Există multe evenimente în viață care necesită să solicitați o prelungire a timpului. Poate că aveți nevoie de timp pentru a face temele sau aveți probleme la finalizarea proiectelor de lucru la timp. În astfel de momente, ar trebui să puteți scrie o scrisoare prin care solicitați prelungirea timpului în mod eficient și adecvat. Gândiți-vă la solicitarea dvs., cum ar fi de cât timp aveți nevoie și de ce? Apoi, scrieți scrisoarea într-un stil formal și trimiteți-o cu un tracker pentru a vă menține calmul.
Etapa
Metoda 1 din 3: Compilarea conținutului scrisorii
Pasul 1. Scrieți cât mai curând posibil
După ce știți că aveți nevoie de o extensie, pregătiți imediat o scrisoare. Ar trebui să acordați destinatarului cât mai mult timp posibil pentru a decide situația dumneavoastră. De asemenea, trebuie să apărați gata, în ciuda faptului că solicitați o ajustare a programului.
Pasul 2. Stabiliți cât timp suplimentar aveți nevoie
Luați în considerare toți factorii și faceți o cerere realistă. Dacă timpul solicitat este prea scurt, poate fi necesar să solicitați o prelungire mai târziu. Ori de câte ori este posibil, termenele limită nu trebuie ratate. Deci, cel mai bine este dacă calculele tale sunt puțin exagerate.
- În funcție de situație, vă recomandăm să luați în considerare această scrisoare ca parte a negocierilor. În acest caz, este o idee bună să cereți mai mult timp, astfel încât să existe încă loc pentru compromisuri și să găsiți o cale de mijloc.
- Măsurați-vă viteza pe baza progresului curent și a părții care nu a fost încă finalizată. De exemplu, dacă lucrați la un proiect de consultanță de trei luni, ar trebui să puteți estima cât de mult lucru este încă neterminat.
- Rețineți că destinatarul scrisorii poate avea și un termen limită. Poate că au și un termen care ar trebui acum împins înapoi. De exemplu, profesorii trebuie să acorde facultății note la jumătatea semestrului și trebuie să programeze depunerea sarcinilor studenților în conformitate cu termenul limită.
Pasul 3. Cunoașteți regulile
Cunoașteți termenul exact înainte de a solicita o ajustare. Nu lăsați impresia că nu vă puteți gestiona timpul solicitând o prelungire fără a cunoaște situația actuală. De exemplu, unele agenții guvernamentale solicită să trimiteți o cerere în termen de 24 de ore de la contactul inițial. Dacă nu o puteți îndeplini, puteți spune că programul este prea strâns.
Pasul 4. Includeți o explicație plauzibilă
Alocați timp redactării scrisorii, iar destinatarul are timp să o citească. Deci, faceți această literă semnificativă. Gândiți-vă la motivul dvs. real și transmiteți-l sincer destinatarului. Nu minți și nu exagera motivele pentru că te vei pierde.
- Un motiv bun ar putea fi prezentat este dorința de a lucra temeinic și atent. De exemplu, dacă finalizați un proiect care afectează siguranța unui număr mare de oameni, afirmarea acestui fapt în explicația dvs. vă va aduce beneficii.
- Dacă există mai multe motive, alegeți-l pe cel mai bun. De exemplu, dacă amânați o ofertă de muncă, spuneți că doriți să faceți cercetări suplimentare cu privire la costurile de mutare (dacă este adevărat), nu spuneți că așteptați și o altă ofertă.
Pasul 5. Furnizați câteva detalii selectate
Detaliile vor da o notă de autenticitate și abilitate în scris. Acest lucru este important mai ales dacă scrieți guvernului sau unui grup de persoane pe care nu le-ați întâlnit personal niciodată.
- De exemplu, dacă bunicul tău a murit cu două zile înainte de termenul limită pentru eseul colegiului, s-ar putea să vrei să descrii evenimentul ca fiind „o urgență de familie”, nu doar o „problemă de urgență”. De asemenea, va trebui să menționați plecarea bunicului și câteva informații despre călătoria dvs. înapoi acasă.
- Pregătiți documentele înainte de a trimite o cerere. Este posibil să fie necesar să descrieți cererea sau angajarea anterioară, mai ales dacă aveți de-a face cu guvernul sau alte organisme oficiale. Afișarea faptului că ați urmat toți pașii procesului până în acest moment va aduce beneficii cazului dvs.
Pasul 6. Alegeți un stil și un conținut pozitiv
Nimeni nu vrea să citească o scrisoare care conține o plângere. În schimb, descrieți rapid și nivelați evenimentul negativ, apoi treceți la soluția pozitivă pe care ați cerut-o. De exemplu, dacă simțiți că oferta dvs. salarială inițială este prea mică, ați putea scrie: „Am nevoie de ceva timp pentru a lua în considerare oferta dvs. Cu toate acestea, consider că salariul mai mare îmi permite să lucrez mai eficient.”
Pasul 7. Cercetează scrisoarea înainte de a o trimite
Luați câteva minute pentru a reciti scrisoarea înainte de a o trimite. Căutați erori editoriale și de tastare. Rulați un program de verificare a gramaticii și a ortografiei pe computer. Roagă-ți prietenul de încredere să îl citească. Nu vă grăbiți sau săriți peste acest pas, deoarece dacă faceți o greșeală, veți avea impresia că sunt neglijenți și acest lucru ar putea afecta rezultatul final.
Metoda 2 din 3: Respectarea regulilor formale de scriere a scrisorilor
Pasul 1. Pregătiți secțiunea de titlu
Data ar trebui să fie în colțul din dreapta sus al paginii. Săriți un rând sub acesta, apoi scrieți adresa, de asemenea aliniată la dreapta. Apoi, săriți peste o altă linie și scrieți adresa completă a destinatarului aliniat la stânga.
Dacă solicitarea este trimisă prin e-mail, puteți omite data și adresa părții și puteți merge direct la salut. Cu toate acestea, asigurați-vă că utilizați un subiect eficient și clar. De exemplu, dacă trimiteți o scrisoare unui lector, scrieți subiectul „Cerere de extindere a lucrării de istorie javaneză a lui Andi Widodo”
Pasul 2. Folosiți un salut formal și complet
Începeți cu „Dragă”. Apoi urmează după titlu și nume. De exemplu, „Dragă. Domnul Baskoro "sau" Draga. Doamna Darmawati ". Uneori trebuie să folosești și un titlu complicat, precum „Dragă. Profesorul Abdurrahman "sau" Draga. Raden Wiraningrat ".
- Chiar dacă cunoașteți destinatarul în mod informal, această scrisoare este în continuare o cerere formală, astfel încât stilul și conținutul ar trebui să fie formale. Nu scrieți „Bună, Don”, de exemplu.
- Încercați să găsiți o anumită persoană care vă va primi scrisoarea. În caz contrar, scrisoarea dvs. va arăta ca o literă format. De exemplu, „Dragă. Raden Wiraningrat "este mai bun decât" Pentru cei interesați ".
Pasul 3. Utilizați formatarea scurtă a paragrafului
Corpul scrisorii ar trebui să fie format doar din 1-3 paragrafe. În majoritatea cazurilor, puteți deschide cu 1-2 rânduri, puteți explica cererea în 2-4 rânduri și puteți încheia cu 1-2 rânduri. Dacă trebuie să dezvoltați până la trei paragrafe complete, separați introducerea, corpul și concluzia.
Pentru a deschide scrisoarea, puteți spune: „Sunt Andi Widodo, un student care participă la cursul dvs. de istorie javaneză în fiecare luni dimineață în camera III-C”. Acest lucru va trezi memoria lectorului și el nu va trebui să caute cine ești
Pasul 4. Acordați atenție cuvintelor de concluzie
Nu trece cu vederea importanța concluziilor solide. Folosiți această ultimă propoziție pentru a vă redacta cazul (într-un singur rând) și mulțumiți destinatarului pentru timp. Ați putea scrie „Vă mulțumim pentru timp și considerație”.
- Închideți scrisoarea cu un salut formal înaintea numelui dvs. Unele dintre ele sunt „Sincer”, „Sincer” sau „Cu tot respectul cuvenit”.
- Dacă aveți nevoie de un răspuns într-un anumit timp, includeți aceste informații la final. O puteți pune în linia de mulțumire. De exemplu, „Vă mulțumim pentru considerație și aștept cu nerăbdare să vă aud săptămâna viitoare”. Când scrieți această secțiune, încercați să nu dați impresia că presați sau urmăriți destinatarul.
Pasul 5. Introduceți numele complet și semnătura
Sub salut „Cu sinceritate”, lăsați 3-4 rânduri goale. Apoi, scrieți numele complet aliniat la stânga. Utilizați linia goală pentru a adăuga semnătura originală. Dacă această scrisoare va fi trimisă prin e-mail, puteți șterge linia necompletată și doar introduceți numele.
Metoda 3 din 3: Trimiterea de scrisori destinatarilor
Pasul 1. Faceți sau salvați o copie a scrisorii dvs
După corectarea schiței și înainte de a o trimite, faceți o fotografie a scrisorii, (transferată în PDF), salvați schița online sau copiați-o. Poate fi necesar să notați data livrării dacă nu este aceeași cu data scrisorii. Păstrați această copie într-un loc sigur pentru fișierele personale.
Pasul 2. Expediați prin transport standard
Duceți scrisoarea la oficiul poștal, dați-o grefierului sau puneți-o în cutia poștală. Dacă doriți asigurarea că a fost primit e-mailul, solicitați un serviciu de urmărire.
Dacă scrisoarea este trimisă prin poștă, asigurați-vă că este imprimată pe o imprimantă de înaltă calitate, cu cerneală bună. Scrisorile de cerere scrise de mână nu sunt, în general, acceptate
Pasul 3. Trimiteți-l prin e-mail
Acesta este probabil cel mai bun mod de a trimite o solicitare, deoarece nu durează mult timp și este foarte fiabil. Asigurați-vă că adresa de e-mail a destinatarului este corectă și includeți numărul de identificare, dacă este relevant, în subiect.
- Destinatarul poate vedea ziua și ora la care ați trimis e-mailul. Rețineți acest lucru dacă trimiteți e-mailuri frecvent noaptea târziu.
- Asigurați-vă că e-mailul dvs. este formal cu adresa pe care o utilizați. Trimiteți dintr-un cont cu aspect profesional. Un exemplu de cont de e-mail adecvat pentru muncă este „[email protected]”.
- Dacă trimiteți o scrisoare prin fax, asigurați-vă că așteptați pagina de confirmare care indică faptul că scrisoarea dvs. a fost trimisă și primită cu succes.
Pasul 4. Faceți o cerere prin telefon în loc de scrisoare
Dacă solicitarea dvs. este urgentă sau se apropie de ultimul minut, poate fi o idee bună să întrebați personal prin telefon. Dacă acesta este cazul, rămâneți la o atitudine formală și spuneți-vă cazul în mod coerent.
sfaturi
- Încercați să scrieți o scrisoare de o pagină sau mai puțin. O scrisoare de acest gen pare completă, dar ușor de citit.
- Aflați dacă destinatarul va trimite un răspuns, cum ar fi o scrisoare de confirmare.
Avertizare
- Promiteți ceva realist. Nu lăsați timpul suplimentar să vă cheltuiți pentru sarcini suplimentare.
- Profitați la maximum de această extensie. Nu vă permite să solicitați din nou o extensie.
- Asigurați-vă că ați inclus toate formatele necesare. Unele organizații solicită să utilizați un format de scrisoare pe care l-au definit.
