Dezvoltarea unui plan eficient de gestionare a riscurilor poate preveni creșterea problemelor mici. Diferite tipuri de planuri de gestionare a riscurilor se pot ocupa de calcularea probabilității unui eveniment, a impactului acestuia asupra dvs., a riscurilor speculative și a modului de atenuare a problemelor asociate acestor riscuri. Planificarea vă va ajuta să faceți față și să preveniți situațiile dificile care au sau vor apărea.
Etapa
Pasul 1. Înțelegeți cum funcționează gestionarea riscurilor
Riscul este efectul (pozitiv sau negativ) datorat unui eveniment sau unei serii de evenimente care au loc într-una sau mai multe locații. Riscul este calculat pe baza probabilității ca un eveniment să devină o problemă și a impactului rezultat (Riscul = Impactul X de impact). Pentru a analiza riscul trebuie identificați diferiți factori, inclusiv:
-
Ocurență: Ce s-ar putea întâmpla?
Elaborați un plan de gestionare a riscurilor Pasul 1 Bullet1 -
Probabilitate: Cât de probabil este ca evenimentul să aibă loc?
Elaborați un plan de gestionare a riscurilor Pasul 1 Bullet2 - Impact: Cât de sever va fi impactul dacă apare?
- Atenuare: cum (și cu cât) puteți reduce probabilitatea.
- Contingență: Cum (și cu cât) puteți reduce impactul?
- Reducere = Atenuare X contingență
- Expunere = Risc - Reducere
- Odată ce identificați variabilele de mai sus, rezultatul este Expunere. Aceasta este cantitatea de risc care nu poate fi evitată. Expunerea poate fi numită și Amenințare, Răspundere sau Severitate, dar toate se referă la același lucru. Expunerea va fi utilizată pentru a ajuta la determinarea faptului dacă trebuie planificată activitatea planificată.
- Aceasta este adesea o formulă cost-beneficiu. S-ar putea să utilizați aceste elemente pentru a determina dacă riscul implementării unei modificări este mai mare sau mai mic decât riscul de a nu implementa modificarea.
- Risc asumat. Dacă decideți să continuați (uneori, nu aveți de ales, de exemplu reglementările guvernamentale), atunci expunerea dvs. devine un risc presupus. În unele medii, riscul presupus este tradus în valori rupiene care sunt apoi utilizate pentru a calcula profitabilitatea produsului final.
Pasul 2. Definiți-vă proiectul
În acest articol, să ne considerăm responsabili de un sistem informatic care furnizează informații importante (dar nu critice) unor populații numeroase. Calculatorul principal care găzduiește acest sistem este vechi și trebuie înlocuit. Sarcina dvs. este să elaborați un plan de gestionare a riscurilor pentru această mișcare. Acest plan va fi afișat într-un model simplificat în care Riscul și impactul vor fi clasificate ca ridicat, mediu sau scăzut (această metodă este foarte frecventă în managementul de proiect).
Pasul 3. Obțineți informații de la alții
Riscuri de brainstorming. Adunați câțiva oameni care sunt foarte familiarizați cu proiectul și cereți informații despre ce se va întâmpla, cum să îl preveniți și ce trebuie făcut dacă se va întâmpla. Ia o mulțime de note! Veți utiliza rezultatul acestei sesiuni importante de mai multe ori în timpul pașilor următori. Fii deschis la ideile date. Gândirea „în afara cutiei” este în regulă, dar păstrați controlul asupra sesiunii dvs. pentru a o menține concentrată asupra țintei.
Pasul 4. Identificați consecințele fiecărui risc
Din sesiunea de brainstorming, au fost colectate diverse informații despre ceea ce se întâmplă dacă riscul devine realitate. Asociați fiecare risc cu consecințele la care se face referire în timpul sesiunii cât mai specific posibil. „Amânarea proiectului” ar trebui descompusă la, de exemplu, „Proiectul va fi întârziat în 13 zile”. Dacă există o valoare rupiană, menționarea simplă a „Peste buget” ar fi prea generală.
Pasul 5. Eliminați problemele irelevante
De exemplu, dacă mutați sistemul computerizat al unei reprezentanțe auto, atunci războiul nuclear, ciuma sau asteroizii ucigași nu vor interfera cu proiectul dumneavoastră. nu puteți face nimic pentru a planifica sau a reduce impactul. Cu toate acestea, rețineți că nu includeți aceste evenimente în planificarea riscurilor.
Pasul 6. Enumerați toate elementele de risc identificate
Nu trebuie să le aranjați în ordine. Înregistrați-le unul câte unul.
Pasul 7. Includeți probabilitățile
Pentru fiecare element de risc de pe lista dvs., determinați dacă probabilitatea apariției acestor riscuri este suficient de mare, medie sau suficient de scăzută? Dacă trebuie să utilizați numere, Probabilitatea pentru scara joasă este 0,01-0, 33, medie = 0,34-0, 66 și mare = 0,67 - 1,00.
-
Trebuie remarcat, dacă probabilitatea ca evenimentul să devină real este zero, înseamnă că riscul nu mai este luat în considerare. Nu are rost să ne gândim la ce nu se va întâmpla (un T-Rex furios își mănâncă computerul).
Pasul 8. Definiți impactul
În general, Impactul este desemnat ca fiind ridicat, mediu sau scăzut pe baza liniilor directoare definite. Dacă trebuie să utilizați numere, înseamnă scale de impact de la 0,01 la 1,00, adică de la 0,01 la 0,33 = scăzut, 0,34 - 0,66 = mediu, 0,67 - 1,00 = ridicat.
-
Notă: dacă impactul unui eveniment este zero, riscul nu trebuie înregistrat. Nu există niciun motiv pentru a lua în considerare lucruri irelevante, indiferent de șansele (câinele meu a luat masa).
Pasul 9. Determinați riscul elementului
Pentru aceasta sunt adesea utilizate mesele. Dacă utilizați valori ridicate, medii și scăzute, vă recomandăm să utilizați tabelul de sus. Dacă utilizați valori numerice, va trebui să luați în considerare un sistem de notare puțin mai complicat, similar cu al doilea tabel de aici. Este important să rețineți că nu există o formulă universală pentru combinarea Probabilității cu Impactul, iar formula variază în funcție de persoană și proiect. Formulele din acest articol sunt doar un exemplu (deși se bazează pe o poveste adevărată):
-
Fii flexibil în analiză.
Uneori, trebuie să mergeți înainte și înapoi între metoda T-S-R și metoda numerică. Puteți utiliza un tabel similar cu tabelul de mai jos.
Pasul 10. Sortează toate riscurile
Enumerați toate elementele care au fost identificate începând de la cel mai mare risc la cel mai mic.
Pasul 11. Calculați riscul total
Aici numerele vă vor ajuta. în Tabelul 6, aveți 7 riscuri cu valorile T, T, S, S, S, R și R. Aceste valori pot fi modificate la 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 și 0, 2, din tabelul 5. Riscul total mediu este de 0,5 sau moderat.
Pasul 12. Elaborați o strategie de atenuare
Atenuarea este concepută pentru a reduce probabilitatea ca un risc să devină evident. De obicei, va trebui să faceți acest lucru numai pentru elementele Înalte și Medii. Puteți reduce elementul Low, dar puneți-i pe ceilalți pe primul loc. De exemplu, dacă un element de risc ar putea întârzia livrarea pieselor critice, puteți reduce riscul comandându-le la începutul proiectului.
Pasul 13. Elaborați un plan de rezervă
Contingențele sunt de obicei concepute pentru a reduce impactul dacă riscul nu devine evident. Din nou, de obicei, veți dezvolta doar situații neprevăzute pentru elementele Înalte și Medii. De exemplu, dacă o parte importantă de care aveți nevoie nu ajunge la timp, este posibil să fiți forțat să folosiți piesele vechi disponibile în timp ce așteptați piese noi.
Pasul 14. Analiza eficienței strategiei
Cât de reduse sunt probabilitatea și impactul? Evaluează-ți strategia de contingență și atenuare și reatribuie evaluarea eficientă riscurilor tale.
Pasul 15. Calculați-vă riscul efectiv
Acum, cele șapte riscuri sunt S, S, S, R, R, R și R, ceea ce se traduce prin 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 și 0, 2. Astfel, obțineți un risc mediu de 0,329. A se vedea tabelul 5 și vom constata că riscul general este clasificat ca fiind scăzut. Inițial, riscul dvs. este moderat (0, 5). După implementarea strategiei de management, expunerea dvs. este scăzută (0,329). Aceasta înseamnă că obțineți o reducere a riscului cu 34,2% prin atenuare și contingență. Sigur!
Pasul 16. Monitorizați-vă riscul
Odată ce cunoașteți amploarea riscului, trebuie să determinați cum să știți dacă riscul este real, astfel încât să știți când și dacă trebuie să creați un plan de rezervă. Acest lucru se realizează prin identificarea semnelor de risc. Faceți acest lucru cu risc elementar ridicat și mediu. Apoi, pe măsură ce proiectul progresează, veți putea determina dacă elementul de risc a devenit o problemă. Dacă nu cunoașteți semnele, există șanse mari ca riscul să devină real fără ca cineva să observe și să afecteze proiectul, chiar dacă aveți un plan bun de rezervă.
sfaturi
- În situațiile în care managerul de proiect are prea multe funcții de gestionare a riscurilor, analiza poate fi limitată la calea critică a proiectului. În astfel de cazuri, este recomandabil să se calculeze mai multe căi critice cu, poate, un timp de întârziere suplimentar pentru a identifica mai proactiv sarcinile care sunt probabil pe calea critică. Acest lucru este adecvat în special atunci când un manager de proiect controlează mai multe proiecte, dar nu umbrește alte funcții de planificare și control (vezi Avertismente).
- Reducere = Risc - Expunere. În acest exemplu (și presupunând un proiect de 1000000 USD), riscul dvs. este de 0,5 X 1000000 USD (500000000 IDR), iar expunerea dvs. este de 0,329 X 1.000.000.000 IDR (329.000.000 IDR), ceea ce înseamnă valoarea reducerii = 171.000.000 IDR. utilizați-l ca o indicație a valorii cheltuielilor rezonabile pentru gestionarea riscului, care ar trebui să facă parte din estimarea revizuită a proiectului (cum ar fi asigurarea).
- Schimbări de plan. Managementul riscului este un proces incert, deoarece riscul se schimbă întotdeauna. Astăzi, puteți atribui riscuri multiple cu probabilitate și impact ridicat. A doua zi, probabilitatea sau impactul se pot schimba. În plus, unele riscuri pot dispărea complet, în timp ce altele apar.
- Puteți utiliza Exposure pentru a determina viabilitatea proiectului. Dacă proiectul total estimat este de 1000000 USD și Expunerea dvs. este de 0,329, regula generală este că proiectul are potențialul de a depăși estimarea cu 329,000 USD. Puteți bugeta pentru niște bani în plus, pentru orice eventualitate? În caz contrar, poate reconsiderați scopul proiectului dvs.
- Utilizați documente de lucru pentru a monitoriza continuu planificarea riscurilor. Riscurile se schimbă întotdeauna, riscurile vechi pot fi pierdute și riscurile noi se concentrează.
- Semnalele de avertizare timpurie fac parte dintr-o bună planificare a copiilor de rezervă. dacă rezultatele testului indică necesitatea unui plan de rezervă, asigurați-vă că accelerați rezultatele testului. Dacă nu există un semnal de avertizare bun, încercați să creați propriul dvs.
- Faceți întotdeauna o investigație. Ce ți-a scăpat? Ce s-ar putea întâmpla pe care nu l-ai luat în considerare? Acesta este unul dintre cele mai grele și mai importante lucruri de făcut. Faceți o listă și verificați în mod repetat.
- Dacă sunteți un manager de proiect cu o experiență minimă sau un proiect mic, luați în considerare economisirea timpului sărind pașii care nu funcționează sau au un impact redus asupra proiectului, săriți peste evaluarea formală de probabilitate și impact, faceți un „calcul mental” și săriți chiar înăuntru și uită-te la proiect. De exemplu, dacă trebuie să efectuați întreținerea circuitului electric și această activitate va „opri” serverul, riscul de a muta serverul într-un circuit nou este mai mare decât să așteptați finalizarea întreținerii pentru a reactiva serverul. În ambele cazuri, serverul se va închide, dar puteți specifica ce acțiune este mai puțin riscantă pentru proiect.
Avertizare
- Nu face lasă politica să interfereze cu judecata ta. acest lucru se întâmplă des. Oamenii nu vor să creadă că ceea ce au controlul asupra lor poate fi problematic și vor argumenta împotriva nivelului dvs. de risc. Poate că, într-adevăr, riscul nu se va întâmpla, dar există posibilitatea ca persoana să-și urmeze propriul ego.
- Nu ignorați complet elementele cu risc scăzut, dar nu pierdeți nici timpul pe ele. Măsurile ridicate, medii și scăzute indică cât de mult efort va fi dedicat monitorizării fiecărui risc.
- Luați în considerare ce se poate întâmpla dacă două sau trei probleme apar împreună. Probabilitatea este foarte mică, dar impactul va fi imens. Aproape toate dezastrele majore implică diverse erori.
- Nu complicați excesiv proiectul. Managementul riscurilor este o parte importantă a proiectului. Cu toate acestea, nu lăsați munca reală a proiectului dvs. să fie împiedicată. Dacă nu sunteți atent, puteți ajunge să urmăriți riscuri irelevante și să vă supraîncărcați planurile cu informații inutile.
- Nu presupuneți că toate riscurile au fost identificate. Natura riscului este imprevizibilă.
