Multe companii folosesc Microsoft Excel pentru a monitoriza costurile departamentale sau la nivelul întregii companii. În prezent, Excel a devenit programul implicit în computerele cu sisteme de operare Windows. Deci, puteți utiliza acest program pentru a vă monitoriza facturile. Există o serie de șabloane (tipăriri) de la Microsoft și alte site-uri pe care le puteți utiliza pentru a urmări cheltuielile. Chiar și în cele mai recente versiuni de Excel, aceste șabloane sunt deja disponibile în program. De asemenea, puteți crea propriile foi de lucru pentru a monitoriza facturile în Excel. Acest articol va discuta ambele moduri.
Etapa
Metoda 1 din 2: Utilizarea unui șablon Excel
Pasul 1. Selectați șablonul Excel implicit
Cea mai recentă versiune de Excel are șabloane pentru monitorizarea cheltuielilor personale și șabloane pentru operațiuni generale de afaceri. Puteți accesa și utiliza acest șablon pentru a monitoriza cheltuielile în Excel.
- În Excel 2003, selectați „Nou” din meniul „Fișier”. Selectați „Pe computerul meu” din panoul de activități „Cartea de lucru nouă” pentru a afișa caseta de dialog „Șabloane”.
- În Excel 2007, selectați „Nou” din meniul „Fișier” pentru a afișa caseta de dialog „Nou registru de lucru”. Selectați opțiunea „Șabloane instalate” din meniul „Șabloane” din panoul din stânga. Selectați „Buget lunar personal” din „Șabloane instalate” din panoul din mijloc și faceți clic pe „Creați”.
- În Excel 2010, faceți clic pe eticheta „Fișier”, apoi selectați „Nou” din meniul „Fișier”. Selectați „Șabloane eșantion” din partea de sus a panoului „Șabloane disponibile”, apoi selectați „Buget lunar personal” din afișarea șabloanelor eșantion și faceți clic pe „Creați”.
Pasul 2. Alegeți un șablon online
Dacă șablonul de buget personal încorporat Microsoft Excel nu vă poate urmări cheltuielile, încercați să utilizați șabloanele disponibile pe internet. Puteți descărca șabloane de pe site-uri terțe sau puteți utiliza Excel pentru a vă conecta la Microsoft Office Online.
- În Excel 2003, puteți selecta șablonul corespunzător din biblioteca Microsoft Office Online la https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Aici puteți găsi și șabloane pentru versiunile anterioare de Excel.)
- În Excel 2007, selectați „Bugete” din secțiunea Microsoft Office Online din caseta de dialog „Cartea de lucru nouă”. Trebuie să aveți o conexiune la internet pentru a vă conecta la biblioteca de șabloane Office online.
- În Excel 2010, selectați „Bugete” din secțiunea Office.com din panoul Șabloane disponibile. Trebuie să aveți o conexiune la internet pentru a vă conecta la biblioteca de șabloane Office online.
Pasul 3. Introduceți informațiile în celulele corespunzătoare
Informațiile introduse depind de șablonul de foaie de lucru utilizat.
Pasul 4. Salvați foaia de lucru
Puteți utiliza numele foii de lucru furnizate de șablon sau puteți introduce un nume după cum doriți. Sau, puteți scrie pur și simplu numele și anul de fabricație al hârtiei de lucru.
Metoda 2 din 2: Creați-vă propria fișă de lucru pentru a monitoriza cheltuielile
Pasul 1. Deschideți Excel
Pasul 2. Introduceți un nume pentru foaia de lucru în celula A1
Folosiți un nume clar, cum ar fi „Bugetul personal”, „Monitorizarea cheltuielilor personale” sau ceva similar. (Nu utilizați ghilimele atunci când scrieți nume. Aici, ghilimelele sunt folosite pentru a indica exemple).
Pasul 3. Introduceți titlurile coloanei rândului 2
Iată câteva nume și secvențe pe care le puteți utiliza, „Data”, „Plătit către”, „Memo”, „Cheltuieli”, „Venit” (sau „Câștig” sau „Depozit”) și „Sold”. Introduceți aceste titluri în celulele A2 până la G2 și reglați lățimea coloanei astfel încât tot textul să fie vizibil.
După setarea titlurilor și antetelor coloanei, utilizați funcția „Înghețați panourile”, astfel încât anteturile coloanei să fie în partea de sus când derulați pagina în jos. Opțiunea Freeze Panes se află în meniul „Vizualizare” pentru Excel 2003 și versiunile ulterioare și în grupul „Fereastră” de pe panglica meniului „Vizualizare” pentru Excel 2007 și 2010
Pasul 4. Introduceți prima cheltuială în rândul de celule 3
Pasul 5. Introduceți formula soldului în celula G3
Soldul va fi determinat de diferența dintre venituri și cheltuieli, deoarece aceasta este prima înregistrare a soldului. Modul în care este setat depinde de dorința dvs. de a vedea bugetul din partea cheltuielilor sau a numerarului pe care îl aveți.
- Dacă doriți o foaie de lucru personalizată pentru a afișa cheltuielile, formula soldului dvs. este = E3-F3, unde E3 este celula care conține soldul cheltuielilor, iar F3 este celula soldului veniturilor. În acest fel, dacă cheltuielile dvs. sunt mai mari decât venitul dvs., cheltuielile totale vor avea un număr pozitiv, facilitând înțelegerea dvs.
- Dacă doriți ca o foaie de lucru personalizată să arate banii pe care îi aveți, formula soldului este = F3-E3. Astfel, documentul de lucru va afișa un flux de numerar pozitiv dacă numerarul disponibil este mai mult decât cheltuielile și negativ dacă cheltuielile sunt mai mari decât veniturile.
Pasul 6. Introduceți a doua intrare de cost în rândul de celule 4
Pasul 7. Introduceți formula soldului în celula G4
Deoarece soldul celei de-a doua și următoarele înregistrări va înregistra soldul curent, trebuie să adăugați diferența rezultată în cheltuieli și venituri la soldul din intrarea anterioară.
- Dacă doriți ca foaia de lucru să afișeze cheltuielile în mod specific, formula soldului este = G3 + (E4-F4), adică G3 este celula care conține soldul anterior, E4 este celula care conține cheltuieli, iar F4 este celula care conține venituri.
- Dacă doriți ca foaia de lucru să afișeze suma de numerar disponibilă, formula soldului este = G3 + (F4-E4).
- Parantezele din formula care arată diferența dintre costuri și venituri nu sunt de fapt necesare. Am scris-o astfel încât conceptul de formulă să devină mai clar.
- Dacă puteți lăsa necompletată celula valorii soldului până când toate intrările sunt complete, vă rugăm să utilizați cuvântul IF în formulă, astfel încât atunci când introduceți data, celula de sold nu afișează valoarea. Formula pentru această metodă pentru a doua intrare este = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) dacă doriți ca foaia de lucru să monitorizeze încărcarea și = IF (A4 = "", "", G3 + (F4-E4)) dacă doriți un document de lucru pentru a monitoriza fluxul de numerar la îndemână. (Parantezele care înconjoară cheltuielile și veniturile pot fi lăsate în afara, dar parantezele externe pot să nu fie omise.)
Pasul 8. Copiați formula soldului într-o altă celulă din coloana G (coloana Balance)
Faceți clic dreapta pe celula G3 și selectați „Copiați” din meniul pop-up. După aceea, derulați în jos până la celula de sub ea. Faceți clic dreapta pe celula selectată și selectați „Lipire” din meniul pop-up pentru a lipi formula în celula selectată.. (În Excel 2010, alegeți opțiunea „Inserați” sau „Inserați formulele” din meniul pop-up.) Formula va actualiza automat referințele celulei pentru a indica referințele de cost, venituri și date (dacă sunt utilizate) ale rândului curent și soldul de referință al rândului de deasupra rândului curent.
Pasul 9. Salvați foaia de lucru
Dați fisei dvs. un nume clar, de exemplu „Cost Monitoring.xls” sau „Personal Budget.xls”. Puteți introduce numele și anul fișierului, la fel ca metoda de creare a unei foi de lucru cu. (Din nou, nu este nevoie să utilizați ghilimele, deoarece le-am scris doar pentru a clarifica exemplul numelor de fișiere. Nu este necesar să tastați tipul de extensie de fișier, deoarece Excel îl va nota automat.)
Excel 2003 și versiunile anterioare salvează foi de lucru în formatul ".xls", în timp ce Excel 2007 și 2010 salvează foi de lucru în formatul mai recent bazat pe XML ".xlsx". Cu toate acestea, cel mai recent Excel are opțiunea de a salva fișiere în formatul ".xls". Dacă aveți mai multe computere și intenționați să salvați această foaie de lucru pe toate, utilizați formatul vechi dacă computerul dvs. are Excel 2003 sau o versiune anterioară. Utilizați cel mai recent format dacă toate computerele dvs. au cel puțin Excel 2007
sfaturi
- Utilizați „Completare automată” în categoriile de cheltuieli și venituri, astfel încât ortografia introdusă să fie corectă.
- Puteți utiliza bold, culoare text sau umbrire celulă pentru a distinge între costurile neplătite, plătite și viitoare.
- Pentru a preveni formule sau titluri de coloane să se schimbe accidental, este o idee bună să protejați celulele de la schimbare. Selectați celulele pe care doriți să le înlocuiți (data, categoria beneficiarului, cheltuiala, venitul și nota) și deblocați aceste celule, apoi aplicați protecție întregii foi de lucru.
