Excel este excelent pentru tabele și date, dar cum îl puteți utiliza și structura astfel încât să corespundă nevoilor dvs.? Instrumentul Sortare vă permite să sortați rapid coloanele cu diferite formate sau puteți crea propriile formate pentru mai multe coloane și tipuri de date. Utilizați funcția Sortare pentru a vă organiza datele și a le face mai ușor de înțeles și de utilizat.
Etapa
Partea 1 din 3: Sortarea alfabetică sau după număr
Pasul 1. Selectați datele
Puteți face clic și trageți (faceți clic și trageți) pentru a selecta coloana după care doriți să sortați sau puteți face clic pe o celulă din coloană pentru a activa celula respectivă și lăsați Excel să sorteze automat datele.
Toate datele dintr-o coloană trebuie să fie aranjate în funcție de tipul său pentru a fi sortate (exemplu: text, numere, date)
Pasul 2. Căutați butonul Sortare
Acest buton este situat în fila Date din secțiunea Sortare și filtrare. Pentru a sorta rapid, utilizați butoanele „AZ ↓” și „AZ ↑”.
Pasul 3. Sortează coloanele făcând clic pe butonul corespunzător
Când sortați numerele, le puteți sorta de la cel mai mic la cel mai mare („AZ ↓”) sau de la cel mai mare la cel mai mic („AZ ↑”). Când sortați textul, îl puteți sorta alfabetic („AZ ↓”) sau în ordine alfabetică inversă („AZ ↑”). Când sortați datele sau orele, le puteți sorta de la cele mai vechi la cele mai recente („AZ ↓”) sau de la cele mai vechi la cele mai vechi („AZ ↑”).
Dacă există o altă coloană care conține date în afară de coloana pe care o sortați, va apărea o fereastră de întrebare care vă va întreba dacă doriți să introduceți datele pentru sortare. Rezultatul comenzii se bazează în continuare pe coloana pe care ați selectat-o, dar datele de lângă coloana respectivă vor urma ordinea în conformitate cu datele din coloana selectată
Pasul 4. Problemă cu coloana care nu va fi sortată
Dacă întâlniți un mesaj de eroare atunci când încercați să sortați, cea mai frecventă cauză este o problemă de formatare a datelor.
- Dacă sortați numerele, asigurați-vă că toate celulele sunt formatate ca numere și nu text. Cifrele pot fi „importate” accidental sau citite ca text din anumite programe sau aplicații contabile.
- Dacă sortați textul, erorile pot apărea din prezența spațiilor sau din formatarea incorectă a datelor.
- Dacă sortați după dată sau oră, problema apare de obicei din formatul datelor. Pentru ca Excel să poată fi sortat după dată, trebuie să vă asigurați că toate datele dvs. sunt formatate ca date.
Partea 2 din 3: Sortare după criterii multiple
Pasul 1. Selectați datele
Spuneți că aveți o foaie de calcul cu o listă cu numele clienților și locațiile orașului lor. Apoi, doriți să sortați orașele în ordine alfabetică, apoi sortați fiecare client în ordine alfabetică și în fiecare oraș. Puteți face acest lucru creând o Sortare personalizată.
Pasul 2. Faceți clic pe butonul Sortare
Se află în secțiunea „Sortare și filtrare” din fila Date. Va apărea o fereastră care vă permite să creați o secvență specifică cu diferite criterii.
Dacă coloana dvs. are anteturi în prima celulă, de exemplu „Oraș” și „Nume”, asigurați-vă că bifați caseta Datele mele are antete în colțul din stânga sus al ferestrei Sortare care apare mai devreme
Pasul 3. Efectuați primele setări
Faceți clic pe meniul Sortare după pentru a selecta coloana dorită. În acest exemplu, veți sorta mai întâi orașul, deci selectați coloana corespunzătoare din meniu.
- În meniul „Sortare pe” selectați „Valori”.
- Aranjați comanda „de la A la Z” sau „de la Z la A” pe placul dvs.
Pasul 4. Efectuați a doua setare
Faceți clic pe butonul Adăugați niveluri. Aceasta va adăuga încă o setare sub prima setare. Selectați a doua coloană (Nume coloană în acest exemplu), apoi reglați setările (pentru o citire mai ușoară, alegeți același meniu de setări ca în prima setare).
Pasul 5. Faceți clic pe OK
Lista dvs. va fi sortată după setările făcute mai devreme. Puteți vedea orașe sortate alfabetic, iar numele clienților sortate alfabetic în fiecare oraș.
Acest exemplu este un exemplu simplu și include doar două coloane. Cu toate acestea, puteți crea secvențe complexe și puteți include mai multe coloane, dacă doriți
Partea 3 din 3: Sortează după culoarea celulei sau scrisoare
Pasul 1. Selectați datele
Puteți face clic și trageți (faceți clic și trageți) pentru a selecta coloana după care doriți să sortați sau puteți face clic pe o celulă din coloană pentru a activa acea celulă și lăsați Excel să sorteze automat datele.
Pasul 2. Faceți clic pe butonul Sortare
Se află în fila Date din secțiunea „Sortare și filtrare”. Va apărea fereastra Sortare. Dacă aveți o altă coloană care conține date lângă coloana pe care ați selectat-o, veți fi întrebat dacă doriți să introduceți aceste date.
Pasul 3. Selectați „Culoare celulă” sau „Culoare font” din meniul „Sortare activată”
Acest lucru vă va permite să selectați prima culoare pe care doriți să o sortați.
Pasul 4. Alegeți mai întâi ce culoare doriți să sortați
În meniul Comandă, puteți utiliza meniul „drop-down” pentru a selecta ce culoare doriți să puneți prima sau ultima în ordine. Puteți alege doar culoarea din coloană.
Nu există setări implicite sau implicite pentru sortarea culorilor. Trebuie să faceți singur aranjamentele
Pasul 5. Adăugați o altă culoare
Va trebui să adăugați alte setări pentru fiecare culoare pe care o sortați. Faceți clic pe Adăugare nivel pentru a adăuga setări. Selectați următoarea culoare după care doriți să sortați, apoi setați ordinele de aranjament în ordinea în care doriți să le faceți.
Asigurați-vă că fiecare comandă de configurare este aceeași pentru fiecare setare. De exemplu, dacă sortați de sus în jos, asigurați-vă în meniul Comandă pentru fiecare setare pe care o selectați În partea de sus
Pasul 6. Faceți clic pe OK
Fiecare setare va avea efect individual, iar coloanele vor fi sortate în funcție de culoarea pe care ați setat-o.
sfaturi
- Încercați să sortați datele într-un mod diferit; Diferite puncte de vedere pot arăta diferite aspecte ale informațiilor prezentate.
- Dacă foaia dvs. de calcul conține sume, medii sau alte informații de recapitulare sub informațiile pe care doriți să le sortați, aveți grijă să nu le sortați.
