În 2013, s-a constatat că aproximativ 78.000 de angajați din SUA au furat aproximativ 55 milioane USD de la angajatorii lor. Datele iau în considerare doar angajații din sectorul comerțului cu amănuntul. Această tendință de furt de birouri nu este lipsită de victime. Întreprinderile și comunitățile deservite de aceste companii vor pierde, deoarece cu profituri reduse, întreprinderile vor fi forțate să crească prețurile, astfel încât consumatorii să fie afectați. Din fericire, există modalități prin care toate companiile, de la cei mai mici angajați la proprietarii de afaceri, pot prinde angajați necinstiți și pot pune capăt furtului la locul de muncă.
Etapa
Metoda 1 din 3: Prinderea angajaților necinstiți ca supraveghetori
Pasul 1. Colectați cu atenție fiecare dovadă a furtului
Pentru a prinde un hoț la serviciu, trebuie să aveți informații. De îndată ce are loc o căutare, adunați informații care vă pot ajuta să vă dați seama când, unde și, dacă este posibil, în jurul cărora a avut loc furtul.
-
Datele pe care ați putea dori să le colectați includ:
- Data și ora exactă a pierderii de bani / bunuri;
- Soldul inițial și final al fiecărei case de marcat (în caz de furt de bani);
- Inventarul total și vânzările (în cazul furtului de bunuri);
- Numele angajatului care se afla la locul de muncă când s-a produs furtul;
- Accesați datele de glisare a cardului, ori de câte ori este posibil;
- Rapoarte privind cheltuielile angajaților; și
- Note de utilizare a echipamentelor.
- Dacă nu aveți informațiile, începeți să înregistrați când suspectați furtul. Înregistrarea este de obicei suficientă pentru a preveni furturile viitoare, dar dacă furtul persistă, veți fi mai bine pregătiți să prindeți un hoț.
Pasul 2. Găsiți defectele din note
Aruncați o privire asupra notelor dvs. și găsiți orice lucru care nu pare să aibă sens sau orice lacune în care s-ar putea pierde bani sau obiecte. Cu cât contabilitatea dvs. este mai bună, cu atât este mai probabil să găsiți dovezi ale furtului.
De exemplu, atunci când verificați înregistrările stocurilor, este posibil să observați că cele 20 de smartphone-uri de la începutul zilei scăzuseră la 10, dar doar 9 au fost vândute. Rezultatele acestor calcule sunt cu siguranță un semn de întrebare și ar trebui să investigați
Pasul 3. Acordați atenție funcției casei de marcat
Angajații care fură din casele de marcat folosesc de obicei diverse tactici pentru a-și acoperi urmele, de obicei cu ajutorul anumitor funcții pentru a avea șansa de a fura. De exemplu, un angajat necinstit ar putea folosi funcția de vânzare a casei de marcat pentru a fura. Atunci când un cumpărător dă bani, se introduce o comandă fără vânzare în casa de marcat, astfel încât mașina să se deschidă. Angajații vor da schimbări clienților și vor lua bani din casa de marcat. Clientul nu ar avea de unde să cunoască această viclenie și nici vânzarea nu va fi înregistrată.
-
Funcțiile casei de marcat pe care trebuie să le cunoașteți includ:
- Fără vânzare
- Restituire
- 0 $ de vânzare
- Rapoarte (angajații necinstiți pot încasa veniturile din vânzări care apar atunci când casa de marcat tipărește raportul).
- O'Dell Restaurant Consulting are un ghid cuprinzător care conține trucuri obișnuite privind furtul angajaților, dintre care unele profită de funcțiile speciale ale casei de marcat. Citiți ghidul de la acest link. În timp ce legătura se concentrează asupra restaurantelor, multe dintre trucurile menționate în ghid se aplică și în multe alte domenii, inclusiv cu amănuntul.
Pasul 4. În caz de furt de bani, faceți calculul banilor la casa de marcat
Una dintre cele mai frecvente modalități de a face față furtului de bani este de a solicita angajaților să numere banii la casa de marcat la începutul schimbului și să-i numere înapoi la sfârșitul schimbului. Rezultatele calculului vor fi comparate cu raportul de vânzări. Sistemul este relativ ușor de implementat și, deși nu este garantat să oprească furtul de bani de la casa de marcat, furtul flagrant poate fi ușor prins.
-
Utilizarea tabelelor standard va facilita implementarea acestui sistem pentru proprietari și supraveghetori. Includeți următoarele rânduri în tabel:
- Începutul echilibrului
- Vânzare în numerar
- Vânzări cu card de credit / cec
- Vanzari totale
- Sold final
Pasul 5. Dacă este posibil, utilizați date din înregistrări video
Dacă compania dvs. are un sistem de securitate CCTV, uitați-vă la filmări pentru a găsi dovezi ale furtului, mai ales dacă camera indică o locație a furtului, cum ar fi o casă de marcat. Utilizați aceste informații pentru a restrânge ora și locul incidentului, apoi așteptați semnele latente ale furtului, cum ar fi:
- Mâinile angajaților mută banii de la casa de marcat în buzunar.
- Banii care se mută de la casa de marcat la titularul de bacșiș.
- Obiceiuri ciudate în zona casei de marcat (de exemplu, un angajat necinstit ar putea marca casa de marcat cu atenție pentru a-și aminti cât a furat din casa de marcat, astfel încât să poată ajusta situațiile financiare).
- Vânzarea mărfurilor care se mută în buzunare, portofele, genți etc.
- Articolele care pot fi încă vândute sunt mutate în coșul de gunoi.
- Acces neautorizat la seifuri de bani, seifuri etc.
- Vizite la birou în afara programului de lucru,
Pasul 6. Întrebați angajații unul câte unul
În timp ce un hoț nu va mărturisi la interogatoriu, un angajat cinstit poate fi capabil să vă dea un indiciu. Luați în considerare apelarea angajaților la biroul dvs. pentru o discuție sinceră și deschisă despre furtul din birou. Puteți întreba dacă știu de angajați care fură sau îi puteți cere să ajute la oprirea furtului. De asemenea, puteți reaminti angajaților dvs. regulile referitoare la furt în biroul dvs.
- Invitați angajații să vorbească unul câte unul în camera dvs. Angajații dvs. se pot simți mai în siguranță dacă nu au de-a face cu alți angajați.
- Poate doriți să discutați cu cât mai mulți angajați, chiar și cu toți angajații, dacă este posibil. Astfel, dacă angajatul care a furat ar fi dat afară, i-ar fi greu să știe cine a scurs informații despre comportamentul său.
Pasul 7. Luați în considerare efectuarea unui audit intern cu ajutorul unui investigator terț
Proprietarii și supraveghetorii nu sunt singuri care se ocupă de problema furtului în birou. Mulți consultanți independenți și anchetatori în domeniul securității birourilor și prevenirii furturilor vă pot ajuta. Deși costul este prea mare pentru un mic incident, dacă furtul continuă și devine o mare problemă, serviciile acestui consultant vor fi foarte semnificative.
Auditul intern este foarte util atunci când frauda are loc la nivel de contabilitate. Angajații contabili pot fura destul de mult de la o companie fără a fi prinși, astfel încât auditorii externi pot fi de mare ajutor
Pasul 8. Confruntați-l pe hoț numai dacă aveți dovezi convingătoare
Nu acuzați sau trageți fără dovezi, deoarece acest lucru va demoraliza doar lucrătorii și va demonstra că puteți concedia în mod arbitrar, mai ales dacă ulterior se dovedește că angajatul pe care l-ați concediat nu a furat. Pentru a evita acest lucru, așteptați până când puteți dovedi furtul înainte de a trage.
În plus, dacă concediați un angajat nevinovat, iar contractul angajatului conține o clauză de securitate a poziției, acțiunile dvs. vor include concedierea nejustificată, ceea ce ar putea duce la urmărirea penală. Cu toate acestea, majoritatea contractelor de muncă din SUA vă permit să concediați un angajat în orice moment, fie fără motiv, fie dintr-un motiv
Metoda 2 din 3: Protejarea afacerilor împotriva furtului
Pasul 1. Configurați un sistem de feedback anonim
Dacă doriți să eliberați biroul angajaților răi, ajutați angajații buni să o facă. Având un sistem de feedback anonim, este mai sigur pentru angajații dvs. să raporteze furtul sau alte abateri la locul de muncă. În plus, angajații dvs. pot ridica, de asemenea, îngrijorări, critici și sugestii pentru a-și îmbunătăți locul de muncă.
-
Sistemele de feedback anonime pot fi implementate în diferite moduri, de exemplu:
- Cutie de sugestii într-un spațiu discret (de exemplu, în camera de pauză), astfel încât angajații să poată scrie note fără a fi observați.
- Un cont de e-mail care cenzurează automat numele angajatului care trimite e-mail la adresa respectivă.
- Programe anonime de feedback terță parte, precum 3sixty, Suggestionox etc.
Pasul 2. Instalați software-ul de gestionare a excepțiilor pe sistemul dvs. de casă de marcat
Șansele ca angajații să fure din casa de marcat vor fi mai mici dacă știu că utilizarea funcției de excepție în casa de marcat va fi raportată șefului. Luați în considerare software-ul care raportează automat excepții sau necesită autorizarea administratorului înainte de a putea face excepții, pentru a vă proteja casa de marcat.
- Funcțiile de gestionare a excepțiilor fac de obicei parte din software-ul modern al casei de marcat. Dacă casa de marcat de la compania dvs. este veche, luați în considerare actualizarea casei de marcat din motive de siguranță.
-
Programele recomandate de case de marcat includ:
- AmberPOS
- Furnizori de POS
- Lightspeed Retail
- iVend Retail
- NCR Counterpoint POS și Retail Management
Pasul 3. Instalați un sistem de securitate video dacă biroul dvs. nu are deja unul
Pentru angajații necinstiți, supravegherea va fi cea mai mare motivație pentru a nu mai fura. Amplasați camerele în locații vulnerabile (cum ar fi case de marcat, zone de marfă scumpe etc.) pentru a reduce furtul și a oferi dovezi puternice atunci când are loc furtul.
Este dovedit, de asemenea, că camerele false pot reduce rata furturilor în birou. Desigur, asta depinde dacă angajații dvs. știu că camera pe care o instalați este una falsă. Cu toate acestea, camerele false sunt recomandate doar pentru a „întări” raza de vizionare, nu pentru a înlocui complet camera originală
Pasul 4. Luați în considerare alte opțiuni legale de monitorizare
Înregistrarea video nu este singura modalitate legală pentru companii de a monitoriza performanța angajaților. Există, de asemenea, o varietate de alte opțiuni de monitorizare, iar utilizarea lor va depinde de cât de gravă este problema furtului din biroul dvs. Cu toate acestea, asigurați-vă că monitorizarea pe care o utilizați nu încalcă nicio lege din zona dvs. sau contractele încheiate de dvs. și angajații dvs. De asemenea, asigurați-vă că angajații dvs. sunt conștienți de monitorizarea pe care o veți efectua înainte de a începe monitorizarea.
-
Monitorizarea suplimentară pe care o puteți face poate lua forma:
- Verificarea istoricului navigării pe Internet;
- Scanarea comunicărilor pentru cuvinte cheie suspecte;
- Monitorizarea mesajelor, e-mailurilor, conexiunilor Wi-Fi pe dispozitivele personale etc;
- Adăugarea forțelor de securitate; și
- Glisați jurnalul de acces al cardului în zone sensibile.
- Cu toate acestea, monitorizarea angajaților prea atent poate fi periculoasă. Supravegherea excesivă din partea șefului poate face angajații să se simtă intimidați, astfel încât moralul lor să fie erodat, mai ales dacă supravegherea dvs. este mult mai strictă decât standardele din grupul dvs. de afaceri.
Pasul 5. Încercați să stabiliți o relație personală cu fiecare angajat
Majoritatea companiilor cunosc cele trei motive principale ale furtului angajaților: angajatul are un număr mare de nevoi urgente, angajatul se simte neglijat de companie, iar angajatul fură din cauza unei oportunități. Deși nu puteți controla primul motiv, iar al treilea poate fi tratat cu o contabilitate și o supraveghere mai stricte, al doilea este o chestiune de simțire. Pe scurt, angajații nu vor fura dacă sunt apreciați la locul de muncă și ca șeful lor.
-
Puteți dezvolta relații bune cu angajații în următoarele moduri:
- Discutați informal cu angajații, despre viață, speranțe etc.
- Oferă bonusuri și recompense pentru performanțe bune.
- Încercați să discutați, chiar dacă puțin, cu fiecare dintre angajați.
- Luați în considerare evenimentele sociale în afara muncii (vacanțe, ieșiri în familie etc.).
- Empatizează cu reclamațiile și frustrările angajaților.
- Gândiți-vă la acest lucru: într-un sondaj din 1976, aproape jumătate dintre respondenți au răspuns că au furat din birourile respective fără a se simți vinovați. Nu fi un șef enervant, astfel încât oamenii tăi să poată fura fără vinovăție, ci fii prieten cu angajații tăi pentru a nu fura.
Pasul 6. După concediere, reorganizați securitatea în birou
Deși este rar, angajații care au fost concediați pot fura din vechiul lor birou, mai ales dacă încă mai au chei, autentificări etc. Pentru a evita acest lucru, resetați sistemul de securitate din birou după ce ați concediat anumiți angajați. Faceți următoarele, în funcție de tipul dvs. de afacere:
- Schimbați încuietoarea clădirii.
- Schimbați codul electronic de blocare.
- Schimbați parola contului de e-mail al companiei, parola Wi-Fi etc.
- Obțineți cheia, codul cheii sau alte acreditări de conectare ale angajatului concediat.
Pasul 7. Încercați alte soluții neconvenționale
Problema tot mai mare a furtului a declanșat idei creative de la diverse companii pentru a o rezolva. Deși nu toate ideile următoare se vor potrivi situației dvs., ele s-au dovedit a fi eficiente în prevenirea furtului în anumite cazuri.
- Folosiți deșeuri din plastic transparent. Angajații pot ascunde articolele furate în coșul de gunoi, apoi îl pot asigura atunci când aruncă coșul de gunoi. Cu deșeurile din plastic transparent, acest lucru va fi mai dificil de realizat.
- Faceți o regulă pentru a vă asigura că fiecare cutie este nivelată înainte de reciclare, pentru a fi mai ușor să furați prin metoda coșului de gunoi discutată anterior.
- Rearanjați mobilierul sau reorganizați biroul pentru a preveni spațiul nevăzut. Dacă nu există încăpere întunecată, va fi și mai dificil să fure angajații.
- Efectuați o inspecție sau un audit brusc al casei de marcat. Chiar dacă angajaților nu le place, această metodă este destul de eficientă, deoarece dacă știu că casa de marcat poate fi auditată în orice moment, este mai puțin probabil să fure.
- Oferă cadouri în mod regulat. Oferirea gratuită a articolelor care nu se vând bine angajaților este o modalitate de a reduce furtul. De exemplu, dacă angajații de la restaurantul tău fură alimente, permiteți-le să ia orice mâncare care nu se vinde bine.
Metoda 3 din 3: Ajută la oprirea furtului ca angajat
Pasul 1. Dacă observați ceva suspect, contactați șeful
Ca angajat, nu aveți puterea de a schimba sistemele și de a opri furtul, dar asta nu înseamnă că nu puteți ajuta. Dacă vedeți, auziți sau știți ceva care ar putea duce la furt, contactați imediat supraveghetorul. Nu tăceați, deoarece în regulile multor companii, încercările de tăcere de a fura vă pot face să vă trageți.
În multe companii, în special cele cu niveluri scăzute de satisfacție a angajaților sau companiile cu o distanță mare între conducerea superioară și angajați, poate exista o cultură a tăcerii. Angajații care fură se așteaptă ca furtul lor să nu fie raportat și pot intimida angajații care îndrăznesc să facă acest lucru. În acest caz, nu vă distrugeți relația cu alți angajați raportând comportamentul lor șefului dvs. la locul de muncă. Contactați-vă șeful prin e-mail, telefon sau anonim mai jos
Pasul 2. Folosiți un sistem de feedback anonim
Din păcate, la unele companii, este un lucru rău să ai o reputație de „găleată scurgătoare” pentru raportarea furtului. Dacă sunteți prins în această situație, este recomandat să raportați furtul în mod anonim. Raportând anonim, conducerea poate rezolva problema furtului, dar hoțul nu vă poate acuza că sunteți un denunțător.
-
Lucrurile pe care le puteți încerca să raportați furtul în mod anonim includ:
- Strecurați o notă anonimă sub ușa biroului șefului;
- Scrieți informații într-un sistem de feedback anonim;
- Scrieți un e-mail către șef cu o adresă de unică folosință;
- Discutați cu șeful în afara programului de lucru pentru a discuta problema furtului.
Pasul 3. Adunați informațiile cu atenție, dar nu exagerați
Dacă vedeți ocazia de a înregistra furtul cu note, fotografii sau videoclipuri, faceți acest lucru, dar aveți grijă când îl înregistrați. Dacă hoțul observă că este înregistrat, s-ar putea să te evite și să-ți facă mai dificil să demonstrezi că este. În cel mai rău caz, este posibil să fiți etichetat „găleată cu scurgeri”, iar relația dvs. cu alți prieteni la serviciu se va deteriora.
Amintiți-vă că, în majoritatea cazurilor, este suficient să vă amintiți locul și ora incidentului și persoanele implicate. Dacă șeful are încredere în tine și descrierea ta se potrivește cu recordul lor, șeful tău poate avea suficiente informații pentru a acționa, chiar și fără alte dovezi suplimentare
Pasul 4. Evitați să acuzați impulsiv
Angajații sunt într-adevăr obligați să raporteze furtul șefului, cu toate acestea, cu siguranță nu este permisă acuzarea altor angajați fără dovezi. În plus, chiar dacă există dovezi că furtul a fost comis de un anumit angajat, angajatul nu trebuie umilit în fața altor angajați sau clienți.
Pe lângă faptul că sunt jenante atunci când greșesc, acuzațiile fără dovezi pot aduce și moralul. Acuzațiile fără dovezi îi fac pe angajați să simtă că conducerea îi poate acuza oricând
sfaturi
Luați în considerare răsfoirea bazelor de date academice pentru a găsi studii științifice și anchete privind furtul la locul de muncă pentru a găsi noi strategii de prevenire a furtului. De exemplu, Google Scholar are sute de articole de revistă pe această temă, care pot fi accesate la
Avertizare
- Nu încercați să monitorizați persoanele pe care le suspectați în afara locului de muncă, deoarece veți fi văzut ca un stalker și ar putea fi urmărit penal.
- Nu încercați să judecați un hoț la locul de muncă fără permisiunea supraveghetorului dvs., deoarece dacă eșuați, hoțul se va simți urmărit sau s-ar putea să aveți probleme pentru asta. În plus, angajații prinși furând pot acționa impulsiv sau se pot enerva și pot provoca conflicte în birou. Acest conflict poate reduce moralul.
