Informațiile sunt mai ușor de obținut, organizat și editat cu ajutorul formularelor. Formularele sunt utile mai ales dacă trebuie să introduceți multe date dintr-o listă sau să obțineți rezultate ale sondajului. Fiecare formular are mai multe câmpuri (casete pentru introducerea datelor). Formularele pot avea diferite tipuri de câmp, atât simple, cât și complexe. Câmpurile simple vă permit să tastați datele dorite. Câmpurile complexe pot fi o „casetă listă” care vă permite să alegeți dintre mai multe opțiuni dintr-o listă și un „buton de rotire” care vă permite să alegeți valorile pe care doriți să le introduceți. Acest articol vă ajută să creați formulare utilizând Excel sau Google Forms, care sunt componente ale Google Docs (programul online de procesare a textelor bazat pe web Google).
Etapa
Metoda 1 din 3: Crearea unui formular de introducere a datelor cu Excel
Pasul 1. Determinați dacă formularul de introducere a datelor este cel mai potrivit pentru nevoile dvs
Formularele de introducere a datelor sunt utilizate atunci când aveți nevoie de formulare simple de casetă text, fiecare având un titlu sub forma unei etichete. Formularul de introducere a datelor vă permite să vizualizați și să introduceți cu ușurință date fără a fi nevoie să comutați câmpuri, mai ales când nu toate câmpurile pot fi afișate pe ecranul monitorului. De exemplu, poate lista dvs. de informații de contact și comenzi ale clienților depășește 10 coloane. Va fi mai ușor dacă introduceți numele, adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail, data comenzii, tipul comenzii și așa mai departe cu formularul de introducere a datelor în loc să introduceți fiecare informație în propriile câmpuri.
Pasul 2. Adăugați titlul utilizat în formularul de introducere a datelor
Introduceți un titlu în partea de sus a fiecărei coloane pe care doriți să îl utilizați în formularul de introducere a datelor. Excel folosește aceste titluri pentru a crea câmpuri în formularele de introducere a datelor.
- De exemplu, dacă furnizați titlurile „Nume, adresă, număr de telefon, e-mail, data comenzii și tipul comenzii” în coloanele respective începând de la stânga la dreapta pe foaia de lucru, aceste titluri vor apărea în caseta de dialog (datele formularului de intrare) în ordine de sus în jos.
- Înainte de a trece la următorul proces, verificați dacă există un buton Form în eticheta de date. În caz contrar, adăugați un buton Formular la Bara de instrumente de acces rapid. Faceți clic pe Personalizați bara de instrumente de acces rapid și selectați opțiunea Mai multe comenzi. Schimbați comenzile populare la Toate comenzile, derulați până în partea de jos a listei și faceți clic pe Formular. După aceea, faceți clic pe butonul Adăugare urmat de butonul OK.
Pasul 3. Deschideți formularul de introducere a datelor pentru a începe introducerea datelor
Faceți clic pe toate celulele de sub titluri și accesați eticheta Date. Găsiți și faceți clic pe butonul Formular. Excel va afișa o casetă de dialog care arată fiecare titlu de coloană care a fost introdus anterior în foaia de lucru sub forma unei liste de câmpuri verticale. Caseta de dialog acționează ca un formular de introducere a datelor.
- Butonul Form se află pe eticheta Data sau Quick Access Toolbar.
- Dacă ați numit foaia de lucru la care lucrați, caseta de dialog (formularul de introducere a datelor) va avea un titlu. Textul din titlu va fi același cu numele lucrării. Dacă foaia de lucru nu are un nume, titlul casetei de dialog (formularul de introducere a datelor) va avea cuvântul „Foaie” urmat de numărul foii de lucru.
Pasul 4. Introduceți datele pentru noul rând
Utilizați tasta TAB pentru a trece la câmpul următor din formularul de introducere a datelor. Apăsați butonul RETURN după introducerea datelor în fiecare câmp din formularul de introducere a datelor. Datele introduse vor fi adăugate ca următoarea linie din lista de pe foaia de lucru.
Pasul 5. Faceți clic pe butonul Închidere din caseta de dialog (formular de introducere a datelor) pentru a termina introducerea datelor
Excel va închide formularul de introducere a datelor. Nu trebuie să apăsați butonul RETURN pentru ultimul rând.
Metoda 2 din 3: Crearea unui formular cu Google Docs
Pasul 1. Accesați docs.google.com/forms
Formularele Google este foarte util pentru planificarea evenimentelor, crearea de sondaje sau colectarea informațiilor rapid și ușor. Conectați-vă la contul dvs. Gmail înainte de a continua, dacă nu ați făcut-o deja.
Puteți partaja formularul cu alții, astfel încât să poată completa formularul online și toate răspunsurile pot fi colectate într-o foaie de lucru
Pasul 2. Faceți clic pe simbolul plus (+)
Google Forms va deschide un formular nou. În partea de sus a formularului există două etichete principale: Întrebări și răspunsuri.
Pasul 3. Adăugați întrebări la formularul dvs
Trebuie să notați fiecare întrebare și să specificați tipul de răspuns pe care îl doriți. Dacă este prima dată când creați un formular, profitați de butonul Take Tour pentru a vă familiariza cu toate opțiunile disponibile. Puteți introduce 9 tipuri diferite de întrebări pe formular.
- utilizare Răspuns scurt (răspuns scurt) dacă răspunsul dorit constă doar din unul sau două cuvinte
- utilizare paragraf (paragraf) dacă răspunsul dorit este de o frază sau mai multe. De exemplu, întrebarea dvs. ar putea fi „Care sunt avantajele exercitării regulate?”
- utilizare alegere multiplă (alegere multiplă) dacă doriți un răspuns din mai multe opțiuni date. De exemplu, „Ce sport vă place cel mai mult?” Oferiți o listă de sporturi din care să alegeți. Fiecare opțiune din listă va apărea lângă un mic buton rotund pe formular
- utilizare Casete de selectare (caseta de selectare) dacă doriți mai multe răspunsuri din lista dată de opțiuni. De exemplu, „Ce sport îți place?” Oferiți o listă de sporturi din care să alegeți. Fiecare opțiune din listă va apărea lângă un mic buton pătrat pe formular.
- utilizare Scapă jos (drop down) dacă doriți un răspuns ca alegere din meniu. De exemplu, „În ce anotimp practici de obicei cea mai mare parte a sportului tău preferat?” furnizați o listă a anotimpurilor. O listă va apărea pe formular sub forma unei casete derulante. Primul răspuns va apărea în această casetă derulantă.
- utilizare Scală liniară (scară liniară) dacă doriți răspunsul sub forma unei evaluări a opțiunilor sub forma unei scări numerice. De exemplu, „Cât de interesat ești de Liga Indoneziană?” Scara întrebărilor va apărea sub formă sub forma numerelor 1-5. Puteți mări sau micșora scala atunci când creați o întrebare. Scara maximă care poate fi utilizată este de la 1 la 10.
- utilizare Grila cu alegeri multiple (grilă cu alegeri multiple) atunci când doriți răspunsuri multiple la o întrebare. De exemplu, „În ce lună practici de obicei următoarele sporturi?” Introduceți lista lunilor ca rânduri și lista sporturilor ca coloane. Întrebarea „grilă cu alegeri multiple” va apărea ca o grilă cu opțiunile de rând listate vertical și opțiunile coloanei orizontal.
- utilizare Data dacă răspunsul dorit este o dată specifică.
- utilizare Timp dacă răspunsul dorit este un anumit timp.
Pasul 4. Alegeți o metodă de colectare a datelor din formularul de completare
Faceți clic pe eticheta Răspunsuri pentru a afișa opțiunile disponibile. Alegeți Creați o foaie de calcul nouă sau Selectați foaia de calcul existentă.
- Dacă creați o foaie de lucru nouă, introduceți un nume pentru foaia de lucru și faceți clic pe Creare. Google va conecta noua foaie de lucru la formular. Când oamenii completează formularul, Google va introduce răspunsurile la întrebările din formular în foaia de lucru. Fiecare răspuns va apărea cu un timestamp (timestamp).
- Dacă selectați foaia de calcul existentă, alegeți una dintre foile de lucru pe care le-ați creat. Google va conecta foaia de lucru existentă la formular. Vă rugăm să rețineți, această metodă va face ca Google să reformateze foile de lucru existente. Întrebările din formular vor apărea ca titluri de coloană.
Metoda 3 din 3: Crearea propriului formular creativ cu Excel
Pasul 1. Determinați dacă acest tip de formular se potrivește cel mai bine nevoilor dvs
Utilizați un format personalizat dacă doriți un formular cu un aspect personalizat și anumite limite valorice pe care alte persoane le pot completa. De exemplu, puteți colecta date legate de un anumit sport și doriți să știți care sunt exercițiile pe care le puteți face singur, frecvența într-o lună, procentul de timp liber petrecut exerciții și alte detalii.
-
Pasul 2. Activați eticheta dezvoltatorului
Eticheta dezvoltatorului se află în dreapta etichetei Vizualizare. Eticheta dezvoltator vă permite să utilizați diferitele instrumente necesare pentru a vă crea propriile formulare personalizate.
- Faceți clic pe butonul Microsoft Office urmat de butonul Opțiuni Excel.
- Faceți clic pe caseta de selectare denumită Afișare dezvoltator din Panglică.
- Faceți clic pe eticheta Dezvoltator pentru a vizualiza instrumentele disponibile. Excel utilizează o terminologie specială pentru câmpuri complexe, cum ar fi casetele de listă. Acest câmp complex se numește „control”. Va trebui să utilizați pictograma Insert Controls care prezintă o valiză cu ciocan și cheie.
Creați un formular într-o foaie de calcul Pasul 12 Pasul 3. Introduceți titlul principal care va fi utilizat pe formular
Tastați fiecare titlu în propria celulă. De exemplu, dacă colectați date despre persoane de diferite vârste în diferite orașe, introduceți titlurile Nume, Vârstă, Oraș.
Specificați aspectul titlului dorit pe formular când introduceți titlul. Este o idee bună să lăsați una sau mai multe celule goale sub sau în dreapta fiecărui titlu. Astfel, distanța dintre fiecare titlu și câmpul pentru introducerea datelor nu este prea strânsă
Creați un formular într-o foaie de calcul Pasul 13 Pasul 4. Introduceți datele utilizate în câmpul complex (control) din formular
Tastați fiecare dată în celulă. De exemplu, dacă colectați date despre sport, introduceți Baseball, Fotbal, Hochei, Tenis, Golf.
Creați un formular într-o foaie de calcul Pasul 14 Pasul 5. Folosiți funcția INDEX
Funcția INDEX poate returna valori dintr-un interval specificat de date. Introduceți funcția INDEX în celula țintă pentru a afișa selecția unui control. De exemplu, dacă A1 va conține opțiuni și C1: C5 conține date, introduceți INDEX (C1: C5, A1, 0) în A1.
Creați un formular într-o foaie de calcul Pasul 15 Pasul 6. Adăugați caseta listă pe care doriți să o afișați în formular
Utilizați o casetă listă dacă doriți doar să dați utilizatorului formularului anumite opțiuni. De exemplu, dacă colectați date legate de sport, limitați selecția la Baseball, Fotbal, Hochei, Tenis și Golf. Oricine completează formularul poate alege doar din câteva dintre aceste sporturi. Setați locația și valoarea fiecărei casete de listă.
- Faceți clic pe Insert în secțiunea Control. Apoi, faceți clic pe Caseta listă (Control formular) sub Control formular.
- Faceți clic pe locația din foaia de lucru în care doriți să apară colțul din stânga sus al casetei de listă, apoi derulați până unde doriți să apară colțul din dreapta jos al casetei de listă.
- Faceți clic pe Proprietăți în secțiunea Comenzi. În fereastra Format Object, introduceți intervalul în care se află datele (în acest exemplu, C1: C5) și celula care va returna rezultatul (în acest exemplu, A1).
Creați un formular într-o foaie de calcul Pasul 16 Pasul 7. Adăugați toate casetele de combinații pe care doriți să le apară în formular
Caseta de combinație este aproape aceeași cu caseta de listă. Cu toate acestea, această casetă combină o casetă text cu o casetă listă. Utilizați caseta de combinație atunci când doriți să oferiți opțiuni pentru ca utilizatorul să aleagă dintr-o listă limitată sau să introducă răspunsuri alternative. De exemplu, dacă colectați date legate de sport, introduceți opțiuni Baseball, Fotbal, Hochei, Tenis și Golf. Cu toate acestea, pentru un utilizator care poate juca fotbal și alte sporturi, acesta poate selecta fotbal și alte sporturi din listă sau poate selecta Fotbal și poate completa numele altui sport în caseta de text care face parte din caseta de combinație. Setați locația și valoarea pentru fiecare casetă de combinație.
- Faceți clic pe Insert în secțiunea Control. Apoi, faceți clic pe Casetă combinată sub Control Form.
- Faceți clic pe locația din foaia de lucru în care doriți să apară colțul din stânga sus al casetei de combinații și trageți-o până unde doriți să apară colțul din dreapta jos al casetei de combinații.
- Faceți clic dreapta pe caseta de combinație și apoi faceți clic pe Controlul formatului. În fereastra de control al formatului, introduceți intervalul în care se află datele dvs. (în acest exemplu, C1: C5), celula care va afișa rezultatul (în acest exemplu, A1) și numărul din caseta Drop Down Lines. Numărul introdus va determina numărul de linii din caseta de combinație înainte de a fi nevoie să derulați în jos pentru a vedea restul listei.
Creați un formular într-o foaie de calcul Pasul 17 Pasul 8. Adăugați toate butoanele de redare pe care doriți să le apară în formular
Butonul de rotire va apărea pe formular ca un simbol a cărui jumătate de sus este o săgeată îndreptată în sus, iar jumătatea de jos este o săgeată îndreptată în jos. Utilizați apelarea atunci când doriți ca utilizatorul să selecteze un număr dintr-o gamă de valori numerice, inclusiv data sau ora. De exemplu, dacă colectați date legate de sport, poate doriți să știți cât de des utilizatorii practică un anumit sport într-o lună, dar doriți doar să introduceți rezultate în care răspunsul total este mai mare de 20. În acest caz, puteți seta limita maximă a butonului de redare la 20. Cine Oricine completează formularul poate selecta o valoare de la 1 la 20 folosind săgețile sus și jos de pe butonul de redare. Setați locația și valoarea pentru fiecare buton de redare.
- Faceți clic pe Insert în secțiunea Control. După aceea, faceți clic pe butonul de centrifugare sub Form Control.
- Faceți clic pe locația din foaia de lucru unde va apărea colțul din stânga sus al butonului de rotire și trageți până când va apărea colțul din dreapta jos al butonului de rotire.
- Faceți clic dreapta pe butonul de redare și faceți clic pe Controlul formatului. Introduceți numerele în câmpurile Valoare și Modificare. Introduceți celula care va afișa rezultatul (în acest exemplu, A1) în câmpul Legătură celulă.
Creați un formular într-o foaie de calcul Pasul 18 Pasul 9. Adăugați o bară de derulare la formular, dacă este necesar
Bara de defilare acceptă o serie de valori utilizând săgeți de defilare sau casete de defilare. Utilizați bara de derulare dacă doriți ca utilizatorul să selecteze o valoare dintr-o gamă largă de valori, cum ar fi un procent. De exemplu, dacă culegeți date legate de sport, vă recomandăm să aflați procentul din timpul liber al unui utilizator petrecut practicând sportul ales. În acest caz, puteți utiliza bara de defilare ca interval procentual. Utilizatorii care completează formularul pot muta săgeata de derulare sau caseta de derulare pentru a selecta procentajul pe care doresc să îl introducă. Setați locul și valoarea pentru fiecare bară de derulare.
- Faceți clic pe Insert în secțiunea Control. Apoi, faceți clic pe bara de derulare sub Control Form.
- Faceți clic pe locația din foaia de lucru unde va apărea colțul din stânga sus al barei de derulare și glisați până la colțul din dreapta jos al barei de derulare.
- Faceți clic dreapta pe bara de defilare, apoi faceți clic pe Controlul formatului. Introduceți un număr în câmpurile Valoare și înlocuire. Introduceți celula care va afișa rezultatul (în acest exemplu, A1) în câmpul Legătură celulă.
Creați un formular într-o foaie de calcul Pasul 19 Pasul 10. Dezactivați eticheta dezvoltatorului
Această opțiune elimină accesul la echipamentele de control. Faceți acest lucru după ce ați terminat de adăugat toate comenzile dorite la formular. Acest pas trebuie făcut astfel încât, atunci când trimiteți formularul utilizatorilor, aceștia să poată introduce date numai în câmpuri complexe (controale) din formular. Utilizatorul nu poate modifica intervalul de date care poate fi introdus în câmpuri complexe (controale).
- Faceți clic pe butonul Microsoft Office urmat de butonul Opțiuni Excel.
- Faceți clic pe caseta de selectare cu Afișare dezvoltator de pe panglică.
Creați un formular într-o foaie de calcul Pasul 20 Pasul 11. Salvați formularul ca șablon
Faceți clic pe butonul Microsoft Office urmat de opțiunea Salvare ca. Selectați Cartea de lucru Excel din lista care apare. Selectați Șablon Excel în câmpul care scrie Salvare ca tip și faceți clic pe butonul Salvare. Formularul dvs. personalizat este gata să fie trimis mulțimii pentru a-l completa.
