Feedback-ul este unul dintre principalele aspecte care pot ajuta angajații și studenții să se îmbunătățească. Pe lângă faptul că este considerat important, feedbackul este, de asemenea, o componentă obligatorie în majoritatea birourilor și sălilor de clasă. Acest lucru poate fi văzut mai ales dacă aveți angajați sau dacă sunteți responsabil pentru învățarea altora. Scrierea de feedback prin e-mail devine din ce în ce mai importantă pe măsură ce mai mulți lucrători comunică și lucrează de la distanță. Dacă sunteți supraveghetorul de performanță al unui angajat, scrieți feedback despre performanța acestuia. Dacă sunteți profesor, scrieți feedback pentru elevii dvs.
Etapa
Metoda 1 din 3: Scrierea de feedback pentru angajați prin e-mail
Pasul 1. Spuneți motivul pentru care trimiteți angajatului un e-mail (e-mail)
Îi puteți spune în subiectul e-mailului sau în corpul e-mailului. Cu toate acestea, este o idee bună să îl introduceți în subiectul e-mailului, astfel încât să știe ce e de citit e-mailul.
De exemplu, scrieți „Feedback privind propunerea de proiect - Start excelent!” pe subiectul e-mailului
Pasul 2. Porniți e-mailul cu o propoziție prietenoasă
Acest lucru va arăta angajaților că oferiți feedback prietenos, nu critic. În plus, acest lucru crește probabilitatea ca cititorii de e-mailuri să citească și să primească feedback constructiv.
Scrie ceva de genul „O zi plăcută!”
Pasul 3. Apreciază munca pe care a făcut-o angajatul
De obicei, persoana care primește feedback-ul a făcut o sarcină pe care ați aprecia-o foarte greu, așa că faceți-i un compliment la începutul e-mailului pentru a-i anunța că îi apreciați eforturile.
Ați putea spune: „Vă mulțumim că ați lucrat atât de mult la această propunere. Propunerea este foarte bună.”
Pasul 4. Oferiți angajaților mai întâi feedback pozitiv
Feedback-ul pozitiv va face ca criticile dure să pară mai blânde. Fii sincer, dar nu uita să-l complimentezi și pe el. Ar trebui să vă concentrați asupra activității sale curente sau asupra unei sarcini finalizate anterior.
Spuneți: „Această propunere este foarte bună. Ați scris un obiectiv foarte impresionant și văd, de asemenea, că s-a dezvoltat mult în metodologia utilizată.”
Pasul 5. Notează feedback-ul negativ ca sugestii
De fapt, scrierea de sugestii cu privire la punctele care trebuie înlocuite este mai eficientă, dar cititorul nu va putea primi foarte bine acest tip de sfaturi. În cele din urmă, s-ar fi putut simți descurajat. Prin urmare, scrieți feedback din punctul dvs. de vedere și cum l-ați modifica dacă ați scrie propunerea.
S-ar putea să scrieți: „Voi schimba partea întâi cu partea a doua, apoi explic din nou partea a treia, astfel încât partea bugetului să poată fi scrisă și acolo. În plus, puteți spune „Voi șterge al doilea paragraf, dar voi adăuga o trecere în revistă a proiectului în desfășurare în închidere”
Pasul 6. Explicați feedback-ul negativ dat
Explicați problema pe care o are și unde este problema, dacă este necesar. Dacă critica sa privește o schimbare a așteptărilor sau a direcției, anunțați-l. De asemenea, includeți motive detaliate pentru care ar trebui să existe o modificare în secțiunea respectivă.
- Spuneți: „Facem schimbări majore în companie, așa că trebuie să scriem o propunere mai detaliată dezvoltând-o în mai multe părți. Am dat deja o privire de ansamblu asupra părților care trebuie dezvoltate în continuare.
- Dacă doriți să scrieți feedback care se referă la atitudinea persoanei, nu uitați să oferiți un exemplu concret de la ce vă referiți. De exemplu, dacă doriți să criticați despre purtarea hainelor necorespunzătoare atunci când participați la o întâlnire cu un client, ar trebui să furnizați un exemplu al unei greșeli pe care a comis-o. De exemplu, „Ultima dată când am văzut un client, purtați flip-flops și înainte, purtați un tricou. Îmbrăcămintea de acest fel nu reflectă profesionalismul companiei pe care o manifestăm întotdeauna.”
Pasul 7. Oferă-i sugestii despre cum se poate îmbunătăți
Feedbackul dvs. va fi inutil dacă nu îi oferiți o cale de ieșire. Aceste sugestii pot fi de la o listă specifică de intrări până la o listă generală de sugestii de realizări.
- Puteți da un exemplu pentru a putea rezolva problema. Aceasta este o opțiune excelentă dacă aveți în vedere o sugestie concretă. De exemplu, spuneți „Pentru următoarea dvs. prezentare, utilizați culori neutre și nu utilizați tranziții între diapozitive. În plus, există clienți care participă la întâlnire, așa că nu folosiți nici jargonul companiei.”
- Alternativ, îl puteți întreba ce soluții ar dori să facă pentru a remedia problema. Această opțiune este o modalitate excelentă de a merge dacă doriți să vorbiți despre o problemă care poate avea mai multe opțiuni de soluție. De exemplu, „Care sunt câteva modalități prin care vă puteți îmbunătăți următoarea prezentare?” sau „Ce schimbări ați dori să faceți în următoarea dvs. prezentare?”.
Pasul 8. Amintește-i de posibilele consecințe
Unele probleme la locul de muncă pot afecta numele companiei, astfel încât angajații ar trebui să fie conștienți de acest lucru. În unele situații, nu există prea multe consecințe dacă un angajat face o greșeală. Cu toate acestea, există și momente în care ați pierdut un client sau nu puteți oferi servicii eficiente din cauza lipsei de angajați. Uneori, există și consecințe pentru lucrători dacă aceștia nu îmbunătățesc situația. Anunțați imediat angajații dacă apar probleme.
- De exemplu, anunțați-l că sunteți îngrijorat că clientul va pleca din cauza unei erori de hârtie.
- Alternativ, spuneți angajatului că este posibil să nu fie inclus în următorul proiect dacă nu există nicio îmbunătățire a capacității sale de a scrie documente.
Pasul 9. Încheiați e-mailul cu o ofertă pentru a clarifica și explica feedback-ul
Acesta este un mod bun de a termina e-mailul și de a-i arăta că îl susțineți. În plus, acest lucru îl va face și să se simtă confortabil atunci când vrea să ceară lămuriri asupra lucrurilor pe care nu le înțelege.
De exemplu, scrieți o propoziție de genul „Vă rog să-mi spuneți dacă aveți alte întrebări sau aveți nevoie de clarificări cu privire la această chestiune”
Metoda 2 din 3: Scrierea de feedback la recenzii
Pasul 1. Definiți obiectivele revizuirii performanței
Acesta este motivul pentru care există evaluare. Angajatul va ști ce va citi dacă știe ce obiective aveți și vă ajută să proiectați feedback pentru el.
- De exemplu, vă concentrați pe îmbunătățirea performanței angajaților? Efectuați o evaluare la nivelul întregii companii pentru a determina ce pregătire profesională este necesară? Faceți recenzii trimestriale?
- Informați angajatul despre acest obiectiv atunci când oferiți feedback pentru el sau ea. Ați putea spune: „Compania intenționează să ofere sesiuni de formare profesională pe baza nevoilor angajaților. Prin urmare, ofer recenzii de performanță pentru fiecare angajat.
Pasul 2. Revedeți feedbackul anterior
Acest lucru poate fi luat pe baza recenziilor furnizate anterior, precum și a feedback-ului informal furnizat în timpul perioadei de evaluare. De asemenea, ar trebui să verificați ce a făcut angajatul după ce a fost dat feedbackul. A folosit-o pentru a se îmbunătăți? Feedbackul intră doar în urechea dreaptă și iese din urechea stângă?
- Dacă face modificări pe baza feedback-ului anterior, încorporați acest punct într-o recenzie pozitivă despre el.
- Dacă ignoră feedback-ul vechi, discutați cu el problemele anterioare și lipsa inițiativei de a urma sugestii.
Pasul 3. Descrieți feedback pozitiv și includeți exemple concrete
Începeți întotdeauna o sesiune de feedback lăsând un comentariu pozitiv. Lăudați-l pe angajat pentru ceea ce a făcut bine și oferiți comentarii specifice despre realizări. Fii sincer și încearcă să oferi aceeași cantitate de feedback ca și numărul de comentarii negative pe care le dai.
- Dați un exemplu precum „Ați manifestat inițiativă când v-ați oferit voluntar pentru a conduce un proiect. În plus, demonstrați și abilități de conducere bune atunci când vă coordonați cu membrii echipei, ascultați sugestiile celorlalți și alocați persoanelor sarcinile lor respective.”
- Lăudați atitudinea bună și trebuie să o continuați.
Pasul 4. Dați critici constructive și oferiți exemple specifice
Concentrați-vă asupra criticilor care pot oferi cele mai multe beneficii pentru companie sau pentru angajatul țintă. Informați angajatul care domenii îi este dificil și de ce este o problemă pentru el.
Dați exemple specifice. De exemplu, „În ultimele trei prezentări, ați uitat să prezentați bugetul estimat și încetinirea proiectului” sau „Numărul mediu de proiecte pe care le-ați finalizat în trimestrul trecut a fost de 6, dar de data aceasta puteți finaliza doar 2. Cred că performanța dvs. este sub medie”
Pasul 5. Definiți obiectivele de performanță pentru următoarea perioadă de evaluare
Acest lucru îi va ajuta pe angajați să știe ce domenii trebuie îmbunătățite. În plus, veți înțelege și de ce are nevoie compania de la angajații săi. De asemenea, lucrătorul va găsi acest feedback mai util deoarece, pe baza evaluării, știe ce își dorește compania de la el.
- Obiectivele trebuie să fie scurte și specifice. De exemplu, „Angajații ar trebui să vândă 4 articole pe zi”, „Angajații ar trebui să îmbunătățească comunicarea cu clienții” sau „Angajații ar trebui să urmeze cursuri de formare pentru conducere”.
- Asigurați-vă că veți îndeplini aceste obiective în următoarea evaluare, deoarece la asta se așteaptă angajații.
Pasul 6. Oferiți oportunități de formare profesională
Faceți recomandări pe baza criticilor constructive pe care le-ați dat. Aceste recomandări se pot baza pe surse existente, cum ar fi ateliere, cursuri de formare, formare internă sau mentorat între angajați. În plus, puteți sugera și cursuri gratuite disponibile online dacă nu aveți resurse.
- Fii deschis dacă trebuie să schimbi o sugestie după ce ai vorbit cu un angajat. De exemplu, angajații pot solicita formare profesională la care nu v-ați gândit niciodată.
- Luați în considerare obiectivele de muncă ale angajatului. De exemplu, dacă angajații dvs. doresc să se mute în funcții de conducere, puteți alege formarea de lider ca opțiune de formare profesională. Alternativ, dacă este interesat de designul grafic, permiteți-i să urmeze un curs pentru a-și putea folosi abilitățile pentru compania dvs.
Pasul 7. Încurajați angajatul să încheie sesiunea de feedback
Indiferent cât de strălucită este evaluarea performanței unui angajat, nimănui nu-i place să i se spună ce îi lipsește sau ce trebuie îmbunătățit, așa că încheiați sesiunea încurajându-l pe angajat să-l facă să se simtă mai confortabil și mai puțin descurajat sau copleșit.
Spuneți ceva de genul: „Trimestrul trecut, am avut dificultăți imprevizibile, dar ați făcut o treabă excelentă ajustând volumul de muncă. Ne place munca ta și așteptăm cu nerăbdare să vedem mai multe lucruri de acest gen în trimestrul actual.”
Pasul 8. Încurajează un răspuns din partea ascultătorului
Acest răspuns poate fi verbal după ce l-ați discutat cu el sau puteți oferi un formular de feedback pentru completare. Veți obține un răspuns mai bun, dacă angajaților li se oferă timp să se gândească la evaluările lor de performanță și să își scrie răspunsurile în absența dvs.
Cereți persoanei feedback pentru recenzia pe care i-ați lăsat-o. De exemplu, „Aveți sugestii pentru mine, ce trebuie să îmbunătățesc atunci când dau feedback? Și „feedback-ul meu a fost suficient de clar și util?”
Metoda 3 din 3: Oferirea de feedback elevilor
Pasul 1. Concentrați-vă pe performanța de învățare a elevilor
Scopul oferirii de feedback este de a ajuta elevii să învețe. Așadar, dați comentarii pozitive care îl îndreptă spre îmbunătățirea eforturilor, mai degrabă decât să-i criticați greșelile. Folosiți această sesiune pentru a da instrucțiuni și nu pentru a le critica.
Puteți oferi feedback scris cu privire la sarcinile elevilor, inclusiv sarcini scrise, prezentări și proiecte
Pasul 2. Oferiți feedback cu privire la conținutul și mecanismul de livrare al sarcinii
Ambele sunt importante pentru elev, deoarece el sau ea trebuie să știe cum să îmbunătățească aceste două componente. În plus, există mulți studenți care au performanțe mai bune într-o zonă decât în alta. De exemplu, un student poate avea o idee strălucită, cu o dezvoltare bună a ideilor, dar nu poate scrie corect, nu poate folosi corect punctuația și are o mulțime de propoziții incomplete și inexacte.
- Dacă furnizați feedback pentru un proiect sau prezentare orală, asigurați-vă că oferiți feedback cu privire la fiecare secțiune a sarcinii.
- De exemplu, prezentările orale au nevoie de feedback cu privire la conținut și abilitățile de vorbire în public. Între timp, proiectele necesită feedback în ceea ce privește conținutul, creativitatea și metodele de livrare.
Pasul 3. Oferiți feedback pozitiv și negativ specific
Comentariile precum „treabă bună”, „îmbunătățire” sau „îmbunătățire” nu sunt considerate suficient de specifice; elevii nu știu ce părți să îmbunătățească și ce lucruri sunt suficient de bune. Spuneți elevilor care domenii trebuie îmbunătățite și care sunt suficient de bune.
- Scrie ceva de genul: „Teza este clară, bine scrisă și folosește formatul pe care l-am studiat. Cu toate acestea, propoziția de deschidere trebuie corectată, deoarece nu este legată de teza dvs.”.
- Sugerează: „Ideea ta este bine dezvoltată, dar îți recomand să ții sesiuni suplimentare pentru a-ți îmbunătăți utilizarea virgulelor și a practica scrierea unor propoziții perfecte”.
- Oferiți o combinație de comentarii pozitive și critici constructive.
Pasul 4. Sugerați cum să îmbunătățiți capacitatea în loc să remediați eroarea
Este posibil să semnalizați unele greșeli, dar nu editați prea mult din munca studenților. Notați toate problemele pe care le vedeți în munca elevilor, cum ar fi utilizarea excesivă a virgulelor. După aceea, sugerați ce poate fi îmbunătățit prin aceasta.
De exemplu, „Ați folosit prea multe virgule în eseu. Vă rugăm să verificați regulile de utilizare a virgulelor și cum să combinați propoziții cu virgule. Dacă veniți la o sesiune suplimentară, putem practica cum să scriem împreună un paragraf bun
Pasul 5. Prioritizează următoarea schiță sau sarcină
Stabilirea unor astfel de priorități îi va ajuta pe elevi să se concentreze asupra altor lucruri care trebuie atinse. Puteți acorda prioritate obiectivelor de învățare sau nevoilor elevilor, în funcție de munca dvs.
Spuneți „Acum, ar trebui să vă concentrați pe utilizarea propozițiilor active și să nu folosiți propoziții incomplete”
Pasul 6. Limitați feedback-ul la o zonă sau o abilitate dacă aceasta este problema principală
Concentrați-vă pe obiectivele actuale de învățare sau pe nevoile elevilor pe care îi evaluați. Asigurați-vă că elevul știe că notați doar câteva părți ale eseului său, astfel încât el să nu presupună că restul eseului este perfect.
- Marcați zonele care vor fi în centrul feedback-ului dvs.
- Înainte de a returna munca studenților, informați-i că oferiți feedback doar cu privire la anumite părți ale sarcinii.
- Puteți permite elevilor să aleagă abilitățile sau secțiunile pe care doresc să le comenteze.
Pasul 7. Nu copleșiți elevii
Dacă există prea multe greșeli, nu le rezolva pe toate într-o singură sesiune de feedback. Dacă lăsați prea multe comentarii într-o singură sesiune, elevii se pot simți copleșiți și, în cele din urmă, pot fi descurajați. Așadar, lăsați un comentariu cu privire la cel mai ușor și cel mai simplu lucru de corectat.
- De exemplu, ați putea începe cu modalități de a evita scrierea unor propoziții imperfecte și căutarea cuvintelor în dicționar dacă nu știe cum să le scrie.
- În plus, vă puteți concentra și asupra obiectivelor de învățare pentru sarcină.
Pasul 8. Motivați elevii să continue să învețe
Încheiați sesiunea de feedback cu cuvinte pozitive și încurajați-l să continue să încerce. Îi poți aminti, de asemenea, de realizările sale în alte sarcini, astfel încât el să continue să încerce și mai mult.
