A spune nu unei cereri poate fi dificil, mai ales dacă persoana care face cererea este șeful tău. Chiar dacă încercați tot posibilul să faceți tot ce vă cere șeful, există momente în care nu puteți și trebuie să spuneți nu. Gândește-te la motivele tale și înțelege ce vrei să spui înainte de a-ți întâlni șeful. În loc să spuneți „nu” direct, încercați să veniți cu sugestii alternative pozitive.
Etapa
Partea 1 din 3: Pregătirea răspunsurilor
Pasul 1. Scrieți o listă cu motivele pentru care nu puteți face o cerere
Dacă șeful dvs. vă solicită să vă ocupați de muncă suplimentară sau să vă ocupați de o sarcină atunci când nu aveți timp sau sarcina este în afara descrierii postului dvs., este util să enumerați motivele pentru care ar trebui să spuneți nu sarcinii. Gândiți-vă la problemă calm și rațional și enumerați motivele. Aceste note vă vor ajuta să pregătiți un răspuns pentru șeful dvs.
- Există motive simple pentru care nu poți face o sarcină, cum ar fi angajamentul de a avea grijă de copiii tăi sau de a planifica o vacanță.
- Dacă nu sunteți sigur dacă misiunea este potrivită pentru dvs., verificați din nou fișa postului.
- Dacă aveți deja un volum mare de muncă și nu puteți accepta un alt loc de muncă, trebuie să vă gândiți cu atenție la cum să faceți acest lucru.
Pasul 2. Analizează-ți prioritățile de lucru
Dacă programul dvs. de lucru este o problemă și nu sunteți sigur că puteți prelua sarcini suplimentare, încercați să vă analizați prioritățile. Luați în considerare o nouă misiune cu alta și evaluați dacă puteți schimba jobul existent. A spune „Nu am timp” îl poate face pe șeful tău să-ți pună la îndoială eficacitatea și eficiența, așa că, dacă timpul este o problemă, trebuie să arăți că poți acorda prioritate sarcinilor și le poți finaliza la timp.
- Faceți o listă de sarcini și sortați-o după prioritate și termen.
- Faceți o estimare a duratei fiecărei sarcini și vedeți dacă există șanse să puteți lucra la una nouă.
- Creați documente clare și clare care pot fi folosite atunci când discutați cu superiorii.
- Acesta este un mod de a-i „arăta” șefului tău că nu poți face ceea ce ți se cere și nu doar „să spui”.
Pasul 3. Pune-te în pielea șefului
Înainte de a vorbi cu șeful tău, este important să încerci să te pui în locul lui și să îl înțelegi pe el și prioritățile companiei. Înțelegerea motivației șefului tău te va ajuta să formulezi un răspuns mai bun. Dacă nu efectuați o sarcină specifică, deoarece este posibil să coste semnificativ veniturile companiei, aveți nevoie de un argument foarte convingător și o alternativă, astfel încât compania să nu își piardă veniturile.
- Dacă doriți doar să reprogramați o întâlnire din cauza unui angajament anterior, gândiți-vă la modul în care această reprogramare vă va afecta șeful.
- Încercarea de a te pune în locul lui te va ajuta să anticipezi cum îți va răspunde șeful.
Pasul 4. Gândiți-vă la limba de utilizat
Este important să folosiți tonul corect al vocii și al limbajului pentru a spune nu fără a spune nu. Amintiți-vă, este important să folosiți întotdeauna un limbaj neutru și să evitați schimbarea situației. Nu este vorba despre tine sau despre șeful tău sau despre relația pe care o ai, indiferent dacă este o relație bună sau o relație proastă. Indicați întotdeauna către companie și cum să obțineți cele mai bune rezultate pentru afacere.
- Spuneți ceva neutru și obiectiv de genul „Dacă fac această misiune, nu voi avea timp să termin raportul principal din această săptămână”.
- Evitați răspunsurile subiective și personale. Nu spune „Nu pot să fac asta, este prea mult pentru mine”.
Partea 2 din 3: Vorbind cu șeful
Pasul 1. Găsiți momentul potrivit pentru șef
Înainte de a vorbi cu șeful tău, trebuie să găsești momentul potrivit pentru el sau ea. Cu siguranță nu vrei să-l vezi într-un moment stresant sau ocupat. Este posibil să aveți o idee bună despre cum funcționează, dar verificați programul zilnic pe computer, dacă este posibil. Ar trebui să întrebați dacă are timp liber pentru că doriți să discutați ceva, în funcție de cultura și obiceiurile din biroul dvs.
- Purtează o conversație privată dacă situația ta de lucru îți permite să vorbești singur cu șeful tău.
- Acordați atenție presiunii de lucru și stilului de lucru al șefului dumneavoastră. Dacă este cineva căruia îi place să fie activ dimineața, încearcă să vorbești cu el înainte de prânz.
- Dacă știi că întotdeauna este primul, poți veni devreme într-o dimineață să-l vezi înainte să sosească ceilalți angajați.
Pasul 2. Vorbește clar și concis
Când vorbești cu șeful tău, este important să-ți transmiți rapid ideea și să nu eviți probleme. Trebuie să vă asigurați că vă expuneți ideea într-un mod clar și concis. Nu vă întoarceți, pentru că șeful dvs. va crede că vă pierdeți timpul și veți pierde simpatia șefului.
- Evitați să spuneți „da, dar …”, deoarece șeful poate auzi „da” și crede că puteți face treaba, dacă vă puteți gestiona mai bine timpul.
- În loc să folosiți cuvinte negative precum „dar”, încercați să folosiți cuvinte mai pozitive.
- De exemplu, în loc să spuneți „Știu că mi-ați cerut să fac acest raport, dar am multe alte lucruri de făcut”, încercați să spuneți ceva de genul „Am o idee de a reorganiza volumul de lucru pentru acest proiect”.
Pasul 3. Descrieți starea dumneavoastră
Este foarte important să explicați motivele în mod clar și eficient. Dacă nu poți aduce un argument solid, șeful tău probabil nu înțelege de ce nu poți face treaba. De exemplu, dacă vi se cere să faceți ceva în afara fișei postului, ar trebui să explicați acest lucru și să fiți pregătiți să vă explicați fișa postului, dacă este necesar. Nu dezvălui imediat fișa postului tău, dar fii pregătit să-l explici.
- Dacă timpul este o problemă, aveți nevoie de un motiv real și incontestabil pentru care nu puteți face sarcina la îndemână.
- Dezvăluie alte lucrări care se fac și care sunt prioritare. Spuneți ceva de genul: „Am un termen limită pentru a finaliza raportul meu de primăvară săptămâna viitoare, așa că această sarcină ar putea fi o dificultate”.
- Încercați să subliniați că, dacă șeful dvs. reatribuie sarcina altcuiva, aceasta va aduce beneficii acelei persoane și companiei, subliniind că munca pe care o faceți este mai importantă.
- Explicați-vă situația în mod clar și direct, dar niciodată într-un mod confruntativ sau emoțional.
Pasul 4. Nu-l lăsați prea mult
Dacă aflați imediat că nu puteți face o anumită sarcină sau că nu este potrivit pentru dvs., nu așteptați prea mult pentru a programa o conversație cu șeful dvs. Dacă o lăsați, este mai dificil să reorganizați munca care mai trebuie făcută la timp. Dacă așteptați până în ultimul minut, este aproape imposibil să respectați termenul limită. Șeful tău nu te va simpatiza.
Partea 3 din 3: Oferirea de propuneri alternative pozitive
Pasul 1. Propuneți să vă realiniați prioritățile
Când vorbești cu șeful tău, este important să nu spui direct „nu” dacă poți să-l eviți. În schimb, încercați să găsiți modalități de a propune alternative pozitive care nu vă impun să faceți o sarcină pe care simțiți că nu o puteți face. O modalitate bună de a face acest lucru este să vă propuneți șefului dvs. să vă ajute să vă rearanjați prioritățile. Făcând acest lucru, îi veți arăta șefului că doriți să lucrați cât mai productiv posibil și va fi clar că volumul de muncă nu este constant.
- Ia notițe despre munca ta remarcabilă și cât timp ți-a trebuit să termini fiecare sarcină pentru a dovedi că ai reușit.
- Întrebându-l pe șef spunând „Poți să mă ajuți să-mi rearanjez prioritățile?” va arăta că vrei să-l implici în gestionarea muncii tale.
- Acest lucru va arăta că le prețuiți opinia și căutați ajutor pentru a lucra mai eficient.
Pasul 2. Recomandați unui coleg
O altă modalitate de a sugera alternative pozitive la a spune pur și simplu nu este de a recomanda un coleg care ar putea prelua o muncă suplimentară. Dacă faceți acest lucru, veți arăta că v-ați gândit la sarcină și cine este cel mai potrivit pentru aceasta. Șeful dvs. va fi impresionat că v-ați gândit la el și la nevoia companiei de a face treaba și că nu vă faceți griji cu privire la suprasolicitare.
- Arătând că aveți o judecată bună și acordați prioritate nevoilor companiei, va fi mai ușor pentru șeful dvs. să aibă încredere în judecata dvs. data viitoare.
- De asemenea, va arăta că înțelegeți ce se întâmplă la birou și că sunteți interesat de dezvoltarea colegilor dvs. de muncă.
Pasul 3. Propuneți un nou aranjament de lucru
Dacă vi se oferă o mulțime de muncă pentru a finaliza în orele convenite, aceasta ar putea fi o oportunitate de a vorbi cu șeful dvs. despre a face noi aranjamente de lucru. De exemplu, dacă trebuie să faceți o navetă lungă la locul de muncă care vă reduce productivitatea, puteți sugera să lucrați de acasă o zi pe săptămână, reducând astfel timpul de navetă.
- Dacă credeți că un model de lucru mai flexibil vă va facilita adaptarea la cerințele locului de muncă, nu vă fie teamă să aduceți acest lucru în discuție.
- Gândiți-vă întotdeauna la cultura de la locul de muncă și dacă lucrul mai flexibil este o idee viabilă.
- Gândiți-vă la toate propunerile înainte de a le trimite. Nu propuneți idei care nu sunt complet clare.
Avertizare
- Dacă șeful tău îți cere să faci ceva ilegal, ai dreptul să spui nu. Contactați autoritățile.
- Fii calm și vorbește pe un ton normal al vocii.
