Dacă te simți copleșit de sarcinile zilnice, a avea un program te va ajuta să fii mai productiv, mai eficient și mai organizat. Experimentați cu un notebook, un planificator sau o aplicație pentru a vă gestiona timpul și respectați metoda pe care credeți că funcționează cel mai bine. Asigurați-vă că setați rezultate realiste și acordați prioritate unui echilibru între responsabilitate și timp liber. Pentru a rămâne pe drumul cel bun, faceți programarea o parte a rutinei și recompensați-vă ori de câte ori reușiți să bifați o sarcină pe lista de sarcini.
Etapa
Partea 1 din 3: Realizarea unui program
Pasul 1. Înregistrați timpul pe care îl faceți activități de rutină
Păstrați un jurnal al timpului în care vă pregătiți dimineața, spălați-vă dimineața, mergeți la cumpărături, răspundeți la e-mail, faceți treburile casnice și finalizați alte sarcini de rutină. Parcurgeți-l timp de o săptămână și scrieți-l într-un notebook, foaie de lucru sau aplicație Notepad.
- Urmărindu-vă rutina timp de o săptămână întreagă, veți putea estima timpul pe care trebuie să îl alocați anumitor sarcini.
- Poate veți găsi o modalitate de a fi mai productivi. De exemplu, puteți constata că ați petrecut 10 ore jucând un joc video și ar trebui să petreceți mai mult timp studiind.
Pasul 2. Încercați să creați un program folosind o varietate de instrumente, de la notebook-uri la agende și aplicații
Profitați de o varietate de metode scrise de mână sau digitale atunci când setați pentru prima dată un program. Dacă doriți să începeți cu o foaie goală, utilizați un notebook sau o aplicație Notepad. Dacă doriți să utilizați o foaie care include data și intervalul de timp, utilizați o aplicație pentru agendă sau calendar.
- Alegeți o metodă care vi se potrivește. Dacă nu îți place hârtia, folosește o aplicație digitală. Dacă scrierea de mână te ajută să rămâi concentrat, folosește un creion și un caiet.
- Veți ști ce vă place și ce nu vă place când utilizați programul. Când găsiți metoda potrivită, continuați să o utilizați. Adunați toate sarcinile într-un singur loc, indiferent dacă este un notebook, o sarcină sau o aplicație.
Pasul 3. Notați data și ziua, dacă este necesar
Dacă data și ziua nu sunt disponibile pe dispozitivul dvs., scrieți-le în partea de sus a paginii de programare. Folosiți o singură pagină pentru doar o zi, astfel încât să vă puteți concentra asupra sarcinii curente. Faceți note suplimentare dacă este necesar.
- Listarea zilelor în programul dvs. vă va ajuta să țineți evidența activităților care au loc într-o anumită zi, cum ar fi lecțiile de muzică în zilele de luni și miercuri.
- Dacă utilizați un notebook simplu, profitați de pagina din stânga pentru ordinea programului și apoi notați prioritățile zilnice și alte note pe pagina din dreapta.
Pasul 4. Introduceți mai întâi activitățile definite
Lecțiile, întâlnirile regulate și alte sarcini definite formează schema programului dvs. Începeți completând o coloană de activitate fixă, cum ar fi „08.30 - Introducere în psihologie” sau „16.00 - Curs de yoga”.
- Dacă utilizați un caiet sau o foaie de lucru goală, plasați un interval de timp în partea stângă a paginii folosind un interval de timp la fiecare 30 de minute. Această metodă va fi foarte utilă. Acordați fiecăruia un interval de timp, astfel încât să existe suficient spațiu pentru a adăuga note sub o sarcină.
- Dacă utilizați o agendă sau o aplicație de programare, există de obicei un interval de timp disponibil.
Partea 2 din 3: Sincronizare
Pasul 1. Faceți o listă de sarcini pe o coală de hârtie separată
Este ușor să includeți sarcini de rutină, dar organizarea timpului rămas nu este. Începeți prin notarea a tot ce trebuie să completați pe o coală de hârtie goală sau pe un document nou de pe telefon sau computer. indicați prioritatea sarcinii scriind un număr sau o literă lângă sarcină.
- De exemplu, scrieți 1 (sau A) lângă cele mai importante sarcini. Acestea sunt sarcinile pe care va trebui să le includeți mai întâi în programul dvs. Scrieți 2 (sau B) lângă sarcini cu prioritate medie și 3 (sau C) pentru sarcini cu prioritate redusă.
- Când scrieți o sarcină în programul dvs., puteți marca nivelul de prioritate lângă acesta sau pur și simplu adăugați un asterisc sau un semn de exclamare lângă sarcinile cu prioritate maximă.
- Dacă intenționați o săptămână, utilizați o listă de sarcini săptămânale. Scrieți o sarcină zilnică dacă doriți să faceți un program pentru o zi.
Pasul 2. Programează-ți cele mai importante sarcini pentru momentele în care te simți cel mai productiv
Începeți să vă completați programul cu cele mai importante sarcini. Estimați cât va dura fiecare sarcină pentru a finaliza și programați sarcini cu prioritate maximă pentru momentele în care sunteți cel mai energizat și fără distragere. Pentru a evidenția sarcinile cu prioritate maximă, adăugați un asterisc, subliniați sau evidențiați folosind Marcatorul.
- De exemplu, dacă vă simțiți cel mai productiv dimineața, programați proiecte importante înainte de prânz. Organizarea fișierelor și ștergerea e-mailurilor se pot face mai târziu după aceea.
- Încercați să faceți o estimare rezonabilă a timpului. Nu încercați să vă programați temele sau întâlnirea cu un client foarte scurt, să zicem 30 de minute, când știți că 1 oră ar trebui să fie o oră.
- După introducerea celor mai importante sarcini, este timpul pentru sarcini mai simple, cum ar fi spălarea sau cumpărăturile.
Pasul 3. Includeți detalii care vă ajută să vă amintiți ce să faceți
Când introduceți o sarcină, includeți informații specifice, astfel încât să vă puteți aminti semnificația sarcinii. Dacă luați doar note scurte, cum ar fi „Întâlnire” sau „Căutare date”, vă va fi greu să vă amintiți ce înseamnă.
- Dacă trebuie să participați la o întâlnire, includeți și ora, locația și participanții la întâlnire. De asemenea, puteți adăuga puncte glonț la sarcinile de întâlnire.
- Amintiți-vă, nu trebuie să scrieți un eseu întreg pentru fiecare sarcină. Introduceți detaliile necesare pentru a nu vă confunda în timp ce le citiți.
Pasul 4. Notați orele de început și sfârșit pentru fiecare sarcină
Indiferent de instrumentul pe care îl utilizați pentru programare, aplicații sau Notepad, notarea orelor de început și de sfârșit vă va ajuta să mențineți toate activitățile zilei în grafic. Vei avea o idee despre cum va fi ziua ta mâine și unde vei fi la un moment dat.
- De exemplu, poate că trebuie să faceți o prezentare generală între 9: 30-10: 30, să luați lecții între 11: 00-12: 15, să luați prânzul la 12:30 și să participați la întâlniri între 13: 00-13: 45.
- Amintiți-vă întotdeauna să setați timpul estimat cu sensibilitate. Acordați atenție notelor pe care le luați în timp ce urmăriți trecutul pentru a putea estima cu precizie cât timp va dura pentru a finaliza o sarcină.
Pasul 5. De asemenea, faceți timp pentru distracție, familie și relaxare
Nu poți fi productiv tot timpul. Așadar, fă-ți timp pentru oamenii pe care îi iubești, stai afară și distrează-te. Dacă sunteți tipul de persoană care uită adesea să se odihnească, este important să includeți memento-uri pentru a vă relaxa și a vă distra.
De exemplu, introduceți intrări precum „Marți, 18:30 - Cina cu doamna Raras și Tanaya (terminați lucrarea 17:45!)” Sau „Sâmbătă, 12:00 pm - Luați Aurora în parc”
Pasul 6. Lasă 25% din timpul tău inactiv
Vă va fi greu să vă rafinați programul dacă îl completați cu mai multe sarcini în ordine. Mai bine, acordați-vă timp pentru a face față oricăror întreruperi sau întârzieri. Distanța de cel puțin 15 minute între fiecare sarcină este o modalitate excelentă de a finaliza orice schimbări de timp în planul dvs.
- dacă trebuie să mergeți undeva, adăugați întotdeauna 10-15 minute (sau chiar mai multe, în funcție de locul în care locuiți) doar în cazul în care vă blocați în trafic.
- Chiar dacă nu întârziați sau nu există distrageri, puteți folosi timpul în exces pentru a vă odihni, a face mișcare sau chiar pentru a face sarcini suplimentare.
Partea 3 din 3: Respectarea unui program
Pasul 1. Setați-vă programul la aceeași oră în fiecare zi
Dacă setați un program la o oră fixă, această activitate va deveni parte a rutinei zilnice. Puteți verifica lista de sarcini în timpul cafelei de dimineață sau în noaptea precedentă. Trebuie doar să faci din programarea activităților un obicei zilnic.
Poate fi mai ușor să planificați un program săptămânal într-o duminică seara, apoi să faceți ajustări și să setați un program zilnic în fiecare seară sau dimineață
Pasul 2. Salvați programul unde îl puteți vedea
Indiferent dacă este în notebook, lucruri de făcut sau în aplicație, asigurați-vă întotdeauna că programul dvs. este ușor de transportat. Dacă vă atingeți rar programul, veți avea dificultăți în respectarea acestui obiectiv de sincronizare.
- Dacă utilizați aplicația, instalați și sincronizați contul cu toate dispozitivele electronice pe care le utilizați. Încercați să utilizați un computer desktop sau un widget pentru ecranul de pornire pentru a fixa sarcinile pe afișajul principal al unui dispozitiv electronic.
- Instalarea unei tablă albă sau a unui calendar în spațiul de lucru va fi foarte utilă. Scrieți informații ușor de înțeles dintr-o privire, cum ar fi date importante și obiective săptămânale.
Pasul 3. Marcați sarcinile finalizate pentru a vă menține motivat
Este simplu, a pune o bifă lângă o sarcină finalizată este foarte distractiv. Acordarea acestor note va aduce o anumită satisfacție deoarece ați reușit să realizați un progres în timp ce încercați să rămâneți responsabil.
Nu este nevoie să intrați în panică dacă nu reușiți să finalizați toate sarcinile. Dacă se întâmplă ceva neașteptat, revizuiți programul și faceți-l o prioritate a doua zi
Pasul 4. Recompensați-vă când terminați toate sarcinile
Atunci când există o recompensă așteptată, sarcinile se simt mai ușor de îndeplinit, în special cele plictisitoare. De exemplu, dacă ziua ta este plină de prezentări, întâlniri și termene, recompensează-te cu o pauză suplimentară, înghețată sau o altă recompensă simplă.
Pe lângă un mic cadou ca sărbătoare a finalizării unei sarcini, pregătește-ți un mare cadou după o zi plină. Bucurați-vă de mai mult timp în cadă, jucând jocuri video, vizionând filme sau desfășurând o activitate preferată
Pasul 5. Folosiți aplicații de productivitate pentru a bloca distragerea atenției
Dacă aveți tendința de a naviga pe web sau de a accesa rețelele sociale, descărcați o aplicație precum StayFocused sau Focusbar. Aceste tipuri de aplicații blochează site-urile web care apar și te distrag în timpul pe care ți l-ai alocat pentru muncă.
Este și mai util dacă țineți telefonul în buzunar sau în geantă în loc de pe birou. În acest fel, îl poți folosi oricând ai nevoie de el, dar relativ liber de distragere a atenției, ținându-l departe de vedere
Pasul 6. Programați pauze regulate pentru a evita oboseala
Un program strâns, fără pauze de odihnă, se va simți obositor și chiar va declanșa amânarea. Evident, nu poți face tot posibilul dacă te tratezi așa. Luați-vă timp liber, astfel încât munca să fie mai ușor de gestionat, în timp ce reîmprospătați corpul și mintea.
- De exemplu, este bine să profiți de weekend pentru a rezolva diverse probleme de uz casnic. Cu toate acestea, dacă tundeți gazonul, spălați rufele și curățați casa sâmbătă, programați duminica pentru mai multă odihnă.
- În fiecare noapte, programați un timp de relaxare timp de 1-2 ore înainte de culcare. Folosiți acest timp pentru a citi o carte distractivă, înmuiați-vă în cadă sau ascultați muzică relaxantă.
sfaturi
- Organizați-vă toate sarcinile pe un singur program, fie în Notepad, de rezolvat sau într-o aplicație. Veți fi confuz dacă diferitele sarcini sunt răspândite în diferite planificări.
- Rămâneți flexibil, scrieți în creion și revizuiți-vă programul după cum este necesar. Nu vă panicați când realitatea nu merge conform planului.
- Profitați de timpul rămas. În loc să mergeți la social media pentru a petrece 15 minute înainte de o întâlnire, încercați să vă faceți sarcinile zilnice în rate. Puteți folosi, de asemenea, acest timp pentru a mânca alimente sănătoase, pentru a vă întinde sau pentru a vă plimba rapid.
- Includeți posibile distrageri în programul dvs., dar faceți tot posibilul pentru a lucra în jurul lor. Dacă cineva te vizitează la serviciu sau trebuie să ridici telefonul, spune „Ne pare rău, pot să vorbesc doar un minut” sau „Mulțumesc pentru întrebare, dar îmi pare rău, voi putea răspunde la asta mai târziu."
- Nu întârzia! Sarcinile vor continua să se acumuleze dacă continuați să le ignorați și programul dvs. va deveni din ce în ce mai dificil de lucrat.
- Dacă nu puteți lucra conform programului, nu vă descurajați. Schimbați-l puțin în funcție de circumstanțele dvs. și încercați să rămâneți cu el cât mai mult posibil.
