Majoritatea părinților trebuie să contacteze profesorul copilului lor cel puțin o dată pe an din mai multe motive, de la cererea de concediu din cauza bolii sau chiar discutarea problemelor unui copil. Majoritatea profesorilor folosesc e-mailul, ceea ce face procesul de corespondență mai ușor și mai rapid, dar puteți scrie și scrisori sau note. Cu scrisoarea sau e-mailul potrivit, puteți stabili o comunicare deschisă și puternică cu profesorul copilului dumneavoastră.
Etapa
Metoda 1 din 2: Trimiterea unui e-mail
Pasul 1. Aflați când să trimiteți un e-mail
Există mai multe motive pentru care ați putea dori să contactați profesorul copilului dumneavoastră, de la prezentări până la discutarea unor chestiuni mai serioase. Următoarele sunt câteva motive obișnuite pentru a contacta profesorul copilului dumneavoastră:
- Prezentați-vă atunci când vă mutați sau când copilul dumneavoastră începe să studieze la o nouă școală.
- Discutați problema.
- Întrebați activitatea sau progresul copilului.
- Cere să ne întâlnim.
- Informați profesorul despre o problemă specială, cum ar fi nevoile speciale ale unui copil sau problemele familiale.
- Solicitați permisiunea atunci când copilul este absent din cauza bolii sau a altor nevoi.
Pasul 2. Adunați informațiile de care aveți nevoie pentru a scrie un e-mail complet și profesional către profesor
Informațiile complete vor face comunicarea mai eficientă și vor arăta că respectați profesorul și că luați în serios problemele discutate.
- Cereți-i copilului numele profesorului sau căutați numele profesorului pe site-ul școlii.
- Pregătiți copii ale documentelor necesare, cum ar fi diagnosticul medicului și documentele privind plasamentul copilului, dacă copilul dumneavoastră are nevoi speciale.
Pasul 3. Creați o primă schiță a e-mailului folosind informațiile pe care le-ați adunat
Proiectele vă permit să vă descrieți pe deplin problema. Când ați terminat, recitiți schița, apoi editați-o dacă este necesar.
- Evitați să vă scrieți adresa de e-mail în câmpul „Către”, astfel încât să nu trimiteți din greșeală o schiță de e-mail.
- Păstrați proiectul cât mai scurt și concis posibil.
- Scrieți e-mailuri pe un ton personal, politicos și profesional.
- Prezinta-te. Indicați numele copilului dvs. și explicați de ce ați scris e-mailul. De exemplu, "Dragă doamnă Jasmin, mă numesc Ros și sunt părintele lui Upin și Ipin. Scriu această scrisoare pentru că îmi dau seama că Upin este foarte greu să urmeze matematica".
- Faceți nucleul e-mailului cuprins între 1 și 3 paragrafe, precizând problema pe care doriți să o rezolvați. Poate doriți, de asemenea, să întrebați despre modalități de a vă sprijini copilul în mod constructiv.
- Închideți e-mailul spunând mulțumesc și includeți informațiile dvs. de contact pentru consultări ulterioare. De exemplu, „Vă mulțumim pentru atenție. Profesorul mă poate contacta prin e-mail sau +628123456789. Sper că problema Upin va putea fi rezolvată în curând cu ajutorul dvs.”
Pasul 4. Faceți e-mailul cu o notă pozitivă
Când scrieți o schiță, păstrați tonul e-mailului cât mai pozitiv posibil. S-ar putea să vă iritați rapid atunci când vă confruntați cu problemele copilului dvs., dar menținerea unui ton pozitiv și proactiv în e-mailuri poate deschide un dialog deschis și productiv cu profesorul copilului dumneavoastră.
- Evitați să folosiți un limbaj acuzator la profesorul copilului dumneavoastră.
- Folosiți cuvinte precum „obțineți-l”, „cooperați” și „vorbiți”.
- Folosiți adjective precum „pozitiv” și „proactiv”.
- Conectați cuvintele din fraze precum „Potrivit lui Upin, el are dificultăți de învățare a matematicii. Vrem să știm cum să schimbăm acest lucru și cum îl putem ajuta pe profesor să îmbunătățească abilitățile lui Upin”.
Pasul 5. Fii sincer când scrii e-mailuri
Copiii sunt creaturi cinstite, iar minciunile din scrisoarea ta pot ieși din limba propriului copil. Scrieți e-mailul cât mai sincer posibil, dar păstrați un ton profesional pentru e-mail.
Mergeți direct în centrul problemei. De exemplu, "Trebuie să lucrez la un muzeu și vreau să-l duc pe fiul meu la studii. Există vreo temă pe care trebuie să o termine înainte de a se întoarce vineri la școală?"
Pasul 6. Recitește și editează e-mailul
După ce ați scris o schiță brută a e-mailului, gândiți-vă la conținutul și tonul e-mailului, apoi editați-l dacă este necesar. Editarea unui e-mail vă permite să adăugați sau să eliminați corpul e-mailului, precum și să găsiți greșeli de ortografie, de punctuație și de gramatică.
- Asigurați-vă că e-mailul revizuit are o felicitare sinceră și proactivă, un corp de scrisori și o închidere.
- Citiți scrisoarea cu voce tare, pentru a identifica erori sau fraze care ar putea părea blamabile.
- Luați în considerare ajutorul unui partener, prieten sau expert în educație pentru a vă citi scrisoarea. Persoana pentru care cereți ajutor poate sugera să vă faceți scrisoarea mai puternică sau mai profesională.
Pasul 7. După editarea schiței, scrieți un mesaj de închidere prietenos și profesional și un salut, pentru a face profesorul copilului dvs. mai receptiv la scrisoare
Mesajele de închidere și salutările prietenoase deschid, de asemenea, calea către un răspuns constructiv.
- Scrieți felicitări cu porecla profesorului copilului dumneavoastră. De exemplu, „jasmin doamnă”, urmată de o virgulă.
- Evitați să folosiți prenumele profesorului, cu excepția cazului în care profesorul s-a întâlnit deja și se oferă să îl chemați pe numele său.
- Închideți cu „Salutări”, urmată de o virgulă. Poate doriți să scrieți „Sperăm că această scrisoare vă atrage atenția, doamnă, vă mulțumesc”, pentru a aștepta un răspuns de la profesorul copilului dumneavoastră.
- Indicați numele dvs. și informațiile de contact.
Pasul 8. Atașați documentația adecvată, în funcție de e-mailul dvs., pentru referință la profesorul copilului dumneavoastră
Referințele îl vor ajuta pe profesorul copilului dumneavoastră să vă înțeleagă problema.
Pregătiți un fișier de referință într-un format ușor de deschis
Pasul 9. Notați adresa de e-mail a profesorului la care trimiteți e-mailul
Verificați site-ul școlii copilului dvs. pentru a vă asigura că adresa de e-mail este corectă.
- Trimiteți prin e-mail altor părți interesate, precum soții sau alți profesori autorizați.
- Vă recomandăm să vă includeți pe BCC pentru a vă asigura că e-mailul este livrat.
Pasul 10. Editați schița finală a e-mailului citind încă o dată schița înainte de a o trimite
Editarea va evita uitarea anumitor informații sau erori în e-mail.
Pasul 11. Acordați timp profesorului copilului dumneavoastră să răspundă
Profesorii sunt creaturi ocupate, deci este posibil să nu fie întotdeauna capabili să răspundă sau să acorde atenție imediat e-mailurilor dvs. Așteptați ceva timp înainte de a-l suna pe profesor.
- Notați data dacă aveți nevoie de un răspuns rapid.
- Retrimiteți scrisoarea sau e-mailul dacă nu s-a răspuns la e-mail după o săptămână.
Metoda 2 din 2: Trimiterea scrisorilor scrise
Pasul 1. Știți când să trimiteți o scrisoare scrisă
Scrisorile scrise sunt mai personale decât e-mailurile și sunt necesare în unele cazuri. Poate doriți să trimiteți o scrisoare scrisă atunci când:
- Pentru a spune mulțumiri.
- Prezintă-te pe scurt.
- Solicitați permisiunea atunci când copilul dumneavoastră este bolnav sau nu poate merge la școală.
Pasul 2. Scrieți scrisoarea cât mai ordonată pentru ca profesorul copilului dumneavoastră să o citească
Asigurați-vă că scrierea de mână este ușor de citit.
- Dacă scrierea dvs. este proastă, scrieți încet, astfel încât scrisul să fie mai clar.
- Evitați să scrieți cu creioane sau pixuri care se estompează ușor. De preferință, utilizați un stilou.
- Luați în considerare redactarea pe un computer, apoi scrieți-vă scrisoarea cu mâna. Proiectele vă permit să vă gândiți mai clar la ceea ce doriți să scrieți.
- Dacă doriți, scrieți scrisoarea pe computer, imprimați-o, apoi semnați scrisoarea.
Pasul 3. Scrieți-vă scrisoarea
Dacă alegeți să scrieți scrisoarea manual, urmați același proces ca și scrierea e-mailului în pasul anterior. Cu toate acestea, dacă lucrul despre care doriți să vorbiți nu este prea serios, ca o notă de mulțumire, nu este necesar să scrieți o schiță de mai multe ori.
- Folosiți articole de papetărie bune dacă aveți una. În caz contrar, utilizați hârtie curată și nu încrețită.
- Scrieți data pe scrisoare.
- Scrieți un salut sub dată, de exemplu „Miss Jasmin”, urmat de o virgulă.
- Utilizați aceleași elemente ca elementele de e-mail din pasul anterior și asigurați-vă că scrisoarea dvs. este scurtă și concisă. De exemplu, „Domnișoară Jasmin, eu sunt Ros, părintele lui Upin și Ipin. Vă mulțumim că ați ajutat Upin să înțeleagă matematica. După școală, ea o întreabă deseori pe doamna Jasmin despre întrebări pe care nu le înțelege. Dacă există ceva pe care îl pot ajuta Înțeleg mai bine. Vă rog să-mi spuneți. Vă mulțumesc. Ros."
- Semnați-vă scrisoarea, apoi scrieți-vă numele, dacă este necesar.
Pasul 4. Verificați scrisoarea înainte de a o trimite pentru a preveni erori, informații lipsă sau cerneală estompată și părți ilizibile
Rescrieți litera dacă găsiți o eroare fatală
Pasul 5. Trimiteți scrisoarea
Puteți trimite o scrisoare în mai multe moduri, în funcție de formalitatea scrisorii sau de urgență, de exemplu:
- Prin poștă. Asigurați-vă că menționați numele profesorului pe scrisoare și includeți adresa școlii în scrisoarea dvs.
- Trimis de mine. Trimiteți propria scrisoare școlii. Personalul școlii îl va livra profesorului copilului dumneavoastră.
- Prin copilul tău. De asemenea, puteți să lăsați o scrisoare copilului dvs., dar acesta poate uita să o dea. Dacă doriți, puteți pune scrisoarea în uniforma școlară a copilului dumneavoastră.
