A lua apeluri este o abilitate importantă în viața de zi cu zi. Situațiile profesionale, cum ar fi un apel de afaceri sau un apel de la compania pe care o aplicați pentru un loc de muncă, vă pot apela într-un cadru mai formal. Dacă primiți un apel de la un prieten, un zdrobit sau un membru al familiei, cel mai bine este să răspundeți mai dezinvolt și natural. Dacă răspundeți la un apel de la un număr necunoscut sau privat, cel mai bine este să îl luați într-un mod mai politicos și mai atent.
Etapa
Metoda 1 din 3: Primirea unui apel la birou
Pasul 1. Păstrați-l profesional
Când primești un apel la serviciu, nu știi întotdeauna cine te sună. Primirea unui apel într-un mod profesionist va începe conversația corect.
- Când aveți dubii, răspundeți cu un simplu salut: „Bună ziua, cu Cuvântul aici”.
- Chiar dacă puteți vedea numărul de telefon care vine, acesta ar putea fi șeful dvs. care suna pe telefonul mobil al colegului dvs.! Am primit un apel spunând „Hei, ce naiba?” poate da o impresie negativă și nu gravă.
Pasul 2. Concentrați-vă pe conversație
Fii cu adevărat „în” conversație. Oprește orice faci și ia puțin timp să te pregătești.
- Puneți fața pe care doriți să o proiectați înainte de a ridica telefonul. Veți face diferența dacă zâmbiți, vă încruntați sau vă simțiți plictisit, deoarece apelantul îl poate auzi în tonul dvs. de voce.
- Încercați să nu faceți clic pe nimic pe internet sau să vă distrageți atenția atunci când sunteți în apel. Dacă nu ascultați, apelantul poate afla.
Pasul 3. Mai întâi numește-te
Într-o situație de afaceri, procedura de primire a unui apel începe prin a vă indica numele și compania pentru care lucrați: „Bună dimineața, vă mulțumesc că ați contactat PT. A B C. Cu Dans. Ceva pe care îl pot ajuta?"
- Dacă apelul primit este din interiorul companiei și îl cunoașteți, îl puteți accepta precizând departamentul și numele: „Bună ziua, cu finanțe, Dance aici. Ceva ce pot ajuta? " Această felicitare va arăta că apelantul este conectat la persoana potrivită și că sunteți gata să vă ajutați. Păstrați tonul vocii prietenos, astfel încât apelul să fie mai plăcut pentru ambele părți.
- În multe situații de birou, există linii directoare pentru preluarea apelurilor pe care fiecare angajat trebuie să le urmeze. Arătați întotdeauna că sunteți sinceri, indiferent cât de prostii sunt salutările dvs. - consumatorii vor putea spune dacă sunteți entuziasmați sau doar citiți aceste salutări: „Bine ați venit la Casa Tofu, casa tuturor tofu!” va suna ridicol dacă nu o spui cu convingere.
Pasul 4. Acceptați-l cu nivelul adecvat de politețe
Fii răbdător, respectuos și plăcut. Faceți tot posibilul pentru a ajuta apelantul. Încercați să nu vorbiți prea dezinvolt până nu vă dați seama cine sună.
- Dacă apelantul nu se prezintă, spuneți: „Pot să știu cu cine vorbesc?”. Este important să știți cine sună doar în cazul în care trebuie să îi sunați înapoi sau să îi conectați la alt telefon. Această expresie îi comunică, de asemenea, apelantului că este tratat politicos și că este o persoană importantă. Este important să construiești relații de lucru bune cu oameni care te contactează de mai multe ori.
- Încearcă să nu suni grosolan, chiar dacă ești supărat. Amintiți-vă că în situațiile de lucru, cuvintele și acțiunile dvs. reflectă compania pentru care lucrați. Dacă deteriorați numele companiei dvs., afacerea dvs. poate eșua - iar șeful dvs. nu o va lua ușor.
Pasul 5. Pregătește-te să notezi mesajul
Dacă cineva sună să vorbească cu șeful sau colegul tău de muncă, dar tu ești singurul care primește apelul, întreabă politicos cine sună și întreabă ce se întâmplă. Ascultați cu atenție și înregistrați cât mai multe informații relevante:
- Dacă persoana pe care doresc să o contacteze nu poate răspunde la apel, spuneți: „Ne pare rău, dar Pak Bambang nu se află acum în biroul său. Pot să dau jos mesajul?”
- Asigurați-vă că notați numele, numărul de telefon și motivul apelului. Măsurați urgența apelului - sună apelantul ca și cum ar avea de făcut afaceri în următoarele două ore sau într-o săptămână? Dacă apelul este un apel important pentru afaceri, ar trebui să vă ocupați de problema cât mai rapid și eficient posibil - deci asigurați-vă că scoateți mesajul din cale cât mai curând posibil.
Pasul 6. Aveți grijă la apelurile care caută informații despre companie
Dacă nu recunoașteți apelantul și acesta vă solicită detalii despre dvs. și despre un alt coleg de muncă, aveți grijă să nu dați prea multe informații interne ale companiei dvs.
- Chiar dacă apelantul vă spune numele și compania lor, ar trebui totuși să aveți grijă dacă nu sunt un apelant de încredere. Dacă nu sunteți sigur, amânați apelul pentru un minut și cereți sfatul colegului dvs. de muncă: „Am mai avut afaceri cu domnul Haris? El a pus multe întrebări despre procesul de lucru și capacitatea acestei companii și am vrut să mă asigur că este o persoană de încredere.”
- Într-o situație de afaceri, spuneți „Îmi pare rău, domnule / doamnă. Politica companiei noastre ne interzice să furnizăm astfel de informații. Pot să știu de ce ai nevoie de ea?” și faceți-vă judecata despre persoana de acolo.
Metoda 2 din 3: Primirea apelurilor telefonice private
Pasul 1. Personalizați felicitările în funcție de cine sună
Dacă știți cine vă sună, pe baza numelui de pe telefon și a experienței dvs., vă rugăm să vă adresați persoanei ca și când v-ați fi întâlnit personal. Dacă nu știți cine sună, luați apelul mai formal și așteptați ca apelantul să spună ce a vrut să spună.
- Pentru salutul standard acceptat la nivel internațional, spuneți „Bună ziua?”. Ridică telefonul cu o voce ușor ridicată la sfârșitul salutului, ca un ton de întrebare. "Buna ziua?" Acest lucru va face apelantul să răspundă la salutarea dvs. și, în majoritatea cazurilor, va explica de ce a sunat.
- În cazul în care prietenul tău sună, salută-ți relaxat: „Hei, Jono! Ce mai faci prietene?"
- Dacă sună supraveghetorul, cunoștința sau potențialul angajator, salutați-i mai politicos, dar cu puțin familiaritate: „Bună ziua, domnule Sungkar. Ce mai faci?"
- Dacă nu știți cine sună, spuneți ceva la fel de simplu ca „Bună ziua?”
Pasul 2. După ce spui „Bună?
, așteptați răspunsul. Când spui „Bună?”, Îi ceri apelantului să se prezinte. Uită-te la exemplul de mai jos (cuvintele tale îndrăzneţ, iar cuvintele apelantului sunt cursive:
- "Buna ziua?"
- "Bună, Jono, acesta este Tono."
- "Oh, salut Tono! De ce, prietene?"
- "Nu, am vrut doar să vă întreb dacă aveți un eveniment în seara asta? Vreau să vizionez filmul" Războiul Stelelor ", aici."
- "Ați vrea să urmăriți" Războiul stelelor "! Este o nebunie dacă nu faceți asta!"
Pasul 3. Creați-vă salutul
Pe măsură ce deveniți mai experimentat cu primirea de apeluri telefonice, puteți începe să dezvoltați modele de salut și fraze pe care le utilizați din nou și din nou.
- Luați în considerare identificarea dvs. cu o felicitare precum: „Bună ziua, acesta este Jono” sau „Jono este aici”.
- Luați în considerare creativitatea cu variante informale ale „Bună?”: „Hei!”, „Haiyah!”, „Hei, ce mai faci?” Sau „Hei, unde ai fost?”. Această felicitare informală este potrivită pentru primirea de apeluri de la prieteni și cunoscuți neprofesioniști.
Pasul 4. Configurați mesageria vocală pentru a o utiliza atunci când nu puteți prelua apeluri
Oricine, de la prieteni, până la familie, până la șeful dvs., va auzi, probabil, mesageria vocală din când în când, așa că asigurați-vă că o înregistrați politicos și fără alte îndoieli. Stai departe de farse sau farse, cu excepția cazului în care ești sigur că doar prietenii tăi vor suna.
- Spuneți: „Acesta este mesajul vocal al lui Jono. Îmi pare rău că nu pot ridica telefonul chiar acum. Vă rog să lăsați un mesaj și vă voi suna în cel mai scurt timp posibil.”
- Luați în considerare configurarea înregistrărilor vocale de familie dacă utilizați un telefon fix. Spuneți: „Bună ziua, asta e cu familia Jono. Ne pare rău că nu putem ridica telefonul chiar acum. Vă rugăm să lăsați un mesaj și vă vom suna în cel mai scurt timp posibil!”. Vă puteți distra cu aceste înregistrări de familie - încercați să îi determinați pe toți membrii familiei dvs. să vorbească în același timp sau solicitați membrilor familiei dvs. să spună o parte din mesaj individual.
- Luați în considerare solicitarea apelantului să ofere detalii despre el însuși, decât să-i cereți pur și simplu să lase un mesaj: „Vă rugăm să specificați numele, numărul de telefon și scopul apelului și vă voi suna înapoi cât mai curând posibil”. Această metodă mai specifică este mai potrivită pentru numărul dvs. de telefon care primește de obicei multe apeluri de afaceri.
Metoda 3 din 3: Primirea apelurilor telefonice de la numere necunoscute
Pasul 1. Gândiți-vă cine vă poate suna
Dacă așteptați un apel de la oricine - o nouă cunoștință, organizația dvs. sau un potențial angajator - luați apelul cu un gând. Evaluează dacă apelul este puțin mai formal sau mai puțin formal - dar alege să fii formal, pentru orice eventualitate.
- Răspundeți politicos și semi-formal, în acest caz. Felicitări simple precum „Bună?” poate fi utilizat. Nu trebuie să vă identificați direct - dacă apelantul vă cunoaște personal sau are numele dvs. pe listă, el sau ea vă poate întreba: „Bună ziua, pot vorbi cu Jono?”
- Dacă apelul spune „necunoscut” sau „blocat”, nu trebuie să răspundeți la apel. Ridicați telefonul, dacă preferați, sau așteptați să vedeți dacă apelantul a lăsat sau nu un mesaj pe mesageria vocală. Îl poți suna înapoi dacă ai afaceri importante.
Pasul 2. Feriți-vă de apelurile neplăcute
Dacă primești un apel și apelul se dovedește a fi prost și ofensator, este probabil doar un apel farsă. Unii apelanți neobișnuiți sunt, de obicei, vulgari și evidenți, dar alți apelanți neobișnuiți vor încerca să vă păcălească să credeți că apelul este foarte important. Luați legătură cu apelanții nebuni în același mod în care vă descurcați cu bătăușii: dacă păstrați tăcerea și urmați necazurile lor, ei vor simți că au câștigat. Ar putea fi util să păstrezi tăcerea și să te prefaci că ești într-o capcană, dacă poți ghici cine sună. Unele companii de telefonie din America oferă servicii de urmărire a apelurilor: dacă formați * 69 după închidere, serviciul de mesagerie automată va trimite informații publice despre numărul care v-a sunat ultima dată.
Pasul 3. Feriți-vă de telemarketeri
Dacă primiți un apel de la un număr necunoscut și persoana care vă sună începe să întrebe despre dvs., este posibil să încerce să vă obțină banii.
- Telemarketerii sună zeci de oameni în fiecare zi și majoritatea nu sunt interesați de ceea ce vinde telemarketerul. Nu vă simțiți vinovați spunând: „Mulțumesc, dar nu mă interesează. Bună ziua”, apoi închide telefonul. Nu vă pierdeți timpul și timpul.
- Dacă nu doriți să primiți apeluri de la această companie, rugați agentul de telemarketing să vă plaseze numărul pe lista „Nu suna”. Majoritatea companiilor vor face ceea ce doriți și nu vă vor mai deranja.
- Dacă sunteți interesat de ceea ce vinde telemarketerul, vă rugăm să răspundeți la apel și să ascultați tonul. Amintiți-vă că cu cât răspundeți mai mult la ele, cu atât vor încerca să vă vândă produsul lor!
- Dacă vrea să vorbească cu tine sau cu un alt membru al familiei, roagă-l să-i spună numele și organizația înainte de a spune ceva - ca nu cumva să oferi telemarketerului prea multe informații! Dacă este secret și nu își dezvăluie identitatea, ține cont de asta - nu trebuie să răspunzi.
sfaturi
- "Buna ziua?" este salutul numărul unu. Salutul tău va suna întotdeauna politicos spunând „Bună ziua?”, Indiferent dacă apelantul este prieten, iubit, mamă, șef, polițist local sau străin.
- „ID-ul apelantului” poate fi util. Dacă puteți afla cine sună înainte de a prelua, puteți fi mai bine pregătiți pentru apel.
- " Ce ?" sau "Huh?" Nu este o modalitate bună de a prelua un apel, chiar dacă nu îți place apelantul sau dacă ai o dispoziție proastă. Fii politicos când ești în apel.
