzii, orașul, zona și codul poștal. De asemenea, puteți include un număr de telefon și o adresă de e-mail, fiecare pe o linie separată. Dacă locuiți în Marea Britanie, adresa trebuie să fie scrisă în partea dreaptă. Completați o linie.
- Tastați data. Scrieți data completă, numele lunii și anul. Completați o linie.
- „4 iunie 2013”
- Scrieți numele și adresa destinatarului. Încercați să găsiți o anumită parte la care să trimiteți scrisoarea. Completați o linie.
Pasul 3. Începeți scrisoarea cu un salut sau un salut
De obicei sub forma cuvântului „Draga” urmată de numele persoanei adresate. Asigurați-vă că ați scris corect numele în timp ce l-ați tastat. Numele de aici trebuie să fie același cu numele scris pe antetul adresei.
- Când salutați pe cineva, utilizați titlul sau rangul corect (Pak / Madam / Dr. / etc) urmat de numele de familie. Dacă nu sunteți sigur cum preferă să fie numită o femeie, scrieți doar „Miss”.
- Urmați întotdeauna după aceasta cu un colon.
- Completați o linie între salut și primul paragraf.
- "Dragă Dr. Maro:"
Pasul 4. Închideți litera cu o declarație de încheiere
Gândiți-vă și luați în considerare tonul eseului dvs. atunci când alegeți o declarație de încheiere. Zicerile de genul „Mulțumesc” sunt destul de standard, în timp ce alte forme precum „Salutări” sunt mai intime. Decideți dacă doriți ca scrisoarea de intenție să fie formală sau intimă. Indiferent de ce alegeți, primul cuvânt trebuie scris cu majuscule, în timp ce următorul cuvânt este simplu. Urmați închiderea cu o virgulă.
- Alegeți cuvântul „Cu respect”, dacă doriți să fie mai formal. „Salutări”, „Salutări”, „Mulțumesc” sau „Cu stimă” sunt remarci de închidere standard pentru e-mailurile de afaceri. În timp ce cuvintele „Salutări”, „Salutări” sau „Ne vedem”, par mai relaxate și mai intime.
- Săriți următoarele 4 rânduri pentru a lăsa loc pentru semnătura dvs. înainte de a vă introduce numele.
- "Mulțumesc,"
Partea 3 din 4: Scrierea scrisorilor
Pasul 1. Concis și concis
O scrisoare sau convingere convingătoare ar trebui să fie concisă și politicoasă. Oamenii ocupați citesc rareori litere care au mai mult de o pagină sau când tonul este aspru. Nu fi cuvinte prea înflorite. Încercați să utilizați propoziții clare și îngrijite. Nu prezentați informații distorsionate și inutile, inclusiv anecdote.
- Evitați propozițiile prea lungi. Asigurați-vă că utilizați propoziții declarative puternice. Scrierea dvs. trebuie să fie concisă, concisă, la obiect și ușor de citit.
- Nu trageți paragrafele prea mult. Nu înghesuiți atât de multe informații încât cititorul să-și piardă interesul, să se îndepărteze de punctul principal sau să vă îngreuneze punctul de vedere. Respectați informațiile relevante și schimbați paragrafele ori de câte ori doriți să transmiteți o idee sau un punct nou.
Pasul 2. Precizați punctul dvs. principal în primele câteva propoziții
Începeți cu o propoziție de deschidere prietenoasă, apoi ajungeți la subiect. Indicați nevoia dvs. (scopul principal al scrierii scrisorii) în primele două propoziții.
Acest paragraf poate consta doar din 2-4 propoziții
Pasul 3. Subliniați importanța cererii dvs. în al doilea paragraf
În acest paragraf, rezumați-vă îngrijorarea, cererea sau revendicarea. În această etapă nu ați furnizat motive specifice, sprijin sau puncte principale; în această etapă vă explicați pe deplin poziția, parametrii preocupării sau cererii și motivele pentru care este suficient de important să acționați.
Nu uitați să păstrați corpul literei logice, politicoase și factuale. Evitați limbajul excesiv de emoțional, nu cereți acțiune și nu vorbiți dur împotriva persoanei sau companiei căreia îi este adresată scrisoarea sau a opoziției
Pasul 4. Sprijiniți aplicația în paragraful următor
Următoarele paragrafe ar trebui să vă poată justifica poziția oferind informații de bază și detaliate. Asigurați-vă că aceste informații sunt logice, factuale, motivate, practice și legitime. Nu vă bazați cererea numai pe emoții personale, credințe sau dorințe. Nu plictisiți cititorul cu povești lungi; ajunge la subiect rapid și precis. Există mai multe strategii diferite pe care le puteți folosi pentru a atinge acest obiectiv:
- Furnizați fragmente de statistici și fapte pentru a atrage simpatia și logica cititorilor. Asigurați-vă că statisticile și faptele provin din surse credibile și respectabile și că utilizați și datele cu sinceritate, fără a le scoate din context.
- Sugerați citate de la experți pe această temă, care vă susțin poziția sau resping opoziția. Acești experți trebuie să fie figuri respectate în domeniile lor și să aibă într-adevăr abilitățile adecvate pentru a avea o opinie cu privire la subiectul în discuție.
- Prezentați motivele pentru care cererea dvs. ar trebui acceptată. Forțarea oamenilor să facă ceea ce îți dorești nu este o tehnică de convingere eficientă, dar dacă explici de ce crezi că trebuie făcut ceva, poate ajuta la schimbarea părerii lor. Explicați situația actuală și de ce ar trebui să se schimbe.
- Prezentați detaliile, specificațiile și limitările poziției și aplicației dvs. Discutați despre eforturile care au fost făcute anterior, cu privire la cerere sau chiar dacă nu există sau lipsă de acțiune în legătură cu aceasta.
- Dați exemple de mărturii care se referă la poziția dvs. Gândiți-vă la alte dovezi care ar putea fi prezentate de ce poziția dvs. este importantă.
- Nu uitați să limitați ceea ce puteți și doriți să includeți într-un paragraf. Fă-ți clar punctul și situația. Nu treceți peste bord cu prea multe detalii, dar includeți toate punctele importante. Alegeți doar cele mai relevante statistici, experți și mărturii.
Pasul 5. Apelați la opoziție
Una dintre cele mai eficiente modalități de convingere sau convingere este să apelezi la opoziție. Trebuie să puteți prevedea orice obiecții, obiecții sau întrebări din partea cititorilor, astfel încât să le puteți răspunde în scrisoare. Găsiți-vă terenul comun cu opoziția sau prezentați un sprijin puternic pentru propria poziție.
- Asigurați-vă că recunoașteți public diferențele dintre poziția dvs. și opoziție. Nu-l ascunde, pentru că îți va slăbi argumentul. Accentuează-ți valorile, experiențele și problemele împărtășite cu opoziția.
- Evitați afirmațiile acuzatoare. Acest lucru va face scrisoarea prea emoțională și vă va slăbi apelul logic. O atitudine prea negativă și acuzatoare va împiedica, de asemenea, opoziția să nu fie de acord cu punctul dvs. de vedere.
Pasul 6. Închideți scrisoarea reafirmând cererea
Reiterează solicitarea sau opinia ta la sfârșitul scrisorii. Acesta este paragraful în care prezentați o soluție sau pledați pentru acțiune. Spuneți cititorului că veți urmări această corespondență prin telefon, e-mail sau personal.
- Încheiați scrisoarea cu o propoziție puternică care vă va ajuta să convingeți cititorul să vă ia partea sau cel puțin să vadă mai clar din punctul dvs. de vedere.
- Oferiți-vă propriile soluții sau ajutor. De acord să faceți compromisuri sau să vă întâlniți la mijloc. Arătați că ați făcut sau sunteți gata să faceți față situației.
Partea 4 din 4: Punerea ultimelor atingeri
Pasul 1. Verificați dacă există erori
Erorile gramaticale, pronunțarea și ortografia cuvintelor vor da o impresie proastă. Vrei ca cititorul să se concentreze asupra ideii și cererii tale, nu asupra greșelii de tipar. Recitește scrisoarea de mai multe ori înainte de a o trimite. Citiți-l cu voce tare pentru a auzi cum sună.
Dacă este necesar, cereți-i pe cineva să vă verifice scrierea pentru erori de ortografie (sau să utilizați funcția de verificare ortografică a software-ului)
Pasul 2. Puneți-vă propria semnătură
Dacă preferați să trimiteți scrisori prin poștă la e-mail, va trebui să semnați. Personalizează și certifică scrisoarea dvs.
Pasul 3. Furnizați copii ale scrisorii dvs. oficiale altor părți cheie, dacă este necesar
Dacă altcineva din compania sau organizația țintă ar trebui să citească și scrisoarea dvs., furnizați-le o copie. Aceasta înseamnă imprimarea și trimiterea mai multor scrisori, cu semnături originale.
Pasul 4. Păstrați o copie pentru dvs
Păstrați întotdeauna o copie a scrisorilor dvs. și faceți note personale, completate cu note despre data la care a fost trimisă scrisoarea și către cine. Notează urmărirea pe care ai făcut-o până când problema a fost rezolvată.
sfaturi
- Rămâneți la subiect. Aveți grijă să nu adăugați informații aleatorii care nu au legătură cu problema pe care o discutați. Respectați faptele relevante și păstrați-le simplu. Folosiți aceste fapte pentru a fi mai descriptiv.
- Utilizați punctele marcatoare în mijlocul paragrafului numai dacă sunteți absolut sigur și clar cu privire la pașii, acțiunile sau recomandările.
- Adaptați punctele dvs. glonț la tipul de companie sau organizație țintă. Instituțiile non-profit au un mod diferit de gândire față de companiile mari.
- Scrieți în formă standard indoneziană scrisă. Nu este vorba de mesaje text sau de rețele sociale; ci o scrisoare formală. Utilizarea stenogramelor, a argoulului și a emoticoanelor vă poate face să fiți ignorat.
- Nu vă tratați cititorii ca și când v-ar datora ceva și atunci vă simțiți îndreptățiți să dați în judecată. Liniștește-le, păstrând tonul scrisorii prietenos și profesionist.
