Dacă trebuie să părăsiți biroul pentru o vreme sau intenționați să plecați în vacanță, vă recomandăm să permiteți oamenilor să vă trimită prin e-mail că sunteți plecat. Dacă aveți un cont Exchange, Outlook vine cu funcții încorporate. Dacă nu aveți un cont Exchange, puteți răspunde automat la e-mailuri, creând câteva reguli. Urmați acest ghid pentru a vă configura răspunsurile automate, indiferent dacă aveți sau nu un cont Exchange.
Etapa
Metoda 1 din 4: Outlook 2010/2013
Pasul 1. Activați răspunsurile automate
Selectați un folder Exchange. Selectați folderul din magazinul de mesaje. Trebuie să selectați un folder Exchange pentru a vedea opțiunea Răspunsuri automate. Deschideți meniul Răspunsuri automate (În afara biroului). Puteți găsi acest meniu făcând clic pe fila Fișier și apoi selectând fila Informații.
Pasul 2. Configurați-vă răspunsul
În meniul Răspunsuri automate, bifați caseta care scrie Trimiteți răspunsuri automate. Puteți seta ora activă pentru asistent bifând caseta și setând ora și intervalul de date.
Pasul 3. Scrieți răspunsul
Pentru e-mailurile trimise de pe serverul dvs. de schimb, utilizați fila Inside My Organization. Pentru a răspunde la e-mailurile primite de la alte persoane, utilizați fila În afara organizației mele. După ce sunteți mulțumit de răspunsul dvs., dați clic pe OK.
Pasul 4. Dezactivați răspunsurile automate
Dacă setați un interval de date pentru răspunsul dvs. automat, asistentul se va termina automat când intervalul de date se încheie. Dacă nu setați un interval de date, acesta va continua până când deschideți meniul Răspunsuri automate și selectați „Nu trimiteți răspunsuri automate”.
Metoda 2 din 4: Outlook 2007
Pasul 1. Activați Asistent Office
Faceți clic pe fila Instrumente. În meniul Instrumente, selectați Out of Office Assistant. Bifați caseta pe care scrie „Trimiteți răspunsuri automate în afara biroului”. Puteți seta ora activă pentru asistent bifând caseta și setând ora și intervalul de date.
Pasul 2. Scrieți răspunsul
Pentru e-mailurile trimise de pe serverul dvs. de schimb, utilizați fila Inside My Organization. Pentru a răspunde la e-mailurile primite de la alte persoane, utilizați fila În afara organizației mele. După ce sunteți mulțumit de răspunsul dvs., dați clic pe OK.
Pasul 3. Dezactivați Asistentul în afara biroului
Dacă setați un interval de date pentru răspunsul dvs. automat, asistentul se va termina automat când intervalul de date se încheie. Dacă nu setați un interval de date, acesta va continua până când deschideți meniul Răspunsuri automate și selectați „Nu trimiteți răspunsuri automate”.
Metoda 3 din 4: Outlook 2003
Pasul 1. Activați Asistent Office
În meniul Instrumente, selectați Out of Office Assistant. Bifați caseta pe care scrie „În prezent sunt în afara biroului”.
Pasul 2. Scrieți răspunsul
În caseta cu eticheta „Răspuns automat o singură dată la fiecare expeditor cu următorul text:” introduceți răspunsul pe care doriți să îl utilizați ca răspuns de e-mail.
Pasul 3. Adăugați reguli
Puteți adăuga reguli la Asistent, cum ar fi redirecționarea mesajelor de la anumiți expeditori către alți destinatari. Faceți clic pe butonul Adăugare regulă … pentru a configura regula definită de dvs. De exemplu, puteți crea o regulă care va redirecționa e-mailurile de la un anumit client colegilor dvs., astfel încât e-mailurile importante să nu fie ratate atunci când sunteți plecat.
Pasul 4. Dezactivați Asistentul din birou
Asistentul Out of Office va continua până când deschideți meniul Răspunsuri automate și selectați „Nu trimiteți răspunsuri automate Out of Office”.
Metoda 4 din 4: Trimiterea răspunsurilor automate fără un cont Exchange
Pasul 1. Creați un șablon
Fără un cont Exchange, opțiunea Răspuns automat nu este disponibilă. Dar este totuși posibil să configurați răspunsuri automate folosind un șablon și câteva reguli. Începeți prin crearea unui e-mail nou. Acesta va fi șablonul pentru răspunsul automat.
- Alegeți un subiect care descrie pe scurt situația. De exemplu „În afara biroului până”. De asemenea, puteți scrie cuvintele „răspuns automat” în subiect, astfel încât destinatarii să știe imediat că ceea ce primesc este un răspuns automat.
- Scrieți un mesaj scurt. În corpul e-mailului, scrieți un mesaj general care poate fi aplicat oricui îl primește. Spuneți destinatarului cum să vă contacteze sau pe altcineva pe care îl poate contacta.
Pasul 2. Salvați șablonul
După ce sunteți mulțumit de mesaj, faceți clic pe Salvare ca … În meniul derulant „Salvați ca tip”, selectați Șablon Outlook. Aceasta va salva fișierul ca șablon care este încărcat în Outlook.
Pasul 3. Creați o regulă
Pentru ca răspunsul automat să funcționeze corect, va trebui să definiți câteva reguli pentru a automatiza procesul. În Office 2003/2007, faceți clic pe meniul Instrumente și selectați Reguli și alerte. În Office 2010/2013, faceți clic pe fila Fișier, selectați Informații, apoi faceți clic pe Reguli și alerte. Aceasta va deschide meniul Reguli de poștă electronică.
- Faceți clic pe butonul Noua regulă. Vi se va cere să selectați un șablon. Din secțiunea „Începeți de la o regulă necompletată”, selectați „Verificați mesajele când ajung”. Faceți clic pe Următorul.
- Decideți la ce mesaj să răspundeți. Dacă doriți să răspundeți la fiecare mesaj pe care îl primiți în căsuța de e-mail, bifați caseta „unde este numele meu în caseta Către”. Puteți să-l restrângeți desemnând o anumită livrare sau un e-mail cu anumite cuvinte în subiectul sau corpul e-mailului. Faceți clic pe Următorul după ce ați făcut selecția.
- Încărcați șablonul. Selectați caseta „Răspundeți utilizând un șablon specific” din fereastra următoare pentru a încărca mesajul pe care l-ați creat anterior. Faceți clic pe linkul din caseta de descriere pentru „un anumit șablon”. Aceasta va deschide un dialog care vă va solicita unde să salvați șablonul. Selectați „Șabloane de utilizator în sistemul de fișiere”. Deschideți mesajul pe care l-ați creat anterior.
- Setați excepțiile. Odată ce șablonul este încărcat, puteți specifica instanțe dacă nu doriți ca răspunsul să fie trimis, cum ar fi pentru anumiți destinatari sau pentru anumite tipuri de mesaje. Faceți clic pe Următorul după ce ați făcut selecția.
- Dă-i regulii un nume. Înainte de a putea termina, trebuie să atribuiți un nume regulii dvs. Folosiți ceva ușor de reținut, astfel încât să puteți dezactiva rapid regula în viitor. Bifați caseta „Activați această regulă” pentru a activa regula, apoi faceți clic pe Finalizare.
Pasul 4. Dezactivați regula
Când vă întoarceți la serviciu, puteți dezactiva regula redeschizând meniul Reguli și alerte. Selectați regula din afara biroului pe care ați creat-o din lista dvs. de reguli active, apoi faceți clic pe butonul Ștergeți.
sfaturi
- O organizație este de obicei definită ca compania dvs. și conține persoane care au conturi Exchange Server în sistemul dvs. de e-mail.
- Meniul Instrumente apare în fereastra principală Outlook. Fereastra principală este aceeași fereastră care apare când lansați Outlook și conține meniurile File, Edit, View, Go, Tools, Actions și Help. Nu există nici un meniu Instrumente în fereastra pe care o utilizați pentru a crea sau vizualiza articole precum mesaje e-mail, contacte sau activități.
- Dacă bifați caseta Redare automată către persoanele din afara organizației mele, fila Afară organizației mele va fi afișată (Activat) lângă numele filei.
- Persoana de contact trebuie să se afle în folderul Contacte Server Exchange. Dacă persoana de contact se află numai într-un folder care face parte dintr-un fișier de foldere personale (.pst), mesajul de răspuns automat nu va fi trimis.
