Pentru a muta o listă sau un tabel de date din Word în Excel, nu este necesar să mutați piese individuale de date în celulele unei foi de calcul Excel (foaie de lucru). Puteți pur și simplu să vă formatați corect documentul în Word, apoi întregul document poate fi importat în Excel cu doar câteva clicuri.
Etapa
Metoda 1 din 2: Conversia listelor
Pasul 1. Înțelegeți cum va fi convertit documentul Word
Pentru a importa un document în Excel, anumite caractere sunt utilizate pentru a determina ce date vor intra în celulele din foaia de lucru Excel. Efectuând câțiva pași de formatare înainte de import, puteți controla aspectul foii de lucru și minimiza cantitatea de formatare manuală care trebuie efectuată. Acest lucru este util mai ales dacă importați o listă lungă dintr-un document Word în Excel.
Această metodă funcționează cel mai bine atunci când există mai multe intrări în listă, fiecare cu un format similar (o listă de adrese, numere de telefon, adrese de e-mail etc.)
Pasul 2. Asigurați-vă că nu există erori de formatare în document
Înainte de a începe procesul de conversie, asigurați-vă că fiecare intrare este formatată în același mod. Trebuie să corectați orice erori de punctuație sau să rearanjați intrările care nu se potrivesc. Acest lucru este pentru a vă asigura că procesul de transfer de date se desfășoară fără probleme.
Pasul 3. Afișați caracterele de formatare în documentul Word
Afișând caractere în format normal ascunse, puteți determina cel mai bun mod de a separa fiecare intrare. Puteți afișa caractere de formatare făcând clic pe butonul Afișare / Ascundere semne de paragraf din fila Acasă sau apăsând Ctrl + ⇧ Shift + *.
Majoritatea listelor au un semn de paragraf la sfârșitul fiecărei linii sau la sfârșitul unei linii sau într-o linie goală între intrări. Veți utiliza acest semn pentru a introduce caracterul distinctiv al celulelor din Excel
Pasul 4. Înlocuiți semnele de paragraf dintre intrări pentru a elimina spațiile suplimentare
Excel va utiliza spații între intrări pentru a defini rânduri, dar ar trebui să le eliminați în acest moment pentru a ajuta la procesul de formatare. Nu vă faceți griji, îl veți adăuga în curând. Acest pas funcționează cel mai bine dacă aveți un marcaj de paragraf la sfârșitul intrării și un marcaj în spațiul dintre intrări (două spații consecutive).
- Apăsați Ctrl + H pentru a deschide fereastra Căutare și înlocuire.
- Tastați ^ p ^ p în câmpul Căutare. Acesta este codul pentru două semne consecutive de paragraf. Dacă fiecare intrare este o singură linie și nu există linii goale între ele, utilizați doar una ^ p.
- Introduceți caracterul delimitator în câmpul Înlocuire. Asigurați-vă că acest caracter nu este un caracter din document, cum ar fi ~.
- Faceți clic pe Înlocuiți toate. Veți observa că aceste intrări se combină, dar lăsați-le în pace atâta timp cât caracterul delimitator este la locul potrivit (între fiecare intrare)
Pasul 5. Separați fiecare intrare în coloane separate
Acum intrările apar în rânduri separate. Trebuie să specificați datele care vor apărea în fiecare coloană. De exemplu, dacă fiecare intrare din prima linie este un nume, în a doua linie este o adresă de stradă, iar în a treia linie este o țară și un cod poștal, faceți următoarele:
- Apăsați Ctrl + H pentru a deschide fereastra Căutare și înlocuire.
- Eliminați una dintre marcajele ^ p din câmpul Căutare.
- Înlocuiți caracterul din câmpul Înlocuire cu o virgulă,.
- Faceți clic pe Înlocuiți toate. Aceasta va înlocui simbolurile de paragraf rămase cu un separator de virgule, care va separa fiecare linie într-o coloană.
Pasul 6. Schimbați caracterul delimitator pentru a finaliza procesul de formatare
După ce ați parcurs cei doi pași Găsiți și înlocuiți de mai sus, lista nu va mai arăta ca o listă. Toate vor fi pe aceeași linie și vor avea o virgulă între fiecare bucată de date. Pasul Căutare și înlocuire va returna datele înapoi într-un formular de listă, dar totuși are virgule care definesc coloanele.
- Apăsați Ctrl + H pentru a deschide fereastra Căutare și înlocuire.
- Introduceți ~ (sau orice personaj ați ales la început) în câmpul Găsiți.
- Introduceți ^ p în câmpul Înlocuire.
- Faceți clic pe Înlocuiți toate. Acest lucru va face toate intrările înapoi în grupuri individuale separate prin virgule.
Pasul 7. Salvați fișierul ca fișier text simplu
Formatul de intrare este complet și puteți salva acest document ca fișier text. Acest lucru se face astfel încât Excel să poată citi și analiza datele dvs., astfel încât acestea să apară în coloanele corecte.
- Faceți clic pe fila Fișier și selectați Salvare ca.
- Faceți clic pe meniul drop-down Salvare ca tip și selectați Text simplu.
- Denumiți fișierul și apoi faceți clic pe Salvare.
- Dacă apare fereastra Conversie fișiere, faceți clic pe & nbsp OK;.
Pasul 8. Deschideți fișierul în Excel
Deoarece fișierul este salvat în text simplu, îl puteți deschide în Excel.
- Faceți clic pe fila Fișier și selectați Deschidere.
- Faceți clic pe meniul drop-down Excel Toate fișierele și selectați Fișiere text.
- Faceți clic pe Următorul> în fereastra Expert de importare text.
- Selectați virgulă în lista Delimitator. Puteți vedea cum vor fi separate intrările în previzualizarea din partea de jos. Faceți clic pe Următorul>.
- Selectați formatul de date pentru fiecare coloană, apoi faceți clic pe Finalizare.
Metoda 2 din 2: Conversia tabelelor
Pasul 1. Creați un tabel în Word și apoi introduceți date în el
Pentru o listă de date în Word, o puteți converti într-un format de tabel și apoi copiați tabelul în Excel. Dacă datele dvs. sunt deja în format tabel, treceți la pasul următor.
- Selectați tot textul care urmează să fie convertit într-un tabel.
- Faceți clic pe fila Insert și apoi faceți clic pe butonul Table.
- Selectați Conversia textului în tabel.
- Introduceți numărul de rânduri pe rând de date în coloana Număr de coloane. Dacă există rânduri goale între fiecare rând de date, adăugați unul la totalul coloanei.
- Faceți clic pe & nbsp OK;.
Pasul 2. Verificați formatul tabelului
Word va crea un tabel pe baza setărilor dvs. Verificați pentru a vă asigura că tabelul este corect.
Pasul 3. Faceți clic pe butonul mic + care apare în colțul din stânga sus al tabelului
Acest buton va apărea când plasați mouse-ul peste masă. Dacă faceți clic pe acest buton, veți selecta toate datele din tabel.
Pasul 4. Apăsați
Ctrl + C pentru a copia date. De asemenea, puteți face clic pe butonul Copiere din fila Acasă.
Pasul 5. Deschideți Excel
Odată ce datele sunt copiate, puteți deschide Excel. Dacă doriți să plasați datele într-o foaie de lucru existentă, deschideți foaia de lucru. Plasați cursorul în celula pe care doriți să o faceți celula din stânga sus a tabelului.
Pasul 6. Apăsați
Ctrl + V pentru a lipi date.
Fiecare dintre celulele din tabelul Word va fi plasată într-o celulă separată din foaia de lucru Excel.
Pasul 7. Separați orice coloane rămase
În funcție de tipul de date pe care le importați, este posibil să aveți nevoie de o formatare suplimentară. De exemplu, dacă importați adrese de oraș, coduri de țară și coduri poștale care se află într-o singură celulă, le puteți împărți automat în Excel.
- Faceți clic pe titlurile de coloană pe care doriți să le împărțiți. Acest pas va selecta întreaga coloană.
- Selectați fila Date și faceți clic pe butonul Text în coloane.
- Faceți clic pe Următorul> apoi selectați virgulă în coloana Delimitatori. Dacă utilizați exemplul de mai sus, acest pas va separa orașul de codul țării și codul poștal.
- Faceți clic pe Finalizare pentru a salva modificările.
- Selectați coloanele care mai trebuie împărțite, apoi repetați acest proces. Selectați Spațiu și nu virgulă ca delimitator. Acest pas va separa codul țării de codul poștal.
