Politicile și procedurile scrise prezintă liniile directoare, regulile, concentrarea și principiile organizației. În general, politicile și procedurile sunt incluse în manualele create pentru angajați. Modul de a scrie politici și proceduri de afaceri depinde de obiectivele companiei în sine.
Etapa
Partea 1 din 5: Prezentarea obiectivelor de afaceri
Pasul 1. Faceți o listă de obiective
În calitate de manager sau de proprietar de afacere, cunoașteți obiectivele companiei. Luați în considerare lucruri precum obiectivele de vânzări, obiectivele angajaților și ale conducerii și poziția de afaceri pe care vă așteptați să o aveți în următorii câțiva ani.
- Încercați să stabiliți obiective care nu sunt doar specifice, ci și realizabile și merită să vă străduiți. De exemplu, stabiliți obiective financiare care sunt la îndemână și stabiliți obiective pentru performanța angajaților care pot fi atinse urmând politicile și procedurile pe care le veți stabili.
- Odată ce v-ați stabilit obiectivele, asigurați-vă că sunteți gata să vă angajați ca proprietar sau manager de companie. Stabilirea obiectivelor este un prim pas important în dezvoltarea politicilor și procedurilor. Apoi, nu mai puțin important este să ne conformăm.
Pasul 2. Notați o listă de joburi și proceduri
Gândiți-vă la evenimentele și sarcinile zilnice din afacerea dvs. Notați fiecare lucrare care trebuie finalizată în fiecare zi, astfel încât afacerea să funcționeze fără probleme.
Luați în considerare următoarele: Ce sarcini necesită o descriere formală sau o direcție? Ce proceduri trebuie efectuate în mod consecvent în același mod? În loc să vă concentrați asupra lucrărilor manuale care nu necesită prea multe instrucțiuni, concentrați-vă pe sarcini mai mari
Pasul 3. Enumerați posibilele probleme și soluții
Se fac politici pentru a se asigura că totul funcționează fără probleme și că angajații și managerii au standarde de performanță. Gândiți-vă la problemele care ar putea apărea în absența unei politici. În acest fel, vă puteți gândi la politicile de care aveți nevoie.
Când vă gândiți la o problemă potențială, căutați o imagine de ansamblu rapidă despre cum să rezolvați sau să remediați problema. Gândiți-vă la problemele legate de activitățile de afaceri de zi cu zi, cum ar fi finanțele, interacțiunile dintre angajați și clienți și comportamentul și atitudinile angajaților
Partea 2 din 5: Scrierea politicilor de afaceri
Pasul 1. Enumerați categoriile de politici
După ce ați analizat diferitele probleme posibile care trebuie rezolvate cu politica, gândiți-vă la categoriile fiecăruia. De exemplu, utilizați categorii precum siguranță, programare, comportament, salariu, beneficii, concediu sau concediu și discriminare.
Mai târziu, atunci când compilați manualul, politicile deja separate în categorii vă vor ajuta să organizați manualul și secțiunile acestuia. Categoriile vă ajută, de asemenea, să decideți ce este cel mai important și le pot defalca mai detaliat
Pasul 2. Utilizați formatul de schiță pentru a defalca diferitele politici din fiecare categorie
Șablonul vă permite să aprofundați aspectele fiecărei politici sau categorii și să adăugați termeni și specificații pe măsură ce mergeți mai departe. Utilizați numerele pentru a sorta fiecare secțiune sau categorie.
Începeți cu o scurtă schiță. Apoi, după notarea tuturor ideilor inițiale, puteți reveni la schiță și puteți adăuga sau extinde pe măsură ce vă schimbați
Pasul 3. Gândiți-vă la consecințele adecvate pentru încălcările politicii
Politicile permit companiilor să funcționeze corect și servesc, de asemenea, ca standarde la care angajații și conducerea trebuie să respecte. Politicile servesc, de asemenea, ca documente scrise care prezintă modul de soluționare a problemelor de politică sau a încălcărilor. Acest lucru este important mai ales atunci când și dacă este nevoie de acțiuni pentru a rezolva problema.
Atunci când sunt scrise în documente oficiale, polițele pot acoperi drepturile și obligațiile legale ale angajaților și ale companiei. Politica include informații privind drepturile de angajare pentru persoanele cu dizabilități, impozite și interdicții de discriminare și hărțuire la locul de muncă. Asigurați-vă că introduceți informațiile în conformitate cu legislația aplicabilă
Pasul 4. Stabiliți o politică clară privind concedierea
Dacă trebuie să concediați un angajat pentru încălcarea unei politici, această politică scrisă va servi drept dovadă dacă angajatul crede că a fost concediat pe nedrept. Asigurați-vă că dedicați o secțiune discutării regulilor de concediere.
De asemenea, ar trebui să creați o politică de angajare. De exemplu, verificări de antecedente înainte de angajarea unui candidat sau o perioadă de probă după recrutarea unui angajat și înainte ca acesta să devină un angajat permanent. Asigurați-vă că creați și conturați termeni clari
Pasul 5. Utilizați un limbaj activ clar
Scrieți clar toate politicile în așa fel încât să nu fie interpretate greșit sau înțelese greșit. Dacă există o altă interpretare, vă recomandăm să o rescrieți în altă limbă.
De exemplu, nu scrieți: „Concediu medical suplimentar poate fi acordat în anumite circumstanțe”. În schimb, scrieți „Concediul medical suplimentar este aprobat numai cu permisiunea explicită a managerului de serviciu”
Partea 3 din 5: Proceduri de scriere
Pasul 1. Determinați ce locuri de muncă necesită proceduri detaliate
Nu toate locurile de muncă sau incidentele necesită instrucțiuni detaliate. Prioritizați sarcinile sau procedurile care trebuie făcute în mod consecvent, cum ar fi salarizarea sau programarea.
Când decideți ce proceduri necesită detalii, luați în considerare următoarele întrebări: Procedura a fost lungă sau complicată? Care sunt consecințele dacă există o eroare în implementare? Au fost implementate modificări importante recente? Această procedură necesită documente importante sau extinse? Angajații sunt deseori derutați de procedură?
Pasul 2. Adunați informațiile necesare pentru fiecare procedură
Înainte de a contura procedura, trebuie să cunoașteți toți pașii și aspectele acestora. Luați în considerare întrebările angajaților care au apărut și orice probleme pe care le-ați putea întâlni.
Chiar dacă aveți toate informațiile, va trebui totuși să respectați elementele de bază ale procedurii în sine. Gândiți-vă la ce trebuie cititorii sau angajații să înțeleagă și să efectueze procedura
Pasul 3. Folosiți toate informațiile pentru a scrie o procedură clară
Folosiți limba activă. Încercați să evitați cuvintele lungi și redundante. Asigurați-vă că nu utilizați un limbaj dificil de înțeles, inclusiv jargonul pe care angajații ar putea să nu-l cunoască.
De exemplu, în loc să scrie, „chitanțele de salarizare rupte de personal trebuie păstrate în fișierul financiar”, utilizați următoarea limbă, „Păstrarea chitanțelor de salarizare rupte în fișierul financiar”
Partea 4 din 5: Înțelegerea legalității
Pasul 1. Introduceți o secțiune despre politica anti-discriminare
Toți proprietarii de afaceri trebuie să respecte politicile anti-discriminare stabilite de guvern. Asigurați-vă că includeți informații despre politică împreună cu așteptările ca toți angajații să o respecte.
Informațiile privind oportunitățile egale de angajare ar trebui, de asemenea, să fie incluse în politică, precum și legea privind dreptul la muncă pentru persoanele cu dizabilități și politica privind hărțuirea
Pasul 2. Asigurați-vă că politica dvs. este legală
Trebuie să vă asigurați că toate politicile elaborate sunt corecte și în conformitate cu legea. Există multe resurse pe care le puteți utiliza pentru a afla dacă politica dvs. este în conformitate cu legislația aplicabilă.
De asemenea, puteți solicita consilierului juridic să studieze politicile pe care le-ați elaborat înainte de a le aplica angajaților. În calitate de proprietar de afaceri, având un consilier juridic pe care îl puteți consulta în mod regulat este foarte benefic
Pasul 3. Rugați angajații să semneze proiecte de politici și proceduri
Angajaților noi ar trebui să li se solicite să fie de acord și să semneze documentele de politică și procedură și să li se furnizeze o copie pentru referință. În plus, orice modificare trebuie semnată de toți angajații. Acest lucru este pentru a ne asigura că toți sunt obligați de politică în cazul în care ambele părți ar trebui întreprinse în viitor.
Minorii nu pot încheia în mod legal contracte. Dacă angajați angajați cu vârsta sub 18 ani, asigurați-vă că au permisiunea scrisă a unui tutore să încheie un contract, deoarece părintele sau tutorele poate anula legal contractul
Partea 5 din 5: Compilarea manualului
Pasul 1. Aranjați informațiile într-o ordine logică
Începeți cu punctele mai mari, apoi urmați cu cele mai mici. De exemplu, în loc să începeți cu categoria de compensare, începeți manualul cu procesul de angajare sau categoria de eligibilitate.
- Luați în considerare deschiderea unui manual cu o descriere a obiectivelor companiei așa cum ați subliniat anterior. Scrieți un paragraf clar sau unificat sau două care să rezume manualul, la ce se pot aștepta angajații de la companie și la ce se așteaptă compania de la angajați.
- Utilizați schița pentru a crea subcategorii în manual. Faceți un cuprins când ați terminat, astfel încât fiecare informație să fie ușor de găsit.
Pasul 2. Folosiți o imagine, o diagramă sau o diagramă
Există persoane care sunt mai vizuale, astfel încât diagramele, diagramele sau imaginile din manual pot ajuta diferitele tipuri de angajați să înțeleagă conceptele. Imaginile pot simplifica procedurile și politicile.
De exemplu, puteți crea un grafic sau un tabel care să enumere diverse titluri și atribuțiile acestora. De asemenea, puteți utiliza un tabel de întrebări și răspunsuri pe care angajații le pot folosi ca referință, dacă este necesar
Pasul 3. Furnizați manuale pentru ca toți angajații să poată accesa cu ușurință
În mod ideal, noii angajați primesc o copie a manualului atunci când sunt angajați, iar angajații vechi primesc o nouă copie atunci când există o revizuire. Luați în considerare ca toți angajații să semneze un contract care să ateste că înțeleg toate punctele prezentate în manual și sunt de acord cu acesta.
