Adesea auzim oameni plângându-se că nu au suficient timp pentru a îndeplini sarcinile. Dacă experimentați același lucru, nu vă faceți griji! Puteți profita la maximum de timpul disponibil stăpânind câteva abilități de organizare și de gestionare a timpului. Cu cât vă gestionați mai înțelept timpul, cu atât mai multe sarcini vor fi îndeplinite.
Etapa
Metoda 1 din 3: Identificarea modului în care îți folosești timpul
Pasul 1. Înregistrați toate activitățile zilnice
Observați ce activități desfășurați în fiecare zi și notați cât timp vă durează pentru a le finaliza. Poate nu crezi că timpul pierdut se dovedește a fi mult mai mult decât timpul care este de fapt folosit pentru a finaliza sarcinile zilnice.
Nu uitați să vă înregistrați activitățile de rutină acasă, cum ar fi pregătirea micului dejun, măturarea casei, dușul etc
Pasul 2. Înregistrați toate activitățile într-un caiet
După ce cunoașteți activitățile pe care le faceți pe parcursul zilei și timpul necesar, scrieți-le într-un caiet. Dacă toate informațiile sunt combinate și prezentate într-o singură pagină, veți vedea modele și activități care au potențialul de a declanșa o pierdere de timp.
- Păstrați note complete și clare. Nu înregistrați mai multe activități într-o singură intrare, nu ignorați sarcinile aparent banale și țineți evidența timpului cu precizie atunci când monitorizați implementarea activităților zilnice.
- Activități de grup în categorii. De exemplu, rețineți sarcinile gospodăriei în albastru, lucrările de birou în roșu și activitățile de agrement în negru. Această metodă vă ajută să estimați cât timp va dura fiecare grup.
Pasul 3. Aflați cum vă folosiți timpul
Petreceți: 1 oră pe zi visând cu ochii deschiși? 2 ore pentru a decide unde să mănânc? 8 ore pentru a accesa internetul? Găsiți modele care descriu modul în care vă folosiți timpul și apoi determinați ce activități sunt utile și care nu.
- Pierzi timpul pentru că îți lipsește stăpânirea de sine? Sunteți obișnuiți să amânați munca? Ai o responsabilitate imensă? Puneți-vă aceste întrebări atunci când evaluați modul în care vă folosiți timpul.
- Poate vă programați activitățile zilnice într-un mod irațional. De exemplu, nu v-ați gestionat timpul cu înțelepciune dacă lucrați 30 de minute, faceți o pauză de 10 minute pentru a vă îngriji de lucruri banale, apoi reveniți la lucru 30 de minute. Veți fi mai concentrat și mai productiv dacă lucrați 1 oră și apoi veți avea grijă de lucruri banale.
- Finalizați sarcinile stabilind termene limită. Acest lucru se face prin specificarea duratei de timp pentru a finaliza anumite sarcini fără a fi distras.
Pasul 4. Efectuați ajustări ale programului
După ce știți exact ce activități trebuie să faceți și la ce vă petreceți timpul, ajustați-vă programul zilnic. Asigurați-vă că știți ce activități nu puteți sau nu doriți să eliminați din cauza lipsei de timp. Activitățile care ocupă mult timp nu pierd mereu timp.
Pasul 5. Dacă îți ia 3 ore pe zi pentru a trimite e-mailuri legate de serviciu, este puțin probabil să reduci timpul alocat acestei activități
Cu toate acestea, dacă răspundeți la 4-5 e-mailuri personale în timp ce trimiteți e-mailuri de serviciu, reduceți timpul alocat.
Pasul 6. Schimbați-vă obiceiurile și perspectiva
Chiar dacă aveți probleme cu gestionarea timpului, există întotdeauna o soluție. Acum, că știi de ce îți pierzi timpul sau cum ar trebui să-ți folosești timpul, următorul pas este să schimbi modul în care îți gestionezi timpul pentru a-ți forma noi obiceiuri.
- Dacă petreceți mult timp curățând casa sau gătind, este o idee bună să angajați o femeie de serviciu sau să vă abonați la un serviciu de catering. Pentru unii oameni, timpul este mai valoros decât banii.
- Poate că folosiți puțin timp pentru a accesa internetul fără un scop specific. Limitați timpul în care accesați anumite site-uri web sau rețele sociale, dacă aveți de făcut sarcini mai importante.
Metoda 2 din 3: Evitarea diversiunilor
Pasul 1. Stabiliți lucrurile care vă distrag atenția în timpul activităților zilnice
Distragerea consecventă este un obstacol major în calea gestionării înțelepte a timpului. Aflați ce activități sau persoane vă ocupă mult timp, cum ar fi prietenii cărora le place să vorbească sau care doresc să se relaxeze, astfel încât să neglijați munca. Încercați să evitați lucrurile care vă fac să pierdeți timpul.
- Dacă pierdeți mult timp, dar nu obțineți rezultatele pe care le-ați sperat, pot exista distrageri de evitat.
- În timp ce lucrați la birou, puteți întâlni câțiva colegi care vă distrag atenția. Nu vorbiți mici sau nu vorbiți fără scop în timpul orelor de lucru. Cu toate acestea, fii politicos cu ei, deoarece comportamentul la birou este la fel de important ca și capacitatea de a gestiona timpul pentru succesul în carieră.
Pasul 2. Nu stați la telefon prea mult timp
Dacă vă petreceți puțin timp în conversații telefonice lungi, schimbați acest obicei. Adesea, vorbirea față în față este mai eficientă decât prin telefon. Deci, scăpați de obiceiul de a vorbi lung la telefon.
Când discutați la telefon, începutul sau sfârșitul conversației se referă de obicei doar la lucruri banale. Mulți oameni nu pot să se concentreze și să viseze cu ochii deschiși la telefon. Deci, încearcă să fii conștient de acest lucru. Pentru cele mai bune rezultate, organizați o întâlnire față în față, dacă aveți nevoie să discutați probleme legate de muncă, deoarece ambele părți pot discuta fără a fi distrase în timpul întâlnirii
Pasul 3. Nu accesați site-ul web prea des
Mulți oameni au nevoie de internet ca mijloc principal de îndeplinire a sarcinilor. Cu toate acestea, mulți pierd și timpul fără beneficiul căutării de articole, știri sportive, fotografii ale artiștilor, poze cu pisoi sau pui. Concentrați-vă pe utilizarea internetului. Există diferite programe pentru a bloca anumite aplicații, site-uri web și suporturi media pentru a reduce redirecționările provenite de pe internet.
- Închide Facebook, Twitter și alte rețele sociale atunci când trebuie să te concentrezi pe lucruri mai importante.
- Căutarea subiectelor prin Google necesită, de asemenea, foarte mult timp. La început, doriți doar să găsiți câteva informații, dar înainte de a le cunoaște, ați navigat pe diferite site-uri web de 3 ore.
Pasul 4. Puneți un semn „Vă rog calmați-vă”
Poate ați văzut semnul atârnat pe ușa camerei de hotel. Postați acest semn în biroul sau spațiul dvs. de lucru. În loc să o cereți la hotel, tipăriți-o singur și apoi agățați-o pe ușa spațiului de lucru, dacă este necesar. În acest fel, nimeni nu vă invită să discutați, astfel încât să vă puteți concentra asupra muncii.
Dacă lucrezi de acasă, amenajează o cameră specială pentru muncă. Nu lucrați într-un loc care este de obicei folosit pentru activități cu membrii familiei. Este ușor să vă distrageți atenția când auziți sunetul de la televizor, sunetul telefonului sau sunetul unui joc video
Pasul 5. Fii pregătit pentru diversiuni neașteptate
Uneori, diversiunile vin inevitabil, de exemplu pentru că șeful tău te invită să conversezi prin WA sau părinții tăi cer ajutor pentru a finaliza sarcini ușoare. Dacă ați programat, aceste lucruri nu vă fac să lipsiți de timp pentru a finaliza sarcinile și a desfășura activități prioritare.
Metoda 3 din 3: Folosirea eficientă a timpului
Pasul 1. Notați toate lucrurile care trebuie făcute
Nu vă bazați pe memorie pentru sarcinile zilnice. Faceți o listă a activităților care trebuie făcute și citiți-o cât mai des posibil, astfel încât toate obiectivele de lucru să fie atinse.
- Chiar dacă anumite sarcini par banale sau ușoare, doar scrie-le. Programul de pe agendă va conține ceva de genul „Sunați-l pe Steve”, „Calculați marja de profit” sau „Trimiteți un e-mail șefului”.
- Faceți-vă obișnuit să luați notițe cu dvs. în timpul activităților zilnice, astfel încât să fiți gata să luați notițe despre activități sau sarcini noi. Deși îl puteți nota mai târziu, cel mai bine este să nu-l întârziați, astfel încât să nu-l uitați.
Pasul 2. Folosiți un calendar
Folosirea unui calendar sau agendă ca mijloc de a programa activități zilnice vă ajută să vă gestionați timpul eficient. Notați orice lucru nou care trebuie inclus în programul dvs., cum ar fi un termen limită, o sarcină sau o întâlnire. Alocați timp în fiecare dimineață pentru a vă citi agenda pentru a afla ce activități să faceți pe tot parcursul zilei.
Pasul 3. Nu faceți programări cu același program
Pentru a putea gestiona timpul cu înțelepciune, aranjați un program de activități care nu sunt prea aglomerate. Nu respectați termenele limită și nu faceți programări cu același program. Citiți mai întâi agenda înainte de a fi de acord cu un nou program pentru a vă asigura disponibilitatea timpului. În acest fel, veți putea să vă gestionați bine timpul și să respectați un program zilnic consistent.
Pasul 4. Evită distragerea atenției
Profitați la maximum de timp productiv, eliminând lucrurile care vă distrag atenția sau care vă împiedică să vă abateți de la programul dvs. și să întârziați alte activități. Opriți televizorul și jocurile video, astfel încât să vă puteți concentra asupra sarcinilor dvs. prioritare și să vă distrați mai târziu.
Pasul 5. Prioritizați sarcinile de finalizat
Organizați-vă timpul cât mai bine, programând cele mai importante sarcini sau trebuie să fie pe primul loc. Scrieți această sarcină pe un program folosind culori strălucitoare sau etichete mici. Programați mai întâi sarcinile cu prioritate maximă, astfel încât să existe suficient timp pentru a le finaliza, apoi listați alte activități care pot fi realizate ulterior.
- Fii pregătit să schimbi prioritățile în orice moment. Există lucruri care apar brusc și trebuie abordate imediat, astfel încât să fiți forțați să nu mai lucrați pentru a direcționa atenția și să alocați timp pentru a respecta termene foarte urgente, cu rezultate maxime. Asigurați-vă că evenimente de acest gen sunt rare.
- Dacă vă schimbați frecvent prioritățile zilnice, se pare că trebuie reparat ceva. Deși este normal să faceți mici ajustări la programul dvs., schimbarea programului dvs. prea des indică o incapacitate de a stabili corect prioritățile.
Pasul 6. Fii realist
Determinați o alocare de timp realistă, astfel încât fiecare sarcină să fie finalizată corect. Dacă îți ia 30-60 de minute pentru a finaliza o sarcină, programează 60 de minute. Făcând estimări de timp realiste, nu vă simțiți copleșiți sau nu trebuie să vă schimbați programul de lucru.
Mai bine să aveți grijă să acordați mai mult timp decât este necesar. Dacă o sarcină este terminată devreme, lucrați la următoarea și acest lucru nu are absolut niciun impact asupra productivității
Pasul 7. Programați activitățile zilnice de rutină
Nu uitați să vă programați rutina zilnică, cum ar fi mâncarea și scăldatul. Acest lucru se va rezolva probabil, însă va trebui să alocați timp între sarcinile programate, astfel încât să nu ratați sau să amânați alte activități programate.
Pasul 8. Folosiți mementouri
În plus față de agenda dvs., utilizați alte instrumente pentru a vă reaminti sarcinile sau termenele importante, cum ar fi foile Post-it sau setarea unui memento pe telefon care va suna sau va afișa un mesaj la un anumit moment pentru a vă reaminti să faceți ceva sau pregătește-te pentru următorul program. Astfel nu uitați activitățile programate.
- Nu vă bazați pe alte persoane pentru a vă reaminti, deoarece există șanse mari să uite la fel de bine ca și voi.
- Dacă este programată o activitate foarte importantă, setați câteva memento-uri în cazul în care o mică notă sau o alarmă de telefon mobil este ignorată.
Pasul 9. Solicitați ajutor
Puteți cere altora ajutor sau delegați lucrări ușoare dacă este necesar. Puteți face un program bun dacă nu ezitați să cereți altcuiva să vă ajute să curățați casa sau să pregătiți cina dacă sunteți încă ocupat să lucrați până târziu în noapte.
- Delegați responsabilitatea cuiva pe care vă puteți baza. În loc să cereți ajutor unor persoane capabile să îndeplinească sarcina, alegeți pe cineva care este gata să lucreze bine până la finalizare.
- Nu vă obișnuiți să transferați sarcinile către alte persoane. În plus față de a arăta o incapacitate de a gestiona timpul, puteți părea leneș și nemotivat.
Pasul 10. Aflați-vă productivitatea
Periodic, trebuie să alocați timp pentru a analiza ceea ce ați realizat, cât de bine vă performați și cât timp este necesar. Prin evaluarea diferitelor aspecte ale vieții personale și profesionale, vă puteți ajusta programul de lucru și stilul de viață zilnic, astfel încât să puteți obține rezultate care vă depășesc obiectivele.
Pasul 11. Oferă-ți un cadou
Munca prea grea sau prea lungă tinde să ducă la plictiseală, ceea ce vă face dificilă concentrarea chiar și asupra celor mai ușoare sarcini. Deci, ia-ți timp să-ți sărbătorești realizările și dă-ți un cadou pe care îl iubești.
- Faceți-vă timp să vă odihniți pentru a vă relaxa. Opriți telefonul și nu răspundeți la e-mailuri. Dacă munca și timpul liber sunt combinate, aceasta nu este o modalitate de a vă recompensa sau de a preveni epuizarea.
- Dacă lucrați de luni până vineri, luați weekendul pentru odihnă. De exemplu, dacă finalizați un proiect care a durat 3 luni la rând, alocați timp pentru o scurtă vacanță după finalizarea proiectului.
