Deoarece este adesea folosit în scopuri personale și informale, scrierea unui e-mail formal poate fi descurajantă. Cu toate acestea, dacă trebuie să scrieți un e-mail formal unui profesor, șef, partener de afaceri, agenție guvernamentală sau altei persoane care are nevoie de formalitate, urmați aceste instrucțiuni simple. Descrieți-vă ideea pe scurt și clar și respectați regulile de scris, stilul și formatul formal al scrisorii. În cele din urmă, verificați și corectați e-mailul înainte de a-l trimite.
Etapa
Metoda 1 din 3: Formatarea e-mailului
Pasul 1. Folosiți o adresă de e-mail profesională
În mod ideal, adresa de e-mail este o variantă a numelui dvs. real, nu un nume de utilizator sau o poreclă. Folosiți puncte, liniuțe sau puncte de subliniere, fără cifre sau alte litere, dacă este posibil.
De exemplu, [email protected] ar părea neprofesionist. Între timp, [email protected] ar fi mai potrivită de utilizat
Pasul 2. Folosiți un font profesional
Majoritatea serviciilor de e-mail de astăzi vă permit să scrieți într-o varietate de fonturi și texte. Cu toate acestea, pentru e-mailurile oficiale, cel mai bine este să rămâneți la fonturi oficiale precum Times New Roman și Arial. Evitați fonturile decorative precum Comic Sans sau Old English. Pe lângă:
- Scrieți-vă e-mailul într-un font ușor de citit, cum ar fi dimensiunea 12.
- Evitați scrierea specială, cum ar fi cursivele, boldurile sau fonturile multicolore, cu excepția cazului în care se potrivește conținutului și scopului e-mailului.
- Nu scrieți e-mailul complet cu majuscule. Scrierea așa te va face să arăți de parcă ai striga către destinatar.
Pasul 3. Acordați e-mailului un titlu scurt (subiect)
Utilizați câteva cuvinte cheie care se referă la conținutul e-mailului din titlu. Acest lucru va împiedica destinatarul să vă ignore e-mailul. E-mailurile trimise fără titlu sau folosind un titlu obscur vor părea neimportante pentru destinatar.
- Titlurile de e-mail, cum ar fi „Întrebări rapide”, „Contactarea dvs.” sau „Probleme importante” vor părea obscure destinatarului.
- Între timp, titlul e-mailului „Program, listă de invitați, invitație la prânz și rezumat al întâlnirii pentru 12 martie” pare prea lung și conține mai multe subiecte simultan.
- Pe de altă parte, titlul e-mailului „Întâlnirea despre daunele scări rulante pe 12 martie” este destul de scurt și clar. Acest titlu poate oferi destinatarului o imagine de ansamblu asupra subiectului principal, precum și o dată clară.
Metoda 2 din 3: Scrierea conținutului
Pasul 1. Folosiți un salut adecvat
Începeți întotdeauna un e-mail formal cu un salut. Puteți scrie numele destinatarului direct (dacă știți). Completați numele destinatarului cu titlul sau titlul său (domnul, doamna, dr. Etc.). De asemenea, puteți scrie „Dragă” înainte de numele și titlul destinatarului, dacă preferați.
- Dacă nu știți numele destinatarului e-mailului, pur și simplu scrieți „Stimate domn / doamnă” sau „Către părțile interesate”.
- Nu utilizați „Bună ziua” sau „Bună ziua” sau alte felicitări informale.
Pasul 2. Introduceți-vă în primul paragraf (dacă este necesar)
Dacă scrieți cuiva pe care nu l-ați contactat niciodată, cum ar fi un client nou, un manager de resurse umane sau un oficial guvernamental, prezentați-vă și explicați de ce trimiteți prin e-mail. Scrieți acest lucru în prima sau a doua propoziție a e-mailului.
De exemplu, atunci când trimiteți prin e-mail o cerere de locuri de muncă, puteți scrie: „Numele meu este Maria Isabella. Te-am contactat pentru a aplica pentru un post de asistent administrativ publicat pe site-ul JobXYZ.com”
Pasul 3. Prioritizează cele mai importante informații
După ce v-ați prezentat și ați menționat scopul principal pentru trimiterea e-mailului, puteți continua cu corpul e-mailului. Enumerați cele mai importante informații în partea de sus. În acest fel, veți aprecia mai mult timpul destinatarului și veți clarifica scopul e-mailului.
Când scrieți un e-mail către un oficial guvernamental, de exemplu, puteți începe cu: „Numele meu este Maria Isabella. Am primit adresa dvs. de e-mail de pe site-ul oficial al Curții Salatiga. Trimit această scrisoare pentru a-mi exprima obiecția față de bilet pe care l-am primit pe 29 februarie 2015."
Pasul 4. Treceți direct la punctul scrisorii
Într-o scrisoare formală, vă puteți exprima punctul direct. Discuțiile mici vor face ca cititorul să fie confuz și dificil de înțeles de ce aveți nevoie sau de care aveți nevoie.
- De exemplu, atunci când scrieți o scrisoare către un profesor din campus, nu este nevoie să vă întoarceți și să scrieți lucruri de genul: "Sunt Maria Isabella. Mă cunoști? Chimia 221 este cursul meu preferat chiar acum materialele didactice sunt foarte bine organizate. Așadar, pot să urmăresc și să știu întotdeauna ce va fi testat. În ceea ce privește examenul, îmi amintesc de examenul care urmează."
- Pe de altă parte, scrierea unui e-mail de genul acesta ar putea să arate mai clar: „Sunt Maria Isabella. Sunt studentă la chimie 221 și am vrut să vă povestesc despre o posibilă ciocnire a programelor de examen”.
Pasul 5. Scrieți un e-mail scurt
Deși nu există o limită specifică de lungime, este o idee bună să creați un e-mail atât timp cât un laptop sau ecran de computer.
Dacă e-mailul dvs. este suficient de lung, împărțiți-l în mai multe paragrafe scurte. Lăsați o linie goală între fiecare paragraf în loc să o scrieți indentată
Pasul 6. Folosiți limba oficială
Deoarece e-mailurile oficiale sunt făcute în scopuri profesionale, trebuie să faceți o impresie bună. Folosiți propoziții complete și fraze politicoase. Evitați următoarele:
- Argou
- Abrevieri inutile
- Utilizarea de emoticoane și emoji
- Cuvinte lipsite de respect
- Glumă
Pasul 7. Folosiți un salut de închidere adecvat
La fel ca deschiderea salutărilor, există mai multe opțiuni pentru închiderea salutărilor care pot fi folosite în scrisori formale. Asigurați-vă că includeți numele și titlul dvs. complet, precum și orice alte titluri (dacă există). Exemple de felicitări de închidere care pot fi utilizate includ:
- "Toate cele bune,"
- "Cu stimă,"
- "Mulțumesc,"
- "Salutari,"
- „Elevul tău”
Metoda 3 din 3: Pregătirea pentru a trimite scrisori
Pasul 1. Includeți atașamentele necesare
Dacă trebuie să includeți un atașament, asigurați-vă că îl includeți în corpul e-mailului, astfel încât persoanele care îl citesc să îl poată vedea. Încercați să limitați numărul de atașamente și dimensiunile fișierelor și utilizați tipuri de fișiere obișnuite și utilizate pe scară largă.
De exemplu, includeți o notificare precum „atașez o copie PDF a curriculum vitae și a portofoliului meu”
Pasul 2. Îmbunătățiți conținutul, ortografia și gramatica e-mailului
Nu vă bazați numai pe serviciile de e-mail pentru a vă detecta greșelile de ortografie și de gramatică. Citiți-vă e-mailul cu voce tare sau puneți pe cineva să îl verifice și să îl remedieze. În acest fel, puteți găsi cu ușurință greșeli de ortografie și propoziții neclare.
Pasul 3. Asigurați-vă că e-mailul dvs. nu conține informații sensibile
Amintiți-vă întotdeauna că e-mailul nu este un mod sigur de comunicare. Rețineți că serverele de e-mail pot fi piratate sau destinatarul poate împărtăși intenționat sau neintenționat informații pe care nu doriți să le dezvăluiți.
