Un comunicat de presă este o declarație scrisă către mass-media. Poate conține o serie de știri, inclusiv program de activități, promoții, premii, produse și servicii noi, rezultate ale vânzărilor etc. Comunicatele de presă pot fi folosite și pentru a crea povești speciale. Reporterii vor lua de obicei în considerare o idee de știri mai mult dacă primesc mai întâi un comunicat de presă. Acesta este un instrument de bază pentru relațiile publice, pe care oricine dorește să-l folosească, îl poate folosi în formatul potrivit. Vă vom arăta cum.
Etapa
Metoda 1 din 2: Crearea unui comunicat de presă interesant de privit
Pasul 1. Scrieți un titlu original
Titlul trebuie să fie scurt, clar și la obiect; cu alte cuvinte, o versiune foarte condensată a punctului principal din comunicat. Mulți experți în relații publice sugerează că titlul ar trebui scris ultimul, după ce s-a scris orice alt conținut. Dacă urmați aceste instrucțiuni, continuați să scrieți comunicatul de presă și scrieți titlul după acesta. Titlul este o captură de atenție și o parte foarte importantă a unui comunicat de presă.
-
wikiHow este cunoscut ca fiind cea mai populară sursă de informații.
Ai văzut-o, nu-i așa? Acum vrei să afli mai multe despre știri! Titlul trebuie să poată atrage atenția jurnaliștilor, la fel cum titlul unui ziar atrage cititorii. Titlul poate descrie realizările recente ale unei organizații, un eveniment care merită raportat sau un produs sau serviciu nou.
-
Titlul trebuie scris cu aldine!
Un titlu este scris de obicei cu caractere aldine și folosește o dimensiune a fontului mai mare decât corpul manuscrisului.
- Prima literă este cu majuscule. Și, de asemenea, toate substantivele care trebuie majuscule. Majoritatea cuvintelor din titlu sunt cu litere mici, deși folosirea „litere mici” poate face mai atractiv din punct de vedere vizual. Nu scrieți cu majuscule cuvinte întregi.
- Folosiți cuvinte cheie importante. Cel mai simplu mod de a crea un titlu de comunicat de presă este să luați cele mai importante cuvinte cheie din comunicatul dvs. de presă. Din aceste cuvinte cheie, încercați să formați o afirmație logică și care atrage atenția. Dacă includeți o propoziție sumară după titlu, puteți utiliza aceeași metodă. Utilizarea cuvintelor cheie în față va face pagina dvs. mai ușor de găsit în motoarele de căutare și va fi mai ușor pentru jurnaliști și cititori să preia idei din conținutul comunicatului dvs. de presă. Aruncați o privire asupra întregii explicații în acest prim pas și rețineți că toate pot fi titluri de comunicat de presă.
Pasul 2. Scrieți corpul scriptului
Comunicatele de presă trebuie scrise așa cum doriți să fie în știri. Și amintiți-vă acest lucru: majoritatea jurnaliștilor sunt foarte ocupați și nu au timp să cerceteze anunțurile companiei dvs., așa că ceea ce scrieți pentru comunicatele dvs. de presă va fi folosit de jurnaliști pentru a scrie despre evenimentele dvs. mari. Orice vrei să spună, pune-l aici.
- Începeți cu data și orașul în care a fost scris comunicatul de presă. Acest oraș poate fi șters dacă rezultatele sunt confuze - de exemplu dacă versiunea este scrisă în Bandung, dar descrie activitățile din ramura Jogjakarta.
- Prima teză ar trebui să poată atrage atenția cititorului și să-ți spună clar punctul de vedere. De exemplu, dacă titlul este „Editura Carpren publică un nou roman despre al doilea război mondial”, prima teză ar putea fi ceva de genul „Carpen Publishing, Ltd., a publicat astăzi romanul celui de-al doilea război mondial al renumitului autor Arcy Kay”. Aceasta extinde titlul suficient pentru a oferi un pic de detalii și menține cititorul interesat și mai mult de povestea ta. Următorul paragraf sau doi ar trebui să se extindă asupra primei propoziții.
- Corpul scriptului comunicatului de presă ar trebui să fie solid. Evitați să folosiți propoziții și paragrafe lungi. Evitați repetarea și utilizarea excesivă a jargonului sau a limbajului elegant. Păstrați scrisul simplu și evitați să pierdeți cuvinte.
- Primul paragraf (două-trei propoziții) ar trebui să încheie întregul comunicat de presă, iar conținutul suplimentar ar trebui să-l explice în continuare. Într-o lume accelerată, niciun jurnalist sau alt cititor nu va citi un comunicat de presă întreg dacă începutul articolului nu este interesant.
- Lucrați cu fapte - activități, produse, servicii, oameni, ținte, obiective, planuri sau proiecte. Încercați să maximizați utilizarea faptelor. Aceasta este o veste. O modalitate simplă de a crea un comunicat de presă eficient este folosirea următoarei liste de clarificări: Cine, ce, unde, când, de ce și cum.
Pasul 3. Spuneți clar „5W” și „1H”
Cine (Cine), Ce (Ce), Când (Când), Unde (Unde), De ce (De ce) și Cum (Cum) poate spune cititorilor toate informațiile de care au nevoie. Acordați atenție punctelor de mai jos, vom folosi exemplul de mai sus pentru a crea comunicatul nostru de presă:
- Cine sunt actorii principali? Editura Carpren.
- Care este povestea principală? Editura Carpren publică cartea.
- Cand s-a intamplat asta? Mâine.
- Unde se desfășoară această activitate? Peste toate marile magazine.
- De ce apare asta în știri? Pentru că cartea a fost scrisă de celebrul autor, Arcy Kay.
-
Cum a avut loc această activitate? Activitatea principală este un autograf de carte în Chicago, urmat de un turneu de carte în întreaga metropolă.
- Cu informațiile de bază definite, completați-le cu informații despre oameni, produse, bunuri, date și alte lucruri legate de știri.
- Dacă compania dvs. nu este subiectul principal al știrilor, ci este o sursă de comunicate de presă, explicați acest lucru în corpul textului.
- Păstrați scriptul scurt și la obiect. Dacă trimiteți un formular tipărit, textul trebuie să fie la două spații.
- Cu cât comunicatul dvs. de presă este mai convingător, cu atât este mai probabil să fie acoperit de jurnaliști. Aflați ce este „interesant” pentru o anumită piață și folosiți aceste cunoștințe pentru a atrage editorii și reporterii.
Pasul 4. Creați un comunicat de presă clar, clar și adecvat pentru cititorii dvs
Șansele sunt, oriunde trimiteți comunicatele dvs. de presă, acestea au deja zeci de comunicate de presă similare îngrămădite și gata de a fi aruncate. Dacă doriți ca comunicatul dvs. de presă să fie votat, trebuie să fie bun. Nu numai că trebuie să fie bun, ci trebuie să fie foarte „gata de publicare”.
- Când un editor vă vede scrisul, el sau ea se va gândi cât timp va dura până la tipărirea comunicatului dvs. de presă. Dacă scrierea dvs. este plină de erori, conține foarte puțin conținut sau are nevoie de multă revizuire, nu își vor pierde timpul. Deci, asigurați-vă că îl scrieți cu o gramatică bună, cu toate elementele de bază și conținutul complet de scriere.
-
De ce ar trebui să le pese acești oameni de ceea ce spui? Dacă o trimiteți cititorilor potriviți, această întrebare are un răspuns foarte clar. Dacă nu, de ce îți pierzi timpul? Oferiți oamenilor potriviți știrile potrivite (știri, nu reclame) și sunteți pe drumul cel bun.
Vor aprecia mai mult dacă îl trimiteți dimineața. Acest lucru le oferă timp pentru a adăuga scrierea la ceea ce lucrează. Consider că
Pasul 5. Conectează-te cu alte lucruri
Furnizați linkuri către informații suplimentare care vă susțin comunicatul de presă. Compania despre care scrieți are informații suplimentare pe internet pe care cititorii le-ar putea găsi utile? Bun. Adăugați asta.
Dacă aveți îndoieli cu privire la ceea ce aveți, faceți câteva cercetări despre ceea ce este publicat în mod obișnuit. Este posibil ca cineva să fi scris o activitate așa cum ați scris dvs. PR Web și PR Newswire sunt locuri excelente pentru a începe
Metoda 2 din 2: Format de masterizare
Pasul 1. Aflați structura de bază
OK, acum că știi ce trebuie să scrii, cum o pui pe hârtie? Pentru început, păstrați comunicatul de presă cât mai scurt posibil, cu o pagină maximum. Nimeni nu vrea să piardă timpul citind cinci paragrafe decât dacă scrieți despre al treilea război mondial. Iată de ce veți avea nevoie (dintre care unele au fost deja menționate):
-
PENTRU PUBLICAREA IMEDIATĂ trebuie să fie scrisă în partea stângă sus a paginii.
Dacă doriți ca publicarea să fie întârziată, scrieți „EMBARGOED TO TO …” și data la care doriți să fie. Eliberările care nu sunt însoțite de o dată de emisiune vor fi considerate emise imediat
-
Titlul, de obicei cu caractere aldine, este plasat sub acesta și centrat pe pagină.
Dacă doriți, adăugați un subtitlu cu caractere italice (explicând pe scurt titlul)
- Primul paragraf: cele mai importante informații. Poate fi scris ca o știre, care începe cu data sau sursa știrii.
- Al doilea (și, eventual, al treilea) paragraf: informații suplimentare. Este o idee bună să includeți fapte și citate.
- Informații despre companie: mai multe informații despre compania dvs. Cine ești tu? Ce realizări ai făcut? Care este misiunea ta?
- Informații de contact: mai multe informații despre autor (poate tu!). Dacă atrageți atenția cuiva, ar putea fi interesat să obțină mai multe informații!
- Multimedia: în această eră modernă, ar trebui să aveți un cont Twitter pentru activități promoționale.
Pasul 2. Scrieți informațiile despre companie în corpul textului comunicatului dvs. de presă
Acesta este momentul pentru a include informații despre compania dvs. Când un jurnalist vă scrie comunicatul de presă pentru povestea sa, va trebui să menționeze compania dvs. acolo. Jurnaliștii pot obține informații despre companie din această secțiune.
- Titlul acestei secțiuni ar trebui să fie ceva de genul acesta: „Despre [COMPANY_XYZ]”.
- După titlu, scrieți un paragraf sau doi care să descrie compania dvs. în cinci sau șase rânduri pentru fiecare. Textul ar trebui să descrie compania dvs., linia cheie de activitate și politicile comerciale. Multe companii au deja broșuri, prezentări, planuri de afaceri etc. scris profesional. Acestea pot fi incluse aici.
- La sfârșitul acestei secțiuni, scrieți site-ul dvs. web. Linkul trebuie să fie în adresa URL completă, astfel încât, atunci când este tipărit, linkul să rămână căutabil. De exemplu: https://www.example.com în loc de „Faceți clic aici pentru a vizita site-ul nostru web!”
- Companiile care au pagini media separate pe site-urile lor web trebuie să includă un URL către pagina respectivă. Paginile media au de obicei informații de contact și un kit de presă.
Pasul 3. Adăugați informațiile de contact
Dacă comunicatul dvs. de presă merită cu adevărat acoperire, jurnaliștii vor căuta cu siguranță mai multe informații sau vor intervieva persoane cheie asociate acestuia. Dacă nu vă deranjează ca aceste persoane cheie să fie intervievate de către mass-media, le puteți furniza detaliile de contact pe pagina comunicatului de presă. De exemplu, dacă scrieți despre inovație, puteți furniza informațiile de contact ale echipei de cercetare sau inginerie pentru mass-media.
- În caz contrar, trebuie să furnizați detalii din secțiunea mass-media / relații publice din secțiunea „Contact”. Dacă nu aveți o echipă dedicată pentru acest lucru, ar trebui să desemnați pe cineva care să acționeze ca o legătură între mass-media și compania dvs.
-
Datele de contact ar trebui să fie limitate și specifice comunicatului de presă relevant. Datele de contact trebuie să includă:
- Numele oficial al companiei
- Numele și contactul oficial al departamentului media
- Adresa biroului
- Numere de telefon și fax cu codul de oraș / țară și codul de telefon corespunzător
- Număr de telefon mobil (opțional)
- Timp de disponibilitate
- Adresa de e-mail
- Adresa site-ului web
Pasul 4. Dacă este posibil, includeți un link către o copie online a comunicatului de presă
Vă recomandăm să păstrați toate jurnalele comunicatelor de presă disponibile pe site-ul dvs. web. Acest lucru poate face procesul de adăugare a linkurilor mai ușor și poate fi utilizat și în scopuri istorice ale companiei.
Pasul 5. Marcați sfârșitul comunicatului cu trei semne hash (#)
Plasați-l în centrul paginii chiar sub linia de la sfârșitul versiunii. Acesta este standardul jurnalismului. Acest lucru poate suna ca o exagerare, dar chiar nu este. Acesta este modul corect de a scrie.
sfaturi
- Căutați comunicate de presă pe internet pentru tonul, limba, structura și formatul corect al comunicatelor de presă.
- Faceți fiecare versiune care vizează un anumit mediu și trimiteți-o reporterilor care acoperă acest tip de știri. Aceste informații pot fi de obicei găsite pe site-ul media. Trimiterea de comunicate de presă identice către diferite mijloace de informare în masă și reporteri din aceste mass-media este un semn că ești leneș și că nu vizezi o anumită piață.
- Momentul comunicatelor de presă este foarte important. Știrile trebuie să fie relevante și noi, nu prea vechi și nu prea deviante de la știrile populare în prezent.
- Trimiteți comunicatul dvs. de presă prin e-mail și utilizați în mod înțelept formate suplimentare. Fontul mare și culorile îndrăznețe nu vor face povestea dvs. mai interesantă, ci vor distrage atenția cititorilor. Plasați comunicatul dvs. de presă în corpul e-mailului, nu într-un atașament. Dacă trebuie să utilizați atașamente, utilizați formatul de text simplu sau formatul de text îmbogățit. Documentele Word sunt acceptate în general pe majoritatea suporturilor, dar dacă utilizați cea mai recentă versiune (.docx), salvați cu o versiune anterioară (.doc). Ziarele au de obicei bugete restrânse și mulți nu și-au actualizat versiunea de Word. Utilizați un fișier PDF numai dacă trimiteți un fișier cu multe imagini. Nu scrieți comunicatul de presă pe o altă bucată de hârtie, apoi scanați și trimiteți prin e-mail fișierul imagine - acest lucru va pierde atât timpul dvs., cât și editorul. Tastați comunicatul de presă direct în e-mail.
- Evitați să folosiți jargon sau termeni tehnici speciali. Dacă trebuie să-l folosiți pentru a face scrisul corect, explicați termenul.
- Includeți informații suplimentare în comunicatul dvs. de presă. Acestea sunt informații despre ceea ce doriți de la oameni cu informațiile pe care le publicați. De exemplu, dacă doriți ca cititorii dvs. să cumpere un produs, includeți de unde puteți obține produsul. Dacă doriți ca cititorii să vă viziteze site-ul web pentru a participa la un concurs sau să afle mai multe despre organizația dvs., includeți o adresă web sau un număr de telefon.
- Nu vă pierdeți timpul scriind titlul înainte ca lansarea să fie finalizată. Editorul va scrie titlul original în ziar sau revistă, dar este o idee bună să scrieți un titlu atrăgător pentru lansare. Este posibil ca acest titlu să fie singura ta șansă. Fă-l precis și scurt. Cel mai bine este să nu-l scrieți până nu completați comunicatul de presă. Nu știi sigur ce vei spune tu sau persoana cu care intervievezi. După ce ați terminat de redactat versiunea, puteți decide dacă revizuiți sau nu paragraful de deschidere. După aceea, gândește-te la titlu.
- Folosiți-vă titlul ca subiect al e-mailului. Dacă scrieți un titlu foarte atrăgător, acesta vă va ajuta să scoateți în evidență mesajul în căsuța poștală a editorului.
- Includeți numele companiei în titlu, subtitrare și în corpul manuscrisului de la primul paragraf pentru a face ca versiunea dvs. să fie mai ușor de găsit în motoarele de căutare și mai ușor de citit pentru profesioniști și alți cititori. Dacă trimiteți o versiune tipărită, o puteți pune pe antet.
- Apelurile ulterioare pot ajuta la dezvoltarea unui comunicat de presă într-o poveste completă.
Avertizare
- Articolele trebuie scrise pe un ton cât mai pozitiv posibil. Evitați propoziții precum „după demisia președintelui anterior” sau „după o perioadă de inactivitate”. Jurnaliștii pot decide să afle despre asta și să nu acopere ceea ce este inclus în comunicatul de presă și - chiar dacă circumstanțele nu sunt cu adevărat negative, de exemplu, președintele anterior a demisionat din cauza unei boli grave - este posibil ca rezultatele să nu fie cele pe care le așteptați.
- Includeți întotdeauna un citat - de obicei de la o persoană importantă implicată în ideea principală a lansării. Textul nu trebuie să fie un citat direct, dar ar trebui să aibă sens. Asigurați-vă întotdeauna că persoana care este citată este mulțumită de citat. Cotațiile permit jurnaliștilor ocupați să pregătească articole complete fără a fi nevoie să efectueze interviuri de urmărire.
- Nu includeți datele de contact ale altor persoane fără consimțământul acestora. În plus, acestea ar trebui să fie întotdeauna disponibile la momente rezonabile la câteva zile după lansarea navelor.
- Când trimiteți un comunicat de presă prin e-mail, nu îl trimiteți cu subiectul „comunicat de presă”. Acest lucru va face ca comunicatul dvs. să se scufunde doar printre alte comunicate de presă. Atrageți atenția editorului prin includerea unui titlu atrăgător ca subiect al e-mailului dvs., de exemplu „Brand Co. primește un contract corporativ de 300 miliarde de lei”.
- Amintiți-vă întotdeauna că multe echipe editoriale au prea multă muncă sau prea puțini angajați. Dacă le puteți face munca mai ușoară, comunicatul dvs. de presă va fi mai probabil acoperit. Dacă scrieți un comunicat de presă similar cu ceea ce editorul va publica, probabil că comunicatul dvs. de presă nu va avea nevoie de atât de multă editare. Cu toate acestea, dacă comunicatul dvs. de presă este plin de erori și nu urmează un stil de scriere standard, editorii îl vor șterge cu siguranță imediat. Toată lumea a spus că este la putere. Nu pierde timpul editorului. Locul pentru a pune o descriere a companiei se află în secțiunea de informații despre companie din comunicatul dvs. de presă, dar faceți-o corectă și faptică.
