Toate întreprinderile, mari sau mici, trebuie să își monitorizeze toate tranzacțiile. Există multe sisteme software financiare simple de vânzare, dar trebuie totuși să înțelegeți clar modul în care funcționează tranzacțiile contabile. Veți introduce toate tranzacțiile comerciale, cum ar fi primirea de venituri sau plata facturilor, într-un jurnal contabil similar cu un registru. Aici, vi se cere să colectați diferite categorii numite conturi și veți înregistra pe un debit sau credit (în funcție de creștere sau scădere). Exemple vor fi date mai târziu. Producătorii de software de contabilitate urmează, de asemenea, această formulă în crearea programelor lor, dar procesul a fost mai ușor pentru utilizatorii obișnuiți.
Etapa
Partea 1 din 3: Introducerea tranzacțiilor
Pasul 1. Colectați toate documentele referitoare la tranzacțiile comerciale
Aceste documente includ, de obicei, chitanțe ale furnizorilor, facturi de utilități (cum ar fi apa și electricitatea), note de credit emise clienților, declarații fiscale, cecuri emise și informații despre salarizare. Verificați fiecare factură și plată primită pentru a fi exacte și verificate înainte de a înregistra jurnalul contabil. Asigurați-vă că totul a fost recunoscut de către supraveghetor sau de către proprietarul companiei înainte de a introduce tranzacții în sistem.
Pasul 2. Configurați conturi sau categorii diferite pentru fiecare tip de tranzacție
Conturi care sunt înregistrate, de exemplu, numerar, inventar, cheltuieli și așa mai departe. Gândiți-vă la aceste conturi ca la pagini separate într-un caiet sau o linie de articole listate într-un buget personal. Configurați următoarele tipuri de cont:
- Contul de vânzări sau venituri înregistrează toate vânzările către clienți.
- Un cont de cheltuieli înregistrează toți banii pe care o companie îi cheltuiește, de exemplu pentru a opera o unitate de afaceri, a face produse și a vinde produse.
- În plus, întreprinderile trebuie, de asemenea, să-și înregistreze activele, cum ar fi numerar, creanțe (vânzări neplătite) și imobilizări corporale, cum ar fi clădiri și echipamente.
- Un cont de pasiv înregistrează toți banii pe care afacerea îi împrumută de la părți externe, cum ar fi împrumuturile bancare, datoriile comerciale (de ex. Furnizorilor) și salariile de plătit (salarii care sunt deja datorate angajaților, dar care nu au fost plătite).
- Aceste categorii mari sunt de obicei subdivizate în conturi specifice mai mici.
Pasul 3. Stabiliți dacă contul este debitat sau creditat
Este important să ne amintim că fiecare tranzacție implică conturi de debit și de credit, iar numărul total de debite și credite trebuie să fie același. De exemplu, atunci când primiți o plată de la un client, veți înregistra numerar ca debit și conturi de primit ca credit. Când plătiți pentru publicitate, veți înregistra cheltuielile publicitare pe un debit și numerar pe un credit.
- Înregistrați orice creștere a cheltuielilor, activelor (cum ar fi numerar și echipamente) și a conturilor de dividende ca debituri și înregistrați scăderi ca credite. În alte conturi, cum ar fi pasivele și veniturile, creșterile sunt înregistrate sub formă de credite, iar scăderile sunt înregistrate ca debite. Acest sistem de contabilitate are propria sa logică și începeți să vă amintiți folosind logica dvs. pentru a determina cauzele „creșterii” și „scăderii” conturilor.
- Rețineți că numerele care sunt jurnalizate pe debite și credite s-ar putea să nu fie aceleași, dar totalurile trebuie să fie aceleași. De exemplu, dacă un client plătește pentru un produs parțial cu numerar și parțial prin credit, două conturi sunt jurnalizate pe debit, și anume numerar și creanțe. În timp ce contul care este jurnalizat pe credit este unul singur, și anume Vânzări.
- Toate sistemele software de calculator vor facilita înregistrarea jurnalelor contabile prin introducerea tuturor conturilor în locurile lor corecte în Jurnal.
- Este posibil să fie necesar să creați un nou nume de cont în jurnal dacă aveți o tranzacție extraordinară, cum ar fi vânzarea de acțiuni sau achiziționarea de terenuri.
Pasul 4. Verificați toate tranzacțiile contabile introduse în jurnal cel puțin de două ori
Fiecare tranzacție va apărea în propria categorie: de exemplu, debit pe o parte a jurnalului, iar suma trebuie să fie egală cu suma care apare pe partea de credit a jurnalului.
De exemplu, veți înregistra o tranzacție de plată a facturii de energie electrică introducând Conturi de plătit pe partea de debit a Rp. 500.000 și Numerar de Rp. 500.000 pe credit. asigurați-vă că includeți numărul chitanței și o scurtă descriere în secțiunea de note
Pasul 5. Mutați periodic conturile din jurnal în registrul general
Cartea mare este o colecție a tuturor conturilor dvs. De exemplu, există pagini pentru fiecare categorie de numerar, creanțe, datorii, cheltuieli și așa mai departe în registrul dvs. general. Apoi, veți putea vedea suma totală pentru fiecare cont pe o perioadă de timp.
- Un registru general înregistrează informațiile în funcție de cont, spre deosebire de un jurnal care înregistrează tranzacțiile. Cu alte cuvinte, o tranzacție care este mutată în registrul general va fi în cel puțin două locuri (conturi) din registru.
- De exemplu, încasările în numerar de la clienți pentru vânzări ar fi înregistrate în jurnal ca o singură tranzacție și recunoscute numerar la debit și venituri la credit. atunci când sunt transferate în registrul general, aceste intrări sunt înregistrate în locații separate: conturi de numerar și venituri. În acest fel, puteți vedea modul în care tranzacțiile afectează fiecare cont individual.
- Înregistrările din registrul mare trebuie să fie datate, astfel încât sursa tranzacției să poată fi identificată. Unii contabili includ și un număr de referință, de exemplu sub forma unui număr de serie, astfel încât tranzacțiile să poată fi monitorizate cu ușurință în jurnal.
Partea 2 din 3: Echilibrarea tranzacțiilor contabile
Pasul 1. Echilibrați registrul general înainte de a închide de fiecare dată când introduceți o tranzacție contabilă
Pregătiți soldurile de probă și alte rapoarte pentru a vă asigura că numerele și conturile înregistrate pentru fiecare tranzacție sunt corecte. Indiferent de câte tranzacții sunt înregistrate, debitele totale trebuie să fie egale cu creditele totale.
Dacă luați notițe manual sau cu un program de computer, toate numerele din debite și credite vor fi adăugate, indiferent de categorie. Valoarea totală a debitelor și creditelor trebuie să fie aceeași
Pasul 2. Verificați dacă există erori în soldul de încercare
Dacă debitele nu sunt egale cu creditele, va trebui să găsiți erori în intrările din jurnal. De fapt, pot apărea erori, chiar dacă sumele de debit și de credit sunt aceleași, de exemplu datorită înregistrării duble sau tranzacțiilor introduse într-un cont greșit.
- De exemplu, atunci când primiți o plată de la un client, este posibil să fi înregistrat numerar, dar ați uitat să înregistrați creanțele, astfel încât jurnalul să arate că creanțele sunt încă neplătite. Astfel, suma debitului va fi diferită de credit.
- În unele cazuri, este posibil să vi se solicite să urmăriți înregistrările la intrarea inițială din jurnal pentru a găsi erori. Acesta este motivul pentru care data tranzacției și / sau numărul de referință trebuie înregistrate în jurnal, astfel încât urmărirea să fie ușoară.
Pasul 3. Rulați rapoarte pentru contul de profit și pierdere, bilanțul și raportul de modificare a capitalului
Aceste rapoarte financiare pot fi realizate manual sau cu un sistem software de contabilitate. Din aceste rapoarte veți obține o imagine completă a afacerii dvs.
- De exemplu, declarația de profit și pierdere va scădea veniturile obținute din cheltuielile efectuate într-o anumită perioadă de timp și din acest raport știți că compania a realizat profit sau pierdere.
- Bilanțul afișează toate activele și pasivele companiei. Activele companiei includ numerar, echipamente, terenuri și creanțe. Datoriile includ conturile de plătit și notele de plătit.
- Dacă ați plătit dividende (recompense) acționarilor în perioadele anterioare, veți avea nevoie și de o declarație a modificărilor capitalului propriu. Acest raport arată suma profitului generat (nu venitul net) minus dividendele plătite. Câștigurile reportate reprezintă câștigurile care sunt reinvestite în companie.
Partea 3 din 3: Păstrarea evidențelor detaliate ale tranzacțiilor contabile
Pasul 1. Includeți o scurtă descriere a fiecărei tranzacții introduse în jurnal
De exemplu, „plăți în numerar pentru publicitate televizată, februarie 2016”. Astfel, suma, cauza și procesul de înregistrare a fiecărei tranzacții vor fi mai clare.
Pasul 2. Păstrați o copie de rezervă a jurnalului de tranzacții
Copiile de rezervă trebuie făcute în caz de erori sau întrebări viitoare. Documentația tuturor înregistrărilor poate fi depusă introducând un număr de înregistrări și data unui jurnal într-un singur pachet. Toată lumea ar trebui să poată căuta intrări în jurnal în registrul general și apoi să acceseze cu ușurință documentația de rezervă
Pasul 3. Păstrați copii pe hârtie ale tuturor documentelor timp de cel puțin un an
Aceasta include înregistrările jurnalului și registrele, împreună cu toate facturile și alte documente de tranzacție. Toate aceste documente sunt necesare din motive de audit și fiscal.
Pasul 4. Păstrați documentația în format electronic timp de cel puțin șapte ani
Scanați documentele dvs. pe hârtie, înainte și înapoi, și păstrați-le în două cutii electronice: una pentru depozitare la birou și alta în altă parte pentru utilizare în caz de urgență. Există întotdeauna posibilitatea ca impozitele pe profit să fie auditate în ultimii ani, astfel încât aceste documente trebuie păstrate.
sfaturi
- Echilibrează-ți jurnalul în fiecare zi. Monitorizați toate erorile și corectați-le imediat. Acest lucru este atât de important încât devine una dintre primele lecții pentru studenții contabili.
- Oferiți instruirea încrucișată a angajaților, astfel încât înțelegerea sistemului contabil și modul de introducere a tranzacțiilor să poată fi cunoscută de mai mulți angajați.
