Scrierea unui e-mail este de fapt destul de simplă, dar există un format general la care ar trebui să fii atent. De asemenea, cunoașteți diferența dintre e-mailurile oficiale și informale. Iată lucruri pe care ar trebui să le știți.
Etapa
Metoda 1 din 5: Pași de bază pentru trimiterea e-mailului
Pasul 1. Creați o adresă de e-mail
Dacă nu aveți încă o adresă de e-mail, va trebui să vă înregistrați la un furnizor de servicii de e-mail înainte de a continua. Din fericire, multe servicii de e-mail gratuite pe web vă permit să obțineți o adresă de e-mail fără a cheltui bani. Unele dintre cele mai populare servicii de e-mail web includ:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo Mail
Pasul 2. Faceți clic pe „Compuneți” sau pe „Nou”
„Înainte de a compune un e-mail, va trebui să deschideți o nouă cutie poștală goală pentru a compune. Modul de deschidere a căsuței poștale variază în funcție de serviciul pe care îl utilizați, dar de obicei va exista un buton în partea de sus a paginii cu o etichetă precum „Compune”, „Nou” sau „Mesaj nou”.
Dacă nu știți cum să creați un mesaj nou, verificați pagina de asistență a serviciului dvs. de e-mail pentru a afla cum să o faceți în detaliu
Pasul 3. Notați adresa de e-mail a destinatarului
Nu trebuie să vă scrieți adresa de e-mail, dar ar trebui să notați adresa de e-mail a persoanei care vă va primi e-mailul.
- De obicei, puteți utiliza pur și simplu un spațiu pentru a separa mai multe adrese de e-mail, dar unele servicii necesită separarea mai multor adrese de e-mail cu virgulă sau alt semn de punctuație. Dacă serviciul pe care îl utilizați necesită utilizarea acestor semne de punctuație, furnizorul de servicii ar fi trebuit să ofere îndrumări.
- Introduceți adresa de e-mail a destinatarului principal în câmpul „Către:”. Destinatarul principal este de obicei persoana căreia îi este destinat mesajul sau la care se face referire în corpul e-mailului.
- Tastați o altă adresă de e-mail în câmpul „CC:”. Această coloană este coloana „copie”. Destinatarii sunt de obicei introduși în câmpul de copiere dacă e-mailul nu este adresat în mod specific destinatarului copiei, dar are lucruri pe care ar trebui să le știe.
- Utilizați câmpul „BCC:” pentru a ascunde adresele de e-mail. Dacă nu doriți ca destinatarii să vadă cui se adresează un e-mail, tastați adresa destinatarului în câmpul „copie oarbă”.
Pasul 4. Scrieți un titlu informativ
Fiecare serviciu de e-mail vă permite să scrieți titlul / subiectul e-mailului dvs. în caseta „Subiect”.
-
Titlul e-mailului dvs. ar trebui să fie scurt, dar oferiți destinatarului o idee despre conținutul e-mailului.
- De exemplu, un e-mail informal către un prieten ar putea fi intitulat „Cum ești?”, Dar dacă ai trimis prin e-mail o sarcină, e-mailul ar putea fi intitulat „Atribuire matematică”.
- Întrebările adresate lectorilor sau superiorilor pot fi, de asemenea, intitulate „Întrebări despre …”, apoi urmată de o etichetă scurtă care conține o explicație a subiectului pe care îl întrebați.
- Rețineți că mesajele fără titlu vor apărea în căsuțele primite ale destinatarilor etichetate „(fără subiect)”.
Pasul 5. Scrieți corpul e-mailului
Corpul e-mailului ar trebui să fie scris în caseta de text mare de sub câmpul de titlu.
- Un e-mail ar trebui să conțină, în general, o felicitare, un mesaj și o închidere.
- Deoarece e-mailul este destinat comunicării rapide, în general ar trebui să vă asigurați că e-mailul dvs. nu este prea lung.
Pasul 6. Apăsați butonul „Trimiteți”
După ce ați terminat de compus e-mailul, recitiți e-mailul pentru a vă asigura că nu ați făcut greșeli gramaticale sau de ortografie și că mesajul aduce subiectul pe care doriți să îl acoperiți. Când e-mailul dvs. este gata să fie trimis, faceți clic pe „Trimiteți” în caseta de mesaj pentru a trimite e-mailul către destinatar.
Metoda 2 din 5: Scrierea unui e-mail neoficial
Pasul 1. Știți când să trimiteți e-mailuri informale
E-mailurile neoficiale ar trebui să fie adresate persoanelor care vă interesează, inclusiv prietenilor, familiei și partenerilor. Dacă e-mailul dvs. nu este oficial și îl trimiteți cuiva pe care îl cunoașteți bine, puteți trimite un e-mail informal.
Singurul moment bun pentru a trimite un e-mail formal prietenilor sau familiei este atunci când trimiteți un mesaj de grup cu un ton formal, cum ar fi o cerere de donații sau o reclamă. Deoarece e-mailul va fi trimis și persoanelor care nu sunt foarte apropiate de dvs., va trebui să ajustați tonul pentru a vă mulțumi acelor persoane
Pasul 2. Scrieți un titlu informal
Nu trebuie să scrieți un titlu, dar ar trebui să dați un e-mail un titlu. Scrieți un titlu scurt, concis și prietenos.
- De exemplu, dacă scrieți un e-mail unui prieten vechi, puteți folosi un titlu care să vă facă să râdeți sau un titlu simplu de genul „Mult timp nu văd!”.
- Dacă scrieți un e-mail cu un scop specific, scrieți-vă scopul. De exemplu, dacă scrieți un e-mail despre o întâlnire, titlați-vă e-mailul cu un titlu care menționează evenimentul.
Pasul 3. Luați în considerare menționarea numelui destinatarului în e-mail
Pentru e-mailurile informale, acest lucru nu este strict necesar, dar poate fi totuși un mod politicos de a începe un mesaj.
-
Salutul dvs. poate fi la fel de simplu ca numele destinatarului:
Bob
-
Puteți include, de asemenea, un salut prietenos:
- "Salut Bob!"
- "Domnule Bob"
- - Dimineață, Bob!
Pasul 4. Scrieți e-mailul în mod clar, dar folosiți un stil de limbaj informal
Conținutul e-mailului dvs. ar trebui să fie ușor de înțeles, dar pe un ton informal de conversație.
- Citiți e-mailul și întrebați-vă, este acest e-mail similar cu ceea ce aș spune dacă aș vorbi personal? Dacă răspunsul este da, ați găsit tonul potrivit pentru e-mailurile informale.
- Folosiți abrevieri. Abrevierile nu fac parte din scrierea formală. dar frecvent utilizat în conversația de zi cu zi. Prin urmare, abrevierea este potrivită pentru e-mailurile informale.
- Folosiți argou dacă doriți. Puteți utiliza argou pe Internet, cum ar fi: „thx” pentru „mulțumesc”. „Titi DJ” pentru „fii atent la drum”, „s7” pentru „de acord” etc.
- Folosiți și emoticoane dacă este necesar:).
Pasul 5. Luați în considerare scrierea numelui dvs. la sfârșitul e-mailului
La fel ca o felicitare, închiderea sau semnătura nu sunt cu adevărat necesare pentru e-mailurile informale, ele pot fi o modalitate bună de a închide un mesaj.
-
Închiderea e-mailului dvs. poate fi doar un nume:
- „Jen”
- "-Jen"
-
De asemenea, poți deveni puțin creativ cu închiderile de e-mail:
- "Asta a trecut demult! Jen."
- "Acest e-mail va fi șters automat. 3 … 2 … 1 …"
Metoda 3 din 5: Scrierea unui e-mail oficial
Pasul 1. Aflați când este timpul să trimiteți un e-mail oficial
Ar trebui să utilizați un e-mail formal atunci când scrieți mesaje către persoane pe care nu le cunoașteți bine, cum ar fi șefii, colegii, clienții și clienții, instructorii și liderii comunității / politici.
-
Rețineți că este posibil să simțiți că un e-mail formal nu este necesar atunci când scrieți e-mailuri către persoanele de mai sus, odată ce ați avut o relație cu acea persoană. Când un e-mail formal se simte prea rigid, scrieți un e-mail „semi-formal”.
- În e-mailurile semi-formale, stilul tău poate fi puțin mai relaxat, dar tot nu ai voie să folosești argou pe internet.
- Ar trebui să includeți în continuare o semnătură pe e-mailurile semi-formale, dar nu este necesar să furnizați toate informațiile de contact sub numele dvs.
Pasul 2. Scrieți un titlu informativ
Titlul e-mailului dvs. ar trebui să fie scurt, dar corect. Mergeți direct la problema pe care o ridicați.
-
De exemplu:
- Când îi trimiteți un e-mail profesorului despre o sarcină de ese, scrieți „Întrebări despre eseuri”.
- Când aplicați pentru un loc de muncă despre care știți din anunț, scrieți „Cerere pentru poziția de conducere (din anunț)”.
- Dacă scrieți un e-mail prin care solicitați ajutor serviciului clienți sau raportați o problemă tehnică, scrieți „Problemă cu partea # 000000”.
Pasul 3. Scrieți un salut formal
Salutul formal trebuie să includă „Dragă / Dragă”, urmat de numele destinatarului. Folosiți numele de familie al destinatarului și titlul corespunzător, apoi încheiați salutul cu un punct.
-
De exemplu:
- "Dragă domnule Smith"
- "Dragă doamnă Jones"
- „Draga dr. Evans”
Pasul 4. Asigurați-vă că conținutul e-mailului este corect și corect
Asigurați-vă că nu are mai mult de câteva paragrafe și că conținutul este destinat să acopere subiectul e-mailului. Folosiți un limbaj formal și asigurați-vă că ortografia și gramatica dvs. sunt corecte.
- Evitați utilizarea abrevierilor.
- Nu folosiți argot sau emoticoane pe internet.
Pasul 5. Folosiți un salut de închidere adecvat
Cel mai obișnuit salut de închidere este „Salutări”, dar există și alte câteva felicitări de închidere pe care le puteți folosi. Folosiți un mesaj de închidere politicos și încheiați cu o virgulă.
-
Alte felicitări de închidere pe care le puteți utiliza includ:
- Toate cele bune,
- Mulțumesc,
- Cele mai bune gânduri,
Pasul 6. Furnizați informații de contact în semnătura dvs., dacă este necesar
Includeți numele dvs. complet sub mesajul de felicitare de închidere a e-mailului. Sub numele dvs., vă recomandăm să includeți titlul și informațiile de contact care ar putea fi necesare.
- Poziția dvs., dacă există, trebuie să includă funcția și numele companiei / instituției în care lucrați.
- Includeți cel puțin un număr de telefon, un număr de fax și o adresă de e-mail. De asemenea, vă recomandăm să includeți o adresă poștală și un site web.
Metoda 4 din 5: Tipuri de e-mail neoficial
Pasul 1. Scrieți un e-mail unui prieten care s-a mutat de casă
Dacă prietenii, familia sau partenerul dvs. s-au mutat recent de casă, scrieți un e-mail pentru a vă întreba despre starea lor. Întrebați cum merge procesul lor de migrație, cum este noul lor mediu și așa mai departe.
Pasul 2. Trimiteți un e-mail unui prieten care nu v-a dat niciodată o adresă de e-mail
Dacă primiți adresa de e-mail a unui prieten de la altcineva, este foarte important să scrieți e-mailul și să vă asigurați că e-mailul prietenului dvs. este corect. Nu uitați să explicați și cine sunteți.
Pasul 3. Învață să scrii e-mailuri pentru bărbați
Dacă sunteți femeie și este prima dată când scrieți un e-mail către un tip, s-ar putea să vă simțiți anxios, mai ales dacă tipul este un tip care vă poate plăcea. Încercați să scrieți un e-mail care arată relaxat, dar totuși inteligent și calm.
Chiar dacă pare periculos, puteți scrie un e-mail pentru a vă exprima dragostea
Pasul 4. Învață să scrii e-mailuri femeilor
Dacă sunteți un tip care trimite prin e-mail unei femei pentru prima dată, este posibil să vi se pară prea dificil procesul. Calmați-vă și scrieți un mesaj care pare casual, dar îngrijit.
Pasul 5. Scrieți un e-mail de solicitare
Dacă doriți să păreați amuzant destinatarului e-mailului, utilizați același limbaj ca limbajul seducător pe care îl folosiți în fața destinatarului. De asemenea, puteți folosi emoticoane sau expresii precum „îmbrățișări și sărutări”.
De asemenea, puteți scrie e-mailuri de seducție persoanelor pe care le cunoașteți pe site-urile de întâlniri. Dacă scrieți acest e-mail, trebuie să arătați seducător, precum și informativ, astfel încât să știe cine sunteți
Pasul 6. Scrieți un e-mail de dragoste
În această eră digitală, e-mailurile de dragoste sunt la fel de importante ca și scrisorile de dragoste. Dacă partenerul dvs. este acolo și doriți să vă exprimați dragostea, cel mai rapid mod de a face acest lucru este prin e-mail.
Metoda 5 din 5: Tipuri de e-mailuri formale
Pasul 1. Trimiteți candidatura prin e-mail
Când trimiteți prin e-mail cererea și reluați, ar trebui să explicați pentru ce post vacant candidați, de ce doriți locul de muncă și ce calificări aveți care vă vor face să vă potriviți mai bine pentru acest post. De asemenea, ar trebui să includeți CV-ul ca atașament.
- De asemenea, puteți scrie un e-mail pentru a aplica pentru un stagiu. Explicați ce tip de stagiu doriți și cum vă poate ajuta să vă atingeți obiectivele carierei. Includeți și motivele pentru care ar trebui să fiți selectat pentru stagiu.
- Trimiteți un e-mail de urmărire dacă nu primiți un răspuns despre poziția pentru care candidați.
Pasul 2. Știți cum să trimiteți un e-mail profesorilor
Trimiterea prin e-mail a profesorilor poate fi descurajantă, dar este totuși la fel de dificilă ca trimiterea oricărui alt e-mail formal. Profesorul dvs. poate fi o persoană ocupată, așa că faceți întrebările cât mai clare posibil.
Dacă sunteți bine cunoscut de lector, îi puteți trimite și prin e-mail o cerere de scrisoare de recomandare
Pasul 3. Trimiteți un e-mail „interogare”
Acest e-mail este o solicitare de e-mail către editor pentru acceptarea unei lucrări spre publicare. Trebuie să vă explicați munca, astfel încât editorul dvs. să înțeleagă lucrarea.
Pasul 4. Utilizați e-mailul pentru a contacta personalul
Dacă simțiți că ceva nu este în regulă cu resursele umane ale companiei dvs., cel mai rapid mod de a rezolva acest lucru este să trimiteți prin e-mail persoanei corespunzătoare din personal. Asigurați-vă că e-mailul dvs. descrie bine problema.
Avertizare
Nu furnizați parole, nume de utilizator sau informații personale, cum ar fi numerele cardului de credit și TIN în e-mailuri.
