Colegii nu vor veni dacă sunt invitați la o întâlnire fără un scop clar. Dacă sunteți însărcinat cu stabilirea agendei întâlnirii, evitați acest lucru specificând subiectele care vor fi discutate în ședință și durata de timp necesară pentru a acoperi fiecare subiect. Planificându-l și executându-l pe cât posibil, puteți obține rezultate mai bune, iar participanții la întâlnire nu se simt dezavantajați de timpul pierdut.
Etapa
Partea 1 din 3: Pregătirea
Pasul 1. Cereți colegilor informații
Participanții la întâlnire se vor simți mai implicați dacă sunt implicați în stabilirea agendei întâlnirii. Rugați-i să sugereze un subiect pe care doresc să îl discute și apoi puneți-l pe ordinea de zi.
- Trimiteți un e-mail sau întâlniți-vă cu un coleg care va fi invitat cu câteva zile înainte de întâlnire.
- Faceți acest pas cu cel puțin 6-7 zile în avans, astfel încât să aibă încă timp să contribuie. Asigurați-vă că agenda ședinței este definitivă cu 3-4 zile înainte de data ședinței.
Pasul 2. Determinați obiectivul principal sau mai multe obiective care trebuie atinse
Asigurați-vă că ședința are loc cu un scop specific, de exemplu, pentru a lua decizii, pentru a partaja informații, pentru a face planuri de lucru sau pentru a raporta progresul realizării sarcinilor. Nu trebuie să țineți o întâlnire dacă nu aveți un scop.
Reuniunile pot fi ținute în mai multe scopuri, de exemplu pentru a raporta progresul lucrărilor ca bază pentru luarea deciziilor pe termen lung
Pasul 3. Concentrați-vă pe subiecte care afectează mulți oameni
Subiectele cu discuții suficiente care implică 2 persoane, nu ar trebui incluse în agendă. Faceți-vă timp pentru a găsi soluții care necesită implicarea multor oameni.
- De exemplu, organizați o întâlnire separată (în afara întâlnirii) dacă dvs. și un coleg de muncă doriți să discutați despre o nouă sarcină.
- Dacă organizați o întâlnire pentru a discuta o problemă pe care doar câțiva oameni o pot rezolva, participanții la întâlnire care nu sunt implicați în discutarea subiectului ar trebui să poată continua să lucreze. Acest lucru îi face să se simtă dezamăgiți, deoarece timpul lor de lucru este pierdut. Prin urmare, profitați cât mai bine de această oportunitate, deoarece nu este ușor să organizați o întâlnire care implică mulți oameni.
Pasul 4. Aranjați agenda ședinței determinând selectiv subiectele pe care doriți să le discutați
Dați prioritate subiectelor importante care trebuie discutate în ședință, deoarece nu puteți pune toate subiectele pe ordinea de zi.
- De exemplu, s-ar putea să doriți să enumerați „negocierile cu termenul limită al proiectului”, „prezentările raportului de progres”, „noile planuri de proiect” și „sugestiile”. Din cauza constrângerilor de timp, nu ați inclus sesiunea de brainstorming în agenda ședinței.
- Luați în considerare dacă trebuie să țineți o întâlnire cu mai mulți oameni pentru a discuta agenda principală în pregătirea pentru ședința plenară.
Pasul 5. Enumerați mai întâi cele mai importante subiecte
Când planificați o întâlnire, este o politică bună să puneți cele mai importante subiecte la începutul întâlnirii. În acest fel, toți participanții pot discuta subiecte importante, în timp ce mintea lor este clară și în formă fizică atunci când începe întâlnirea.
- De exemplu, programați „luarea deciziilor”, apoi „prezentarea raportului de progres” (cu excepția cazului în care este necesar un raport de progres pentru luarea deciziilor).
- În plus, cele mai importante subiecte au fost discutate în cazul în care întâlnirea trebuie să se încheie devreme sau unii participanți la întâlnire trebuie să părăsească întâlnirea înainte de încheierea întâlnirii.
Pasul 6. Estimați cât timp va dura pentru a acoperi fiecare subiect
Deși nu puteți fi sigur cât timp va dura până la acoperirea fiecărui subiect, faceți o estimare. Luați în considerare cât va dura întâlnirea și câte subiecte vor fi acoperite. Alocați mai mult timp celor mai importante subiecte.
- De exemplu, alocați 30 de minute pentru raportarea progresului, 10 minute pentru discuții și 10 minute pentru stabilirea de noi termene.
- Adesea, agendele întâlnirilor nu pot fi finalizate deoarece nu există alocare de timp pentru fiecare subiect. Faceți o împărțire a timpului înainte de a avea loc întâlnirea pentru a vă asigura că toate subiectele de pe ordinea de zi pot fi discutate până la finalizare.
- Luați în considerare numărul de participanți la întâlnire invitați atunci când calculați timpul suplimentar. Dacă la întâlnire vor participa 15 persoane și alocați 15 minute pentru fiecare subiect, aceasta înseamnă că fiecare persoană primește aproximativ 1 minut de timp de vorbire pe subiect. Deși nu toată lumea a vorbit, timpul alocat a fost prea scurt.
Partea 2 din 3: Pregătirea agendei întâlnirii
Pasul 1. Scrieți titlul agendei întâlnirii
Folosiți titlul agendei întâlnirii pentru a informa cititorul că citește agenda care conține subiectul de discutat. După determinarea titlului, puneți-l în partea de sus a documentului gol. Alegeți un titlu simplu și direct.
- Exemple de titluri ale agendei întâlnirii: „Agenda iulie: Discutați despre noile idei de proiect” sau „Agenda august 2018: extinderea termenului limită al proiectului”.
- Tastați agenda întâlnirii folosind un font de afaceri, cum ar fi Times New Roman sau Calibri.
Pasul 2. Luați timp să salutați și să mulțumiți participanților pentru participarea la întâlnire
Profitați de această ocazie pentru a saluta participanții. În acest moment, dumneavoastră sau alt președinte de ședință puteți deschide ședința și puteți explica principalele subiecte care vor fi discutate.
- Dacă mulți dintre participanții la întâlnire nu se cunosc, acordați timp pentru a ușura starea de spirit.
- Dacă doriți să organizați o întâlnire pentru o întâlnire importantă, cum ar fi o conferință, timpul necesar pentru deschiderea ședinței este de obicei mai lung. Pentru întâlnirile regulate de birou, sesiunea de deschidere durează de obicei doar câteva minute.
- Alocați timp pentru a anticipa modificările la ordinea de zi când începe întâlnirea.
Pasul 3. Includeți o agendă de întâlnire sub formă de întrebări pentru a trezi curiozitatea participanților
Se vor întreba dacă formulați o agendă de întâlnire în doar câteva cuvinte. Întrebările sunt capabile să dezvăluie contextul care trebuie discutat, astfel încât participanții la întâlnire să aibă ocazia să se gândească la acest lucru cu mult timp înainte de întâlnire.
- De exemplu, în loc să scrieți „Discutarea termenelor de proiect”, include „Trebuie extinse termenele de proiect pe măsură ce crește cererea?”
- Dacă este necesar, furnizați o scurtă explicație la întrebare.
Pasul 4. Enumerați timpul estimat lângă fiecare subiect
Deși este posibil ca estimările de timp să nu fie pe ordinea de zi, aceste informații îi ajută pe colegi să pregătească sau să solicite timp suplimentar, dacă este necesar.
De asemenea, au mai avut timp să scurteze raportul care urmează să fie prezentat în funcție de timpul alocat
Pasul 5. Pregătiți un flux de discuții pentru fiecare subiect de pe agendă
Fluxul de discuții este o metodă pentru a discuta fiecare subiect. De exemplu, atunci când se discută despre prelungirea unui termen limită al proiectului, toată lumea va discuta în funcție de un flux prestabilit. Astfel, toți participanții la întâlnire vor avea aceeași perspectivă.
De exemplu, reuniunea va discuta despre prelungirea termenului limită al proiectului pentru a satisface cererea tot mai mare. Pentru aceasta, pregătiți un flux de discuții care constă în „10 minute pentru a discuta despre progresele realizate până în prezent; 15 minute pentru a decide cum să crească productivitatea; 10 minute pentru a lua în considerare aspectele pozitive și negative; 5 minute pentru a decide dacă termenul este prelungit sau nu”
Pasul 6. Decideți cine va conduce discuția pentru fiecare subiect
Pune-i numele lângă subiect, astfel încât să se poată pregăti singur. Confirmați această sarcină cu persoana în cauză cu câteva zile înainte de ședință și puneți-o pe ordinea de zi.
Dacă veți conduce ședința de la început până la sfârșit, enumerați acest lucru sub titlul agendei întâlnirii
Pasul 7. Alocați timpul dacă există vorbitori invitați în ședință
Dacă întâlnirea va avea mai mulți vorbitori invitați care discută un subiect important, va trebui să le alocați o parte din timpul întâlnirii. Stabiliți un program în agendă, astfel încât fiecare invitat să aibă posibilitatea de a vorbi chiar dacă dorește să discute mai multe subiecte. Astfel, ei pot pregăti cât mai bine materialul care urmează să fie livrat.
Cu câteva zile înainte de ședință, sunați la vorbitorul invitat pentru a întreba despre durata de timp necesară pentru a discuta subiectul pe care doriți să îl acoperiți. Acest lucru vă va ajuta să vă organizați programul, astfel încât să nu se ciocnească unul cu celălalt
Pasul 8. Luați timp pentru a discuta alte probleme
Programați această sesiune la sfârșitul ședinței. Profitați de această sesiune pentru a întreba toți participanții dacă mai există ceva despre care ar dori să discute înainte de închiderea ședinței. În plus, pot transmite în continuare lucruri care au fost ratate sau care nu au fost discutate.
- Prin includerea acestei sesiuni pe ordinea de zi, invitatul știe că poate contribui chiar dacă ceea ce vrea să transmită nu este inclus în agenda ședinței.
- Alocați timp pentru întrebări și răspunsuri în această sesiune.
Partea 3 din 3: Finalizarea agendei întâlnirii
Pasul 1. Enumerați detaliile legate de desfășurarea ședinței
Scrieți ora, data și locul întâlnirii pe ordinea de zi împreună cu numele participanților care pot participa la întâlnire. În acest fel, ei știu deja cu cine se vor întâlni la întâlnire atunci când vor primi invitația.
- Este o idee bună să includeți numele participanților care participă de obicei la ședință, dar care nu pot participa de data aceasta. Informați clar că numele nu poate participa la ședință.
- Atașați o hartă de locație pentru persoanele care nu știu unde se ține întâlnirea.
Pasul 2. Spuneți lucrurile care trebuie pregătite înainte de ședință
Informați colegii care sunt invitați dacă există lucruri pe care trebuie să le pregătească în avans, cum ar fi citirea rapoartelor, colectarea informațiilor pentru a stabili soluții sau identificarea problemelor.
Includeți aceste informații în partea de jos a agendei întâlnirii folosind litere aldine sau colorate pentru a le face clare și ușor de citit pentru toți participanții la întâlnire
Pasul 3. Verificați cu atenție agenda întâlnirii înainte de ao distribui, astfel încât să nu existe erori
Agenda întâlnirii este importantă pentru persoanele invitate. Înainte de distribuire, verificați agenda întâlnirii pentru a vă asigura că informațiile au fost scrise complet și corect și că nu există greșeli de scriere. Pe lângă faptul că demonstrezi o etică ridicată a muncii, acest mod reflectă faptul că ești atent la detalii și le apreciezi.
Pasul 4. Distribuiți agenda cu 3-4 zile înainte de ședință
Colegii care primesc invitația au încă timp să se pregătească dacă au citit agenda întâlnirii cu câteva zile înainte, dar nu o trimit prea devreme, deoarece există posibilitatea ca aceasta să fie ignorată.
Dacă doriți să organizați o întâlnire importantă în timpul unei conferințe, pregătiți agenda cu câteva luni în avans
sfaturi
- Utilizați formatul agendei întâlnirii disponibil în programul Word. Multe programe pentru crearea de documente, precum Microsoft Office, Pages pentru Mac etc. care oferă formate de documente personale și profesionale, de exemplu pentru a aranja rapid și ușor agendele întâlnirilor.
- Dacă există un format de agendă de întâlnire standard în compania dvs., utilizați acel format.
- Asigurați-vă că întâlnirea se desfășoară conform unui program prestabilit, dar fiți flexibili. Trebuie să urmăriți întâlnirea verificând frecvent ceasul. Dacă discuția despre prima agendă a fost finalizată, direcționați participanții să continue întâlnirea discutând următoarea agendă. Puteți spune politicos „Vom acoperi următorul subiect, astfel încât întâlnirea să se încheie în timp.”
