La început, scrierea unui raport de muncă poate părea dificilă, dar este de fapt mai ușoară decât crezi. Rapoartele de lucru sunt de obicei utilizate pentru a explica progresul unui anumit proiect sau pentru a furniza concluzii și recomandări cu privire la anumite aspecte la locul de muncă. Pentru a scrie cu ușurință un raport de lucru eficient, începeți prin a vă lua în considerare scopul, publicul, cercetarea și mesajul. Elaborați un raport utilizând formatul raportului de afaceri. Faceți revizuiri pentru ca raportul să devină efectiv.
Etapa
Partea 1 din 3: Planificarea unui raport de lucru
Pasul 1. Identificați scopul și subiectul raportului
Uneori, vi se poate cere să faceți un raport. Scopul sau subiectul raportului va fi cel mai probabil menționat în cerere. Dacă nu sunteți sigur cu privire la un obiectiv sau subiect, luați în considerare mesajul pe care doriți să-l transmiteți cititorilor dvs. De asemenea, vă puteți lămuri cu supraveghetorul sau superiorul.
De exemplu, obiectivul dvs. ar putea fi să analizați o problemă de afaceri, să explicați rezultatele unui proiect la care lucrați sau să oferiți unui supervizor o schiță a progresului muncii dvs
Pasul 2. Alegeți un ton și o limbă care se potrivește cititorului
Luați în considerare cunoștințele cititorului și jargoanele pe care le cunosc. Când scrieți un raport, puteți utiliza jargon și un limbaj mai profesional decât atunci când scrieți pentru public.
- Cine va citi raportul? Luați în considerare orice cititor care ar putea folosi raportul dvs.
- Dacă cititorii dvs. sunt eterogeni, scrieți întreaga informație pentru cititorul care are cele mai puține cunoștințe despre ceea ce scrieți. Cu toate acestea, utilizați titluri pentru fiecare secțiune, astfel încât cititorii mai educați să poată sări peste informațiile pe care nu le consideră necesare. De asemenea, puteți scrie secțiuni specifice pentru a vă adresa anumitor grupuri de cititori.
Pasul 3. Colectați date și materiale de sprijin, dacă există
Includeți materialul pe care l-ați folosit ca bază pentru concluziile sau recomandările dvs. Vă veți referi la aceste materiale atunci când pregătiți raportul. Este posibil să fie necesar să includeți aceste materiale în anexa la raport. Mai jos sunt tipurile de materiale pe care le puteți include atunci când pregătiți un raport:
- Informatie financiara
- Diagramă
- Diagramă
- Informații statistice
- Studiu
- Chestionar
- Rezultatele interviurilor cu experți, colegi, clienți etc.
Pasul 4. Revizuiți-vă progresul dacă scrieți un raport de progres
În schimb, prezentați o schiță a muncii pe care ați făcut-o, munca pe care o veți face și dacă lucrarea a fost în conformitate cu ținta inițială. Gândiți-vă la raport ca la un răspuns la întrebările pe care oamenii le pot avea despre proiectul dvs. Mai jos sunt întrebările la care ar trebui să răspundeți în raport:
- S-a schimbat domeniul de activitate?
- Ce muncă ați finalizat de la ultimul raport?
- Ce muncă vei face?
- Proiectul dvs. va fi finalizat la timp? Dacă nu, de ce?
- Cu ce problemă v-ați confruntat și cum ați rezolvat-o?
- Ce lecții ai învățat luna aceasta?
Pasul 5. Descrieți informațiile pe care ar trebui să le includeți în raport
Scrieți o schiță a ideii dvs. ca ghid. Când schițați, dezvoltați anteturi de raport pentru a vă ajuta să organizați ceea ce veți spune. Această schiță nu trebuie să fie îngrijită sau bine scrisă, deoarece doar tu o vei folosi.
- În general, raportul începe cu o explicație a rezultatelor, concluziilor sau recomandărilor. După aceea, explicați cum ați ajuns la acea concluzie și modul dvs. de gândire, dacă este posibil.
- Dacă aveți de gând să faceți o concluzie sau recomandare controversată, explicați procesul și raționamentul dvs., astfel încât cititorul să înțeleagă motivele din spatele concluziilor și recomandărilor dvs.
Partea 2 din 3: Redactarea unui raport de lucru
Pasul 1. Folosiți o copertă sau o pagină de titlu
Pagina de titlu trebuie să conțină numele raportului urmat de data depunerii pe un rând separat. Pe al treilea rând, scrieți numele tuturor autorilor raportului. După aceea, scrieți numele organizației pe a patra linie.
- În unele cazuri, puteți include o scrisoare de intenție care să explice de ce scrieți raportul, ce conține și ce să faceți în continuare. Acest tip de scrisoare este utilizat în mod obișnuit atunci când procesul de redactare a unui raport durează mult sau autorul consideră că cititorul are nevoie de explicații suplimentare înainte de a intra în raport.
- Pentru rapoarte de progres, scrieți numele dvs., numele proiectului, data și perioada de raportare pe pagina de titlu. Scrie-le pe linii diferite. Puteți eticheta fiecare linie cu cuvinte, cum ar fi „nume”, „numele proiectului”, „data” și „perioada raportului”. De asemenea, puteți scrie informații despre aceste lucruri fără etichete.
- Întrebați-l pe șeful dvs. dacă există recomandări specifice în raportul de lucru. Aceste recomandări sunt cea mai bună sursă de material pentru pregătirea rapoartelor.
Pasul 2. Creați un rezumat executiv care conține informații cheie
Includeți concluziile, justificările și recomandările dvs. Cititorul va înțelege punctele cheie ale raportului fără a trebui să îl citească în întregime. Nu trebuie să intrați în prea multe detalii, dar cititorul ar trebui să înțeleagă descrierea raportului dvs. Rezumatul executiv ar trebui să fie de la jumătate la o pagină.
- Nu este nevoie să rezumați întregul raport. Concentrați-vă pe ideile importante din raport, cum ar fi recomandarea sau concluzia dvs. principală.
- Dacă scrieți un raport de progres, săriți peste această secțiune.
Pasul 3. Creați un cuprins
Enumerați toate titlurile secțiunii raportului și numerele de pagină ale acestora. Această listă va facilita cititorilor utilizarea raportului dvs. și găsirea informațiilor de care au nevoie.
- Utilizați titluri și titluri pentru fiecare secțiune, astfel încât raportul să fie ușor de citit.
- Dacă scrieți un raport de progres, de obicei nu este necesar să creați un cuprins, cu excepția cazului în care șeful dvs. vă solicită acest lucru. Cu toate acestea, includeți un titlu și un titlu pentru fiecare secțiune pentru a facilita citirea raportului.
Pasul 4. Scrieți o introducere pentru a vă face o idee despre raportul dvs
Spuneți cititorului de ce ați scris raportul. Rezumați contextul din spatele raportului și explicați-vă scopul. Indicați întrebările la care veți răspunde în raport sau problemele pe care le veți rezolva. Descrieți sfera și organizarea raportului.
- Introducerea nu trebuie să fie lungă. Scrieți clar și specific, astfel încât cititorii să cunoască contextul și scopul, fără a fi nevoie să citească o explicație prea lungă.
- Scrieți 2-4 paragrafe pentru introducere.
- Pentru un raport de progres, este suficientă o secțiune introductivă de 1-2 paragrafe. Introducerea ar trebui să rezume proiectul și obiectivele dvs. Puteți menționa, de asemenea, lucrările pe care le-ați finalizat și următoarele planuri.
Pasul 5. Explicați rezultatele sau concluziile pe care le-ați menționat
Descrieți orice cercetare sau evaluare pe care ați finalizat-o cu privire la proiect. Scrieți o discuție și o interpretare a constatărilor și a relației acestora cu tema raportului.
- În general, această secțiune constă dintr-un paragraf introductiv și o listă a concluziilor dvs.
- Concluzia poate fi scrisă astfel: „1. Populația îmbătrânește, astfel încât riscurile pentru sănătatea clienților noștri cresc.”
- Dacă scrieți un raport de progres, nu aveți rezultate sau concluzii. Notați realizările sau lucrările pe care le-ați finalizat după introducere. Puteți scrie 2-4 paragrafe pentru această secțiune. Cu toate acestea, de obicei, o listă va fi suficientă. Scrieți: „A crescut 200.000.000 IDR pentru închirierea corturilor festivalului”, „Am semnat un contract cu Party Planning Company pentru a planifica festivalul” și „Am realizat un sondaj la 1.500 de locuitori pentru a aduna opinia publică”.
Pasul 6. Oferiți recomandări pentru pașii viitori
Recomandările ar trebui să explice ce se va întâmpla în viitor. Descrieți ce problemă ar putea fi rezolvată folosind soluția dvs. și cum se raportează la concluzia pe care ați tras-o. După ce ați scris explicația, enumerați recomandările după număr. Începeți fiecare propoziție cu un verb. Faceți o listă de recomandări și începeți cu cele mai importante.
- De exemplu, ați putea scrie „1. Oferiți instruire de resuscitare cardiopulmonară angajaților.”
- Dacă scrieți un raport de progres, ar trebui să faceți o listă a locurilor de muncă sau a obiectivelor la care veți lucra / atinge în perioada următoare. De exemplu, puteți scrie „Găsiți un furnizor pentru festival”, „Determinați designul festivalului” și „Comandați un afiș promoțional”.
Pasul 7. Discutați procesul și cadrul care stau la baza concluziei
Descrieți abordarea pe care ați folosit-o pentru a analiza subiectul, problema sau problema. Examinați constatările dvs., apoi explicați modul în care acestea au fost utilizate ca bază pentru recomandări. Divizați discuția în secțiuni. Titlați secțiunile în funcție de conținutul lor.
- Această secțiune conține, de asemenea, o discuție mai lungă despre cercetare și evaluare.
- Aceasta ar trebui să fie cea mai lungă secțiune din raportul dvs.
- Dacă scrieți un raport de progres, puteți sări peste această secțiune. Îl puteți înlocui cu o secțiune despre blocaje în timp ce lucrați la un proiect și cum să le depășiți. S-ar putea să scrieți: „Mulți rezidenți nu returnează sondaje deoarece nu vin cu taxe poștale preplătite. După aceasta, vom include taxe poștale preplătite sau vom oferi o opțiune de sondaj digital.”
Pasul 8. Enumerați referințele pe care le-ați folosit pentru a pregăti raportul
Referințele pot fi sub formă de articole de revistă, știri, interviuri, sondaje, chestionare, descoperiri statistice și alte informații conexe. Citați aceste referințe la sfârșitul raportului. Denumiți-l „Bibliografie”.
- Dacă nu vi se cere să utilizați un anumit stil de citare, utilizați formatul APA în rapoartele de afaceri.
- Omiteți acest pas dacă pregătiți un raport de progres.
Pasul 9. Atașați atașamente la materiale precum sondaje, chestionare sau e-mailuri
Nu fiecare raport necesită un atașament. Cu toate acestea, le puteți include dacă doriți să furnizați materialele pe care le-ați citat sau informații suplimentare care să le ajute să înțeleagă mai ușor subiectul sau constatările. Etichetați fiecare atașament folosind o literă diferită.
- De exemplu, ați putea avea „Anexa A”, „Anexa B” și „Anexa C”.
- Dacă scrieți un raport de progres, nu este necesar să includeți această secțiune.
Pasul 10. Scrieți o scurtă concluzie care să rezume toate constatările sau progresele dvs
Este posibil să nu fie nevoie să scrieți o concluzie, dar o concluzie poate evidenția eforturile pe care le-ați făcut. Faceți o concluzie de 3-4 propoziții pentru a rezuma toate informațiile pe care le-ați prezentat în raport.
S-ar putea să scrieți: „Proiectul de planificare a festivalului de artă a fost realizat conform programării. Am finalizat 90% din activitățile de planificare și ne-am mutat în procesul de cumpărare a materialelor. În prezent, proiectul nu se confruntă cu niciun obstacol, dar ne vom ocupa de orice probleme care ar putea apărea în viitor.”
Partea 3 din 3: Redactarea rapoartelor eficiente
Pasul 1. Folosiți un titlu clar pentru a face raportul ușor de utilizat
Faceți titlul clar și nu detaliat. Privind titlul, cititorul ar trebui să înțeleagă imediat despre ce este raportul dvs.
- Titlurile de care aveți nevoie includ: Introducere, Lucrare finalizată, Ținta următoarei perioade, Bariere și soluții și Concluzie.
- Creați un titlu care să corespundă informațiilor din raport.
- Pentru rapoartele de progres, cititorii dvs. vor fi probabil supervizori, echipe sau clienți.
Pasul 2. Folosiți un limbaj simplu și direct pentru a transmite idei
Rapoartele de lucru nu necesită cuvinte complicate și propoziții înflorite. Trebuie doar să transmiteți cititorului punctele importante. Transmite idei folosind cele mai simple cuvinte posibile și ajungi în centrul ideii.
Scrieți: „Veniturile au crescut cu 50% în T4”, mai degrabă decât „Veniturile au crescut cu 50% și au făcut ca veniturile din trimestrul IV să fie strălucite”
Pasul 3. Folosiți scrierea concisă pentru a vă menține raportul scurt
Scrierea prea lungă este doar o pierdere de timp pentru dvs. și pentru cititor. Eliminați cuvintele inutile și ajungeți direct la punctul de declarație.
- Unele rapoarte de lucru sunt în mod natural lungi, deoarece conțin o mulțime de informații. Cu toate acestea, modul în care îl scrieți trebuie să rămână concis.
- Este mai bine să scrieți: „Vânzările au crescut în ultimul trimestru după ce personalul a făcut marketing prin telefon”, mai degrabă decât „Veniturile au crescut brusc în ultimul trimestru, deoarece forța noastră de vânzări talentată și dedicată a comercializat potențiali clienți prin telefon pentru a-i determina să cumpere. Mai mult produse."
Pasul 4. Prezentați idei folosind un limbaj obiectiv și lipsit de emoții
Scrieți faptele și lăsați cititorii să își construiască propriile concluzii pe baza unui punct de vedere obiectiv. Puteți face recomandări cu privire la modul de gestionare a unei anumite probleme, dar nu încercați să provocați emoțiile cititorului în a le convinge. Lăsați cititorii să construiască idei și decizii pe baza unei perspective obiective.
În loc să scrieți, „Personalului nefericit îi lipsește moralul, de aceea biroul se simte ca o mașină fără suflet”, ați putea scrie: „Personalul cu o productivitate relativ scăzută spune că se simte nefericit”
Pasul 5. Nu folosiți un limbaj informal și cuvintele „eu” sau „eu”
”Puteți folosi cuvântul„ Eu”într-un raport de progres dacă lucrați doar la proiect. În caz contrar, nu utilizați cuvântul „eu” sau cuvinte foarte informale în rapoartele de muncă. Cu toate acestea, puteți folosi cuvântul „dvs.” atunci când direcționați anumite propoziții către publicul țintă.
Folosiți limbajul profesional în rapoarte
Pasul 6. Recitește raportul pentru a te asigura că nu există erori
Erorile de gramatică și ortografie vor scădea reputația profesionalismului raportului. Citiți-l din nou pentru a vă asigura că nu există greșeli de ortografie, fraze proaste sau opțiuni incorecte de cuvinte. Ar fi mai bine dacă ați putea reciti raportul de două ori.
- Dacă este posibil, rugați pe altcineva să citească raportul, deoarece uneori poate fi dificil să vă găsiți vina.
- Dacă aveți timp, lăsați raportul timp de 24 de ore înainte de a-l reciti.
sfaturi
- După ce ați scris primul raport de lucru, utilizați-l ca șablon pentru rapoartele ulterioare.
- Locul dvs. de muncă poate avea un șablon de raport de lucru. Întrebați supraveghetorul dacă puteți utiliza șablonul de birou.
- Dacă puteți face acest lucru, utilizați formatul de raport de job existent pentru organizația pentru care lucrați. Verificați fișierele la birou sau solicitați unui supervizor sau coleg pentru o copie a raportului.
