Există două tipuri de planuri de gestionare a schimbării. Primul tip de plan abordează impactul schimbării asupra organizației, ceea ce facilitează tranziția. Al doilea tip de plan monitorizează modificările specifice proiectului, ceea ce duce la o evidență clară a modificărilor aduse domeniului proiectului. Ambele planuri își propun să comunice în mod clar și precis ceea ce trebuie făcut.
Etapa
Metoda 1 din 2: Scrierea unui plan de gestionare a schimbărilor organizaționale
Pasul 1. Arată motivul din spatele schimbării
Enumerați factorii care au determinat decizia de schimbare, cum ar fi performanța slabă, tehnologia nouă sau schimbarea misiunii organizației.
O abordare care poate fi utilizată este descrierea situației actuale și a situației viitoare pe care organizația dorește să o creeze
Pasul 2. Definiți tipul și domeniul de aplicare al modificării
Descrieți pe scurt natura proiectului de schimbare. Stabiliți dacă această modificare va afecta titlul postului, procesele comerciale, modificările politicii și / sau structura organizațională. Enumerați departamentele, grupurile de lucru, sistemele sau alte componente care vor suferi modificări.
Pasul 3. Descrieți sprijinul părților interesate
Enumerați toate părțile care vor fi afectate de modificarea propusă, de exemplu, conducerea superioară, managerii de proiect, sponsorii proiectului, utilizatorii finali și / sau angajații. Pentru fiecare parte, scrieți dacă partidul acceptă modificarea.
- Luați în considerare crearea unei diagrame pentru a comunica acest lucru clar și concis. Un exemplu este listarea conștientizării, nivelului de sprijin și influenței fiecărei părți clasificate folosind o scară înaltă / medie / scăzută.
- Dacă este posibil, efectuați un interviu în persoană pentru a măsura sprijinul.
Pasul 4. Formați o echipă de management al schimbărilor
Această echipă este responsabilă pentru furnizarea de informații tuturor părților, pentru a asculta îngrijorările și pentru a se asigura că procesul de schimbare este cât se poate de lin. Alegeți persoane care au credibilitate în cadrul organizației și bune abilități de comunicare.
Această echipă ar trebui să aibă și membri de la nivelul executivului superior. Subliniați că sunt responsabili pentru promovarea schimbării, nu doar acordarea aprobării
Pasul 5. Elaborați o abordare a managementului
Sprijinul deplin din partea unor persoane importante din organizație este foarte important pentru succesul schimbării. Oferiți angajaților seniori oportunitatea de a oferi feedback și de a lucra cu ei pentru a crea un rol activ în demonstrarea și conducerea schimbărilor.
Pasul 6. Creați un plan pentru fiecare parte interesată
Evaluează riscurile și preocupările tuturor părților, inclusiv a celor care susțin schimbarea. Desemnează echipa de management pentru a răspunde preocupărilor.
Pasul 7. Creați un plan de comunicare
Comunicarea este cea mai importantă componentă în managementul schimbării. Comunicați regulat cu persoanele afectate de schimbare. Subliniați motivele care stau la baza schimbării și beneficiile care trebuie obținute din schimbare.
- Părțile interesate ar trebui să accepte comunicări personale față-verso. Întâlnirile față în față sau față în față sunt foarte importante.
- Comunicarea ar trebui să provină de la un sponsor de schimb de rang înalt, de la supraveghetorul dvs. imediat și de la alții de încredere de părțile interesate. Toate comunicările trebuie să transmită un mesaj consistent.
Pasul 8. Monitorizează meciul
Există întotdeauna cei care rezistă schimbării. Acest meci este la nivel individual. Deci, comunicați cu persoana respectivă pentru a înțelege raționamentul acesteia. Monitorizați reclamațiile, astfel încât echipa de gestionare a schimbării să le poată adresa. Motivele comune pentru rezistență includ:
- Nici o motivație pentru schimbare, nici un sentiment de urgență
- Nu înțelegeți situația generală sau de ce este necesară schimbarea
- Lipsa intrării în proces
- Incertitudine cu privire la securitatea locului de muncă, rolurile viitoare sau cerințele și abilitățile necesare pentru îndeplinirea viitoarelor locuri de muncă.
- Eșecul conducerii de a îndeplini așteptările privind implementarea schimbării sau comunicarea
Pasul 9. Depășește obstacolele
Multe reclamații ar trebui rezolvate prin îmbunătățirea comunicărilor sau prin schimbarea strategiilor de comunicare pentru a aborda probleme specifice. Unele reclamații necesită o abordare suplimentară pe care este posibil să o puteți include ca parte a planului sau puteți delega echipei de conducere pentru a putea face ceea ce este necesar. Luați în considerare ce pași sunt adecvați în organizația dvs.:
- Pentru schimbarea rolurilor sau a proceselor de lucru, acordați prioritate formării angajaților.
- Dacă preziceți un moral scăzut sau o perioadă de tranziție stresantă, tratați evenimentele companiei sau beneficiile angajaților.
- Dacă părțile interesate nu sunt motivate să se schimbe, stimulați.
- Dacă părțile interesate nu se simt implicate în procesul de schimbare, convocați o ședință pentru a colecta feedback și a lua în considerare schimbarea planurilor.
Metoda 2 din 2: Monitorizarea modificărilor proiectului
Pasul 1. Definiți rolul de gestionare a schimbărilor
Faceți o listă a funcțiilor care vor fi numite pentru acest proiect. Descrieți responsabilitățile și abilitățile necesare pentru fiecare post. Includeți cel puțin un manager de proiect pentru a face schimbări de zi cu zi și un sponsor de proiect pentru a monitoriza progresul general și pentru a lua decizii majore de schimbare.
Pentru un proiect amplu într-o organizație mare, împărțiți rolul de management al proiectului în mai mulți oameni cu cunoștințe specializate
Pasul 2. Luați în considerare crearea unei plăci de control al modificărilor
Proiectele de dezvoltare software au în general un Board de control al schimbărilor compus din reprezentanți ai fiecăruia dintre grupurile interesate. Acest consiliu aprobă cererile de modificare, nu managerul de proiect și comunică deciziile părților interesate. Această abordare funcționează bine pentru proiectele care implică mai multe grupuri și proiecte al căror scop minim și ținte necesită adesea reevaluare.
Pasul 3. Creați un proces pentru realizarea cererilor de modificare
Odată ce cineva din echipa de schimbare a aflat următorul pas, cum transformi o idee într-o realitate? Descrieți acest proces cu acordul echipei. Exemplu:
- Membrii echipei completează un formular de solicitare de modificare și îl trimit managerului de proiect.
- Managerul de proiect introduce formularul în înregistrarea cererii de modificare și ajustează această înregistrare pe măsură ce modificările sunt implementate sau respinse.
- Managerul cere membrilor echipei să scrie un plan specific și să estimeze cât efort va fi necesar.
- Managerul de proiect trimite planul către sponsorul proiectului pentru aprobare sau respingere.
- Implementați modificările. Părțile interesate sunt informate periodic cu privire la evoluții.
Pasul 4. Creați un formular de solicitare de modificare
Datele de mai jos trebuie incluse de fiecare dată când se face o cerere de modificare și se introduce în jurnalul de modificări:
- Data cererii de modificare
- Numărul cererii de modificare atribuit de managerul de proiect
- Titlu și explicație
- Numele solicitantului, adresa de e-mail și numărul de telefon
- Prioritate (mare, mediu sau scăzut). Planurile de gestionare a schimbărilor de urgență pot necesita termene limită specifice.
- Număr produs și versiune (pentru proiecte software)
Pasul 5. Introduceți informații suplimentare în notele de modificare
Înregistrările modificărilor ar trebui să înregistreze deciziile și implementarea. Pe lângă informațiile copiate din formularul de cerere de modificare, trebuie să pregătiți un loc pentru a scrie următoarele:
- Semnul aprobării sau respingerii
- Semnătura persoanei care aprobă sau respinge cererea
- Schimbați termenul de implementare
- Schimbați data de finalizare
Pasul 6. Monitorizează deciziile importante
Pe lângă notele zilnice, urmărirea deciziilor importante va fi benefică pentru proiect. Aceste înregistrări vă vor facilita monitorizarea proiectelor pe termen lung sau a proiectelor care suferă o schimbare de conducere. Aceste înregistrări pot ghida, de asemenea, comunicarea cu clienții sau conducerea superioară. Pentru orice modificare a termenelor, sferei sau cerințelor proiectului, nivelului de prioritate sau strategiei, includeți următoarele informații:
- Oameni care iau decizii
- Data deciziei
- Rezumatul motivelor care stau la baza deciziei și a procesului decizional. Includeți documente legate de acest proces.
