Știm cu toții că este organizat la locul de muncă este important, dar majorității oamenilor le este greu să o facă. Credeți sau nu, organizarea nu este atât de dificilă pe cât pare. Câteva soluții și soluții vă vor face mai ușor să deveniți o persoană organizată decât ați putea crede.
Etapa
Metoda 1 din 4: Setarea locului și a timpului
Pasul 1. Monitorizează-ți activitățile
Petreceți câteva zile jurnalizând sau urmărind activitățile zilnice. Ținând un jurnal, puteți vedea ce lucruri ați făcut pe care nu le-ați realizat înainte. În plus, jurnalizarea vă poate oferi și o mică idee despre neajunsurile dvs. în organizarea lucrurilor și în a fi productiv. Acest exercițiu ar trebui să fie făcut cu un obiectiv important în minte. Prin jurnalele de activități, puteți vedea care activități sunt o pierdere de timp și care activități vă pot sprijini în atingerea obiectivelor.
Pasul 2. Determinați-vă timpul productiv
Unii dintre noi sunt cei care se ridică devreme, iar alții nu. Probabil știți deja când este timpul dvs. productiv. Indiferent dacă preferați seara, dimineața, prânzul, chiar înainte sau după orele de vârf ale zilei de lucru, profitați de aceste ore pentru a vă maximiza productivitatea.
Pasul 3. Prioritizează munca ta
Știm cu toții că unele sarcini sunt mai importante decât altele, dar nu întotdeauna le acordăm prioritate corect. Deci, dezvoltați un sistem de clasificare marcând sarcinile ca fiind importante și fiți cinstiți și flexibili. Utilizați mementouri, fie folosind un calendar digital sau note lipicioase pe computer sau pe birou. Dedicați mai mult timp și energie lucrurilor care sunt prioritate maximă pe lista dvs. Exemple sunt sarcinile sensibile la timp, cum ar fi sarcinile care trebuie finalizate astăzi sau mâine. De asemenea, ar trebui să acordați prioritate răspunsului clienților, șefilor sau oricui altcineva care vă plătește salariul. Dacă nu sunteți sigur cu privire la sensibilitatea și importanța unei sarcini, este mai bine să întrebați pe cineva.
Pasul 4. Finalizați imediat sarcini mici
Nu toate activitățile trebuie prioritizate și programate pentru a fi finalizate într-un anumit interval de timp. Unele sarcini nu necesită planificare sau programare, deoarece pot fi finalizate imediat. În acest caz, puteți finaliza rapid sarcina imediat. Deci, fă-o acum! Făcând imediat sarcini ușoare, nu veți amâna.
Pasul 5. Organizați instrumentele și instrumentele de lucru
Birourile noastre pot trece cu ușurință de la bărci dezordonate la bărci sparte, iar acest lucru vă poate împiedica să fiți o persoană organizată. Unii oameni au chiar o politică de „masă curată”. Chiar dacă nu este cu adevărat necesar, este mai bine să vă curățați zona de lucru.
- Aranjează masa. Scoateți toate coșurile de gunoi și organizați lucrurile de care aveți nevoie într-un mod sistematic. Curățați biroul ori de câte ori este posibil: când nu aveți de lucru la birou, în pauze sau între sarcini.
- Curățați imediat coșul de gunoi. În acest fel, îți vei aminti întotdeauna să îți cureți biroul. În plus, poți evita să te enervezi de gunoiul care s-a acumulat.
- Stocați lucrurile de care aveți nevoie într-o zonă ușor accesibilă. Desigur, nu totul din jurul tău este gunoi. Păstrarea instrumentelor de care aveți nevoie în apropiere vă poate economisi, de asemenea, timp prețios și spațiu de lucru.
Pasul 6. Programați activități și întâlniri
Unele persoane programează doar întâlniri, dar nu și cu activitățile de pe lista lor de sarcini. Programarea sarcinilor și întâlnirilor importante poate fi foarte utilă. De exemplu, vă puteți grupa zilele organizând întâlniri doar marți și joi. Faceți loc în programul dvs. pentru „timpul creativ” sau pentru imprevizibil.
- Folosiți un manager de calendar și calendar. Puteți să vă creați propriul manager de programare folosind hârtie și pix, sau poate fi software și aplicații, cum ar fi iCalendar sau Google Now.
- Clasificați activitățile dvs. Categorizarea sau codificarea culorilor activităților dvs. poate fi un memento vizual pentru ceea ce este important. De exemplu, categoriile pe care le creați ar putea fi: corespondență, proiecte, evenimente, întâlniri, brainstorming, pauze și timp de exerciții.
- Folosiți tehnologia pentru a vă gestiona programul. Administratorii de programe online și platformele de e-mail, cum ar fi Outlook, pot combina liste de sarcini, calendare și liste de adrese. Acest manager de programe nu numai că vă îmbunătățește eficiența, dar vă poate simplifica și gândirea.
- Predați lucrarea ori de câte ori este posibil. Într-o zi de lucru încărcată, ai tendința să uiți că nu trebuie să faci totul singur. Lăsați-vă munca unui asistent sau, dacă sunteți cu adevărat plin de muncă, rugați-vă colegii să vă ajute cu o anumită sarcină. Puteți întoarce favoarea pentru ajutorul colegului dvs. atunci când munca începe să înceteze.
Metoda 2 din 4: Organizarea sistematică a e-mailurilor
Pasul 1. Verificați-vă e-mailul la ora programată
Nu trebuie să vă verificați întotdeauna căsuța de e-mail, deoarece majoritatea mesajelor nu sunt atât de importante pe cât ați putea crede. Dacă lucrați la o slujbă care nu necesită o urmărire rapidă, verificați-vă e-mailul la intervale regulate, de aproximativ 3 până la 4 ori pe zi.
Pasul 2. Organizați e-mailul
Profitați de funcția de foldere și steaguri în loc să lăsați mesajele să se acumuleze în căsuța de e-mail. De exemplu, caracteristicile foldere și subfoldere din Outlook sau caracteristicile multiple de etichete și mesaje primite din Gmail pot fi profitabile. Dacă sunteți jurnalist, fișierele dvs. pot fi denumite „Ultimele știri”, „Știri viitoare”, „Știri vechi”, „Interviuri și resurse” și „Idei”.
Ștergeți și arhivați e-mailurile. Arhivează litere importante și vechi, apoi șterge restul. La fel ca exemplul de mai sus, „Old News” este arhiva unui jurnalist. Pe măsură ce începeți să ștergeți e-mailurile vechi, veți vedea câte e-mailuri merită aruncate, mai degrabă decât depuse. Unii oameni chiar decid să aibă o „căsuță de e-mail zero”, adică fără e-mailuri necitite sau fără e-mailuri în căsuța de e-mail. Pe lângă utilizarea fișierelor și etichetelor, puteți să vă goliți căsuța de e-mail utilizând instrumentul de arhivare, ștergând e-mailurile vechi și folosind o aplicație de curățare a e-mailurilor
Pasul 3. Folosiți alte forme de comunicare mai eficiente
Uneori, un apel telefonic rapid este echivalentul a 10 trimiteri și primiri de e-mailuri. Dacă da, sunați! Dacă știți că schimbul de e-mailuri poate împiedica discuțiile și trebuie să se facă înainte și înapoi, cel mai bine este să comunicați prin telefon. Veți obține mai multe detalii apelând în loc să purtați discuții pe e-mail lungi, detaliate, care consumă mult timp. Puteți să-i trimiteți prin e-mail colegilor dvs. de muncă și să spuneți: „Am multe întrebări despre asta. Poate că ar fi mai ușor să vorbești la telefon? Pot să te sun la 5 ani?”
Pasul 4. Limitați întreruperile
Pauzele strategice pot ajuta într-adevăr, dar întreruperile în timpul timpului de lucru sunt opuse. Întreruperile vă pot încetini munca, vă pot rupe ritmul și vă pot pierde concentrarea. Deci, încercați să utilizați mesageria vocală atunci când sunteți ocupat. Aceste instrumente nu sunt destinate doar atunci când nu sunteți la birou; aceste instrumente pot fi folosite și atunci când sunteți foarte ocupat. Mulți oameni au o politică „ușă deschisă”, dar nu trebuie să vă mențineți ușa deschisă tot timpul. Puteți lăsa un mesaj pe ușă care să spună „La un apel” sau „Camera este utilizată. Vă rugăm să vă întoarceți din nou sau să trimiteți un e-mail.”
Pasul 5. Profitați de nor
Computarea în cloud merită luată în considerare, deoarece este mai ieftină, scalabilă, mai eficientă și mai ușor de actualizat. Conținutul conținut în cloud este foarte util deoarece poate fi accesat pe diferite dispozitive: computere, tablete, smartphone-uri și altele. Stocarea în cloud acționează și ca o formă primară și secundară de backup digital. Discutați cu managerul TIC sau cu furnizorul de software, deoarece este posibil să aveți deja spațiu de stocare gratuit în cloud sau este disponibil pentru o taxă anuală redusă.
Pasul 6. Folosiți marcaje online
Majoritatea browserelor au o caracteristică de marcaj pentru a salva și organiza adresele dvs. web preferate sau pe cele pe care le vizitați frecvent, astfel încât să poată fi accesate ușor și rapid. Profitați de această caracteristică pentru a nu uita de site-urile importante pentru a verifica ultimele știri.
Metoda 3 din 4: Profitarea la maximum a timpului
Pasul 1. Evitați să faceți mai multe lucruri în același timp (multitasking)
Toți experții cred acest lucru. Deși acest lucru poate arăta rapid și rece la televizor, a face multe lucruri în același timp este ineficient și poate interfera cu eficiența eforturilor dvs. de a fi organizat. În schimb, este mai bine să vă dedicați întreaga atenție mai întâi unei sarcini, să o abordați și să treceți la alte lucruri din lista dvs.
Pasul 2. Faceți-vă un program
Din fericire, majoritatea locurilor de muncă nu necesită crearea unui program zilnic pe baza minutelor. Cu toate acestea, marcarea programului zilnic și a sarcinilor sau evenimentelor importante ale zilei vă poate menține concentrat asupra sarcinilor dvs.
- Stabiliți limite de timp pentru anumite activități. Unele sarcini nu necesită stabilirea unei limite de timp, dar altele ar trebui parametrizate pentru a vă crește productivitatea. Gândiți-vă la unele sarcini care necesită mai mult timp decât este necesar și stabiliți o limită de timp pentru acestea la o dată ulterioară.
- Alocați timp suplimentar pentru alte activități. Unele sarcini, așa cum veți învăța din experiență, durează de obicei mai mult decât ar trebui, dar nu este un lucru rău. Pentru acest tip de activitate, și în special evenimente și întâlniri importante, alocați timp suplimentar înainte și după.
Pasul 3. Folosiți un cronometru, un cronometru sau o aplicație cu ceas cu alarmă
Aceste obiecte pot fi eficiente atunci când sunt utilizate corect. Unele persoane aleg să seteze alarma cu 10, 15 sau 30 de minute înainte de ora necesară pentru a le oferi suficient avertisment înainte de a începe o activitate. De asemenea, puteți seta un instrument de memento (memento).
Pasul 4. Nu amâna
Întrebați-vă dacă într-adevăr ar trebui să amânați o activitate sau dacă doriți doar să fiți leneși. Dacă aveți chef să vă relaxați, nu amânați - faceți-o! Cu toate acestea, dacă întârzierea unei activități este inevitabilă, asigurați-vă că luați notițe și reprogramați activitatea cu un plan concret. Sau, vă puteți gândi la un plan improvizat. De exemplu, dacă trebuie să anulați o întâlnire personală, vă recomandăm să efectuați o conferință telefonică sau o conferință web.
Metoda 4 din 4: Menținerea sănătății fizice și mentale
Pasul 1. Faceți o pauză
Să vă odihniți mintea este esențial pentru a vă menține productivitatea și sănătatea mintală. De obicei suntem prea ocupați să lucrăm ca să nu avem timp să ne odihnim. Luarea unei pauze ne oferă o pauză atât de necesară pentru a ne crește productivitatea. Cu toate acestea, pauzele oferă, de asemenea, o oportunitate de a ne opri și de a ne pune la îndoială dacă folosim sau nu timpul nostru.
Pasul 2. Dormi mai bine
Fără un somn bun, a doua zi vă veți simți amețit, obosit sau letargic. Acest lucru poate interfera cu programul și eficiența dvs. la locul de muncă. Faceți-vă un obiectiv pentru a obține 7 - 8 ore de somn neîntrerupt în fiecare noapte.
Pasul 3. Nu te compara cu colegii tăi
Majoritatea muncii colegilor dvs. este diferită de munca pe care trebuie să o faceți și fiecare are propria metodă de organizare a muncii. O metodă care are sens și este eficientă pentru colegii dvs. de muncă poate să nu funcționeze pentru dvs. și invers.
Pasul 4. Acceptați că organizarea este un proces continuu
Nu te aștepta să fii perfect. Ordinea este un proces lung care necesită o atenție constantă. Nu veți fi organizat în mod optim în fiecare zi, dar încercarea de a fi o persoană obișnuită vă poate crește eficiența.
