Gestionarea evenimentelor este o experiență excelentă, fie că este vorba despre o petrecere privată, un eveniment corporativ, pentru familie și prieteni, sau o nuntă și alte evenimente formale. Această meserie este foarte dificil de realizat, dar și foarte satisfăcătoare. Puteți face cu adevărat o diferență pentru persoanele implicate, care vă vor aprecia ospitalitatea și efortul de a organiza o petrecere de aniversare, aniversări, nunta în sine sau orice altă sărbătoare. Pașii de mai jos vă vor învăța cum să fiți un bun manager de evenimente, să oferiți sugestii de depanare și să evitați toate problemele printr-o planificare atentă.
Etapa
Partea 1 din 5: Stăpânirea elementelor de bază
Pasul 1. Stabiliți obiectivele și țintele pe care doriți să le atingeți
Toate acestea par prea logice, dar trebuie să le scrieți pentru a afla ce dimensiune va funcționa cel mai bine, dreptul bugetului, scopul evenimentului, numărul (sau tipul) de invitați și ce strategii trebuie urmate pentru evenimentul dvs. specific. Care este rezultatul final ideal? Ce vrei să realizezi?
- După ce ați decis ce eveniment veți desfășura (sărbătoare, strângere de fonduri, educație, vânzări, propunere etc.), gândiți-vă de ce faceți acest lucru. Cunoașterea motivației vă poate ajuta să rămâneți concentrat și energizat.
- Stabilirea unor ținte vă poate ajuta, de asemenea, să ajungeți la obiectivul corect. Nu puteți continua să încercați să atingeți un obiectiv nedeterminat! Când aveți doar 40.000.000 IDR și doriți să ajungeți la 50.000.000 IDR, vizați suma respectivă și veți fi ajutat să ajungeți la linia de sosire.
Pasul 2. Selectați data și ora
Acești doi sunt cei mai importanți factori în planificarea evenimentelor. Nu alegeți o dată și o oră care să împiedice mulți oameni să participe sau toate eforturile dvs. de planificare a evenimentelor vor fi în zadar. De asemenea, evitați setarea acestor două elemente prea departe de prezent - sau chiar prea aproape - pentru ca oaspeții dvs. să uite de evenimentul dvs. și să facă alte planuri. Nu te lovi de sindromul Goldilocks în timp ce gestionezi evenimentele!
În mod ideal, anunțați oaspeții cu două săptămâni în avans. În acest fel, ei au timp să-și facă planuri și le puteți reaminti încă una sau două ori înainte să vină momentul. Dacă este posibil, trimiteți invitații la eveniment cu câteva săptămâni în avans
Pasul 3. Alegeți un loc
După ce ați determinat tipul și ora evenimentului, gândiți-vă la locul respectiv. Abordați locațiile potențiale pregătind datele și ceea ce veți avea nevoie. Ce tip de clădire ați dori să utilizați și cum ar fi amenajat spațiul? Vor sta oaspeții pe bănci în rânduri, bănci obișnuite, cărora li se va oferi o masă sau covoare de picnic în aer liber? Vor avea efect vremea? Va fi loc pentru dans, podiumul unui vorbitor sau o scenă? Dacă da, faceți un plan pentru a vă asigura că locul dorit este suficient de mare.
- Vizitați întotdeauna potențiale locuri în prealabil și desenați o hartă. Această hartă poate fi utilizată ca „plan de război” și vă permite să schițați și să alocați spațiu pentru masă, rute de serviciu pentru mâncare, acces pentru persoane cu handicap (dacă este necesar) și construirea de rute de ieșire, precum și modul în care veți încărca diversele echipamente necesare. De asemenea, ar trebui să marcați locația generatoarelor de energie, a echipamentelor externe, cum ar fi frigiderele, mașinile de gheață, grătare sau sobe etc. De asemenea, studiați locația prizelor și cablurilor de alimentare (le puteți acoperi sub un covor) și orice altceva care ar putea reprezenta un pericol pentru siguranță.
- Veți avea nevoie legal de un permis de guvern local? În majoritatea cazurilor, acest permis este necesar pentru a deschide baruri, dar uneori și pentru zgomot, acces și parcare a vehiculelor, construcții mari, cum ar fi pavilioane, aglomerații și alte scopuri.
Pasul 4. Stabiliți numărul de persoane pe care să le invitați
Câți oameni puteți invita în funcție de buget și loc? Unele evenimente sunt strict limitate la permisiunea de a participa doar invitații, facilitând planificarea, dar multe altele pot permite persoane suplimentare, cum ar fi copii, soți sau prieteni. Știi, de asemenea, că, cu cât ai mai mulți invitați, cu atât ai mai mulți membri ai echipajului.
- Pentru a evita problemele logistice, asigurați-vă că există întotdeauna suficient spațiu pentru ca oamenii să se miște în invitat.
- În unitățile mai vechi, acestea se referă de obicei la numărul de oaspeți drept „pax”, deci dacă vedeți cuvintele „150 Pax” într-o clădire multifuncțională, aceasta înseamnă că capacitatea este de 150 de persoane.
Pasul 5. Stabiliți bugetul
În mod ideal, aveți mai mulți oameni pe care vă puteți baza pentru a calcula câți bani veți avea nevoie pentru acest eveniment. Veți plăti personalul? Închiriați echipamente și locuri de întâlnire? Furnizați mâncare și băutură? Imprimați broșuri sau cărți poștale? Stabiliți o sumă rezonabilă și ajustați planul pe baza acelei sume. Nu vă permite să vă depășiți bugetul dacă nu trebuie.
S-ar putea să vă aflați într-o situație în care este posibil să obțineți sponsori sau donații, dar majoritatea dintre noi nu sunt de obicei atât de norocoși. Dacă nu puteți prevedea banii suplimentari care vor veni, economisiți cât puteți. În loc să angajați servicii de catering, formați un eveniment de noroc (oaspeții își aduc propria mâncare). Puteți pregăti în continuare niște alimente, dar în general tot ce trebuie să faceți este să oferiți o masă, ustensile de gătit și un frigider. În loc să angajezi un fotograf, filmează-ți propriul eveniment. Fii creativ atunci când este nevoie
Pasul 6. Adunați o echipă
Înființați o echipă de servicii (chiar dacă această echipă include prieteni și rude sau alți voluntari) pentru a gestiona diferitele secțiuni relevante, chiar dacă nu desfășurați evenimentul profesional și organizați doar evenimente familiale mici. Esența unei bune gestionări a evenimentelor la scară largă este de a determina oamenii să conducă anumite domenii și să se asigure că toți membrii echipei cunosc marele plan.
Echipajul dvs. ar trebui să fie informat cu privire la problemele importante cât mai curând posibil, la fel ca orice alte echipe pentru care plătiți și orice invitați pe care îi invitați. Informați fiecare membru al echipajului despre sarcină cât mai curând posibil și oferiți-le opțiuni ori de câte ori este posibil. Încercați, de asemenea, să atrageți câțiva oameni în standby - deoarece vor exista întotdeauna câteva sughițuri minore în fiecare aspect al evenimentului
Pasul 7. Creați o agendă de evenimente
Decideți ce se va întâmpla la evenimentul dvs. Când vor vorbi vorbitorii? Vor exista jocuri, activități sau prezentări de programat? Cât durează oaspeții să mănânce? Definiți un program detaliat pentru activități pe tot parcursul zilei.
Lăsați întotdeauna spațiu pentru erori; nu va exista niciun eveniment în această lume care să poată merge exact așa cum a fost planificat până la minut. Oamenii vor sosi târziu, discursurile vor dura mai mult, cozile de mâncare nu vor funcționa fără probleme sau alte milioane de probleme ar putea veni în cale. Deci, deși trebuie să știți ce se întâmplă, înțelegeți că este doar pentru a ajuta cu organizația și nimic nu este sigur
Partea 2 din 5: Evenimente de alergare
Pasul 1. Trimiteți invitația
Dacă nu, cum altfel vor ști oamenii că găzduiești un eveniment? Trimiteți o invitație! Nu ignora asta. Invitațiile sunt fața principală a evenimentului tău. Primele impresii despre ceea ce oamenii se pot aștepta și îi determină să decidă dacă ar trebui să vină. Această invitație trebuie să fie bună.
-
Luați în considerare invitațiile tipice - sub formă de cărți poștale, broșuri etc. Dar, de asemenea, încercați să nu utilizați hârtie: trimiteți e-mailuri, buletine informative sau utilizați site-uri precum Facebook, Twitter și Eventbrite pentru a trimite invitații, numărări de invitați și calendare.
Corecție: dacă doriți să aduceți cât mai mulți oameni, folosiți Facebook și Twitter. Dacă încercați să o limitați doar la oaspeții VIP, evitați aceste două servicii, altfel veți avea probleme
Pasul 2. Ia act de cei care și-au confirmat prezența
Va trebui să numărați înainte pentru a afla cât și de ce veți avea nevoie, așa că luați notițe! Este posibil să nu fie numerele care vor apărea, dar veți primi totuși o prezentare generală. Site-urile proiectate pentru gestionarea evenimentelor vă pot ajuta - deși puteți utiliza și foi de lucru Facebook și Excel.
Pasul 3. Manipulați ceea ce trebuie să închiriați
Trebuie să găsiți, să angajați, să rezervați sau să delegați sarcini fotografilor, constructorilor, designerilor și decoratorilor, vorbitorilor invitați, sponsorilor, animatorilor sau trupelor, liderilor sau oficialităților religioase, dansatorilor sau evenimentelor demonstrative? Luați în considerare toate aceste aspecte pentru scaune și catering, astfel încât să puteți pregăti mese și mese pentru ei, dacă este necesar.
- Vei pregăti mâncare și băuturi? Dacă da, ce membri ai echipei vor supraveghea prepararea, servirea și igiena alimentelor? Ce fel de mâncare ar trebui să serviți? Este posibil ca oaspeții să aibă alergii, să aibă nevoi vegetariene, diabet, să aibă nevoi religioase precum halal sau kosher, fără gluten etc.? Vor exista bebeluși, copii mici sau bătrâni / răniți care nu pot mânca alimente solide?
-
Au fost luate în considerare aspectele de divertisment și logistică? Această secțiune poate vorbi despre echipamente muzicale, pavilioane sau corturi, precum și despre efecte decorative de la gestionarea scenei de care veți avea nevoie, cum ar fi microfoane și amplificatoare, iluminat, linii electrice, proiectoare și ecrane pentru prezentări de diapozitive, aparate de fum sau alte efecte de scenă magice., cum ar fi oglinzi, bannere și semne ale companiei etc.
Dacă angajați un subcontractant care să conducă divertismentul, consultați-i pentru a vă asigura că pot furniza și pregăti echipamentele în sine, în plus față de locația de serviciu, etapa și programul. În acest fel, puteți ști ce să faceți pentru a-i ajuta
- Furnizorii de servicii de catering, florarii, divertismentul și alte persoane importante au nevoie de mult timp pentru a se pregăti. Solicitările bruște vor costa, de obicei, mai mult. În plus, dacă nu își pot ține cuvântul, vei avea tot timpul să cauți alternative.
Pasul 4. Găsiți pe cineva care va fi gazda (MC)
MC nu trebuie să organizeze întotdeauna întregul eveniment, dar el sau ea îl va îndruma. MC este de obicei un membru al partidului, care va compune un discurs, va anunța o serie de evenimente, cum ar fi o masă, dans, invitați importanți sau divertisment. Comunicați frecvent cu această persoană și țineți-o la curent.
Uneori poate fi necesar să fii MC. Dacă da, sarcina dvs. va fi mult mai dificilă, deoarece trebuie să lucrați până la finalizarea întregului eveniment. Configurați lideri de grup pentru echipa de service, astfel încât să le fie delegate cele mai multe sarcini normale
Pasul 5. Strângeți echipamentul
Când angajați o echipă, verificați din nou și asigurați-vă că au la dispoziție elementele necesare. În unele cazuri, ei pot pregăti singuri sau anumite articole; Este posibil să fie necesar să obțineți separat echipamentul de care au nevoie. Puteți închiria, cumpăra sau chiar împrumuta aceste instrumente de pe rețelele dvs. sociale. Verificați lista necesităților, de la șervețele la un sistem de boxe și cabluri de conectare.
Decorarea este o parte importantă a oricărui eveniment. Fete de masa, flori, cadouri, lumanari, baloane, bannere sau fundaluri foto, covoare rosii etc. ar trebui să fie întotdeauna bine planificate în avans
Pasul 6. Satisfacerea nevoilor de bază
Unul dintre lucrurile pe care mulți începători le uită este superioritatea facilităților de la locul evenimentului. Locul are destule facilități? Exemple sunt toaletele și dușurile, locurile de parcare, accesul ușor pentru persoanele cu dizabilități, vestiarele, încăperile de depozitare și bucătăriile, canalele de scurgere a apei, răcitoarele de vin, accesul la electricitate etc. Astfel, puteți anticipa obstacolele care pot apărea.
Gândiți-vă și în afara evenimentului: veți avea nevoie de transport și cazare pentru oaspeții din afara orașului / de peste mări sau pentru delegații hotelului? Trebuie să rezervați un loc pentru transportul lor la și de la eveniment?
Pasul 7. Știți pe cine veți întâlni
Înțelegerea ierarhiei sociale a unui eveniment - chiar dacă nu este evenimentul dvs. - este esențială pentru a ști cum să gestionați orice situație. Deoarece clienții trebuie să creadă în tine, află aceste lucruri:
- Cine sunt oaspeții cheie - acest lucru este de obicei ușor de observat atunci când evenimentul este o sărbătoare - de exemplu, mirii la o nuntă. Cu toate acestea, clientul nu este întotdeauna oaspetele cheie, deși poate fi încă clasificat ca una dintre părțile din grup. Sau este posibil ca clientul dvs. să nu participe deloc.
- Cine sunt oaspeții care sunt tipul de gazdă - aceștia sunt oameni care acționează adesea ca gazde la mesele lor respective și tind să fie buni la socializare și la motivarea altor oaspeți. Acestea sunt utile pentru menținerea unei atmosfere plăcute și conversații atunci când lucrurile se calmează, încurajând oamenii să danseze sau prezentând oamenilor altor oaspeți pentru noi prietenii. De asemenea, sunt de obicei fiabile și utile pentru a fi la curent cu evenimentele, deoarece pot ajuta sau chiar servi ca vorbitor invitat / MC în caz de urgență. Oameni ca aceștia sunt cei care mențin un eveniment care se desfășoară fără probleme în prim plan.
- Cine sunt oaspeții de tip pacificatori? Ar trebui să țineți cont de aceste persoane în permanență, deoarece acestea sunt cele pe care veți căuta să le consultați cu privire la probleme. De asemenea, îi veți implica în tratarea și dezbaterea, dacă este necesar. Oaspeții din acest grup sunt de obicei șeful familiei, tutorele sau șeful securității.
- Cine este factorul de decizie. În majoritatea cazurilor, persoana care ia decizii ești tu însuți în calitate de manager, dar atunci când trebuie să te consulti cu oaspeții fără a implica un grup cheie (deoarece aceștia se concentrează de obicei pe a fi gazde bune), află pe cine ar trebui să vezi în caz de urgență. Pur și simplu, această persoană va plăti factura pentru serviciile dvs. sau oricine sunteți un „client”.
Partea 3 din 5: Abordarea liniei de sosire
Pasul 1. Cunoaște locul
Înainte de începerea evenimentului, verificați locul și decideți cum veți pune lucrurile la un loc. Poate fi necesar să specificați aranjamente suplimentare pentru a se potrivi planului de etaj - de exemplu în ceea ce privește cablajul, iluminatul etc. Și dacă aceste lucruri îți sunt greu de găsit, oaspeții pot experimenta, de asemenea, același lucru, deci ia în considerare aspectul practic!
Elaborați un plan de implementare și calendarele ori de câte ori este posibil. Dacă ceva nu se potrivește, scapă de el. Vorbiți cu managerul site-ului și aflați ce poate face el sau ea pentru a vă ajuta și dacă trebuie să respectați reguli de zonare, mai ales în caz de urgență
Pasul 2. Luați în considerare pregătirea cadourilor pentru echipa dvs
Membrii echipajului din el vor lucra din greu. Pentru a arăta apreciere și a menține performanța, pregătește un mic cadou pentru a-l oferi după încheierea evenimentului. Băuturile îmbuteliate, granolele, bomboanele de ciocolată, alte obiecte mici, orice vi se potrivește, vă vor ajuta să vă mențineți moralul.
Luați în considerare, de asemenea, să le dați o broșă sau un mic marker de petrecere, astfel încât să se simtă parte a evenimentului și să-și amintească. De asemenea, asigurați-vă că sunt ținute hrănite și udate! Echipa este o resursă pe care ar trebui să o puteți folosi în continuare în viitor
Pasul 3. Verificați toate echipele și persoanele din afară
Înainte de eveniment, asigurați-vă că toată lumea este de acord. Oferiți echipajului instrucțiuni clare despre cum să ajungeți la locul de desfășurare și furnizați numărul dvs. de contact sau cartea de vizită, astfel încât să poată apela pentru indicații. Încheiați asigurându-vă că totul nu are întrebări.
Asigurați-vă că toată lumea este confortabilă cu sarcina. Este posibil ca unii oameni să nu dorească să spună acest lucru, așa că încercați să le citiți. Arată încrezători și încrezători? Dacă nu, liniștește-le, revizuiește sarcinile și pune câteva întrebări de bază. Când aveți dubii, împerecheați-l cu un partener mai capabil
Pasul 4. Pregătiți lista de contacte și alte fișiere, dacă este necesar
Setările personale sunt la fel de importante ca aranjamentele pentru evenimente. Dacă ești întotdeauna ordonat, chiar dacă unele lucruri se încurcă, totul va fi bine. Dar, altfel, starea evenimentului ar fi complet distrusă. Iată câteva modalități de a vă pregăti:
- Creați o foaie de contact cu numere de telefon și adrese. Patiseria a crezut că tu ești cel care va veni să iei comanda? Nu conteaza. Sunați un membru al echipei dvs. care locuiește în apropierea magazinului și cereți-i să-l ridice în drum spre locația evenimentului.
- Creați o listă de verificare. Veți ști ce articole, echipamente și articole lipsesc încă pe baza rapoartelor echipei.
- Pregătiți dovada plății și nevoile de facturare în consecință. Cu cât ești mai aprofundat, cu atât vei avea mai puține probleme în viitor.
Pasul 5. Evitați modificările de ultim moment
Vor fi schimbări artistice regulate? Nuntile sunt de obicei așa, clientul dorind o schimbare de design în ultimul moment, așa că asigurați-vă că îi spuneți data finală a schimbării. De obicei, acest termen este cu 1 săptămână înainte de eveniment, pentru a menține clienții liberi, dar sunteți, de asemenea, protejat de modificările de ultim moment, care sunt greoaie și costisitoare de realizat.
Dacă modificările sunt simple, mici sau de bază și ar putea folosi decorațiunile deja instalate, încercați să nu refuzați solicitarea clientului cât mai mult posibil. Asigurați-vă că satisfaceți nevoile clientului cât mai bine într-un eveniment care poate fi foarte emoțional
Partea 4 din 5: Gestionarea evenimentului real
Pasul 1. Pregătește totul
Fii primul care este pe scenă pentru a supraveghea pregătirile. Asigurați-vă că toată lumea raportează corect și începeți să sunați dacă nu. Ajutați-i pe cei care au nevoie de ajutor, indicați-i pe cei care trebuie direcționați și lăsați-vă deoparte când este nevoie. Evitați să vă răniți până când evenimentul se încheie.
Te vei simți puțin mai liniștit dacă ai o listă de verificare. Pregătiți această listă pentru echipaj, echipaj exterior, decor și instalare și echipament. Odată ce totul este verificat, puteți răsufla ușurat
Pasul 2. Delegați sarcini
Nu vă fie frică să o faceți. Principalul factor care cauzează stresul într-un eveniment este timpul. Pentru a economisi bani, fiți pregătiți să împărțiți munca. Dacă cineva nu funcționează optim, dați o altă sarcină care îi este mai potrivită. Nu sunteți un remediu sau nu depășiți limitele; Faci doar munca care îți este obligația.
Când delegați sarcini, fiți ferm, dar politicos. Spune, „John, am nevoie de tine acum pentru a ajuta la catering. Mulțumesc”. Echipajul dvs. trebuie să fie pasionat de gestionarea evenimentului. Asigurați-vă că totul merge fără probleme, fiind figura de lider necesară
Pasul 3. Fii flexibil
Aceasta înseamnă că trebuie să vă asigurați că totul merge conform planului și să ajutați sau să rulați un plan de rezervă în cazul în care ceva nu merge bine - și să îl puteți accepta. Dacă începeți să vă stresați, nu veți putea gândi bine. Când mintea nu este clară, nu veți obține niciodată rezultate bune. Așadar, atunci când difuzorul durează zece minute prea mult și ignoră semnalele tale sau încearcă să-l distragi, relaxează-te. Doar reglați sesiunea de desert, nimeni nu va observa. De asemenea, evenimentul va continua să se desfășoare fără probleme.
Problemele se vor întâmpla întotdeauna. Nu poți prevedea totul și, cu cât poți accepta mai repede acest lucru, cu atât mai bine. Un manager de evenimente calm și stabil poate fi foarte util pentru orice eveniment; dar dacă ești tensionat și nu ești calm, evenimentele pot merge prost. Deci relaxează-te și mergi cu fluxul - spectacolul tău se apropie de sfârșit
Pasul 4. Spuneți tuturor cele mai recente evoluții
Asigurați-vă că numărul și nevoile oaspeților sunt încă corecte în ziua evenimentului și anunțați echipa de service cu privire la orice modificări cât mai curând posibil. Trebuie să fii prima pereche de ochi care să observe dacă ceva nu este în regulă.
Consultați clientul pentru a vedea cum se simte; poate fi entuziasmat, nervos, îngrijorat, plictisit sau epuizat și are probleme. Îl poți ajuta fiind înțelegător, rostind cuvinte amabile și ajutându-l practic. Faceți-vă timp pentru a genera entuziasm pentru oaspeți și echipă atunci când este necesar
Pasul 5. Fă-ți treaba
Aveți încredere și respectați echipa de service pentru a-și face propriile lucruri - odată ce le-ați oferit baze solide, vor fi bine. Oferiți-vă ajutor dacă este necesar, dar acest membru al echipei ar trebui să aibă suficientă experiență pentru a nu avea nevoie deloc de ajutor. Iată câteva lucruri pe care trebuie să le aveți în vedere:
- Acționați ca recepționer sau recepționer la început. Întâlniți și întâmpinați (dacă este necesar) pe fiecare oaspete când sosesc. Transferați rolurile către MC când începe evenimentul. Aici, rolul dvs. de manager va fi mai activ prin rezolvarea problemelor și asigurarea tuturor activităților din culise, cum ar fi pregătirea și servirea mâncării, decurge conform planului.
- Acordați atenție oaspeților și păstrați legătura cu MC. Faceți-o în secret doar în cazul în care trebuie să vă schimbați planurile.
- Păstrați distanța față de oaspeții-cheie - acest spectacol este despre ei - dar asigurați-vă că rămâneți la îndemână, făcând check-in în anumite momente. Întrebați-i cum se simt în legătură cu spectacolul, precum și eventualele probleme, cereri sau sugestii pe care le au.
Pasul 6. Pentru evenimente de marketing, pregătește suveniruri
Asigurați-vă că toți oaspeții își amintesc de momentele bune pe care le-au avut. S-ar putea să doriți chiar mai mult decât amintiri fericite: cum ar fi vizite pe site-uri web, donații viitoare, aspecte ale cuvântului din gură etc. Pentru a vă asigura că evenimentul dvs. atinge semnul, împărtășiți suveniruri. Fie că este vorba despre o imagine, poster sau stilou, oferirea invitaților de ceva care să le amintească oaspeților despre eveniment este o modalitate excelentă de a vă asigura că sunteți amintiți de ei.
Pasul 7. Felicitări după terminarea evenimentului
Cele mai multe evenimente sunt autonome atunci când încep, dar munca grea se află în perioada de pregătire, pe care nimeni nu o realizează. Așadar, felicitați-vă pentru că meritați să fiți fericiți!
După eveniment, faceți-vă timp pentru a vă întâlni și mulțumiți clientului. Vă recomandăm să oferiți un cadou adecvat și din inimă pentru a vă aminti de timpul petrecut cu ei, deoarece micile atingeri precum acestea îmbogățesc experiența și le permit să vă sugereze serviciile în viitor. Dacă oferiți cadouri la un eveniment, cadouri după eveniment, cum ar fi flori, fotografii ale momentelor preferate la evenimentul lor (de exemplu, tăierea panglicii, punctul culminant, ceremonia de premiere, sărutarea nunții, suflarea lumânărilor de ziua de naștere etc.) sau alte cadouri poate fi adecvat
Pasul 8. Curăță locul și du-te acasă
Așa cum spun mămicile, „Lasă-l în aceeași stare în care ai ajuns”, la fel sunt și principiile care se aplică locurilor. Lucrurile ar trebui lăsate în aceeași stare în care erau înainte de a veni la ele - activitatea de gestionare a evenimentelor este o afacere sensibilă, care nu are prea mult loc pentru erori. Deci, anunțați membrii echipajului dvs. că este timpul să curățați site-ul și să nu-i lăsați să plece acasă până când totul nu se va rezolva. Ar trebui să intervii și tu!
Pe lângă faptul că este un lucru bun, vă împiedică și să primiți facturi mai scumpe. Multe locuri vor percepe taxe suplimentare pentru curățenie dacă au ocazia de a face acest lucru. Deci, faceți tot posibilul pentru a evita taxele ascunse
Pasul 9. Finalizați activitatea de schimbare, plată și mulțumiri tuturor părților implicate
Este posibil să trebuiască să aranjați returnarea echipamentului închiriat sau împrumutat și să consultați clientul despre experiența sa. Chiar dacă nu ești plătit, ia-ți timp să le mulțumești și spune că ți-a plăcut să organizezi evenimentul cu ei. Puteți schimba cărți de vizită între ele?
Mulțumesc și membrilor echipajului! Asigurați-vă că toate părțile sunt plătite (și au plătit), salvați facturile și efectuați lucrurile. Trebuie să fii unul dintre ultimii oameni care părăsesc locul de desfășurare - asigură-te că totul este în regulă
Partea 5 din 5: Depanarea
Pasul 1. Știți cum să faceți față oaspeților care sosesc târziu și au alte probleme
Aceasta este o problemă obișnuită, deci mai bine vă pregătiți. Întârzierea este inevitabilă (de exemplu, din cauza unor probleme de trafic neprevăzute) și poate fi de obicei tolerată de alți oaspeți care sosesc la timp. Prin urmare, există mai multe lucruri pe care le puteți face pentru a preveni:
- Asigurați-vă că ora evenimentului este scrisă clar pe invitație. Dacă rulați un sistem RSVP, asigurați-vă, de asemenea, că ora este confirmată. Comunicați cu (prin foaia dvs. de contact) MC, oaspeții relevanți (de obicei, membrul principal al partidului), animatorii și personalul din bucătărie odată ce întâlniți un obstacol care nu poate fi rezolvat cu ușurință. Dacă oaspeții întârziați sunt centrul evenimentului (de exemplu, mirele și mireasa), de obicei:
- Trebuie să contactați direct oaspetele în așteptare pentru a verifica ora estimată a sosirii. Contactați imediat bucătăria cu privire la ultimele evoluții, astfel încât acestea să poată regla viteza de gătit pentru a se potrivi cu timpul.
- Evitați să anunțați că evenimentul a fost amânat din cauza anumitor invitați (deoarece petrecerea își va da seama singuri), dar anunțați oaspeții principali că sunteți conștienți de situație. Spuneți-le ce intenționați, dar lăsați-i să ofere și sugestii, deoarece știu de obicei oaspetele și știu ce să facă în acest context.
- Acordați atenție momentului discursului. Dacă oaspeții cheie sosesc târziu, serviți aperitive suplimentare și / sau băuturi timpurii pentru a împiedica ceilalți oaspeți care ajung la timp să se plictisească și să vă asigurați că rămân ocupați.
- Dacă oaspeții vor întârzia foarte mult (de exemplu, atunci când se servesc alimente care nu pot fi întârziate, cum ar fi suflele), începeți evenimentul conform planificării. Când vin, serviți următoarea porție (chiar dacă această porție este desert).
- Pregătiți-vă pentru dans, jocuri, comedie sau alt tip de divertisment (în special muzică) și asigurați-vă că există distrageri suplimentare, cum ar fi fotografiile de grup. Această strategie de rezervă ar fi trebuit să fie începută cu o zi înainte.
-
Pentru oaspeții care sosesc în mod intenționat târziu, nu luați acest lucru ca vina dvs. ca manager. Așadar, este treaba ta să îi prezinți pe ceilalți oaspeți pe primul loc și să te asiguri că nevoile lor sunt satisfăcute. În esență, acționează ca și cum nimic nu este în neregulă și continuă cu evenimentul.
Pasul 2. Știți cum să faceți față problemelor alimentare
Problemele din acest domeniu sunt rare, mai ales dacă v-ați planificat cu atenție planurile, dar accidentele se întâmplă ocazional (cum ar fi un oaspete sau un copil mic care încurcă masa de masă sau un incident în bucătărie). Mai întâi trebuie să fiți conștienți de tipurile de oaspeți care vor participa, astfel încât să puteți lua în considerare când și unde va fi afișată mâncarea (de exemplu, pentru preparatele tip bufet) și poziția de așezare a oaspeților.
- Toate scurgerile ar trebui curățate imediat din motive de siguranță, chiar dacă înseamnă că trebuie să scapi de covorul roșu sau de decorațiunile și mobilierul elegant pentru a face acest lucru. Ascunderea unei pete fără a afecta aspectul sau integritatea unui obiect (cum ar fi o piesă de mobilier antică) este imposibilă, deci scăpați mai întâi de el. Dacă aveți o copie de rezervă, utilizați-o; în caz contrar, mutați obiectul discret, astfel încât oaspeții să nu observe.
- Este recomandat să utilizați frânghii, perdele sau ecrane pentru a ascunde zonele de mâncare (de exemplu, o masă dezordonată sau în timp ce pregătiți următorul fel de mâncare), deoarece unii oaspeți pot percepe mâncarea vizibilă ca ceva care poate fi consumat în mod liber în orice moment - în timp ce acest lucru nu este neapărat cazul.în conformitate cu intenția dvs.
- Mixează meniuri. Dacă un fel de mâncare nu poate fi servit (de exemplu pentru că este ars), scăpați de toate sau găsiți o alternativă nouă. Reduceți porțiile pentru a economisi alimente, dar creșteți porțiile din alte alimente pentru a le menține echilibrate. Informați oaspeții după cum este necesar.
- Vegetarienilor, consumatorilor de alimente, persoanelor care suferă de alergii sau dietelor speciale / persoanelor religioase ar trebui să li se îngrijească nevoile - ar trebui să puteți face acest lucru cu o bună planificare. Cu toate acestea, uneori oaspeții vor aduce un membru al familiei, un soț sau un prieten apropiat fără să vă spună, mai ales dacă invitația este gratuită. Când se întâmplă acest lucru, soluția este ușoară. Numărați oaspeții recenți și când ajung la ușă, întrebați despre nevoile dietetice speciale și spuneți imediat serviciului și personalului din bucătărie.
- Pentru grupurile mari care nu participă la eveniment ca invitați negri, trimiteți un membru al echipei la bucătărie și puneți-l să numere stocul. Dacă este necesar, cumpărați provizii alimentare suplimentare. Secțiunea de bucătărie supraestimează de obicei porțiunile pentru orice eventualitate, deci anulările sunt mai frecvente decât lipsa de alimente. Porții limitate pot fi, de asemenea, salvate dacă furnizați umpluturi suplimentare, cum ar fi pâine, salate sau feluri de mâncare de legume, ingrediente care pot fi ușor obținute de la supermarketul local.
Pasul 3. Știi cum să te descurci cu copiii mici
Rețineți că mulți manageri uită sau subestimează inteligența și nevoile și dorințele copiilor la un eveniment. Sunt la fel ca adulții - doresc să se distreze și să nu se plictisească. Amintiți-vă, părinții vor fi, de asemenea, jigniți dacă un eveniment nu poate satisface nevoile copiilor lor. Este o idee bună să solicitați confirmarea participării (RSVP) pentru oricare dintre copiii care ar putea participa.
- Copiii mai mici (sub 10 ani) sunt mai bine serviți cu mâncare sau gustări în avans, deoarece cina nu poate fi servită până la ora 20:00. Acest timp de servire este de obicei prea târziu pentru majoritatea copiilor la masa. Mâncarea pe care o oferiți copiilor dvs. ar trebui să fie, de asemenea, distractivă și sănătoasă, dar totuși specială, cu o notă specială pentru ei - acest lucru îi ajută pe părinți să fie ajutați și să se bucure de eveniment ca invitați.
- Copiilor cu vârsta peste 10 ani li se poate oferi, de obicei, mâncare și porții pentru adulți, chiar dacă nu o termină, dar le oferă și un meniu pentru copii (cu permisiunea părinților, desigur), dacă nu par să le placă. De obicei, adolescenții cu vârste cuprinse între 13 și 18 ani cer adesea aceleași alimente ca și copiii mai mici, cum ar fi hamburgerii și cartofii prăjiți, în loc de mese mai formale în restaurant. Mâncarea pentru copii este de obicei scrisă cu termenul „Meniu alternativ”. Jucați-l în siguranță și discutați cu oaspeții dvs. cheie despre planurile dvs. de a continua să satisfaceți cu succes tineri și bătrâni cu mult timp în urmă.
- Oferiți o zonă pentru mamele cu copii mici. Îndepliniți nevoile lor, cum ar fi pauzele în toaletă, nevoile de alăptare etc. și pregătiți un loc de odihnă pentru copii foarte mici, astfel încât să poată dormi dacă sunt obosiți.
Pasul 4. Aflați cum să vă ocupați de oaspeții beți sau nepoliticoși, de intruși și multe altele
Acești oaspeți cauzează uneori probleme, atât la evenimente de familie, cât și la evenimente corporative. Aceștia poartă atât politica, cât și drama și, ca străin, este posibil să nu vă dați seama. Deci, fii mereu în alertă.
- Verificați cu clientul sau oaspeții cheie înainte de eveniment pentru a afla despre posibile probleme de acest gen sau cu câțiva selectați dacă oaspeții cheie nu ar trebui deranjați. În acest fel, vă puteți asigura că oamenii stau la locul potrivit și că nu va cauza probleme. Pregătiți personalul de serviciu sau oaspeții cheie pentru a acționa ca supraveghetori informali, fiți atenți și ajutați atunci când este necesar. Sarcina ta este să te asiguri că evenimentul se desfășoară fără probleme și să stai departe de problemele personale, dacă nu este absolut necesar. Așadar, asigurați-vă că știți cine la eveniment este clasificat drept oaspete de tip „pacificatori” (cei care vă pot ajuta să mențineți desfășurarea evenimentului fără probleme).
- Deoarece refuzul de a da alcool oaspeților beți sau tratarea cu oaspeții supărați și nepoliticoși poate fi dificil, cel mai bine este să implicați un oaspete de pace. Contactați personalul juridic numai atunci când este necesar și după ce ați consultat oaspeții cheie. Trebuie să fii în continuare vigilent, chiar și atunci când organizezi evenimente mici sau în curtea din spate.
- Oaspeții neinvitați sunt o afacere grea. Dacă vin și fac furori, aruncați-i dacă este necesar - consultați oaspeții cheie pentru a verifica dacă aceste persoane nu sunt dorite. Dacă există mulți revoltatori violenți, treaba ta este să protejezi alți oaspeți și să contactezi securitatea sau poliția dacă acești revoltați refuză să părăsească sediul după ce ți-au fost solicitați ca manager și / sau oaspeți cheie.
- De obicei, oaspeților le place să mute cărțile de vizită în jurul mesei, astfel încât să poată sta lângă persoana dorită sau la masa dorită. Consultați oaspeții cheie despre cât de permis este acest lucru. De obicei, trebuie să aranjați planurile de masă în avans și să aveți aprobarea oaspeților cheie. Dacă poziția acestei mese ar trebui să fie corectă, este mai bine să țineți oaspeții departe de zona de luat masa înainte să vină momentul. De obicei, zona barului, holul sau sala de așteptare pot fi utilizate pentru a găzdui oaspeții. Dacă anumite grupări sunt deosebit de importante din cauza problemelor familiale, aduceți oamenii împreună și îndrumați-i pe grupuri pentru a separa mese și așezați-i în ordinea corectă.
Pasul 5. Știți cum să faceți față vremii nefavorabile
În întreaga lume, uneori va exista vreme rea neașteptată, cum ar fi ploaie sau zăpadă. Vânturile reci sau aerul cald pot provoca, de asemenea, probleme. Deși vremea nu are de obicei prea mult impact atunci când evenimentul are loc în interior, ar trebui să fiți pregătiți pentru provocările de a fi în aer liber. Dacă puteți prevedea condițiile meteorologice nefavorabile, luați în considerare schimbarea locației evenimentului. Dacă nu puteți, închiriați un cort sau un pavilion mare (prețul poate fi scump, mai ales dacă se face din capriciu). Este important să țineți evidența vremii; dacă evenimentul a fost deja încurcat din cauza acestuia, ești aproape imposibil să rezolvi evenimentul, deci profită la maximum de ceea ce știi și ai deja.
Multe părți ale lumii au acum polițe de asigurare pentru vreme rea sau alte probleme. Dacă vă aflați într-o zonă cunoscută pentru schimbări bruște de vreme, căutați confirmarea dacă evenimentul poate fi reprogramat, astfel încât clienții să poată economisi cel puțin costul închirierii echipamentelor, locului și personalului de service
sfaturi
- Pregătiți un spațiu mic umplut cu obiecte precum șervețele suplimentare pentru ștergerea scurgerilor, stingătoare, truse de prim ajutor și alte truse accidentale. Nu veți avea nevoie dacă lucrurile merg bine, dar este mai bine să fiți în căutarea unui eveniment mare.
- Oaspeților și difuzoarelor obosite sau care se confruntă cu jet lag ar trebui să li se asigure capacitatea de fitness. Dacă este necesar, consultați-vă direct cu aceștia sau cu asistenții lor pentru a comanda tratamente spa și de masaj sau alte modalități de reîmprospătare a corpului. De asemenea, le puteți trimite alimente dacă nu au mâncat de ceva vreme sau medicamente dacă se simt puțin rău (cum ar fi dureri de cap din cauza zborului sau nervozitate sau dureri de stomac). Consultați un medic dacă este necesar. Oaspeții și difuzorii obosiți pot distruge un eveniment, deși toate celelalte provocări pe care le-ați putea depăși.
- Asigurați-vă că toată lumea poate vedea și auzi scena, muzica sau vorbirea.
- Amintiți-vă, de asemenea, că gestionarea evenimentelor altor persoane este o onoare. Deși acest lucru poate părea foarte stresant și dificil, contribuția dvs. poate face mulți oameni fericiți, așa că își vor aminti evenimentul pentru tot restul vieții. În plus, sunteți obișnuiți să aveți abilități utile în viața de zi cu zi.
- Ca manager, poate fi necesar să acționați ca o gazdă improvizată sau chiar ca partener de dans pentru a vă asigura că evenimentul se desfășoară fără probleme. Dezvoltați abilități de vorbire și dans, dar, în același timp, delegați rolurile de conducere altor membri ai echipei care vă pot lua locul temporar. Scopul aici este să ne asigurăm că nimeni nu stă liniștit la masă.
