Te simți copleșit de nevoia de a îndeplini o multitudine de responsabilități într-un timp limitat? Responsabilitățile personale și profesionale care se suprapun reciproc sunt predispuse la declanșarea stresului, mai ales dacă ocuparea extremă te face adesea să uiți ceva important. Pentru a preveni acest lucru, de ce nu încercați să faceți o listă de sarcini îngrijită și bine organizată? Prin această listă, puteți seta mai ușor prioritățile, puteți urmări sarcinile neterminate și puteți crește productivitatea de zi cu zi.
Etapa
Partea 1 din 3: Rezumarea detaliilor activității
Pasul 1. Determinați media cea mai potrivită
Dacă vă accesați telefonul mai mult decât agenda dvs., încercați să notați o listă de sarcini în aplicația dvs. pentru telefon. Pe de altă parte, dacă nu doriți să vă uitați la ecranul telefonului sau al computerului toată ziua, încercați să îl scrieți pe o bucată de hârtie sau pe o agendă specială. Dacă nu este adaptat preferințelor dvs., este probabil ca lista de sarcini să fie mai puțin eficientă.
De fapt, există aplicații precum Any.do, Wunderlist și Pocket Lists pe care le puteți descărca și utiliza pentru a vă gestiona activitățile zilnice mai eficient
Pasul 2. Enumerați tot ce aveți nevoie pentru a face
Aranjamentul poate fi completat cu lucruri mai puțin importante, cum ar fi „Baia”, până la lucruri importante, cum ar fi „Material de finisare pentru prezentarea săptămânii viitoare” sau „Căutarea cadoului de naștere al mamei luna viitoare”. După cum puteți vedea, cele trei sarcini sunt de natură, importanță și durată diferite. În acest stadiu, nu vă grăbiți să le clasificați; scrie doar toate sarcinile, responsabilitățile sau activitățile care îți vin în minte.
- Simțiți-vă liber să notați pe hârtie tot ce vă vine în minte. Procedând astfel, vă veți simți mai ușurați și veți ajuta să nu uitați nici o responsabilitate.
- Această listă este lista principală de sarcini.
Pasul 3. Cereți ajutor celorlalți, dacă este necesar
După întocmirea unei liste de activități care trebuie finalizate, decideți dacă cereți sau nu ajutor celorlalți. De fapt, nu ar trebui să ezitați să cereți ajutor altcuiva dacă vă simțiți cu adevărat copleșiți sau aveți un timp foarte limitat! Evitați dorința de a gestiona singur lucrurile! Dacă sarcina poate fi delegată altcuiva, nu ezitați să o faceți!
Partea 2 din 3: Gestionarea activităților
Pasul 1. Grupați sarcinile listate pe lista principală în categorii
De exemplu, puteți crea categorii „responsabilitate la locul de muncă” și „responsabilitate la domiciliu”. Acest lucru vă va ajuta să vă concentrați mai bine atenția și energia asupra fiecărei sarcini. De exemplu, puteți economisi mai mult timp nefiind necesar să verificați categoria „responsabilitate acasă” atunci când vă aflați la serviciu.
Pentru a maximiza productivitatea, imaginați-vă că vă așezați toate sarcinile într-un culoar în fața dvs. După ce ați făcut acest lucru, încercați să eliminați zgomotele care vă distrag atenția și încercați să vă concentrați atenția asupra unui anumit set de sarcini. Cu alte cuvinte, nu vă mai faceți griji cu privire la sarcinile sau responsabilitățile inutile în acea zi
Pasul 2. Faceți o listă de activități numai pentru o zi
Acest lucru vă va ajuta să vă gestionați responsabilitățile în funcție de prioritățile lor. În plus, nici nu te vei simți împovărat pentru că „nu ai” responsabilități care trebuie îndeplinite mâine, săptămâna viitoare sau chiar luna viitoare! Concentrați-vă pe ceea ce puteți finaliza în 24 de ore. În mod ideal, numărul activităților pe care ar trebui să le desfășurați într-o zi nu ar trebui să depășească zece sau chiar cinci activități.
- Dacă nu știți de unde să începeți, încercați să vă accelerați ora de culcare. Ce sarcini trebuie într-adevăr îndeplinite la acea oră? După ce îl găsiți, adăugați-l la lista dvs. de priorități!
- Utilizați lista principală de sarcini ca referință pentru sarcinile dvs. zilnice. După ce ați făcut o listă de sarcini sau o sarcină zilnică, scăpați imediat de lista principală de sarcini!
Pasul 3. Estimează durata fiecărei sarcini sau responsabilități
Gândește realist! Dacă nu petreceți suficient timp sau sunteți prea obsedat de realizarea fiecărei sarcini cât mai repede posibil, este mai probabil să fiți atacați de mai mult stres. Credeți-mă, nu veți putea lucra productiv dacă sunteți confuz în mod constant. Prin urmare, măsurați durata fiecărei sarcini în mod obiectiv și realist și planificați-vă programul de activitate pe baza acelei estimări.
Alocați aproximativ 10-15 minute între fiecare responsabilitate. De fapt, nu poți trece de la o sarcină la alta fără pauză, nu?
Pasul 4. Creați o listă de sarcini pentru a face să pară mai interesant
Chiar dacă se simte mai puțin important, aceste acțiuni vă pot schimba de fapt perspectiva asupra listei de sarcini într-o direcție mai pozitivă! Încercați să scrieți sau să tastați o listă de sarcini în culoarea dvs. preferată, lipiți-o pe niște cartoane colorate interesante sau creați-o pe telefon. Fă tot ce trebuie pentru a-ți crește motivația pentru a-ți îndeplini diferitele responsabilități!
Partea 3 din 3: Menținerea angajamentelor
Pasul 1. Notați termenul limită pentru fiecare sarcină listată în lista principală de sarcini
Credeți-mă, dacă faceți acest lucru, vă va fi mai ușor să compilați o listă de sarcini zilnice, mai ales că responsabilitățile care se acumulează sunt predispuse să vă facă să uitați de sarcinile care sunt considerate mai puțin semnificative sau de urgență. Faceți o listă zilnică, referindu-vă la termenele limită ale fiecărei sarcini listate în lista principală!
- Dacă o sarcină sau o responsabilitate nu are un termen limită, încercați să o setați singur.
- Fără un plan clar și structurat, responsabilitățile nesemnificative pot fi uitate cu ușurință.
Pasul 2. Puneți lista într-un loc unde o puteți vedea des
Nu are rost să întocmești o listă de sarcini dacă pui apoi hârtia într-un sertar și o uiți. Prin urmare, puneți întotdeauna lista acolo unde o vedeți des! În acest fel, nu îl veți uita și veți fi mai motivați să îndepliniți rapid toate responsabilitățile din acesta.
Ia lista cu tine oriunde te duci. Dacă este necesar, lipiți o copie pe oglinda băii sau puneți-o în poșetă. Asigurați-vă că le puteți vedea și accesa cu ușurință
Pasul 3. Oferiți cuiva o copie a listei dvs. de sarcini
De exemplu, îl puteți oferi unui părinte, prieten, soț sau coleg; cel mai important, asigurați-vă că persoana este capabilă să vă monitorizeze progresul. Dacă altcineva cunoaște lista de sarcini, te vei simți și mai reticent în a amâna, nu?
