Asistentul Out of Office sau „Outdoors” din Microsoft Outlook vă permite să configurați răspunsuri automate care sunt trimise persoanelor care vă contactează în timp ce sunteți inactiv sau în afara biroului. Funcția În afara biroului este disponibilă numai pentru utilizatorii de cont Microsoft Exchange. Cu toate acestea, chiar și utilizatorii casnici fără un cont Exchange pot crea în continuare șabloane „în afara biroului” și pot crea reguli pentru program, astfel încât Outlook să poată trimite răspunsuri automat.
Etapa
Metoda 1 din 4: Outlook 2013 și 2010
Pasul 1. Faceți clic pe meniul „Fișier”, apoi selectați „Informații” din meniul barei laterale din stânga
Pasul 2. Selectați „Răspunsuri automate (în afara biroului)”
Caseta de dialog „Răspunsuri automate” se va deschide după aceea.
Dacă această opțiune nu este disponibilă, este posibil să utilizați un cont non-Exchange. Urmați pașii descriși în a patra metodă din acest articol pentru a configura răspunsuri automate pentru conturi non-Exchange
Pasul 3. Bifați opțiunea „Trimiteți răspunsuri automate”
Pasul 4. Bifați opțiunea „Trimiteți numai în acest interval de timp”, apoi selectați ora de început dorită („Ora de început”) și ora de încheiere („Ora de încheiere”)
De exemplu, dacă intenționați să luați o vacanță de două săptămâni, selectați durata vacanței.
Pasul 5. Faceți clic pe fila „În interiorul organizației mele”, apoi introduceți un mesaj automat care va fi trimis colegilor (în același birou sau companie) care doresc să vă contacteze
Pasul 6. Faceți clic pe fila „În afara organizației mele”, apoi scrieți un mesaj automat care va fi trimis persoanelor din afara organizației sau biroului care doresc să vă contacteze
De exemplu, scrieți un mesaj care să explice că sunteți ocupat și direcționați expeditorul mesajului să pună întrebări și să discute probleme cu alți contacte din birou.
Pasul 7. Faceți clic pe „OK”
Persoanele care vă trimit e-mailuri când nu sunteți în birou vor primi un mesaj automat pe care îl creați.
Metoda 2 din 4: Outlook 2007
Pasul 1. Faceți clic pe meniul „Tools”, apoi selectați „Out of Office Assistant”
Se va deschide caseta de dialog „Out of Office Assistant”.
Dacă această opțiune nu este disponibilă, este posibil să utilizați un cont non-Exchange. Urmați pașii descriși în a patra metodă din acest articol pentru a configura răspunsuri automate pentru conturi non-Exchange
Pasul 2. Bifați opțiunea „Trimiteți răspunsuri automate din birou”
Pasul 3. Bifați opțiunea „Trimiteți numai în acest interval de timp”, apoi selectați ora de început dorită („Ora de început”) și ora de încheiere („Ora de încheiere”)
De exemplu, dacă intenționați să ieșiți din birou pentru o zi, alegeți o dată adecvată (data concediului sau data de neprezentare, de exemplu).
Pasul 4. Faceți clic pe fila „În interiorul organizației mele”, apoi introduceți răspunsul automat pe care doriți să-l trimiteți colegilor (în același birou sau companie) care doresc să vă contacteze
De exemplu, explicați că nu sunteți la birou pentru o zi, iar managerul va fi responsabil pentru munca dvs. în timp ce sunteți plecat.
Pasul 5. Faceți clic pe fila „În afara organizației mele”, apoi introduceți un mesaj automat pe care doriți să îl trimiteți persoanelor din afara organizației sau biroului dvs. care doresc să vă contacteze
Pasul 6. Faceți clic pe „OK”
Persoanele care vă trimit e-mailuri când nu sunteți la birou vor primi un mesaj automat pe care îl creați.
Metoda 3 din 4: Outlook 2003
Pasul 1. Faceți clic pe meniul „Tools”, apoi selectați „Out of Office Assistant”
Se va deschide caseta de dialog „Out of Office Assistant”.
Dacă această opțiune nu este disponibilă, este posibil să utilizați un cont non-Exchange. Urmați pașii descriși în a patra metodă din acest articol pentru a configura răspunsuri automate pentru conturi non-Exchange
Pasul 2. Bifați opțiunea „În prezent sunt în afara biroului”
Pasul 3. Scrieți mesajul pe care doriți să îl trimiteți automat persoanelor care vă contactează în câmpul „Răspuns automat o singură dată fiecărui expeditor cu următorul text” pe ecran
Persoanele care vă trimit prin e-mail vor primi răspunsuri automate până când veți reveni la muncă.
Pasul 4. Faceți clic pe „OK”
Toate părțile care vă contactează prin e-mail vor primi un mesaj automat „În afara biroului” pentru o perioadă de timp nedeterminată sau până când repetați primul pas din această metodă și selectați „Sunt în prezent la birou”.
Metoda 4 din 4: Cont non-Exchange
Pasul 1. Rulați Microsoft Outlook pe computerul personal
Pasul 2. Faceți clic pe meniul „Acasă” și selectați „E-mail nou”
Pasul 3. Tastați răspunsul pe care doriți să îl trimiteți automat persoanelor care vă contactează în corpul mesajului
Mai târziu, acest mesaj este folosit ca șablon „în afara biroului”.
Pasul 4. Faceți clic pe meniul „Fișier” și selectați „Salvare ca”
Caseta de dialog „Salvare ca” se va deschide ulterior.
Pasul 5. Selectați „Șablon Outlook” din meniul derulant „Salvare ca tip”
Pasul 6. Tastați numele șablonului de mesaj, apoi faceți clic pe „Salvare”
Acest șablon poate fi folosit acum ori de câte ori nu puteți fi contactat prin e-mail în contul dvs. Outlook personal.
Pasul 7. Faceți clic pe „Acasă”, selectați „Reguli” și selectați „Gestionați reguli și alerte”
Pentru ca șablonul să fie trimis automat expeditorilor de mesaje atunci când nu sunteți în contact, trebuie să creați o regulă care să instruiască Outlook să răspundă automat la scrisorile primite folosind șablonul.
Pasul 8. Selectați „Regulă nouă”, apoi selectați „Aplică reguli pentru mesajele pe care le primesc” în secțiunea „Începeți de la o regulă necompletată”
Pasul 9. Faceți clic pe „Următorul”, apoi selectați din nou „Următorul” pentru a crea o regulă
Pasul 10. Bifați opțiunea „Răspundeți folosind un șablon specific” sub „Ce doriți să faceți cu mesajul? ”.
Pasul 11. Bifați opțiunea „un șablon specific” din secțiunea „Editați descrierea regulii (faceți clic pe o valoare subliniată)”
Pasul 12. Selectați „Șabloane de utilizator în sistemul de fișiere” din meniul derulant „Căutați în”
Pasul 13. Selectați un șablon prefabricat pentru a fi utilizat ca răspuns automat „în afara biroului”, apoi selectați „Deschidere”
Pasul 14. Faceți clic pe „Următorul”, apoi adăugați excepții, dacă este necesar
De exemplu, puteți redirecționa e-mailuri de la un anumit expeditor la alt cont de e-mail.
Pasul 15. Faceți clic pe „Următorul”, apoi tastați numele regulii de răspuns automat care a fost creată
Pasul 16. Faceți clic pe „Finalizare”
Oricine vă trimite un e-mail va primi un mesaj automat din șablonul pe care îl creați.
