Tocmai ați fost ales sau numit secretar al comitetului din care faceți parte. Sigur! Știi cum să creezi, să pregătești și să prezinți procesele verbale? Fie că urmează „Regulile de ordine ale lui Robert”, fie că iau minute într-un cadru mai puțin formal, iată care sunt metodele importante de urmat.
Etapa
Partea 1 din 4: Pregătirea inițială
Pasul 1. Înțelegeți politicile de întâlnire ale organizației dvs
Dacă se așteaptă ca secretarul să ia minute oficiale, întrebați dacă grupul respectă Regulile de ordine ale lui Robert sau alte linii directoare. Într-un cadru mai informal, întrebați ce trebuie inclus în procesele verbale sau cum vor fi utilizate.
- În calitate de utilizator care ia notițe, nu este necesar să fiți familiarizați cu întreaga pagină Regulile comenzii. Cu toate acestea, obținerea unei copii a cărții (sau împrumutarea de la președinte) poate fi utilă pentru a răspunde la întrebări specifice.
- Înțelegeți bine rolul dvs. Unii secretari care au preluat procesul-verbal nu au participat la ședință, în timp ce alții au preluat procesul-verbal și au contribuit, de asemenea, la discuție. În ambele cazuri, secretarul nu ar trebui să fie cineva care are un alt rol principal, cum ar fi șeful de întâlnire sau facilitatorul.
Pasul 2. Pregătiți șablonul în prealabil
Fiecare proces verbal al întâlnirii va conține o mare parte din aceleași informații. Șabloanele creează un format consistent pentru o referință ușoară. Includeți spații pentru următoarele informații.
- Numele Organizatiei.
- Tipul întâlnirii. Este o întâlnire săptămânală sau anuală, o reuniune mai mică a comitetului sau o reuniune ținută cu un scop special?
- Data, ora și locul. Faceți loc pentru începutul și sfârșitul ședinței (deschidere și desființare).
- Numele președintelui sau președintelui ședinței și numele secretarului (sau succesorului acestora).
- Lista „participanților” și „scuzelor pentru absență”. Acesta este un termen elegant pentru listele de prezență. Rețineți dacă se ajunge la un cvorum (număr suficient de persoane pentru scrutin).
- Faceți loc pentru semnătura dvs. Ca persoană care ia notițe, ar trebui să vă semnați întotdeauna notele. Pot fi necesare semnături suplimentare atunci când procesul-verbal este aprobat, în conformitate cu politicile organizației dvs.
- O carte de agendă, dacă este disponibilă. Dacă președintele sau facilitatorul întâlnirii nu vă solicită să redactați o agendă, aceasta ar trebui să fie disponibilă la cerere. A avea o agendă de referință vă va ajuta să organizați procesele verbale ale întâlnirii.
Pasul 3. Luați cu voi notebook-ul sau laptopul
Asigurați-vă că orice aduceți este confortabil pentru dvs. Dacă veți lua notițe frecvent, păstrați un notebook în acest scop sau creați un folder pe computer.
- Dacă luați minute pentru o întâlnire anterioară care nu au fost aprobate, luați-le cu voi.
- În timp ce un înregistrator audio vă poate ajuta să transcrieți minutele mai târziu, acestea nu înlocuiesc minute. Dacă înregistrați o întâlnire, asigurați-vă că toți cei prezenți sunt de acord și nu cedați tentației de a face o transcriere cuvânt cu cuvânt.
- Învățarea stenogramă va accelera luarea notelor, dar nu trebuie să scrieți fiecare cuvânt pentru a lua notițe. De fapt, ar trebui să o evitați.
- Dacă vi se cere să luați minute publice la o ședință, utilizați un OHP sau un forum de prezentare. Asigurați-vă că puteți lua notițe ulterior acasă fără a estompa cerneala, astfel încât să puteți utiliza tastatura pentru a introduce notele.
Partea 2 din 4: Realizarea procesului-verbal al ședinței
Pasul 1. Distribuiți lista de prezență
De îndată ce toată lumea este prezentă, împărțiți o bucată de hârtie (mai mult pentru întâlniri mai mari) cu suficient spațiu pentru ca oamenii să își scrie numele și informațiile de contact. Puteți utiliza această lucrare după întâlnire pentru a completa secțiunea listă a participanților din șablonul dvs. sau pentru a lipi această listă în minutele dvs. terminate.
Dacă nu sunteți familiarizați cu numărul mare de oameni prezenți, schițați o diagramă de ședere și completați-o atunci când cereți tuturor să se prezinte. Pregătiți această foaie grafică în timp ce vă scrieți minutele, astfel încât să puteți numi oamenii după nume ori de câte ori este posibil (așa cum este discutat mai jos)
Pasul 2. Completați cât mai mult posibil șabloanele disponibile
În așteptarea începerii ședinței, notați numele organizației, data și locul ședinței și tipul de ședință (ședința săptămânală a consiliului, ședința specială a comitetului etc.). Când începe întâlnirea, notați ora de începere.
- Dacă nu aveți un șablon, rețineți aceste informații în partea de sus a notei dvs.
- Dacă ședința are loc într-un scop sau eveniment special, salvați notificările trimise pentru a informa membrii. Va trebui să o lipiți în notă după ce a fost copiată.
Pasul 3. Înregistrați rezultatele primei mișcări
Majoritatea ședințelor oficiale vor începe cu o propunere de adoptare a unei agende, așa că acest pas va fi folosit ca exemplu. Dacă întâlnirea începe cu o altă mișcare, asigurați-vă că înregistrați toate informațiile relevante:
- Formularea adecvată pentru începerea moțiunii este „Fac o propunere”. Acest lucru este în general pentru propoziții precum „Propun adoptarea acestei agende”.
- Numele proponentului (persoana care depune moțiunea).
- Rezultatele votului. Dacă votul are succes, scrieți „moțiune acceptată”. Dacă eșuează, scrieți „moțiune respinsă”.
- Puteți primi o mișcare lungă în scris dacă nu o puteți înregistra cu precizie. Dacă acest lucru se repetă, întrebați pe marginea ședinței dacă depunerea moțiunilor din această lucrare poate fi o politică oficială pentru moțiunile cu un anumit număr de cuvinte.
- Dacă redactați ordinea de zi, puteți fi susținătorul acestei moțiuni, precum și secretar al procesului-verbal. Poate fi realizat; atâta timp cât rămâneți obiectiv, nu ar trebui să existe nicio problemă în înregistrarea propriilor cascadorii.
Pasul 4. Înregistrați alte mișcări pe tot parcursul ședinței
Ascultați cu atenție întreaga discuție, dar (dacă nu vi se indică altfel!) Nu o înregistrați. Când se face o nouă mișcare, înregistrați informațiile relevante.
- Amintiți-vă, fiecare propunere trebuie să includă formularea exactă a propunerii, numele proponentului și rezultatul votului.
- Unele moțiuni solicită susținătorilor de propuneri înainte de a merge la vot. Dacă cineva spune „susțin această moțiune” sau cuvinte similare, notați numele persoanei respective ca susținător.
- Dacă nu știți numele propunătorului sau trebuie să repetați moțiunea, întrerupeți politicos întâlnirea. Înregistrarea corectă a informațiilor este importantă pentru a justifica întreruperile minore.
- Dacă o mișcare este corectată, pur și simplu schimbați formularea mișcării din note. Cu excepția cazului în care schimbarea este controversată și provoacă o discuție îndelungată, nu este necesar să rețineți că schimbarea a avut loc la ședință.
Pasul 5. Ascultați raportul și obțineți o copie a raportului
Ori de câte ori un raport, un buletin de știri sau un articol similar este citit cu voce tare, notați titlul raportului și persoana care l-a citit (sau numele subcomitetului care l-a redactat). Dacă este atașată o mișcare, înregistrați-o așa cum ați face orice altă mișcare.
- Este foarte practic să obțineți o copie a raportului la sfârșitul ședinței. Faceți o notă pentru a solicita o copie de la cititor sau liderul ședinței (președinte sau președinte) după ședință. Veți atașa o copie a fiecărui raport până la minutele copiate anterior.
- Dacă o copie nu este disponibilă, notați locul unde este stocat originalul. Poate fi necesar să solicitați aceste informații după întâlnire.
- Dacă membrii realizează un raport oral (și nu citesc dintr-un document), scrieți un rezumat scurt și obiectiv al raportului. Nu includeți detalii speciale sau citatele vorbitorului textual.
Pasul 6. Înregistrați acțiunile întreprinse sau date
Aceasta include „verificarea” față de sarcinile din întâlnirile anterioare, precum și acțiunile noi. A fost repartizat cineva să scrie o scrisoare? Notați-le numele și instrucțiunile.
- În funcție de cât de formală este întâlnirea dvs., multe dintre aceste acțiuni se încadrează în categoria „mișcări”. Pentru întâlniri mai puțin formale, poate fi necesar să țineți cont de deciziile care nu sunt foarte clare.
- Includeți o scurtă mișcare a motivelor care stau la baza unei decizii, dacă există.
Pasul 7. Înregistrați toate instrucțiunile și punctele de decizie
Ori de câte ori se introduce o obiecție în procedură, înregistrați obiecția și baza acesteia, precum și decizia completă dată de președinte.
Asigurați-vă că includeți referințe la Regulile de ordine ale lui Robert, regulile organizaționale interne sau protocoalele companiei
Pasul 8. Numai când vi se solicită, înregistrați un rezumat al discuției
Oficial, procesele verbale sunt o înregistrare a ceea ce s-a „făcut”, nu a ceea ce s-a „spus.” Cu toate acestea, îndepliniți toate cererile specifice organizației care vi s-au făcut.
- Când înregistrați discuții, fiți cât mai obiectiv posibil. Includeți puncte concrete, nu păreri, și reduceți la minimum utilizarea adjectivelor și adverbelor. Scrierea uscată, faptică și plictisitoare este scopul tău!
- Nu menționați oamenii pe nume în rezumatul discuției. Acest lucru este important mai ales în argumentele fierbinți care pot provoca probleme.
Pasul 9. Închideți la sfârșitul întâlnirii
Înregistrați ora la care ședința a fost demisă. Nu uitați să solicitați o copie a raportului sau să reamintiți cuiva să vi-l trimită.
Scanați notele pentru a vedea dacă ați ratat ceva sau dacă aveți nevoie de clarificări. Dacă trebuie să puneți o întrebare cuiva, faceți-o acum înainte de a pleca
Partea 3 din 4: Copierea proceselor verbale
Pasul 1. Porniți acest proces cât mai curând posibil
Cel mai bine este să copiați procesele verbale oficiale imediat după întâlnire, în timp ce evenimentele sunt încă proaspete în memoria voastră.
Pasul 2. Folosiți un computer pentru a introduce minutele întâlnirii
Probabil că ați făcut acest lucru dacă utilizați laptopul într-o întâlnire. Salvați-vă notele și creați un document nou pentru minute, astfel încât să puteți compara notele și notele unul lângă altul.
Pasul 3. Formatați notele în paragrafe îngrijite
Fiecare nouă moțiune, decizie sau punct de instruire trebuie să fie incluse într-un paragraf separat. Când creați formatul, verificați dacă:
- Folosiți o ortografie și o gramatică corecte. Folosiți un verificator ortografic dacă este necesar.
- Utilizați aceeași formă de limbaj pe tot parcursul raportului. Folosiți timpul trecut sau timpul prezent, dar nu schimbați-le niciodată în același document.
- Scrie cât mai obiectiv posibil. Părerea dvs. nu trebuie dedusă din procesul-verbal. Încercați să creați o înregistrare obiectivă pe care să o poată folosi toată lumea.
- Folosiți un limbaj simplu și definit. Limbajul vag trebuie înlocuit cu cuvinte definite. Descrierea înflorită ar trebui omisă cu totul.
- Doar enumerați acțiunile întreprinse, nu discuțiile. Dacă nu vi se cere să înregistrați o discuție, ar trebui să vă concentrați asupra a ceea ce Terminat, nu ce spus.
- Furnizați numere de pagină pentru o referință ușoară.
Pasul 4. Împărtășiți proiectul de proces verbal cu membrii
Trimiteți o copie fiecărui membru folosind informațiile de contact din lista de prezență. Dacă nu aveți informațiile lor de contact, șeful ședinței ar trebui să le poată contacta.
Pasul 5. Aduceți procesele verbale pentru aprobare
Vi se poate cere să citiți procesul-verbal cu voce tare la următoarea ședință și să le trimiteți spre aprobare. Dacă propunerea are succes, marcați că procesele-verbale sunt acceptate.
- Dacă procesul-verbal este justificat înainte de a fi acceptat, înregistrați modificările în document și indicați la final că procesul-verbal a fost corectat. Nu descrieți corecția în mod specific.
- Dacă se face o propunere pentru a corecta procesele-verbale după ce au fost primite, includeți formularea exactă a propunerii în procesul-verbal relevant și dacă propunerea a fost aprobată sau nu.
Partea 4 din 4: Utilizarea șabloanelor de minute de întâlnire
Pasul 1. Accesați site-ul agregator de șabloane de întâlnire
Acest șablon gata vă va ajuta să economisiți timp pregătind minutele întâlnirii, prevenind în același timp erorile la preluarea notelor.
Pasul 2. Faceți ceva timp pentru a explora aceste site-uri
Utilizați funcția de căutare și explorați opțiunile disponibile pentru a găsi cea mai bună pentru dvs.
Dacă aveți nevoie de un șablon special, general sau standard, de exemplu, navigați pe site pentru a găsi unul care să corespundă nevoilor dvs. specifice, apoi descărcați-l făcând clic pe butonul „descărcați” sau „utilizați șablonul”. Asigurați-vă că îl păstrați undeva ușor de găsit pentru a nu-l pierde
Pasul 3. Deschideți fișierul șablon
După descărcare, deschideți fișierul zip și apoi deschideți-l cu Microsoft Word sau Excel. Pentru a obține șablonul de cea mai înaltă calitate și pentru a face mai ușor de utilizat, utilizați cea mai recentă versiune de Microsoft Word. Utilizarea celei mai recente versiuni vă va face munca mai simplă, permițându-vă în același timp să utilizați funcții noi.
Pasul 4. Adăugați sigla companiei și marca drepturilor de autor pe capul șablonului
Eliminați exemplul de siglă, dar asigurați-vă că citiți condițiile de utilizare a site-ului sursă șablon. Nu vreți să vă confruntați cu probleme juridice inutile, nu-i așa?
Pasul 5. Schimbați titlul
În secțiunea titlu, evidențiați cuvântul „Întâlnire / Grup”, apoi introduceți un titlu pentru procesul-verbal al întâlnirii.
Pasul 6. Schimbați tema (opțional)
Pentru a face minutele întâlnirii mai frumoase și mai profesionale, luați în considerare schimbarea culorilor sau alegerea unei teme prefabricate. Trucul este simplu, căutați „Aspect pagină”, apoi deschideți secțiunea „Culori și teme”. În această secțiune, puteți seta aspectul șablonului. Puteți chiar personaliza culoarea pentru a se potrivi cu culoarea siglei companiei.
Pasul 7. Denumiți părțile șablonului
Ar trebui să existe mai multe secțiuni pentru șablon. Este posibil să aveți nevoie de mai mult, sau mai puțin, sau pur și simplu nu vă place foarte mult numele. Îl puteți schimba pentru a se potrivi nevoilor dvs. specifice de întâlnire.
Pasul 8. Salvați acest șablon pe laptop, astfel încât să îl puteți lua cu dvs. pentru a lua minute de întâlnire
Dacă utilizați în continuare Microsoft Office, acest lucru va fi ușor și rapid de realizat. De asemenea, ar trebui să puteți participa la întâlniri mai regulat și mai precis decât înainte. Alternativ, puteți imprima un șablon și puteți scrie minutele manual. Cu toate acestea, asigurați-vă că faceți secțiunile suficient de largi, astfel încât să puteți include atâtea informații cât este necesar.
Pasul 9. Verificați șablonul
Sigur! Ați terminat de creat șablonul procesului verbal de întâlnire. Productivitatea și acuratețea muncii dvs. în timpul întâlnirilor ar trebui să se îmbunătățească considerabil acum, când aveți un șablon de ghid pentru organizarea notelor întâlnirii. La fel ca orice alt job, citiți detaliile din șablon pentru a vedea dacă lipsește ceva sau nu este clar. După ce v-ați asigurat că totul este corect, acest șablon poate fi folosit și veți fi mai bine pregătiți pentru următoarea dvs. întâlnire.
sfaturi
- Tastați procesul-verbal imediat după încheierea întâlnirii. Cel mai bine este să faceți acest lucru în timp ce evenimentele sunt încă proaspete în memoria voastră. Este important ca participanții să primească o copie a elementului de acțiune cât mai curând posibil după întâlnire.
- Așezați-vă cât mai aproape de liderul ședinței. Acest lucru vă va permite să auziți totul și să solicitați clarificări fără a fi nevoie să ridicați vocea.
- Cereți oamenilor să-și înregistreze mișcările, astfel încât să nu fiți nevoiți să înregistrați pe loc.
- Păstrați minutele într-un fișier securizat.
Nu vă fie teamă să întrerupeți și să solicitați clarificări în orice moment.
- Note sunt foarte importante. Aceste înregistrări sunt păstrate și pot fi utilizate pentru referințe viitoare. Când vine vorba de probleme juridice, de exemplu, reputația cuiva poate depinde de minutele dvs.
- Citiți secțiunile din Regulile de ordine ale lui Robert, în special secțiunea despre profesia de secretar.
- Notați lucrurile importante atunci când vorbesc. Dacă același subiect este adus de două ori, nu le grupați.
Avertizare
- Nu includeți prea multe detalii în procesul-verbal. Chiar dacă vi se cere să înregistrați o discuție, păstrați-o cât mai scurtă și directă posibil. Limitați-vă la înregistrarea punctelor importante aduse sau veți fi copleșiți completând minutele cu detalii inutile.
- Interpretările și sentimentele personale ale utilizatorului de note nu ar trebui incluse în note.
- Dacă o parte a ședinței intră în categoria confidențialității avocat-client, nu face înregistrați acea parte. Rețineți că „Avocatul informează că această discuție include confidențialitatea dintre avocat și client. Această discuție nu este înregistrată”.
- Dacă vi se solicită să înregistrați discuții confidențiale, cum ar fi între avocați și clienți, faceți procese verbale „diferite” și păstrați-le separate de procesele verbale obișnuite. Marcați confidențial și clarificați cine are acces la document.
