Microsoft Access este un program de construire a bazelor de date care permite oricui să creeze și să gestioneze baze de date. Acest program este potrivit pentru proiecte mici pentru întreprinderi mari și funcționează foarte vizual. Acest lucru îl face excelent pentru introducerea datelor, deoarece nu trebuie să lucrați cu tabele sau foi de lucru. Consultați primii pași de mai jos pentru a începe să profitați la maximum de Microsoft Access.
Etapa
Partea 1 din 6: Crearea unei noi baze de date
Pasul 1. Faceți clic pe fila Fișier și selectați „Nou”
O bază de date este un loc în care datele dvs. sunt stocate în diferite forme. Puteți alege să creați o bază de date goală sau să alegeți dintr-un șablon existent.
- O bază de date goală este baza de date Access standard și este recomandată pentru utilizare locală. Crearea unei baze de date locale va include un tabel.
- Bazele de date web sunt concepute pentru a fi compatibile cu dispozitivele web Access. Crearea unei baze de date web va include un tabel.
- Șabloanele sunt baze de date care au fost proiectate pentru diverse utilizări. Alegeți un șablon dacă nu doriți să petreceți timp proiectând baza de date.
Pasul 2. Denumiți baza de date
După ce ați selectat tipul bazei de date, dați-i un nume care să reflecte conținutul acestuia. Acest lucru este util mai ales dacă veți lucra cu mai multe baze de date diferite. Introduceți numele bazei de date în caseta „Nume fișier”. Selectați „Creați” pentru a crea un nou fișier de bază de date.
Partea 2 din 6: Adăugarea de date la baza de date
Pasul 1. Determinați cea mai bună structură pentru datele dvs
Dacă creați o bază de date goală, va trebui să vă gândiți cum să vă organizați datele și să adăugați structuri de date adecvate. Există diferite moduri de a formata și interacționa cu datele dvs. în Access:
- Tabelele - Tabelele sunt modul principal de stocare a datelor în baza dvs. de date. Tabelele pot fi comparate cu foile de lucru din Excel: datele sunt organizate în coloane și tabele. Prin urmare, importul de date din Excel și alte programe de procesare a numerelor este un proces ușor.
- Formulare - Formularele sunt un mod de a adăuga date la baza dvs. de date. Deși puteți adăuga date la baza de date direct în tabele, utilizarea formularelor va accelera introducerea vizuală a datelor.
- Rapoarte - Rapoartele sunt utile pentru rezumarea și afișarea datelor din baza de date. Rapoartele sunt utilizate pentru a analiza date și a răspunde la întrebări specifice, cum ar fi cât de mult profit a fost realizat sau unde sunt cei mai mulți clienți. Rapoartele sunt concepute pentru a fi tipărite.
- Interogare - Interogarea este modul în care primiți și sortați date. Îl puteți utiliza pentru a afișa intrări specifice din diferite tabele. De asemenea, puteți utiliza interogări pentru a adăuga și actualiza date.
Pasul 2. Creați primul tabel
Dacă porniți o bază de date goală, veți începe cu un tabel gol. Puteți începe să introduceți date în acest tabel, fie manual, fie copiindu-le dintr-o altă sursă.
- Fiecare bucată de date trebuie stocată în propria coloană (câmp), în timp ce datele trebuie plasate în propriul rând. De exemplu, datele fiecărui client sunt stocate pe rând, în timp ce câmpurile disponibile sunt informații diferite despre acel consumator (prenume, prenume, adresă de e-mail etc.)
- Puteți denumi etichetele coloanelor pentru a vă ușura cunoașterea numelui fiecărui câmp. Faceți dublu clic pe antetul coloanei pentru a-l redenumi.
Pasul 3. Importați date din alte surse
Dacă doriți să importați dintr-un fișier sau locație acceptat, puteți seta Access să accepte informațiile și să le adauge la baza de date. Acest lucru este util pentru primirea de date de la servere web sau alte surse partajate.
- Faceți clic pe fila Date externe
- Selectați tipul de fișier pe care doriți să îl importați. În secțiunea „Importați și conectați”, veți vedea mai multe opțiuni pentru tipurile de date. Puteți face clic pe Mai multe pentru a vedea mai multe opțiuni. ODBC înseamnă Open Database Connectivity și include baze de date precum SQL.
- Răsfoiți locațiile de date. Dacă datele sunt pe server, trebuie să introduceți adresa serverului.
- În fereastra următoare, selectați „Specificați cum și unde doriți să stocați datele în baza de date curentă”. Selectați „OK”. Urmați pașii pentru a importa datele.
Pasul 4. Adăugați un alt tabel
Veți dori să stocați diferite înregistrări în diferite baze de date. Acest lucru va face ca baza de date să ruleze fără probleme. De exemplu, este posibil să aveți un tabel cu informații despre clienți și un alt tabel pentru comenzi de informații. Apoi puteți lega tabelul cu informații despre clienți cu tabelul cu informații despre comandă.
În secțiunea „Creați” din fila Acasă, faceți clic pe butonul „Tabel”. Un nou tabel va apărea în baza de date. Puteți introduce informații în același mod ca primul tabel
Partea 3 din 6: Gestionarea relațiilor dintre mese
Pasul 1. Înțelegeți cum funcționează încuietorile
Fiecare tabel va avea o cheie primară unică pentru fiecare intrare. Inițial, Access creează o coloană ID al cărei număr crește cu fiecare intrare. Această coloană va acționa ca „cheia principală”. Tabelele pot avea și câmpuri „cheie străină”, care sunt câmpuri legate de alte tabele din baza de date. Câmpurile conectate vor avea aceleași date.
- De exemplu, în tabelul Comenzi, este posibil să aveți un câmp ID client pentru a înregistra ceea ce a comandat clientul. Puteți crea o relație pentru câmpul respectiv cu câmpul ID din tabelul Clienți.
- Folosirea relațiilor dintre tabele vă va ajuta cu consistența, eficiența și ușurința accesului la datele dvs.
Pasul 2. Faceți clic pe fila Instrumente baze de date, apoi faceți clic pe butonul Relații din secțiunea Relații
Aceasta va deschide o fereastră nouă cu o previzualizare a tuturor tabelelor din baza de date. Fiecare câmp va fi afișat sub numele fiecărui tabel.
Trebuie să creați un câmp pentru „cheie străină” înainte de a crea o relație. De exemplu, dacă doriți să utilizați ID-ul clientului în tabelul Comenzi, creați un câmp numit Client în tabel și lăsați câmpul necompletat. Asigurați-vă că formatul este același cu câmpul către care faceți legătura (de exemplu, numere)
Pasul 3. Trageți câmpul pe care doriți să îl utilizați ca cheie străină în câmpul pe care l-ați creat pentru cheia externă
Faceți clic pe Creați în fereastra care apare pentru a seta relația dintre câmpuri. O linie va apărea între cele două tabele care leagă cele două câmpuri.
Bifați caseta de selectare „Aplicare integritate referențială” atunci când creați o relație. Aceasta înseamnă că, dacă datele sunt schimbate într-un câmp, datele din alte câmpuri se vor schimba, de asemenea. Acest lucru vă va face datele mai precise
Partea 4 din 6: Crearea unei interogări
Pasul 1. Înțelegeți rolul interogărilor
Interogările sunt acțiuni care vă permit să vizualizați rapid, să adăugați și să editați date într-o bază de date. Există multe tipuri de interogări, de la căutări simple până la crearea de noi tabele pe baza datelor existente. Interogările sunt importante în generarea de rapoarte.
Interogările sunt împărțite în două tipuri principale: Selectare și Acțiune. Prima interogare extrage date din tabel și le poate calcula, în timp ce a doua poate adăuga, edita și șterge date din tabel
Pasul 2. Utilizați Expertul de interogare pentru a crea o interogare de bază Select
Dacă doriți să utilizați o interogare de bază Select, utilizați Expertul de interogare pentru a vă ghida prin pași. Puteți accesa Expertul de interogare din fila Creare. Aceasta vă permite să afișați câmpuri specifice dintr-un tabel.
Crearea unei interogări selectate cu criterii
Pasul 1. Deschideți designul interogării
Puteți utiliza criterii pentru a minimiza interogarea Selectați și afișa doar informațiile de care aveți nevoie. Pentru a începe, faceți clic pe fila Creați și selectați Query Design.
Pasul 2. Selectați masa
Se va deschide caseta Show Table. Faceți dublu clic pe tabelul pe care doriți să îl utilizați și faceți clic pe Închidere.
Pasul 3. Adăugați câmpurile în care vor fi extrase datele
Faceți dublu clic pe fiecare câmp din tabel pe care doriți să îl adăugați la interogare. Câmpul va fi adăugat la lista Design.
Pasul 4. Adăugați criterii
Puteți utiliza diferite tipuri de criterii, cum ar fi textul sau funcțiile. De exemplu, dacă doriți să afișați un preț mai mare de 50 USD din câmpul Preț, introduceți
=50
pe criterii. Dacă doriți doar să arătați clienților din Marea Britanie, introduceți
Regatul Unit
în caseta Criterii.
Puteți utiliza mai multe criterii în fiecare interogare
Pasul 5. Faceți clic pe „Run” pentru a vedea rezultatul
Acest buton se află în fila Proiectare. Rezultatele interogării dvs. vor fi afișate în fereastră. Apăsați Ctrl + S pentru a salva interogarea..
Crearea unei interogări selectate cu parametri
Pasul 1. Deschideți designul interogării
Interogarea cu parametri vă permite să setați ce date doriți să primiți de fiecare dată când executați o interogare. De exemplu, dacă aveți o bază de date cu clienți din diferite orașe, puteți utiliza o interogare cu parametri pentru a întreba pentru ce oraș doriți să afișați date.
Pasul 2. Creați o interogare Selectați și definiți tabelul
Adăugați câmpurile pentru care doriți să preluați date în interogare făcând dublu clic pe previzualizarea tabelului.
Pasul 3. Adăugați parametri în secțiunea Criterii
Parametrii sunt marcați cu caractere „” în jurul lor. Textul dintre paranteze va fi afișat pe interogarea care apare atunci când interogarea este executată. De exemplu, pentru a solicita introducerea orașului, faceți clic pe celula Criterii pentru câmpul Oraș și introduceți
[Care Oras?]
Puteți încheia parametrii cu? sau:, dar nu cu! sau
Pasul 4. Creați o interogare cu mai mulți parametri
Puteți utiliza mai mulți parametri pentru a crea spațiu personalizat în rezultatele interogării. De exemplu, dacă câmpul preferat este Data, puteți obține rezultate între date specifice tastând codul> Între [Data de începere:] Și [Data de încheiere:]. Veți primi două solicitări atunci când rulați interogarea.
Crearea unei interogări de creare a tabelelor
Pasul 1. Faceți clic pe fila Creați și selectați Interogare
Puteți utiliza o interogare pentru a extrage date specifice dintr-un tabel existent și pentru a crea un nou tabel cu acele date. Acest lucru este foarte util dacă doriți să împărțiți o anumită parte a bazei de date sau să creați un formular pentru o anumită parte a bazei de date. Mai întâi veți crea o interogare regulată Select.
Pasul 2. Selectați tabelul din care doriți să preluați date
Faceți dublu clic pe tabele. Puteți selecta mai multe tabele simultan, dacă este necesar.
Pasul 3. Selectați câmpul din care doriți să preluați date
Faceți dublu clic pe fiecare câmp pe care doriți să îl adăugați din previzualizarea tabelului. Acest câmp va fi adăugat la lista dvs. de interogări.
Pasul 4. Setați criteriile
Dacă doriți să specificați anumite date într-un câmp, utilizați secțiunea Criterii pentru a le seta. Consultați secțiunea „Crearea unei interogări selectate cu criterii” pentru detalii.
Pasul 5. Testați-vă interogarea pentru a vă asigura că rezultatele corespund nevoilor dvs
Înainte de a crea tabelul, executați o interogare pentru a vă asigura că recuperează datele corecte. Ajustați criteriile și câmpurile până când obțineți datele corecte.
Pasul 6. Salvați interogarea apăsând Ctrl + S
Interogarea va apărea în cadrul de navigare din stânga ecranului. Faceți clic pe interogare pentru ao selecta din nou și faceți clic pe fila Design.
Pasul 7. Faceți clic pe „Creați tabel” în secțiunea „Tip de interogare”
Va apărea o fereastră care solicită un nou nume de tabel. Introduceți un nume de tabel și faceți clic pe OK.
Pasul 8. Faceți clic pe Executare
Noul tău tabel va fi creat pe baza interogării pe care ai construit-o. Tabelul va apărea în cadrul de navigare din stânga ecranului.
Crearea adăugării interogării
Pasul 1. Deschideți interogarea creată anterior
Puteți utiliza o interogare pentru a adăuga date la un tabel existent dintr-un alt tabel. Acest lucru este util dacă trebuie să adăugați date la un tabel pe care l-ați creat printr-o interogare de creare a tabelului.
Pasul 2. Faceți clic pe butonul Adăugați din fila Proiectare
Aceasta va deschide fereastra Add. Selectați tabelul la care doriți să adăugați date.
Pasul 3. Modificați criteriile de interogare după cum doriți
De exemplu, dacă creați un tabel cu criteriile „2010” în câmpul „An”, schimbați-l cu anul pe care doriți să îl adăugați, de exemplu „2011”.
Pasul 4. Setați unde doriți să adăugați datele
Asigurați-vă că setați câmpurile corecte pentru fiecare coloană la care adăugați date. De exemplu, folosind modificările de mai sus, datele ar trebui adăugate în caseta An în rândul „Adăugați la”.
Pasul 5. Rulați interogarea
Faceți clic pe „Rulați” în fila Proiectare. Interogarea va fi executată și datele vor fi adăugate la tabel. Apoi puteți adăuga un tabel pentru a verifica dacă datele au fost introduse corect.
Partea 5 din 6: Crearea și utilizarea formularelor
Pasul 1. Selectați tabelul pentru care doriți să creați formularul
Formularele vă permit să vizualizați datele din fiecare câmp și să vă deplasați între intrări și să creați intrări noi rapid și ușor. Formularele sunt foarte importante dacă introduceți date pe o perioadă lungă de timp, deoarece multor oameni le este mai ușor de utilizat decât tabelele.
Pasul 2. Faceți clic pe butonul Form din fila Creați
Aceasta va crea automat un formular bazat pe câmpurile din tabel. Accesul creează câmpuri de dimensiuni suficiente, dar puteți redimensiona și muta elemente pe formular după bunul plac.
- Dacă nu doriți să apară anumite câmpuri în formular, puteți face clic dreapta și selecta Ștergeți.
- Dacă tabelul dvs. are o relație, un rând de date va apărea sub fiecare intrare care afișează datele legate. Acest lucru vă permite să editați datele legate mai ușor. De exemplu, fiecare agent de vânzări din baza dvs. de date ar putea avea date despre clienți legate de intrarea lor.
Pasul 3. Navigați la formularul dvs
Butoanele direcționale din partea de jos sunt utile pentru deplasarea între intrări. Căsuțele din formular vor fi completate cu datele dvs. pe măsură ce vă deplasați între intrări. Puteți utiliza butoanele din colț pentru a trece la prima sau ultima înregistrare.
Pasul 4. Faceți clic pe butonul Foaie de date pentru a utiliza tabelul
Acest buton este în partea stângă sus și vă va permite să începeți să vă schimbați conținutul de date cu formularul.
Pasul 5. Modificați intrările pe care le-ați făcut
Puteți edita textul din întreaga casetă pentru fiecare intrare pentru a modifica datele existente în tabel. Modificările făcute vor apărea imediat pe tabel și pe datele legate.
Pasul 6. Adăugați o intrare nouă
Faceți clic pe butonul „Adăugați înregistrare” lângă butoanele de navigare pentru a crea o nouă intrare la sfârșitul liniei. Puteți utiliza casetele pentru a introduce date în casetele goale din tabel. Acesta este un mod ușor de a adăuga informații, în loc să utilizați o vizualizare în tabel.
Pasul 7. Salvați formularul când ați terminat
Asigurați-vă că salvați formularul apăsând Ctrl + S, astfel încât să îl puteți accesa la o dată ulterioară. Formularul va apărea în cadrul de navigare din stânga ecranului.
Partea 6 din 6: Realizarea unui raport
Pasul 1. Selectați un tabel sau o interogare
Rapoartele vă vor permite să afișați un rezumat al datelor dvs. Rapoartele sunt adesea folosite pentru rapoartele de salarizare și livrare și pot fi personalizate pentru orice utilizare. Rapoartele preluează date din tabele sau interogări pe care le-ați creat.
Pasul 2. Faceți clic pe fila Creare
Selectați tipul de raport pe care doriți să îl creați. Există mai multe modalități de a face rapoarte pe care le puteți face. Accesul poate genera rapoarte automat pentru dvs. și puteți crea rapoarte personalizate.
- Raport - Aceasta va genera un raport automat cu toate datele din sursa dvs. Nu există grupări de date aici, dar pentru bazele de date mici acest tip de raport poate fi potrivit pentru nevoile dumneavoastră.
- Raport gol - Aceasta va crea un raport gol, pe care îl puteți completa după bunul plac. Puteți alege dintre câmpurile disponibile pentru a crea un raport personalizat.
- Expert Raport - Expertul pentru crearea raportului vă va ghida prin procesul de creare a raportului, permițându-vă să selectați și să grupați date și să formatați datele.
Pasul 3. Selectați sursa de date pentru raportul dvs. gol
Dacă alegeți să generați un raport necompletat, trebuie să selectați sursa de date. Mai întâi, faceți clic pe fila Aranjare și selectați Foaia de proprietăți. Sau puteți apăsa și Alt + Enter.
Faceți clic pe săgeata în jos de lângă Sursa înregistrării. Va apărea o listă cu tabelele și interogările dvs. Selectați un tabel sau o interogare și opțiunile dvs. vor fi selectate pentru raport
Pasul 4. Adăugați câmpuri în raport
Odată ce aveți sursele, puteți adăuga câmpuri în raport. Faceți clic pe fila „Format” și faceți clic pe „Adăugați un câmp existent”. O listă de câmpuri va apărea în partea dreaptă.
- Faceți clic și trageți câmpurile pe care doriți să le adăugați în cadrul Design. Intrarea va apărea în raportul dvs. Când adăugați câmpuri suplimentare, acestea vor fi setate automat cu câmpurile existente.
- Puteți modifica dimensiunea unui câmp făcând clic pe colțul său și trăgându-l cu mouse-ul.
- Eliminați un câmp din raport făcând clic pe titlul acestuia și apăsând Ștergeți.
Pasul 5. Grupați-vă rapoartele
Gruparea vă permite să procesați rapid informații din rapoarte, deoarece datele asociate sunt deja organizate. De exemplu, vă recomandăm să grupați vânzările în funcție de regiune sau de vânzător. Gruparea vă permite să faceți exact acest lucru.
- Faceți clic pe fila Proiectare și faceți clic pe „Grupare și sortare”.
- Faceți clic dreapta oriunde în câmpul pe care doriți să-l grupați. Selectați „Grup activat” din meniu.
- Se va crea un cap pentru grup. Puteți personaliza titlurile antetului pentru a eticheta grupurile.
Pasul 6. Salvați și partajați raportul
După finalizarea raportului, îl puteți salva și partaja sau imprima ca orice alt document. Utilizați rapoarte pentru a partaja rapoarte de performanță cu investitorii, informații de contact despre lucrători și multe altele.
sfaturi
Microsoft Access se deschide în modul „Backstage View”, care oferă opțiuni de meniu care vă permit să deschideți o bază de date, să creați o nouă bază de date sau să accesați comenzi pentru a vă edita baza de date
Avertizare
Unele caracteristici din Access nu sunt întotdeauna disponibile, în funcție de tipul de bază de date pe care o creați. De exemplu, nu puteți partaja o bază de date desktop pe Web și anumite caracteristici desktop, cum ar fi numărul de interogări, nu sunt disponibile pe baza de date Web
== Sursa ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
