Analiza costurilor este unul dintre cele patru tipuri de evaluare economică (pe lângă analiza cost-beneficiu, analiza eficienței costurilor și analiza utilității costurilor). După cum sugerează și numele, analiza costurilor se concentrează pe costurile implementării unui program, indiferent de rezultatul primar. Analiza costurilor este un prim pas important înainte de a întreprinde orice altă evaluare economică pentru a determina adecvarea sau fiabilitatea unui proiect.
Etapa
Partea 1 din 3: Definirea obiectivelor și domeniului de aplicare
Pasul 1. Aflați de ce este necesară o analiză a costurilor
Scopul analizei costurilor va depinde de aceste motive, astfel încât înainte de a lua în considerare sfera analizei, trebuie să vă asigurați că rezultatele analizei costurilor vor răspunde la întrebarea dvs. principală.
- Dacă faceți o analiză a costurilor doar pentru a pregăti un buget sau un plan pentru viitor, domeniul de aplicare este de obicei numai la nivel organizațional.
- Pe de altă parte, pentru un scop mai restrâns și specific, cum ar fi determinarea fezabilității și a costului unui anumit serviciu, acesta poate necesita o analiză a costurilor mai restrânsă care vizează doar anumite servicii.
Pasul 2. Identificați punctul de vedere al analizei costurilor
Pe lângă motivul pentru care aveți nevoie de o analiză a costurilor, trebuie să știți și „ale cui” costuri trebuie analizate. Aceasta determină datele care trebuie colectate și modul de clasificare a acestora.
- De exemplu, poate doriți să calculați costul oferirii unui anumit serviciu unui client. Dacă da, analizează costurile din punctul său de vedere și ia în considerare valoarea comisioanelor de servicii percepute (sau vor fi facturate), transportul către locație și alte costuri.
- Dacă doriți doar să cunoașteți costul unui program, în general vă veți uita la cheltuielile companiei. S-ar putea să vă uitați și la costurile de oportunitate, cum ar fi dacă oferirea unui program vă împiedică să oferiți altul.
Pasul 3. Diversificați programele oferite
Modul în care descrieți programul va determina modul în care va fi analizată alocarea costurilor. Dacă organizația rulează programe ușor de distins, diviziunea poate fi văzută clar. Pentru programe suprapuse sau programe care împărtășesc aceleași resurse, determinați cum să le separați.
- Programele care se suprapun pot fi combinate într-o anumită măsură, în loc să fie evaluate separat. Alegeți modul cel mai logic în funcție de operațiunile organizației și încercați să lucrați cât mai eficient posibil.
- Pentru a determina dacă programele trebuie să fie dezagregate, analizați serviciile pe care le oferă fiecare program, resursele necesare pentru furnizarea serviciilor și cui sunt furnizate serviciile. Dacă 2 din 3 dintre acești factori sunt aceiași în cele două programe conexe, le puteți combina într-o analiză a costurilor.
Pasul 4. Stabiliți perioada de timp pe care doriți să o evaluați
Modul în care clasificați și calculați costurile depinde de perioada de timp pentru care sunt analizate costurile, cum ar fi pe termen lung (câteva luni sau ani) sau pe termen scurt (câteva săptămâni sau o singură dată).
- De exemplu, dacă încercați să determinați fezabilitatea unui anumit serviciu, determinați mai întâi cât ar costa producerea acestui serviciu. Veți efectua o analiză a costurilor pe termen lung pentru a determina dacă organizația își poate permite costurile serviciului.
- De obicei, este mai bine să alegeți o perioadă de timp care să vă permită să obțineți date precise privind veniturile, mai degrabă decât estimări. Acest lucru este util dacă intenționați să utilizați analiza costurilor ca bază pentru evaluarea economică ulterioară.
Partea 2 din 3: Clasificarea costurilor
Pasul 1. Examinați rapoartele anterioare de analiză a costurilor, dacă este posibil
Dacă organizația a efectuat deja o analiză a costurilor, aplicați același sau un mod similar de clasificare a costurilor. În acest fel, cele două rapoarte pot fi comparate, făcându-le mai utile în timp.
De asemenea, ați putea încerca să analizați costurile pe care organizațiile similare le fac sau să ofere aceleași servicii
Pasul 2. Enumerați toate costurile directe ale programului care este evaluat
Costurile directe includ salarii și beneficii pentru membrii echipei, materii prime și consumabile, precum și orice mobilier sau echipament necesar. În funcție de tipul de program sau serviciu oferit, este posibil să suportați taxe de contract, licență sau asigurare.
- Costurile directe sunt costuri suportate în mod specific pentru programe sau servicii care sunt evaluate într-o analiză a costurilor. Această taxă nu este împărțită cu alte programe.
- Costurile generale, cum ar fi utilitățile (inclusiv apa și electricitatea), pot fi costuri directe dacă programul sau serviciul are propria locație.
Pasul 3. Costuri indirecte
Costurile indirecte includ cheltuielile administrative generale sau salariile și indemnizațiile de gestionare, facilitățile, echipamentele și orice altceva la care contribuie un alt program sau serviciu. Ceea ce este clasificat drept cost indirect va depinde de modul în care separați programele sau serviciile pe care le oferă organizația.
În special, atunci când calculați un program sau un serviciu separat, trebuie să alocați aceste costuri indirecte
Pasul 4. Aranjați costurile pentru a reflecta scopul analizei
Raportul de analiză a costurilor ar trebui să fie în cele din urmă util organizației. În loc să vă bazați pe categorii financiare largi, alegeți categorii care să reflecte cu exactitate obiectivele analizei costurilor.
Categoriile standard pot fi costuri de personal, costuri de funcționare și costuri de pornire. În cadrul fiecărei categorii, identificați ce costuri sunt clasificate drept costuri directe și indirecte
Partea 3 din 3: Calcularea costurilor
Pasul 1. Colectați rapoarte și informații financiare
Pentru fiecare tip de cost care este planificat să fie inclus în analiză, rețineți sursele de date necesare pentru a putea calcula costurile asociate. Dacă doriți să estimați costurile, creați o listă de rapoarte care conțin informațiile necesare, astfel încât să puteți face estimări fiabile.
- Folosiți cât mai mult posibil informații despre costuri reale. Acest lucru va crește fiabilitatea și utilitatea analizei dvs. de costuri.
- Pentru estimări, căutați surse fiabile care pot fi aplicate cât mai restrâns posibil. De exemplu, dacă trebuie să estimați salariul, utilizați rata medie pentru angajații dintr-un oraș, mai degrabă decât una națională.
Pasul 2. Totalizați costurile directe ale programului
Folosind informațiile colectate, adăugați cheltuielile pentru salarii, echipamente, materii prime și alte costuri direct legate de programul analizat. Extindeți aceste costuri pe perioada analizată.
- Dacă faceți o analiză a costurilor pe termen lung, calculați mai întâi costurile directe săptămânal sau lunar, apoi extindeți-le.
- Când calculați costurile de personal, asigurați-vă că includeți costul (sau valoarea) beneficiilor acordate angajaților care lucrează în programul aferent.
Pasul 3. Alocați costurile indirecte programului analizat
Pentru a aloca costuri indirecte, determinați modul în care fiecare cost poate fi împărțit între mai multe programe. După aceea, calculați proporția costurilor în programele conexe.
De exemplu, să presupunem că alocați salariul directorului de resurse umane. Deoarece acest director este responsabil pentru personalul programului, este firesc ca salariul său să fie împărțit în funcție de numărul de angajați din personal. Dacă aveți un total de 10 angajați și 2 sunt delegați programului sau serviciului analizat, puteți aloca 20% din salariul directorului programului într-o analiză a costurilor
Pasul 4. Calculați amortizarea activului
Dacă activele de capital ale organizației, inclusiv mobilierul sau echipamentele, vor fi utilizate pentru implementarea programului sau furnizarea serviciului evaluat, amortizarea activului trebuie inclusă în costul total al programului sau serviciului.
Calculul deprecierii poate fi dificil. Dacă nu aveți experiență în deprecierea activelor, vă recomandăm să utilizați serviciile unui contabil
Pasul 5. Luați în considerare costurile ascunse
În funcție de organizația și programul evaluat, pot exista costuri suplimentare care nu apar în buget sau în istoricul financiar. Includeți aceste estimări ale costurilor în analiză, astfel încât rezultatele să fie mai credibile.
- De exemplu, dacă efectuați o analiză a costurilor programului pentru o fundație, costurile ascunse ar putea include valoarea estimată a orelor de voluntariat lucrate, materiilor prime donate sau spațiului donat.
- Costurile ascunse pot include, de asemenea, costurile de oportunitate. De exemplu, lansarea unui program poate afecta capacitatea unei organizații de a oferi alte programe.
Pasul 6. Trageți concluzii pe baza constatărilor dvs
Reveniți la obiectivul dvs. de a efectua o analiză a costurilor și determinați acțiunea care trebuie întreprinsă. De asemenea, puteți include proiecții sau estimări ale costurilor viitoare asociate cu programul sau serviciul.
- Cel puțin, analiza costurilor dvs. va oferi o cifră reală pentru costul de rulare a unui anumit program sau serviciu.
- Analiza costurilor dvs. poate ridica, de asemenea, întrebări noi, indicând necesitatea unei analize suplimentare înainte de a lua o decizie finală.
