Memoriile sunt de obicei utilizate pentru a transmite anumite informații unui grup de oameni, de exemplu despre activități, politici sau resurse disponibile și pentru a le cere să ia măsuri. Cuvântul „memorandum” înseamnă ceva care trebuie amintit sau căruia i se acordă atenție. Puteți scrie o notă bună, ușor de înțeles, studiind aceste sfaturi.
Etapa
Partea 1 din 4: Scrierea capetelor de notă
Pasul 1. Tastați „MEMORRANDUM” în partea de sus a hârtiei pentru a scrie o notă
Mai întâi, explicați că acest document este un memorandum. Scrieți cuvântul „MEMORDUM” la 3 cm de marginea superioară a hârtiei cu litere aldine ca prima linie. Acest cuvânt poate fi plasat în centrul sau în stânga literei mari.
Săriți două rânduri goale înainte de a scrie următoarea linie
Pasul 2. Notați corect numele destinatarului memoriei
Deoarece nota este un mijloc formal de comunicare de afaceri, destinatarul trebuie, de asemenea, să fie listat oficial. Notați numele complet și titlul destinatarului memoriei.
Dacă această notă se adresează întregului personal, scrieți: „Către: toți angajații”
Pasul 3. Notați și ceilalți destinatari în linia „CC”
Linia „CC” (care înseamnă Copie de curtoazie) este utilizată pentru a scrie numele persoanei sau persoanelor care vor primi o copie a memoriei, nu a celui căruia i se va trimite nota. Numele listat în linia „CC” este partea care trebuie notificată cu privire la politica sau problema descrisă în memo.
Pasul 4. Scrieți-vă numele în linia „De la”
Numele autorului și expeditorului memoriei trebuie să fie în antetul memoriei. Scrieți numele complet și titlul în acest rând.
Pasul 5. Introduceți data
Notați data pregătirii memorandumului complet cu data formatului, luna, anul. De exemplu: „Data: 9 decembrie 2015” sau „9/12/2015”.
Pasul 6. Determinați subiectul notei și scrieți-o ca o linie separată cu titlul „Despre”
Subiectul memoriei vă va oferi o idee despre ceea ce este discutat în memo. Alegeți un subiect specific, dar scurt.
De exemplu, în loc să scrieți „Furnici” ca subiect, alegeți ceva mai specific, de exemplu: „Problema furnicilor la birou”
Pasul 7. Cunoașteți bine formatul antetului memoriei
Antetul memoriei ar trebui să fie în partea de sus a părții stângi. Puteți utiliza litere mari sau mici pentru cuvintele „Către:”, „De la:”, „Data:” și „Despre:”.
-
Antetul notei va arăta ca următorul exemplu:
Către: Numele și titlul destinatarului
De la: Numele și titlul dvs.
Data: Data redactării notei
Subiect: Subiecte acoperite în notă (folosiți bold sau o anumită culoare pentru lucrurile pe care le considerați importante).
- Când scrieți un antet de notă, puneți un spațiu după două puncte pentru a face să arate mai bine.
- Când ați terminat de scris antetul memoriei, săriți peste o linie înainte de a continua să scrieți nota pentru a separa antetul memoriei de corpul memoriei.
Partea 2 din 4: Scrierea corpului memorandumului
Pasul 1. Luați în considerare publicul care va primi nota
Pentru a scrie o notă care îi interesează pe oameni să citească și să răspundă, trebuie să determinați stilul, lungimea și formalitatea explicației dvs. în corpul notei, pe baza publicului care o va citi. Pentru aceasta, trebuie să știți cine va primi și citi această notă.
- Aflați care sunt prioritățile și preocupările destinatarului memoriei.
- Încercați să anticipați întrebările pe care le vor pune cititorii notei. Sprijinați-vă explicația oferind câteva exemple, dovezi sau alte informații care ar putea influența cititorul.
- Luând în considerare publicul care va citi memo-ul, puteți transmite informațiile sau opiniile corecte din memo.
Pasul 2. Nu dați un salut formal
Notă nu trebuie să înceapă cu un salut de genul „Dragă domn Anwar”. În schimb, scrieți doar o propoziție de deschidere pentru a explica subiectul pe care doriți să îl acoperiți.
Pasul 3. Enunțați problema sau problema în primul paragraf
Descrieți pe scurt fundalul acțiunii pe care doriți să o întreprindeți. Ca și în cazul transmiterii unei declarații de teză, explicați subiectul și dați motive pentru care această acțiune este importantă. Puteți utiliza această propoziție introductivă ca rezumat sau rezumat memo.
Ca un ghid general, secțiunea de deschidere ar trebui să fie scrisă într-un singur paragraf
Pasul 4. De exemplu, la începutul memorandumului ai putea scrie:
„Începând cu 1 ianuarie 2016, PT XYZ va implementa o nouă politică privind protecția sănătății. Toți angajații și membrii familiei lor vor primi beneficii de sănătate BPJS clasa 1 în fiecare lună”.
Pasul 5. Descrieți contextul problemei pe care ați ridicat-o în memo
Cititorii ar putea avea nevoie de informații despre fundalul problemei pe care o prezentați. Explicați pe scurt contextul și spuneți doar ceea ce este important.
Dacă este relevant, continuați să scrieți nota explicând de ce doriți să se aplice această politică. De exemplu, scrieți: „Guvernul a emis un regulament potrivit căruia fiecare companie este obligată să înregistreze angajații și membrii familiei lor ca participanți la BPJS Kesehatan”
Pasul 6. Sprijiniți-vă planul oferind o explicație în secțiunea de discuții
Descrieți pe scurt acțiunea pe care o veți întreprinde. Furnizați dovezi și motive logice pentru a vă sprijini propunerea. Începeți prin a transmite cele mai importante informații, apoi furnizați fapte specifice sau de susținere. Indicați ce beneficii va primi cititorul din acțiunea propusă sau daunele care vor apărea dacă această acțiune nu este luată.
- Dacă doriți să creați o notă mai lungă, prezentați și grafice, liste sau diagrame relevante și convingătoare.
- Pentru note mai lungi, puteți furniza un titlu scurt care descrie conținutul fiecărei secțiuni. De exemplu, în loc să creați titlul „Politică”, scrieți „Politică nouă pentru toți angajații”. Faceți titlul specific și scurt, astfel încât lucrurile importante din memo să poată fi cunoscute imediat de către cititor.
Pasul 7. Sugerați acțiuni care trebuie întreprinse de cititor
Printr-o notă, îi cereți pe alții să acționeze cu privire la o anumită problemă, fie că este vorba despre un anunț despre un nou produs, o nouă politică privind raportarea cheltuielilor sau o declarație despre modul în care compania rezolvă o problemă. Explicați ce acțiune ar trebui luată într-un paragraf sau propoziție finală.
- De exemplu, scrieți: „Toți angajații trebuie să utilizeze noul sistem de contabilitate începând cu 1 martie 2016”.
- De asemenea, furnizați dovezi justificative pentru propunerea dvs.
Pasul 8. Închideți nota furnizând un rezumat pozitiv și de susținere
Ultimul paragraf ar trebui să descrie următorul pas care ar putea rezolva problema. De asemenea, transmiteți un mesaj de sprijin cu privire la solidaritatea organizațională.
- Puteți spune: „Sunt dispus să discut în continuare această propunere și să pun în aplicare decizia pe care am convenit-o reciproc”.
- Sau puteți închide nota scriind „Suntem foarte încântați de planul de a adăuga o linie de producție. Credem că acest plan va dezvolta compania și va asigura continuitatea afacerii noastre”.
- Închideți nota cu doar o propoziție sau două.
Partea 3 din 4: Încheierea memorandumului
Pasul 1. Cunoașteți bine formatul notei
Utilizați formatul memo standard pentru o citire mai ușoară. Tastați nota în font Times New Roman sau Arial, dimensiunea 12 cu 3 cm margini stânga, dreapta și jos.
Utilizați un format de paragraf aliniat la stânga. Săriți cele două rânduri goale de la sfârșitul paragrafului și nu trebuie să lăsați un spațiu la începutul paragrafului
Pasul 2. Verifică-ți nota
Citiți din nou și editați nota pentru a vă asigura că este corectă, clară, concisă și convingătoare. Asigurați-vă că utilizați stilul corect de scriere. Eliminați termenii științifici sau jargonul inutili.
- Verificați din nou pentru a vedea dacă există încă erori de ortografie, gramatică și discuții. Acordați atenție scrierii de nume, date și numere.
- Asigurați-vă că nota este suficient de scurtă și eliminați informațiile redundante.
Pasul 3. Inițializați lângă numele dvs
Memo-ul nu trebuie să fie semnat, dar trebuie să-l parafezi cu un stilou în capul memoriei, chiar lângă numele tău. Inițialele indică faptul că ați aprobat această notă.
Pasul 4. Folosiți hârtie cu antet
Există hârtii cu scrisori care sunt tipărite cu hârtie cu antet special concepută pentru note sau care utilizează doar hârtie scrisoare obișnuită.
Dacă ați creat nota pe un computer (și ați trimis-o prin e-mail), creați-vă propriul antet utilizând programul Word cu sigla companiei și informațiile de contact afișate. Utilizați acest șablon de notă pentru trimiterile viitoare de note
Pasul 5. Decideți cum să trimiteți nota
Alegeți cel mai bun mod de a distribui nota. Puteți să o imprimați și să o partajați sau să o trimiteți prin e-mail.
Pentru trimiterea notelor prin e-mail, puteți converti nota dintr-un document Word în HTML sau într-un PDF și să o trimiteți ca atașament de e-mail
Partea 4 din 4: Utilizarea șabloanelor Memo
Pasul 1. Căutați un șablon de notă
Memo-urile pot fi create folosind șabloane, în loc să le construiască de la zero. Pentru aceasta, căutați șabloane de notițe bune pe internet, de exemplu în Microsoft Word. Formatele utilizate sunt de obicei aproape aceleași, dar dimensiunea, lungimea și designul fontului pot varia.
- Descărcați șablonul care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs.
- Asigurați-vă că ați citit regulile înainte de a utiliza șabloane de pe orice site web.
Pasul 2. Deschideți șablonul pe care l-ați descărcat pe computer
După ce faceți clic pe butonul de descărcare, șablonul fie va fi descărcat direct pe computer, fie trebuie să faceți câțiva pași. Dacă rezultatul este un fișier comprimat, trebuie mai întâi să dezarhivați acest fișier și apoi să îl deschideți în Microsoft Word.
Vă recomandăm să utilizați cea mai recentă versiune a programului Microsoft Word, astfel încât să nu aveți probleme și acest șablon va funcționa bine pentru dvs. Dacă utilizați în continuare o versiune anterioară a programului Microsoft Word, actualizați-o înainte de a descărca orice fișier
Pasul 3. Definiți-vă propriul antet
Toate șabloanele pot fi schimbate. Fiecare parte a șablonului de notă o puteți personaliza în funcție de nevoile dvs. De exemplu, adăugați o siglă și o marcă de înregistrare a mărcii comerciale la șablonul din secțiunea cu antet. Faceți clic pe secțiunea cu antet pentru a introduce informațiile despre companie.
Pasul 4. Completați câmpurile șablonului din antetul memoriei
Trebuie să completați câmpurile „Către”, „De la”, „CC” și „Despre”. Aveți grijă când completați fiecare câmp, astfel încât să nu vă confundați, să nu ratați sau să nu scrieți greșit în această secțiune.
Pasul 5. Tastați mesajul
Scrieți introducerea, contextul, discuția și rezumatul în corpul notei. Puteți scrie note în formă de listă pentru a transmite informații punct cu punct.
- Utilizați același format de șablon pentru a păstra toate paragrafele din memo organizate cu grijă cu marginile și dimensiunile fontului.
- Puteți utiliza șablonul de notă pentru a afișa tabelul, dacă este necesar. Acest lucru poate fi mai util, mai ales dacă nota pregătită într-o listă sau alt format pare neglijentă sau dificil de citit.
- Nu uitați să ștergeți cuvintele deja din șablon. Verificați din nou cu atenție înainte de a trimite.
Pasul 6. De asemenea, verificați picioarele pentru resturi
Piciorul memoriei se află în partea de jos a memoriei, care este de obicei folosit pentru a furniza informații suplimentare, de exemplu pentru a scrie informațiile despre companie sau numărul de telefon. Verificați cu atenție dacă toate aceste informații sunt tastate corect. Desigur, doriți să trimiteți o notă bună fără informații de contact incorecte sau informații lipsă.
Pasul 7. Reglați afișajul
Unul dintre avantajele pe care le puteți obține din șablon este posibilitatea de a schimba culoarea documentului. Afișarea notei poate fi ajustată la personalitate și o face să pară mai atractivă. În plus, puteți alege culoarea care se potrivește cel mai bine situației actuale pentru ao face mai atrăgătoare, dar totuși profesională.
Pasul 8. Salvați nota ca un document nou
Asigurați-vă că păstrați o copie a acestui fișier de notă, astfel încât să existe o copie de rezervă digitală ca dovadă a oricărei comunicări comerciale pe care ați avut-o.
Pasul 9. Salvați acest șablon pentru ao putea folosi din nou
Ori de câte ori trebuie să creați o notă cu un subiect ușor diferit, înlocuiți informațiile din ea cu subiectul memoriei pe care doriți să o trimiteți. În plus față de economisirea timpului, puteți crea note într-un format consistent, astfel încât acestea să pară profesionale. În acest fel, cititorii vor acorda mai multă atenție și vor citi cu atenție nota pe care o trimiteți.
sfaturi
- Nu da prea multe motive. Trebuie să explicați de ce trebuie întreprinse anumite acțiuni, dar nu exagerați.
- Explicația / informațiile scrise în notă trebuie prezentate pe scurt.
Articol asociat
- Cum se scrie o notă de afaceri
- Cum se scrie o scrisoare
- Cum să comunicați eficient
- Cum se scrie o scrisoare a cititorului
